Presupuesto de software para una startup: de 1 a 10 empleados

Imagina a Clara, fundadora de una pequeña consultora. Hoy trabaja sola, prepara propuestas y lleva sus cuentas; espera incorporar a otras personas si llegan los proyectos previstos. Es una situación hipotética, pero la pregunta resulta muy concreta: ¿qué software necesita comprar ahora y cuánto dinero debería apartar para crecer hasta diez empleados? Comprar todo desde el principio inmoviliza caja. Improvisar con cada incorporación puede dejar archivos dispersos, cuentas personales y licencias cuya utilización nadie sabe justificar.

Un presupuesto útil debe resolver ambas cosas: cuánto pagar y cómo mantener el trabajo organizado. No empieza eligiendo entre suscripciones y licencias permanentes, sino identificando tareas, equipos y derechos existentes. Después distingue compras puntuales, servicios periódicos y trabajo de implantación. Aquí construiremos una base reproducible con precios públicos consultados el 14 de octubre de 2026, sin presentarla como el coste completo de la informática de una empresa.

Cuenta personas, dispositivos y tareas por separado

Diez empleados no equivalen automáticamente a diez compras de cada aplicación. Quien prepara modelos financieros puede necesitar una herramienta de escritorio distinta de quien consulta pedidos desde el navegador. Una persona con dos ordenadores tampoco tiene necesariamente derecho a instalar en ambos una licencia anunciada para un solo PC. La unidad presupuestaria depende del contrato: usuario, dispositivo, capacidad o servicio.

Empieza con un inventario sencillo. Anota quién utiliza cada equipo, qué sistema operativo incorpora, qué aplicaciones están autorizadas y dónde guardas sus facturas. Revisa también las suscripciones existentes: una suite contratada puede incluir ya las aplicaciones de escritorio que pensabas comprar por separado. Reutilizar derechos válidos evita duplicidades; reutilizar una clave sin comprobar sus condiciones solo aplaza un problema.

Conviene describir cada puesto mediante una tarea verificable. «Necesita ofimática» dice poco; «prepara propuestas con plantillas del cliente y revisa hojas de cálculo recibidas por correo» permite probar una solución. Añade si trabaja sin conexión, si utiliza archivos complejos y si necesita colaborar simultáneamente. Esa descripción también ayuda a detectar herramientas especializadas ausentes del presupuesto, como diseño o desarrollo, antes de tomar una cesta de aplicaciones administrativas como respuesta para cualquier startup.

Para el ejemplo numérico supondremos un PC Windows por persona y necesidad de adquirir Windows y Office para cada uno. Es una hipótesis de cálculo, no una recomendación universal. Los puestos de edición avanzada de PDF serán menos numerosos y estarán asignados a dispositivos concretos. Si tu realidad es distinta, cambia las cantidades antes de discutir descuentos.

Una persona: trabajar y poder recuperar el trabajo

Clara necesita enviar propuestas desde una dirección profesional, elaborar documentos, conservar contratos y recuperar información si pierde el equipo. Antes de añadir aplicaciones, debe asegurarse de que el dominio y las cuentas pertenecen al negocio. El correo de recuperación, la forma de pago y los códigos de emergencia no deberían depender exclusivamente de una cuenta personal difícil de recuperar.

En esta etapa conviene separar tres funciones que suelen confundirse: guardar archivos, sincronizarlos y mantener copias recuperables. Que un documento aparezca en varios dispositivos no demuestra que puedas restaurarlo después de un borrado o un incidente. Define qué necesitas recuperar, cuánto trabajo podrías perder y cuánto tiempo podrías estar sin acceso. Después pide un servicio adecuado a esas necesidades.

La recuperación merece una prueba sencilla: elige un archivo de trabajo no sensible, comprueba que existe una copia y restáuralo en una ubicación controlada. Anota quién pudo hacerlo y qué credenciales necesitó. Si la copia depende de la misma cuenta cuya pérdida te preocupa, revisa esa dependencia con el proveedor. Esta comprobación no certifica toda la seguridad del sistema, pero ayuda a distinguir una partida contratada de una capacidad realmente disponible para la empresa.

Activa la autenticación multifactor donde esté disponible, organiza las credenciales y actualiza el equipo. Estas medidas requieren configuración y seguimiento, aunque alguna herramienta ya esté incluida. No hacen falta diez licencias preventivas ni un editor avanzado de PDF por si acaso. Primero comprueba que puedes crear, enviar, guardar y restaurar un documento de trabajo real.

Tres personas: compartir sin compartir contraseñas

Con las primeras incorporaciones, el cambio importante no es multiplicar aplicaciones, sino abandonar la organización personal. Los documentos de clientes deben quedar en espacios de la empresa, con permisos definidos. Cada trabajador necesita su propia identidad cuando el servicio se licencia por usuario; compartir una contraseña para reducir cuotas puede incumplir condiciones y dificulta saber quién hizo cada cambio.

Reparte las funciones antes de comprar. En nuestro ejemplo, los tres puestos editan documentos de escritorio, pero solo uno prepara expedientes que requieren edición avanzada de PDF. Eso justifica presupuestar una licencia de ese editor para un dispositivo determinado, no una clave que circule entre todos los ordenadores.

Prepara una primera lista de incorporación: cuenta, equipo, aplicaciones autorizadas, carpetas y persona responsable. Decide también quién puede contratar servicios. Si cualquiera introduce la tarjeta empresarial durante una prueba gratuita, el presupuesto pronto dejará de representar lo que realmente se paga. Registrar una prueba y su fecha de decisión resulta más sencillo que reconstruir después un cargo desconocido.

Cinco personas: estandarizar antes de añadir herramientas

Al llegar a cinco, las pequeñas excepciones empiezan a consumir tiempo. Un ordenador tiene otra edición, una factura está en el correo de alguien y una aplicación sigue cobrándose aunque haya dejado de utilizarse. Un inventario compartido, con responsable y fecha de revisión, suele aportar más que incorporar otra plataforma de gestión sin un problema definido.

Define una configuración habitual por función, no necesariamente idéntica para todos. Administración puede necesitar el editor de PDF; ventas, una herramienta comercial; otra persona quizá trabaje principalmente en aplicaciones web. El modelo mantiene un único puesto especializado en PDF para esta etapa. Si aparecen trabajos simultáneos que lo justifican, revisa esa cantidad, sin convertir la excepción en una compra automática para toda la plantilla.

Antes de duplicar suites, prueba los documentos que realmente intercambiáis: hojas con fórmulas, plantillas, presentaciones y archivos enviados por clientes. Una alternativa barata que obliga a rehacer cada entrega puede resultar inadecuada. Esa comprobación funcional es distinta de verificar la licencia: necesitas que el programa resuelva la tarea y que el contrato permita utilizarlo como pretendes.

Diez personas: asignar responsables y prever las salidas

Con diez empleados, Clara puede seguir aprobando compras, pero ya no debería ser la única persona que conoce las renovaciones o puede recuperar el dominio. Designa un responsable operativo y un sustituto autorizado. Documenta qué cambios necesitan aprobación y qué importe obliga a comparar ofertas. El objetivo no es crear burocracia, sino evitar decisiones invisibles.

La baja de una persona debe estar tan preparada como su llegada. Retira accesos, conserva los documentos empresariales conforme a la política aplicable y revisa sus suscripciones. Liberar una cuenta no significa que el proveedor devuelva automáticamente lo pagado, ni permite trasladar cualquier licencia de escritorio a otro equipo.

En el escenario de diez personas se presupuestan dos dispositivos con editor avanzado de PDF. No se presupone que el resto necesite esa capacidad. También conviene identificar qué actividad se detendría si falla un servicio y quién ejecutaría la recuperación. El coste del soporte y de esa preparación pertenece al presupuesto, aunque no figure en el precio de una clave.

Separa cuatro capas de gasto

La primera capa es la adquisición de derechos de uso: cuánto pagas al incorporar un puesto. La segunda son los servicios recurrentes, como correo, almacenamiento o copias. La tercera es implantación y soporte: configurar cuentas, migrar documentos, resolver incidencias y formar al equipo. La cuarta es una reserva para riesgos identificados, no una cifra decorativa que permita olvidar gastos conocidos.

No confundas este presupuesto de caja con la amortización contable. Repartir una compra entre varios meses ayuda a comparar, pero no cambia cuándo sale el dinero del banco. Del mismo modo, una cuota anunciada como mensual puede corresponder a un compromiso anual. Registra por separado el importe, la fecha de pago y la fecha en que puedes reducir o cancelar el servicio.

Tres productos concretos, con condiciones diferentes

Windows cuando faltan derechos adecuados

La selección utilizada de Windows 11 Pro es Retail con entrega Digital: SKU 2303, dentro del producto 23020. Su precio público observado es 23,13 €. No debe confundirse con el importe mínimo de otra variante de la página. Si el ordenador ya incorpora una licencia válida y suficiente de Windows Pro, no compres otra. Comprueba además compatibilidad del equipo y versión admitida.

El uso ordinario contemplado en los términos de Windows es una instancia en el dispositivo licenciado y una persona cada vez. No convierte ese PC en un servicio multiusuario ni concede automáticamente los derechos de otros productos. Verificar el sistema operativo es solo una parte de validar un puesto completo.

La ficha atribuye a Retail posibilidades de reinstalación y traslado. Los términos oficiales distinguen software independiente de preinstalado y, para el traslado permitido del independiente, exigen eliminarlo del dispositivo anterior. Rigen el contrato aplicable y la legislación correspondiente; no es una licencia para compartir entre ordenadores. Hay además una advertencia genérica del vendedor sobre vinculación al primer equipo que entra en conflicto con esa descripción específica. Pide confirmación escrita para el SKU elegido antes de depender de su transferibilidad.

Office para un puesto estable de escritorio

La oferta de Microsoft Office 2024 Professional Plus LTSC seleccionada es 1 PC: SKU 7319-1, producto 7319, por 60,32 €. La ficha vincula esta opción a la primera máquina donde se activa. No presupuestes su traslado gratuito al sustituir el ordenador. Tampoco es una suscripción por usuario con instalaciones ilimitadas o una licencia flotante.

Esta oferta para Windows incluye aplicaciones de escritorio como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y Access. No incluye un buzón alojado, Exchange Online, almacenamiento de OneDrive, Microsoft 365 Copilot, Project ni Visio. Outlook es un cliente de correo, no el servicio que aloja los mensajes. Microsoft sitúa LTSC en los contratos de licencias por volumen: el formato comercial de segunda mano para un PC no demuestra que sea una licencia nueva del canal minorista. Solicita los documentos de derechos aplicables.

PDF avanzado solo donde existe una necesidad

Kofax Power PDF Advanced 5.0, SKU 12461, tiene un precio público observado de 200,00 €. La oferta indica licencia permanente para 1 PC, no transferible y de activación única. Puede encajar en un puesto que necesite las funciones de edición, reconocimiento de texto o censura descritas por el vendedor, tras comprobarlas con sus documentos habituales.

Leer un PDF no justifica por sí solo comprar este editor. Tampoco debes interpretar que su duración permanente garantiza futuras versiones, soporte indefinido o reactivación después de cambiar de ordenador. Las tres fichas permiten plantear una compra, pero la disponibilidad observada no acredita entrega inmediata de diez unidades. Confirma existencias, condiciones y plazo antes de fijar una incorporación colectiva.

Al solicitar una oferta, no basta con enviar el nombre del programa. Indica la edición, plataforma, cantidad, modalidad y restricciones que has utilizado para presupuestar. En Office, este ejemplo repite la opción individual de 1 PC; no presupone que un paquete para varios equipos tenga el mismo precio unitario ni las mismas condiciones. Si te proponen otro producto, actualiza la comparación completa, incluidos los derechos y el suministro, en vez de reemplazar únicamente el importe de la celda.

Un presupuesto básico que puedes recalcular

El siguiente ejemplo español utiliza euros y los precios públicos anteriores, observados el 14/10/2026. Las condiciones públicas del vendedor indican IVA incluido para clientes finales B2C; tomamos esos importes como desembolso final del modelo. No acreditan el tratamiento fiscal de una compra empresarial concreta. Confirma el total y los impuestos de tu factura antes de aprobarla.

No añadimos otro 21% a esos precios. Aunque ese es el tipo general español indicado por la Agencia Tributaria, no demuestra qué tratamiento corresponde a cada comprador, destino u operación. Tampoco presumimos que el impuesto sea deducible. Mantener el ejemplo expresamente situado en España evita trasladar una hipótesis fiscal a otros países como si fuera universal.

Para los servicios usamos asignaciones hipotéticas: 8 € por persona y mes para correo empresarial y nube, 4 € para copia independiente y 24 € por empresa y año para el dominio. Son importes finales supuestos para planificar, no tarifas verificadas de Microsoft ni ofertas de servicios de Licendi. Sustitúyelos por presupuestos reales con capacidad, retención, soporte, impuestos y compromiso contractual definidos.

Todos los integrantes empiezan en el primer mes y permanecen durante 36 meses. Se mantienen constantes los precios, sin descuentos por volumen ni inflación. Cada persona recibe un PC que necesita Windows y Office; los puestos PDF son 0, 1, 1 y 2, respectivamente. La tabla recoge solo ese núcleo de licencias y servicios: es deliberadamente incompleto.

Con N personas y Q dispositivos PDF, las licencias cuestan N × 83,45 € + Q × 200 €. Los servicios anuales son N × 144 € + 24 €. El primer año suma ambas partidas; los 36 meses suman las licencias una sola vez y tres anualidades de servicios. Así, para cinco personas, 417,25 € de Windows y Office más 200 € de PDF dan 617,25 €; al añadir 744 € de servicios resultan 1.361,25 €.

Si cada ordenador ya dispone de Windows Pro válido y adecuado, resta 23,13 € por dispositivo de la adquisición y de los acumulados. No lo restes cada año: aquí se compra una vez. Si una suscripción elegida incluye el correo o las aplicaciones que necesitas, sustituye las partidas correspondientes; no sumes dos veces la misma cobertura.

El primer mes tampoco equivale al pago único de licencias. Para la persona que empieza sola, si el dominio se paga al inicio y los servicios mensualmente, salen 119,45 €: 83,45 € de licencias, 12 € de servicios y 24 € de dominio. Esta distinción permite prever tesorería sin convertir toda la anualidad en una factura inmediata ni olvidar un pago anual al mirar únicamente la cuota mensual.

Completa las partidas que la tabla deja abiertas

Partidas adicionales, fuera de los totales: implantación, soporte, seguridad y gestión de dispositivos, gestor de contraseñas, CRM, contabilidad, revisión contractual y reserva para imprevistos. Debes presupuestarlas según tu actividad; no valen cero por estar pendientes. Tampoco se incluyen ordenadores, sustituciones, capacidad extra, trabajos de recuperación, migraciones o futuras actualizaciones. La tabla no representa el coste total de propiedad de la informática.

Para completar la implantación, pide que el presupuesto distinga preparación del equipo, configuración de cuentas, traslado de documentos y formación. Si lo haces internamente, reserva tiempo y asigna una persona; no presentes ese trabajo como inexistente. Para soporte, aclara qué incidencias cubre el acuerdo, cuándo responde el proveedor y qué intervenciones se facturan aparte. Una asistencia limitada a activar el producto no equivale a mantener operativo el negocio.

En seguridad, describe primero qué datos manejas y cómo se administran los equipos. Una actividad con información especialmente sensible puede necesitar controles que este ejemplo no ha valorado. Lo mismo ocurre con el CRM o la contabilidad: identifica el proceso, la integración necesaria y quién utilizará la herramienta antes de añadir una cuota. No reduzcas esos costes para que encajen artificialmente en la tabla.

Por último, fija una reserva vinculada a riesgos concretos: una migración pendiente, una ampliación de almacenamiento o una sustitución que pueda exigir nuevas licencias. Déjala separada del gasto contratado y revisa qué cubre. Aquí no se ha calculado ni añadido una reserva, por lo que debes sumarla al núcleo junto con las demás partidas presupuestadas. Un gasto previsible debe tener su propia línea, no esconderse entre imprevistos.

Contratar durante el año cambia el calendario

Volvamos a Clara. Supongamos que empieza sola, incorpora a dos personas en el mes 4, a otras dos en el mes 7 y a cinco en el mes 10. Compra un puesto PDF en el mes 4 y otro en el mes 10. Termina con diez empleados, pero no ha necesitado diez cuentas durante todo el ejercicio.

Los meses de servicio se calculan por cohortes: 1 × 12 + 2 × 9 + 2 × 6 + 5 × 3 = 57 meses de usuario. A 12 € mensuales por persona, correo, nube y copia suman 684 €; con el dominio, 708 €. Las licencias siguen costando 1.234,50 € al completar los puestos. Comprarlas después aplaza el desembolso, no reduce por sí mismo su precio.

El primer año asciende así a 1.942,50 €. Si los diez empleados permanecen durante los dos años siguientes, el acumulado del núcleo a tres años será 4.870,50 €. La diferencia de 756 € frente a disponer de diez personas desde el inicio procede exclusivamente de menos meses de servicios, no de un descuento ficticio en licencias.

Este resultado exige flexibilidad mensual real, sin mínimos anuales que obliguen a pagar plazas no utilizadas. Un compromiso anual pagado mensualmente no equivale a contratar mes a mes. Antes de aplicar el cálculo, revisa altas, bajas, prorrateos y renovación. Distingue también el gasto efectivo del primer año del ritmo anual de 1.464 € en servicios al alcanzar diez personas.

Licencia permanente y suscripción: compara el mismo trabajo

Una licencia permanente puede encajar en un puesto estable que necesita aplicaciones conocidas. Una suscripción puede tener más sentido cuando interesan servicios integrados, administración central o determinadas capacidades de colaboración. El criterio no es declarar vencedora una modalidad, sino comparar derechos, funciones y obligaciones equivalentes.

No enfrentes el precio de Office de escritorio a una cuota que también incluye correo y almacenamiento sin separar esas prestaciones. Comprueba si el plan ofrece aplicaciones web, móviles o de escritorio, cuántos dispositivos admite y cómo se asigna al usuario. En Microsoft 365, revisa además la variante regional con o sin Teams y las condiciones vigentes. No hemos verificado una tarifa comercial actual que permita publicar un ahorro porcentual o un punto de equilibrio frente a ese proveedor.

La cobertura temporal también importa. Office LTSC 2024 no recibe nuevas funciones después del lanzamiento y su soporte termina el 9 de octubre de 2029, según el calendario del Pacífico publicado por Microsoft. Un horizonte de 36 meses iniciado el 14 de octubre de 2026 termina unos días después. Los totales anteriores no incluyen el precio, todavía desconocido, de una actualización o migración necesaria para mantener un entorno soportado.

Programa esa revisión antes del fin de soporte. El derecho permanente de uso no significa actualizaciones de seguridad permanentes. Para Windows debes mantener una versión elegible y soportada; para Kofax no se ha establecido aquí una fecha oficial exacta de fin de soporte. No conviertas esa falta de dato en una promesa de mantenimiento ilimitado.

Prueba un puesto antes de multiplicar la compra

Antes de equipar a todo el equipo, reproduce el trabajo con un puesto de referencia y una modalidad de evaluación o licencia que lo permita. Abre documentos representativos, revisa el resultado de impresión, comprueba las fórmulas importantes y ensaya el intercambio con el cliente. Utiliza archivos de prueba sin información confidencial cuando no hayas validado todavía dónde se procesarán los datos.

En PDF, comprueba que la función requerida resuelve el problema: reconocer texto no es lo mismo que conservar correctamente una tabla, y cubrir visualmente un dato no garantiza eliminar su contenido. Revisa el archivo resultante, no solo la apariencia del botón. Si un requisito falla, compara otra solución antes de multiplicar una compra que luego debas sustituir.

Documenta también la entrega: versión instalada, equipo autorizado, persona asignada y ubicación de los justificantes. Separa la prueba de funcionamiento de la comprobación contractual. Un programa puede funcionar perfectamente y no ofrecer derechos adecuados para el uso previsto; también puede estar correctamente licenciado y resultar insuficiente para la tarea. Ambas preguntas necesitan respuesta.

Segunda mano: documentar derechos, no solo activar

Comprar software en el mercado secundario exige comprobar el derecho que recibes. El resumen oficial del Tribunal de Justicia sobre UsedSoft contra Oracle, asunto C-128/11, explica el agotamiento del derecho de distribución bajo determinadas condiciones. Es un comunicado que resume la resolución, no el texto íntegro de la sentencia ni una certificación de cualquier clave comercializada.

Entre las condiciones relevantes están la primera venta en la Unión Europea por el titular o con su consentimiento, el pago por un derecho de uso de duración ilimitada y una remuneración apropiada. El anterior adquirente debe hacer inutilizable su copia al revenderla. Además, el agotamiento no autoriza dividir una licencia multiusuario para revender solo la parte que no necesita.

No extrapoles esas conclusiones automáticamente a suscripciones, servicios en la nube, cualquier país o cualquier estructura de contrato por volumen. Para operaciones en el EEE o situaciones transfronterizas, confirma el alcance aplicable con asesoramiento adecuado. La procedencia exacta de las claves de las ofertas citadas no ha sido auditada para este artículo; su presencia en un catálogo no sustituye esa comprobación.

Pide factura, edición y SKU exactos, cantidad de dispositivos, condiciones de uso empresarial y documentación de transmisión. Cuando corresponda, solicita evidencia de la primera comercialización lícita, cadena de titularidad y declaración de no utilización o desinstalación del titular anterior. Conserva estos documentos junto al equipo asignado. Una activación correcta solo acredita que el mecanismo técnico la ha aceptado: los propios términos de Windows advierten que no prueba autenticidad ni una licencia adecuada.

Convierte el presupuesto en una rutina breve

Un presupuesto pierde utilidad cuando queda separado de las compras reales. Mantén una hoja compartida con producto, función, usuario o dispositivo, proveedor, factura, pago inicial, cuota, compromiso, renovación y responsable. No necesitas una herramienta compleja para empezar; necesitas que alguien actualice el registro cuando cambia algo.

1. Antes de comprar, confirma la necesidad, los derechos existentes, la compatibilidad y la modalidad exacta. Pide aclaraciones escritas sobre restricciones relevantes.
2. Al incorporar a alguien, asigna cuentas individuales, permisos y licencias documentadas. Comprueba acceso, actualizaciones y recuperación de archivos antes de dar el puesto por preparado.
3. Cada mes, concilia cargos y plazas activas. Anota pruebas gratuitas y fechas límite para decidir, no solamente la fecha del próximo cobro.
4. Cada trimestre, revisa herramientas duplicadas, capacidad, incidencias y próximas contrataciones. Actualiza los supuestos de precio y la reserva con información real.
5. En cada salida o sustitución de equipo, retira accesos y revisa los derechos de reasignación. No confundas una cuenta liberada con una licencia transferible.

Para empezar, toma tu plantilla actual y la prevista, completa el inventario y sustituye las asignaciones hipotéticas por ofertas comparables. Puedes consultar en Licendi las opciones que encajen con esos puestos y pedir confirmación de variante, documentación y suministro. Compra lo necesario cuando vaya a utilizarse, sin sacrificar control ni recuperación. El presupuesto será defendible cuando cada cifra tenga una necesidad, una condición y una fecha detrás.

Fuentes y alcance del ejemplo

Precios y documentación consultados el 14 de octubre de 2026. Las fichas comerciales enlazadas sustentan las variantes y restricciones del vendedor; sus condiciones públicas sustentan la referencia B2C al IVA. Los importes de servicios son hipótesis propias. Esta guía orientativa no sustituye asesoramiento fiscal, contable o jurídico.

• Microsoft Learn: descripción de Office LTSC 2024, canal de licencias, funciones y soporte.
• Microsoft Learn: ciclo de vida de Office LTSC 2024, con fechas expresadas en horario del Pacífico.
• Microsoft: términos oficiales de Windows 11, PDF que distingue software preinstalado e independiente; transferencia, uso y activación.
• Microsoft Learn: ciclo de vida de Windows 11 Home y Pro.
• Microsoft: comparación de prestaciones de planes empresariales; no utilizada como prueba de precios.
• Tribunal de Justicia de la Unión Europea: comunicado oficial sobre UsedSoft, C-128/11, de 3 de julio de 2012; resumen, no sentencia íntegra.
• Agencia Tributaria española: tipos impositivos del IVA; el tipo general no determina el tratamiento de una factura concreta.