Cómo convertir archivos de Excel a PDF

¿Deseas convertir un archivo de Excel a PDF manteniendo su formato? A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo fácilmente.

Cuando envíes un archivo, es mejor enviarlo en al menos dos formatos para asegurarte de que el receptor pueda abrirlo. Si has creado una hoja de cálculo de Excel, deberías añadir un archivo PDF a ese correo electrónico, ya que es uno de los formatos de archivo más comunes.

Con las herramientas integradas de Excel, puedes guardar tu hoja de cálculo como archivo PDF o incluso compartirla por correo electrónico.

Preparar la hoja de cálculo

Al convertir un archivo de Excel al formato PDF, es posible que acabe faltando información, que haya celdas vacías innecesarias o que las tablas tengan un aspecto extraño. Para evitarlo, utiliza las herramientas de Diseño de página para establecer el área de impresión, seleccionar la orientación de la página o añadir saltos de página.

Si planeas enviar el archivo a un compañero de trabajo, puede merecer la pena tomarse el tiempo y organizar tus hojas de cálculo de Excel, para tener unos PDF de aspecto limpio.

1. Guardar el archivo como PDF

Si quieres convertir un archivo de Excel en un PDF, este es el método más sencillo que puedes utilizar. En Excel, abre el menú Archivo, haz clic en Guardar como y selecciona una ubicación. Abre el menú desplegable y selecciona la opción PDF(*.pdf). A continuación, haz clic en Guardar.

En la ventana Guardar como, haz clic en el botón Opciones. Puedes seleccionar si quieres guardar sólo la hoja activa o todo el libro, el rango de páginas y qué información debe incluir Excel al guardar el archivo.

2. Exportar la hoja de cálculo como PDF

Esta opción es similar a la primera, ya que puedes exportar el archivo como PDF utilizando las herramientas de Excel. Desde la barra de herramientas, abre la pestaña Archivo. A continuación, selecciona Exportar y haz clic en Crear documento PDF/XPS. Una vez seleccionada la ubicación del archivo, haz clic en Publicar y Excel convertirá la hoja de cálculo en un archivo PDF.

Añade Publicar como PDF a tu barra de herramientas

Si necesitas guardar a menudo hojas de cálculo de Excel como PDF, puedes añadir el comando Publicar como PDF o XPS a la barra de herramientas. Así es como puedes hacerlo:

Ve a Archivo > Opciones.
En el panel izquierdo, seleccione Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
Establece Elegir comando de en "Todos los comandos".
En la lista de comandos, seleccione Publicar como PDF o XPS y haga clic en Añadir.
Haz clic en Aceptar para añadir el comando.

3. Compartir el archivo como PDF

Excel también te permite compartir la hoja de cálculo como PDF sin tener que guardarla en tu ordenador. Selecciona la pestaña Archivo y haz clic en Compartir.

Para subir el archivo a tu cuenta de OneDrive, haz clic en Compartir con la gente. Siempre que hayas configurado tu cuenta de OneDrive y no tengas poco espacio de almacenamiento, no deberías tener ningún problema para compartir el archivo. Si quieres enviarlo por correo electrónico, haz clic en el botón Correo electrónico y selecciona Enviar como PDF.

Ten en cuenta que puedes utilizar la opción Enviar como PDF si has conectado tu cuenta de Outlook.

4. Utilizar un convertidor online

Si utilizas un ordenador que no tiene instalado el paquete de Office, puedes utilizar una herramienta online para convertir la hoja de cálculo de Excel a PDF. Te recomendamos que utilices Cleverpdf.com como herramienta de conversión.

Para convertir el archivo, sólo tienes que hacer clic en la ficha Excel a PDF, cargar la hoja de cálculo y hacer clic en Iniciar la conversión. Una vez terminada, puedes descargar el PDF en tu ordenador.

Cleverpdf tiene muchas funcionalidades porque tiene más de 40 conversores gratuitos perfectamente organizados, verdaderamente el único requisito es una conexión a Internet.

Convertir archivos de Excel a PDF en poco tiempo

Ahora ya sabes cómo puedes convertir archivos de Excel a PDF. Aunque no es difícil de aprender, se vuelve más difícil cuando uno de tus compañeros de trabajo te pide un PDF y tienes que encontrar rápidamente instrucciones precisas en línea.

Si quieres mejorar tus conocimientos de Excel, hay varios sitios web y cursos gratuitos que puedes utilizar para convertirte en un maestro de las hojas de cálculo.

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