Cos'è Microsoft Project e a cosa serve?

Cosa può fare veramente e quanto è buono? Il prodotto si è evoluto dal suo lancio e oggi le raccontiamo tutto.

Questo programma è stato a lungo uno standard. Ma come un segreto oscuro, Microsoft Project è sia affascinante che opaco. Passiamo un po' di tempo ad esplorarlo e in questo viaggio determineremo se è il software di gestione dei progetti giusto per lei e la sua attività.

Cos'è l'MSP?

Microsoft Project (MSP) è un software di gestione dei progetti progettato per i project manager per controllare i loro progetti.... Sì, ha indovinato! I suoi progetti. A seconda del suo piano, Microsoft Project le permette di pianificare e assegnare compiti, gestire risorse, creare rapporti e molto altro. Offre una gamma completa di caratteristiche e ha rapidamente dominato lo spazio del software di gestione dei progetti quando è stato introdotto.

Microsoft Project fa parte della più ampia suite Microsoft Office, ma non è in bundle con altri programmi Office come Word, Excel e Outlook. Sono disponibili due edizioni, la Standard Edition e la molto usata Professional Edition. Entrambi hanno un formato di file comune, il MPP.

Hanno anche anni diversi: 2016, 2019 e 2021.

Fu lanciato per la prima volta nel 1984, ma la prima versione di Windows fu rilasciata nel 1990. L'anno seguente Microsoft sviluppò una versione di Project per Mac, ma fu rapidamente abbandonata e non fu più venduta dopo il 1994. Microsoft Project non è attualmente compatibile con i computer Mac, ma esiste un workaround se deve eseguire MS Project per Mac.

Funzioni di Microsoft Project

I project manager e i loro team hanno bisogno di molte caratteristiche per gestire meglio il loro lavoro e Microsoft Project ne offre diverse. Tuttavia, per avere una panoramica completa, ecco un elenco di tutte le caratteristiche disponibili:

1. Vista a griglia: una vista di progetto usata per pianificare e gestire progetti con un elenco di compiti.
2. Vista dashboard: una vista dashboard "Visual Kanban" che aiuta a gestire il flusso di lavoro e lo stato.
3. Vista timeline: il tradizionale "diagramma di Gantt" usato per pianificare i compiti lungo la timeline di un progetto.
4. Comunicazione e collaborazione: team diversi possono lavorare insieme su progetti.
5. Co-authoring: gli stakeholder e i membri del team lavorano insieme per modificare e aggiornare liste di compiti e calendari.
6. Rapporti: rapporti precostituiti per tracciare progressi, risorse, programmi e portfolio.
7. Programma: Monitoraggio di programmi e portafogli di progetti.
8. Timesheet: registri il tempo di progetto e non per il libro paga e la fatturazione.
9. Gestione delle risorse: gestire le risorse richiedendo e assegnando compiti.

Vantaggi e svantaggi di Microsoft Project

Niente è perfetto. Anche Microsoft Project ha le sue insidie. Se vuole provare, si prenda un momento per guardare i pro e i contro:

Vantaggi:

• Uno dei maggiori vantaggi è che è un prodotto Microsoft che può essere integrato con gli altri prodotti dell'azienda, specialmente Office 365, ma anche Skype e Sharepoint.
• Ha un'interfaccia simile a quella di altri prodotti MS.
• È sul mercato da molto tempo e le sue funzioni si sono evolute nel tempo.
• Fa parte di Microsoft e ha l'affidabilità e il supporto di un'azienda così affermata.
• Esistono strumenti di gestione finanziaria che aiutano i project manager a stimare i budget.
• Un'applicazione desktop, come quella che offriamo, può essere concessa in licenza. Alcune aziende sceglieranno questa soluzione piuttosto che una soluzione cloud.
• Ha modelli per aiutare gli utenti ad iniziare, risparmiando tempo.

Svantaggi:

• Anche se Microsoft Project è una soluzione basata su cloud, ha alcuni svantaggi. Anche con Sharepoint, che è progettato per essere usato nel cloud, Project nel cloud incontra limitazioni significative.
• È difficile da imparare e da usare. Bisogna investire molto tempo e impegno, a volte anche un addestramento intensivo, prima che i project manager e i loro team si sentano a loro agio con il software. Questo allunga il progetto nella fase di implementazione.
• I documenti non possono essere condivisi. Come già detto, i file vengono salvati in formato MPP, un formato proprietario. Quindi se non lavora con Microsoft Project, non può leggere questi file. Questo crea molti ostacoli inutili quando si condividono i file del progetto.

Conclusione

Microsoft Project è uno strumento che la aiuterà a migliorare la produttività dei team di lavoro della sua azienda riducendo il tempo normalmente speso per pianificare e organizzare i compiti. Può anche combinarlo con Microsoft Teams per migliorare la comunicazione tra i membri del team. Non ci sono più scuse se non finisci i tuoi progetti in tempo .

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