O que é o Microsoft Project e para que serve?

O que é que realmente pode fazer e quão bom é? O produto evoluiu desde o seu lançamento e hoje contamos-lhe tudo sobre ele.

Este programa tem sido um padrão há muito tempo. Mas, como um segredo obscuro, o Microsoft Project é ao mesmo tempo fascinante e opaco. Vamos passar algum tempo a explorá-lo e, nesta jornada, iremos determinar se é o software de gestão de projetos certo para si e para o seu negócio.

O que é o MSP?

O Microsoft Project (MSP) é um software de gestão de projetos concebido para que os gestores de projetos possam controlar os seus projetos.... sim, adivinhou! Os seus projetos. Dependendo do seu plano, o Microsoft Project permite-lhe planear e atribuir tarefas, gerir recursos, criar relatórios e muito mais. Oferece uma gama abrangente de funcionalidades e rapidamente dominou o espaço do software de gestão de projetos quando foi introduzido pela primeira vez.

O Microsoft Project faz parte do conjunto mais amplo do Microsoft Office, mas não está incluído com outros programas do Office, como o Word, Excel e Outlook. Estão disponíveis duas edições, a Edição Standard e a Edição Profissional, amplamente utilizada. Ambas têm um formato de ficheiro comum, o MPP. Elas também têm diferentes anos: 2016, 2019 e 2021.

Foi lançado pela primeira vez em 1984, mas a primeira versão para Windows foi lançada em 1990. No ano seguinte, a Microsoft desenvolveu uma versão do Project para Mac, mas foi rapidamente descontinuada e deixou de ser vendida após 1994. O Microsoft Project não é atualmente compatível com computadores Mac, mas existe uma solução alternativa se precisar de executar o MS

Funções do Microsoft Project

Os gestores de projetos e as suas equipas precisam de muitas funcionalidades para gerir melhor o seu trabalho, e o Microsoft Project oferece várias delas. No entanto, para obter uma visão completa, aqui está uma lista de todas as funcionalidades disponíveis:

1. Vista de grelha: Uma vista de projeto utilizada para planear e gerir projetos com uma lista de tarefas.
2. Vista de painel: Uma vista de painel "Visual Kanban" que ajuda a gerir o fluxo de trabalho e o estado.
3. Vista de cronograma: O tradicional "gráfico de Gantt" utilizado para planear tarefas ao longo de um cronograma de projeto.
4. Comunicação e colaboração: Diferentes equipas podem trabalhar juntas em projetos.
5. Co-autoria: As partes interessadas e os membros da equipa trabalham juntos para editar e atualizar listas de tarefas e calendários.
6. Relatórios: Relatórios pré-construídos para acompanhar o progresso, recursos, programas e portfólios.
7 . Agenda: Monitorização de programas e portfólios de projetos.
8. Folha de horas: Registar tempo de projeto e não projeto para processamento de salários e faturação.
9. Gestão de recursos: Gestão de recursos através da solicitação e atribuição de tarefas.

Vantagens e desvantagens do Microsoft Project

Nada é perfeito. Mesmo o Microsoft Project tem as suas armadilhas. Se quiser experimentá-lo, reserve um momento para olhar para os prós e contras:

Vantagens:

• Uma das maiores vantagens é que é um produto da Microsoft que pode ser integrado com os outros produtos da empresa, especialmente o Office 365, mas também o Skype e o Sharepoint.
• Tem uma interface semelhante a outros produtos da MS.
• Está no mercado há muito tempo e as suas funções evoluíram ao longo do tempo.
• Faz parte da Microsoft e tem a fiabilidade e o suporte de uma empresa tão estabelecida.
• Existem ferramentas de gestão financeira que ajudam os gestores de projeto a estimar orçamentos.
• Uma aplicação de desktop, como a que oferecemos, pode ser licenciada. Algumas empresas optarão por esta solução em vez de uma solução na nuvem.
• Tem modelos para ajudar os utilizadores a começar, poupando tempo.

Desvantagens:

• Embora o Microsoft Project seja uma solução baseada na nuvem, tem algumas desvantagens. Mesmo com o Sharepoint, que foi concebido para ser utilizado na nuvem, o Project na Nuvem encontra limitações significativas.
• É difícil de aprender e usar. É necessário investir muito tempo e esforço, às vezes até formação intensiva, antes que os gestores de projeto e as suas equipas se sintam confortáveis com o software. Isto prolonga o projeto na fase de implementação.
• Os documentos não podem ser partilhados. Como já mencionado, os ficheiros são guardados em formato MPP, um formato proprietário. Portanto, se não trabalhar com o Microsoft Project, não pode ler estes ficheiros. Isto cria muitos obstáculos desnecessários ao partilhar ficheiros de projeto.

Conclusão

O Microsoft Project é uma ferramenta que o ajudará a melhorar a produtividade nas equipas de trabalho da sua empresa, reduzindo o tempo normalmente gasto em planeamento e organização de tarefas.

Você também pode combiná-lo com o Microsoft Teams para melhorar a comunicação entre os membros da equipa. Já não há desculpa se não terminar os seus projetos a tempo.

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