Power Automate: melhore a sua produtividade em poucos cliques

O Power Automate é uma ferramenta para desenvolver processos automatizados que envolvem múltiplos programas e serviços. Pode automatizar uma vasta gama de ações, como alertas, lembretes, aprovações, sincronização de ficheiros, recolha de dados e transferência de dados empresariais entre sistemas.

O Power Automate Desktop, disponível para instalação gratuita no Windows 10, também permite automatizar operações em modo local utilizando fluxos de trabalho de desktop. O Windows 11 apresenta um novo botão no menu Iniciar para esta aplicação.

Ajuda-nos a fazer mais em menos tempo com apenas alguns cliques do rato, o que, por sua vez, aumenta a nossa produtividade.

Power Automate ou Microsoft Flow

Antes de se tornar um componente da Power Platform e ser chamado Power Automate, era conhecido como Microsoft Flow.

A principal vantagem do Power Automate em relação ao Microsoft Flow é que inclui uma nova tecnologia chamada RPA (Automação de Processos Robóticos), que automatiza operações empresariais fazendo uso extensivo de bots (abreviação de robôs) numa ampla variedade de processos, tanto assistidos como não assistidos.

Integrado no Microsoft 365, o Power Automate está a ganhar popularidade.

Guia para utilizar o Power Automate

Pode utilizar o Power Automate com uma conta gratuita do Microsoft 365 Business ou Education; no entanto, a conta gratuita não permite partilhar fluxos, e a quantidade de acesso que tem à ferramenta depende da licença que adquirir.

A Power Platform também fornece acesso ao Power Automate, ou pode adquirir uma licença do Microsoft Power Automate.

Aqui está um link para o site da Microsoft onde pode saber mais sobre os diferentes planos e os seus custos associados. Pode inscrever-se para um teste gratuito de 90 dias do produto.

Power Automate & Power Platform

Estas Power Apps, Power BI, Power Automate e Power Virtual Agent constituem a Power Platform, que agora também inclui o Power Automate.

Mas qual é o propósito de cada programa?

• Power Automate, cuja função principal é facilitar o desenvolvimento de fluxos de trabalho automatizados sem programação.

• Apps, onde pode criar rapidamente e facilmente aplicações empresariais sem experiência em codificação.

• BI, para análise de dados; parece simples, mas não é.

• Agentes Virtuais é um poderoso criador de bots virtuais inteligentes, com uma interface gráfica intuitiva.

Uma das maiores vantagens destas ferramentas é que qualquer pessoa pode utilizá-las; não precisa de experiência em programação ou desenvolvimento de aplicações para as usar.

Utilizando o Power Automate

Ao utilizar esta aplicação, pode construir processos automatizados sem qualquer código, ou com muito pouco código, uma técnica conhecida como Low Code.

É uma ferramenta para utilizadores finais que permite criar processos automatizados através do uso de modelos; pode então usar estes modelos tal como estão ou fazer modificações simples para se adequar às suas necessidades atuais. No passado, os processos de automação eram reservados para pessoas que sabiam programar.

Se nenhum dos fluxos pré-embalados se adequar às suas necessidades, é muito fácil criar o seu próprio do zero; em 95% das situações, não é necessário codificar.

Mais de 500 fontes de dados e qualquer API pública são acessíveis através desta aplicação.

Este programa também tem a capacidade de automatizar tarefas de desktop rotineiras utilizando RPA. Como seria de esperar, isto pode poupar significativamente o tempo necessário para realizar tarefas como procurar informações na web, criar e enviar relatórios por e-mail ou mover dados entre programas.

Diga, por exemplo, que tem uma necessidade semanal de extrair dados de um website e depois transferi-los para o Excel, onde utiliza um modelo pré-definido para criar relatórios para distribuição a várias partes interessadas.

Todos esses processos laboriosos podem ser automatizados com apenas alguns cliques na edição de desktop.

Power Apps

O objetivo tanto do Power Automate como do Microsoft Power Apps é ajudar as empresas a atingir os seus objetivos de desenvolvimento de aplicações com soluções de baixo código, prontas a usar, que permitem a pessoas não técnicas criar aplicações web e móveis.

Note que tanto o Power Apps como o Power Automate fazem parte da plataforma Power, pelo que funcionam em conjunto de forma integrada para permitir que os utilizadores criem aplicações e liguem processos, respetivamente.

Na integração do Power Automate com o Power Apps, o utilizador pode desenhar um dos dois tipos de fluxos disponíveis:

• Direto: O Power Apps permite que fluxos de trabalho automatizados ou interativos sejam criados com o clique de um botão ou a partir de qualquer controlo.

• Indireto: que não são processados em tempo real e podem demorar até 5 minutos a completar.

Como o Power Apps e o Power Automate nos permitem construir a lógica das nossas aplicações, eles estão intrinsecamente interligados.

Power Bi

Este programa integra-se com o Power Automate para que possa automatizar operações tediosas sem sair da interface do Power BI.

Antes de exportar um ficheiro Power BI, podemos querer fazer algumas alterações e depois notificar o destinatário sobre a conclusão bem-sucedida da exportação, juntamente com a data e a hora.

Guia do Utilizador do Power Automate

É fácil ver quanto tempo irá poupar ao usar o Power Automate, uma vez que não terá de realizar manualmente tarefas repetitivas, mas vamos aprofundar para examinar os muitos tipos de fluxos que podem ser realizados com esta ferramenta.

Aqui estão os três principais fluxos que podemos gerar:

Nuvem:

Existem três tipos de fluxos dentro da nuvem, dependendo de querermos que ocorram automaticamente, instantaneamente ou com algum agendamento prévio:

• Automático: O recebimento de um e-mail, a alteração de um item numa lista do SharePoint ou a chegada de um tweet com uma hashtag específica podem desencadear um fluxo automatizado.

• Instantâneo: Os fluxos instantâneos são acionados ao pressionar um botão num computador ou dispositivo móvel. Isto é útil, pois todos temos várias tarefas rotineiras que gostaríamos de realizar instantaneamente, como enviar um lembrete para a nossa equipa no Teams.

• Agendado: estes podem ser definidos para ocorrer regularmente (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.) ou a uma hora pré-determinada. Por exemplo, poderíamos enviar um formulário ou inquérito a um conjunto de utilizadores a uma certa hora, ou poderíamos enviar um relatório ao gerente todas as sextas-feiras com um link para ele.

Escritorio:

Tanto as aplicações de desktop como as web podem beneficiar das capacidades de automação de processos do Power Automate Desktop. Além disso, note que o Power Automate Desktop está incluído no Windows 11.

Desde transferências de dados rotineiras até procedimentos corporativos complexos, podemos automatizar tudo com o Power Automate para Desktop.

Processo de Negócio:

Para ser guiados através dos procedimentos padrão de uma organização, os consumidores precisam apenas aceder a essas ferramentas. Como exemplo, podemos fazer com que os utilizadores insiram sempre a mesma informação da mesma forma, de acordo com um conjunto de regras; é como se tivessem um manual a seguir.

Embora os fluxos de processos de negócios sejam baseados nas mesmas tecnologias que outros processos, as capacidades que oferecem são muito diferentes, e os requisitos de formação são mantidos ao mínimo, uma vez que os utilizadores apenas precisam de seguir os passos prescritos do processo.

Power Automate & Conexões

A ligação entre dois pontos num fluxo é crucial. Conectar-se a um serviço ou programa é semelhante a conectar um dispositivo móvel a uma aplicação.

Os conectores são definidos como componentes que permitem que um sistema se comunique com outro utilizando uma linguagem comum.

As conexões do Power Automate podem ser gratuitas com a licença base ou premium (esta última requer uma taxa adicional) para mais funcionalidades. Notámos anteriormente que já existem mais de 500 conexões às quais podemos ligar, e que este número está a crescer diariamente.

Os conectores fornecem um conjunto de atividades, frequentemente divididas em ações e gatilhos, que podem ser utilizadas em processos e programas.

Às vezes precisamos de fazer chamadas a APIs, serviços ou sistemas que não estão incluídos no conjunto padrão de conectores, por isso é bom saber que podemos construir os nossos próprios.

Como disse, a Microsoft está sempre a atualizar o Power Automate com novas conexões, e pode utilizar um fluxo pré-construído para ser notificado quando um desses novos conectores estiver disponível.

Os utilizadores do Power Automate frequentemente conectam-se a serviços populares como OneDrive, Outlook, Twitter, SharePoint, etc. Se tivermos um dispositivo móvel em mente, também podemos ligar através de uma aplicação.

Vamos tomar um exemplo: o feed do Twitter da nossa empresa publica tweets com uma determinada hashtag; estes tweets devem ser recolhidos numa lista do Excel ou SharePoint, e a ligação neste caso é o Twitter para que possamos partilhar facilmente esta informação.

Variáveis de desenvolvimento de fluxo do Power Automate

Além do link, outros elementos necessários para a criação de um fluxo do Power Automate são o gatilho do evento e a ação (ou ações) que o gatilho provoca.

Os fluxos baseados na nuvem começam com um evento chamado gatilho, que pode ser iniciado imediatamente, manualmente ou numa data e hora posteriores.

O exemplo acima demonstrou a utilização do Twitter como uma ligação e a chegada de uma mensagem com uma determinada hashtag como um gatilho.

No entanto, o fluxo terá de realizar uma ou mais tarefas, que são as ações; no exemplo acima, o conector foi o Twitter, o gatilho foi a chegada de uma mensagem contendo uma hashtag especificada, e a ação foi exportar o conteúdo da mensagem para uma folha de cálculo ou sistema de gestão de documentos.

Comparação entre Power Automate e Zapier

O Zapier é amplamente utilizado no mundo corporativo como um meio de simplificar tarefas rotineiras.

É semelhante ao Power Automate na medida em que oferece um grande número de modelos de fluxo pré-construídos que podem satisfazer os nossos requisitos básicos sem a necessidade de escrever qualquer código, uma interface fácil de navegar, a capacidade de se conectar a mais de 3.000 aplicações diferentes e uma equipa de suporte muito útil.

Tem certas vantagens, mas também apresenta desvantagens significativas, como um preço elevado, uma curva de aprendizagem acentuada e um editor que é menos do que ideal para criar fluxos complexos.

O Power Automate é uma melhor alternativa para a maioria das tarefas realizadas pelo Zapier, uma vez que é construído para trabalho em equipa, possui uma interface de utilizador intuitiva e pode ser partilhado entre os membros da equipa.

Economicamente, é preferível ao Zapier, pois oferece mais ações e trabalhos pelo mesmo preço. Em comparação, o Power Automate fornece até cinco vezes mais.

A criptografia de dados, as restrições de retenção e os registos de auditoria são apenas algumas das formas como o Power Automate supera o Zapier em termos de fiabilidade e segurança.

Conclusões

Como pode ver, o Power Automate é uma solução que visa simplificar a experiência do utilizador com procedimentos automatizados, sejam eles processos de negócios simples ou sofisticados, para que possam poupar tempo e esforço ao realizar atividades mundanas.

Vimos que funciona bem com o resto das aplicações da Power Platform, e já pode ser utilizado para se conectar a mais de 500 serviços - note que a Microsoft está constantemente a expandir o seu catálogo de conexões disponíveis.

Seja você um utilizador ou um técnico, acho que é uma boa ideia entender como utilizá-lo para que possa começar a poupar tempo e a concentrar-se nessas atividades repetitivas no seu dia-a-dia.

Ao utilizar esta fantástica aplicação, só precisa de realizar o trabalho básico uma vez para evitar repetir as mesmas ações repetidamente.

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Atenciosamente,

A sua equipa Licendi