Licenciamento por Volume da Microsoft: Quando Deverá Usá-lo?

A gestão de licenças de software é um desafio comum para profissionais de TI em empresas. A Microsoft oferece vários modelos de licenciamento (OEM, Retalho, Volume e subscrições em nuvem), e escolher o correto pode impactar significativamente os custos, a flexibilidade e a administração. Neste blog técnico, iremos explorar em detalhe quando usar o Licenciamento por Volume da Microsoft, comparando-o com OEM, Retalho e subscrições baseadas em nuvem como Microsoft 365 ou Google Workspace. Iremos delinear os seus benefícios, limitações e casos de uso, com exemplos do mundo real para guiar tanto PME como grandes empresas nas suas decisões de licenciamento.

O Que É o Licenciamento por Volume da Microsoft?

Uma Licença por Volume da Microsoft é um tipo de licença de software projetada para organizações que precisam usar o mesmo produto em múltiplos dispositivos ou para múltiplos utilizadores. Em vez de adquirir muitas licenças individuais (uma por dispositivo ou utilizador), a empresa adquire um pacote de licenças sob um único acordo de licenciamento por volume. Isto fornece uma chave de produto mestre ou método de ativação centralizado que permite uma instalação e ativação eficientes em muitas máquinas sem precisar de inserir uma chave diferente para cada configuração.

As licenças por volume geralmente oferecem direitos especiais que não estão disponíveis com licenças OEM ou de Retalho. Por exemplo, frequentemente incluem direitos de retrocesso, permitindo que as empresas utilizem versões de software mais antigas se necessário para compatibilidade, e simplificam a implementação utilizando imagens padrão em dezenas ou centenas de dispositivos. A Microsoft tem oferecido vários programas de licenciamento por volume (Licença Aberta, Valor Aberto, Acordos Empresariais, etc.), cada um adaptado a diferentes tamanhos de organizações, mas todos partilham o conceito de compra e gestão centralizada de múltiplas licenças.

No entanto, o uso de licenças por volume requer o cumprimento de certos critérios, como uma quantidade mínima de licenças (tipicamente cerca de 5, dependendo do programa). Em troca, a organização beneficia de custos unitários mais baixos, maior flexibilidade e ferramentas de gestão de licenças centralizadas.

Tipos de licenças de software: OEM, Retalho, Volume e Subscrições em Nuvem

Antes de nos focarmos no licenciamento por volume, vamos rever como ele difere de outros modelos de licenciamento de software.

Licenças OEM (Fabricante de Equipamento Original)

OEM (Fabricante de Equipamento Original) são licenças que vêm pré-instaladas pelo fabricante em novo hardware (por exemplo, um PC de marca com Windows incluído). Estas licenças estão permanentemente ligadas ao hardware original e não podem ser transferidas para outra máquina. A sua vantagem é o custo mais baixo, uma vez que são mais baratas do que as de Retalho quando adquiridas com o hardware. No entanto, têm limitações: se o hardware sofrer uma alteração significativa (como a substituição da placa-mãe), a licença OEM... e pode tornar-se inválido; o suporte é fornecido pelo fabricante do hardware, e eles não permitem atualizações de versões de software anteriores (é necessária uma instalação limpa ao mudar de versões).

Licenças de Retalho (FPP)

Licenças de Retalho (FPP, Produto Embalado Completo) são adquiridas separadamente do hardware, destinadas a utilizadores finais e pequenas empresas. Ao contrário das OEM, não estão ligadas a um PC específico: pode instalá-las numa máquina e depois transferi-las para outra (uma instalação de cada vez). Oferecem mais flexibilidade e geralmente incluem suporte direto da Microsoft. No entanto, são mais caras por unidade em comparação com licenças OEM ou de Volume, e gerir muitas licenças de Retalho numa organização é mais complexo, uma vez que cada uma tem a sua própria chave e ativação independente (não há um console centralizado para as administrar).

Licenças de Volume

As Licenças de Volume da Microsoft são projetadas para empresas e organizações que precisam de várias cópias de um software. Com este modelo, a organização adquire um bloco de licenças para um produto (ou conjunto de produtos) sob um único contrato. Recebe uma chave de licença de volume que cobre todas as instalações autorizadas, em vez de gerir dezenas de chaves separadas.

O principal benefício é a implantação em massa simplificada (uma chave para dezenas de instalações) e acesso a funcionalidades empresariais não disponíveis com licenças de Retalho, como usar o software em servidores terminais (desktop remoto) ou ter direitos de downgrade para instalar versões mais antigas por compatibilidade.

Claro que, a licença de volume geralmente requer uma compra mínima. Também exige um pouco mais de administração: registrar o contrato com a Microsoft e garantir que não excede o número de licenças adquiridas. No entanto, além de uma certa escala, a eficiência e as economias superam em muito o esforço inicial.

Assinaturas na Nuvem (Microsoft 365, Google Workspace, etc.)

Nos últimos anos, o modelo de assinatura na nuvem ganhou destaque em relação às licenças perpétuas. Em vez de pagar uma vez por uma versão fixa do software, as organizações pagam uma taxa mensal ou anual por utilizador e têm sempre a versão mais recente, além dos serviços online associados.

Microsoft 365 (anteriormente Office 365) é um exemplo claro: por uma taxa por utilizador, obtém as aplicações do Office sempre atualizadas, além de serviços empresariais na nuvem (email Exchange, OneDrive, Teams, etc.), todos geridos a partir de um portal web. Da mesma forma, o Google Workspace oferece Gmail com um domínio corporativo, armazenamento no Drive e as aplicações colaborativas do Google (Docs, Sheets, etc.) por assinatura para utilizadores empresariais.

As assinaturas oferecem vantagens como acesso contínuo às versões mais recentes, escalabilidade flexível por utilizador e serviços online integrados, mas em contrapartida envolvem custos recorrentes e dependência de pagamentos e acesso à internet para manter a disponibilidade do software.

Vantagens da Licença por Volume

Abaixo está um resumo dos principais benefícios de escolher a licença por volume para uma empresa:

Poupanças em grandes compras: o custo por licença diminui ao adquirir pacotes de licença por volume, resultando num preço unitário mais baixo em comparação com a compra de licenças individuais.
Gestão centralizada: existe um único portal para monitorizar quantas licenças estão em uso e quantas estão disponíveis, facilitando auditorias e conformidade.
Implantação eficiente: permite a instalação automatizada de software em múltiplos dispositivos (imagens padrão, ativação unificada), agilizando migrações e integração de novos dispositivos.
Flexibilidade: é fácil reatribuir licenças a novos dispositivos quando os antigos são substituídos ou os utilizadores mudam, e inclui direitos de downgrade para usar versões anteriores, se necessário.
Edições empresariais: acesso a versões de software mais avançadas (por exemplo, Windows Enterprise, Office Pro Plus) não disponíveis no Retalho, com a opção de adicionar Software Assurance para obter atualizações futuras e suporte técnico especializado.

Limitações da Licença por Volume

Claro que também existem algumas desvantagens ou considerações ao usar a licença por volume:

Quantidade mínima: geralmente requer a compra de pelo menos cerca de 5 licenças, tornando-a inadequada para empresas muito pequenas ou aquelas com necessidades mínimas.
Complexidade inicial: requer a configuração de portais e a compreensão dos métodos de ativação (KMS, MAK), o que aumenta a carga de trabalho do departamento de TI.
Pagamento antecipado: um investimento significativo deve ser feito antecipadamente ao comprar em volume, ao contrário de espalhar o custo por pagamentos mensais (subscrições).
Atualizações não incluídas: a menos que compre o Software Assurance, a licença por volume cobre apenas a versão adquirida. Se uma nova versão for lançada que você precisa, terá que comprá-la separadamente (ao contrário das subscrições, que estão sempre atualizadas).
Risco de uso excessivo: ao partilhar uma chave de ativação, é responsabilidade da empresa não instalar mais cópias do que possui para evitar não conformidade.

Quando Usar Licença por Volume

Considere a licença por volume para a sua empresa sob estas circunstâncias:

Mais de 5 PCs ou implantação em massa: se precisar equipar muitos dispositivos (por exemplo, atualizar todo o escritório para uma nova versão do Windows ou Office), a licença por volume é muito mais rentável e permite uma implantação coordenada (instalador único, ativação centralizada) em todos os PCs.
Precisa padronizar e controlar versões: em ambientes geridos, é importante que todos utilizem a mesma versão de software para compatibilidade e suporte. A licença por volume garante que pode implantar uma versão consistente em todos os dispositivos. Com licenças individuais ou utilizadores a instalar a partir da nuvem, podem surgir discrepâncias se não forem monitorizadas.
Requer funcionalidades avançadas exclusivas: se a sua organização precisar de edições de software Enterprise ou cenários de uso especiais (por exemplo, Office em um Servidor Terminal para acesso remoto, ou Windows Enterprise pelas suas funcionalidades de segurança), isso deve ser feito através da licença por volume ou subscrições equivalentes, uma vez que as edições de Retalho/OEM não cobrem esses casos.
O seu ambiente não pode depender da nuvem: para empresas com políticas de conectividade restritivas (por exemplo, setores governamentais, financeiros ou industriais) onde os dispositivos devem operar em isolamento, as licenças de software por volume tradicionais (Windows, Office, etc.) garantem funcionalidade offline sem a necessidade de validação constante pela internet, ao contrário das subscrições que requerem periodicamente conectividade para verificar a licença.

Exemplos Práticos de Licenciamento

Vamos analisar assim...

Casos simplificados que ilustram a seleção de licenças em situações do mundo real:

Estúdio de design gráfico (25 funcionários): Esta empresa criativa inicialmente utilizou licenças individuais para Adobe e Office. Cada designer geria a sua própria subscrição do Adobe Creative Cloud, e a empresa comprava licenças de retalho do Microsoft Office conforme necessário. Com 25 funcionários, isso tornou-se insustentável em termos de custo e administração. Decidiram mudar para Adobe Creative Cloud para Equipas e Office através de licenciamento por volume. Migraram todas as contas Adobe para um plano empresarial centralizado: agora gerem as licenças do Adobe Creative Cloud através do Adobe Admin Console, facilitando a atribuição e reatribuição das licenças Adobe. Além disso, adquiriram 25 licenças de volume do Microsoft Office Standard 2021, obtendo uma chave mestre para instalá-las em todos os PCs e acesso ao portal de Licenciamento por Volume para rastreamento. Graças a esta mudança, simplificaram a gestão: quando um designer sai da empresa, libertam a sua licença Adobe e atribuem-na ao novo contratado sem custo adicional, e com o Office, todos os funcionários permanecem na mesma versão sem compras individuais ou chaves dispersas.
Grande empresa industrial (500+ utilizadores): Uma corporação de manufatura com centenas de funcionários decidiu padronizar o seu software sob um acordo de licenciamento por volume. Assinaram um Acordo Empresarial com a Microsoft cobrindo licenças do Windows 11 Enterprise e do Office 365 (subscrição) para todos os utilizadores, garantindo preços com desconto e acesso à tecnologia mais recente. Para certas máquinas que permanecem isoladas da rede, mantiveram licenças por volume com uma versão de suporte estendido do Windows, mantendo-as estáveis durante anos sem grandes atualizações. Este caso ilustra que em grandes organizações, é comum combinar licenças perpétuas por volume com subscrições na nuvem, aproveitando as forças de cada modelo dependendo do tipo de utilizador e dispositivo.

(Sugestão visual: incluir uma captura de ecrã do centro de administração do Microsoft 365 ou do antigo VLSC mostrando a lista de licenças e chaves para familiarizar o leitor com a plataforma.)

Gestão de Licenças por Volume

Uma vez adquiridas, as licenças por volume são geridas através dos portais dedicados da Microsoft. Inicialmente, utiliza-se o Centro de Serviços de Licenciamento por Volume (VLSC) para registar o acordo e obter chaves de produto e downloads. Muitas dessas funções estão agora a migrar para o centro de administração do Microsoft 365, onde pode visualizar as suas licenças por volume juntamente com as suas subscrições na nuvem.

É importante entender que as licenças por volume da Microsoft não são atribuídas a utilizadores individuais um a um (como acontece com as subscrições na nuvem); em vez disso, a empresa decide em quais dispositivos o software licenciado é instalado. Portanto, as empresas devem implementar processos internos (inventário de software, controlo de instalação através de políticas de TI) para garantir que não excedem o número de licenças adquiridas e cumprem os termos de utilização.

A ativação dessas licenças pode ser realizada através de um servidor interno KMS (ativação automática na rede corporativa) ou utilizando chaves MAK fornecidas pela Microsoft para ativações individuais baseadas na Internet, dependendo do que melhor se adequa à organização.

(Sugestão visual: incluir uma captura de ecrã do Adobe Admin Console mostrando atribuições de licenças a utilizadores.)

Licenciamento por Volume para Software de Terceiros

O conceito de licenciamento por volume não é exclusivo da Microsoft. Outros fornecedores também oferecem programas de licenciamento para empresas. Adobe oferece Creative Cloud para Equipas (e uma edição Enterprise para grandes organizações), um programa de subscrição que permite às empresas gerir múltiplas licenças para as suas aplicações através de um console central (Adobe Admin Console). Neste console empresarial do Adobe Creative Cloud, as licenças podem ser atribuídas ou revogadas de forma flexível para os funcionários, com a capacidade de reatribui-las quando alguém sai sem necessidade de comprar novas licenças (a Adobe aplica descontos por volume quando certos limites de utilizadores são ultrapassados). Gerir licenças Adobe para equipas torna-se assim muito mais simples graças a este console unificado. Da mesma forma, muitos outros fornecedores de software oferecem opções de licenciamento para equipas ou empresas com gestão centralizada e preços baseados em volume. Em todos os casos, a ideia é a mesma: centralizar a gestão de licenças e obter vantagens financeiras ao adquirir múltiplas licenças de uma só vez.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O que é exatamente uma licença de volume e como difere de uma licença OEM ou de Retalho?

Resposta: Uma licença de volume é um tipo de licença de software que permite a uma organização usar um produto em vários dispositivos ou por vários utilizadores sob uma única chave ou contrato. Em contraste com uma licença OEM (vinculada ao hardware de um PC específico, geralmente pré-instalada e não transferível) ou uma licença de Retalho (comprada individualmente, transferível entre dispositivos, mas usada apenas em um dispositivo de cada vez), uma licença de volume é projetada para ambientes corporativos com muitos computadores. Por exemplo, com uma licença de volume do Microsoft Office, uma empresa recebe uma chave que permite que o Office seja instalado em dezenas de PCs e gerido coletivamente, em vez de ter que ativar cada cópia com chaves separadas. Isso simplifica a gestão e reduz custos quando muitas licenças são necessárias.

Quando deve a minha empresa usar licenças de volume em vez de licenças de Retalho ou OEM?

Resposta: Geralmente, quando precisa licenciar múltiplos utilizadores ou dispositivos com o mesmo software. Se tiver apenas 2 ou 3 PCs, licenças individuais (OEM ou de Retalho) ou uma subscrição básica podem ser suficientes. Mas se tiver 5, 10 ou mais dispositivos, a licenciamento por volume torna-se mais eficiente e rentável. Também deve considerar isso se precisar de um melhor controlo administrativo sobre as suas licenças (por exemplo, saber quais estão ativamente em uso) ou se precisar de edições de software específicas que estão disponíveis apenas através do licenciamento por volume. Em resumo, para PMEs em crescimento e grandes empresas, o licenciamento por volume é geralmente a melhor opção; para utilizadores domésticos ou negócios muito pequenos, a complexidade adicional normalmente não compensa.

Como são geridas as licenças de volume da Microsoft após a compra?

Resposta: Elas são geridas através dos portais web da Microsoft. Primeiro, você regista o seu contrato no Centro de Serviços de Licenciamento por Volume (VLSC), onde pode visualizar licenças, descarregar software e obter chaves de produto. Muitas dessas funções estão agora também disponíveis no centro de administração do Microsoft 365, juntamente com subscrições em nuvem. A empresa também deve manter um registo interno de quais dispositivos têm o software instalado para garantir que não excede a contagem de licenças adquiridas. Em resumo, as licenças de volume são geridas através de um portal centralizado e seguindo boas práticas internas para rastrear instalações. Em essência, gerir utilizadores com licenças de volume da Microsoft combina o uso da plataforma da Microsoft com fortes controles internos sobre a implementação de software.

Como configurar o Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC)?

Resposta: A configuração do Microsoft Volume Licensing Service Center é feita da seguinte forma:

Vá ao site do Microsoft Volume Licensing Service Center e faça login com uma conta Microsoft associada à sua organização (pode ser o seu email corporativo, se ativado, ou uma conta Microsoft pessoal registada com o seu email de trabalho).
Registe a sua organização no VLSC fornecendo os detalhes do seu contrato (se as licenças foram adquiridas através de um revendedor, deverá ter recebido um ID de licenciamento num email da Microsoft).
Aceite os termos do contrato de licenciamento por volume (por exemplo, os termos do Open License ou outro programa aplicável).
No portal, vá a "Downloads e Chaves" para descarregar o software e obter as chaves de produto necessárias. Pode então instalar o software nos seus dispositivos utilizando essas chaves.

Como diferem as subscrições na nuvem (Microsoft 365, Google Workspace) das licenças por volume tradicionais?

Resposta: Elas operam sob um modelo de pagamento conforme o uso com atribuição baseada em utilizadores. Uma licença por volume tradicional é um pagamento único para usar uma versão específica do software indefinidamente dentro da organização (geralmente ligada a dispositivos), enquanto uma subscrição na nuvem é um pagamento recorrente que fornece acesso ao software e serviços online enquanto continuar a pagar (e é tipicamente atribuída a um utilizador específico que pode usá-la em múltiplos dispositivos). Além disso, as subscrições incluem atualizações automáticas e serviços integrados (como armazenamento na nuvem, email e colaboração em tempo real), que as licenças perpétuas não oferecem. Com as licenças por volume, as atualizações devem ser geridas manualmente (ou adquiridas separadamente quando novas versões são lançadas), e não fornecem inherentemente esses serviços adicionais.

A Adobe ou outros fornecedores oferecem opções semelhantes ao licenciamento por volume?

Resposta: Sim, muitos oferecem. No caso da Adobe, existe o programa Creative Cloud for Teams/Enterprise, que permite comprar licenças de aplicações e gerenciá-las centralmente através do Adobe Admin Console (com descontos por volume). Isto é equivalente ao licenciamento por volume, embora siga um modelo de subscrição. Outros fornecedores de software profissional (design, CAD, segurança, etc.) normalmente oferecem licenças multi-utilizador ou pacotes de licenciamento por volume com ferramentas de gestão para empresas. Vale sempre a pena explorar opções empresariais ao comprar software, pois frequentemente simplificam a gestão e reduzem o custo por unidade em comparação com a compra de licenças individuais.

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