Todo lo que puedes hacer con una licencia de Project

Análisis de Microsoft Project, el famoso software de gestión de proyectos de Microsoft.

Tener una licencia de Project, el software de gestión de proyectos de Microsoft, es adquirir una opción sólida y fiable para aquellos equipos de proyectos experimentados. Aunque el programa tiene una curva de aprendizaje más alta que otras alternativas en el mercado, es un excelente método para manejar proyectos complicados cuando se utiliza correctamente. Una vez que hayas dominado MS Project, será difícil para ti encontrar un sustituto que tenga el mismo nivel de funcionalidad. 

Pero, ¿cuales son las ventajas y desventajas de utilizar el software de gestión de proyectos de Microsoft? ¿Es ideal hacerte con una licencia de Project?

Lo bueno:

Menú principal concentrado: Te sentirás perfectamente cómodo con Microsoft Project si tienes experiencia con cualquier otro software de Microsoft. 

La interfaz es bastante similar a la de Microsoft Excel. Y aceptémoslo, la mayoría de nosotros ya sabemos usar este programa. Sin embargo, al igual que en el caso de Excel, es necesario conocer a fondo las características del programa para obtener un rendimiento óptimo. 

La pantalla de inicio proporciona un resumen instantáneo de las estadísticas más vitales del sistema, de un vistazo. Tienes la opción de iniciar un nuevo proyecto, reanudar el trabajo en uno previamente guardado o buscar el material en el que has estado trabajando en los últimos días. Quienes trabajan en muchos proyectos a gran escala y al mismo tiempo, encontrarán esto muy útil. 

Se admite una amplia variedad de enfoques de gestión de proyectos, a diferencia de la mayoría de los productos similares del mercado. De esta manera, puedes organizar tus proyectos como elijas usando una licencia de Project. 

El programa es compatible con Scrum, Kanban y procesos personalizados. Se puede utilizar para la gestión de proyectos ágiles o en cascada, o incluso una combinación de ambos. 

Sólo se necesitan unos pocos clics para añadir notas y para determinar la duración y las tareas de un proyecto. Cuando se utiliza Microsoft Project, se puede adaptar para que se ajuste a su enfoque único de gestión de proyectos. 

Múltiples perspectivas de proyectos: En Project, los usuarios tienen la opción de cambiar entre muchas perspectivas distintas de un proyecto para supervisar mejor su progreso. Disponer de una lista ordenada de tareas pendientes en forma de cuadrícula facilita la planificación del proyecto. 

También está disponible una vista de tablero estilo Kanban, que ofrece una práctica representación visual del progreso general del proyecto. 

También es posible personalizar los tableros de tareas según sus especificaciones exactas. Además, Microsoft Project dispone de una interfaz de diagrama de Gantt. 

Es útil para controlar las fechas y ver cómo se conectan las distintas actividades entre sí. 

Puedes alternar fácilmente entre las dos perspectivas para adaptarlas mejor a tus necesidades actuales de gestión de proyectos. Tanto los miembros del equipo como los gestores de proyectos aprecian esta adaptabilidad.

Informes personalizados: MS Project proporciona informes completos. Al crear un informe, puedes incluir o excluir la información que desees. 

Las herramientas de elaboración de informes son muy sencillas para un sistema tan sofisticado. Basta con ir a la sección de informes de la página y marcar las casillas junto a los elementos de información pertinentes. 

Se pueden añadir tablas y otras ayudas visuales a los informes para que los datos sean más fáciles de leer. 

Los informes tienen un diseño pulido y son fáciles de distribuir. Son útiles no sólo para la generación de informes personales, sino también para las presentaciones a los altos cargos y otras partes interesadas. 

Medidor de tiempos: La presentación de hojas de tiempo es una herramienta de Microsoft Project que permite a los miembros del equipo hacer un seguimiento del tiempo que dedican a las distintas tareas. Es una técnica fantástica para registrar el trabajo de cualquier empresa, proyecto o no. 

Hay más cosas que se pueden hacer con el tiempo que simplemente registrar el tiempo empleado en una determinada actividad. 

Un usuario podría registrar el tiempo dedicado a la investigación y el desarrollo de un proyecto etiquetando la entrada como tal en la hoja de horas. La facturación, las nóminas y el cálculo del coste del trabajo se benefician enormemente de ello. 

Dado que las capacidades de seguimiento del tiempo no son estándar en el panorama del software de gestión de proyectos, la inclusión de esta función en MS Project es un importante punto de venta. 

Gestión de recursos: Las capacidades de gestión de recursos de MS Project se considerarían otra herramienta avanzada de gestión de proyectos.

No es necesariamente una característica común o estándar ofrecida en otras soluciones en el mercado, y ciertamente no es una herramienta para principiantes o de nivel de entrada. El uso de una licencia de Project para la gestión de recursos es una gran manera de identificar la capacidad de los miembros de tu equipo para que puedas asignar las tareas en consecuencia.

Además de la gestión de los recursos humanos, MS Project soporta otros recursos relacionados con el trabajo. Puedes utilizarlo para hacer un seguimiento de recursos como materiales, equipos y otros costes relacionados con el proyecto.

MS Project permite añadir toneladas de detalles aquí. Incluso puede añadir una unidad de medida para cada recurso e introducir también los costes asociados. 

Soporta la gestión de proyectos a escala: MS Project es una solución ideal para organizaciones medianas y grandes.

Con tantas herramientas que se comercializan para equipos pequeños y principiantes, es bueno ver que Microsoft Project se distingue por adaptarse a las necesidades de equipos más grandes.

Si una organización tiene necesidades complejas de gestión de proyectos, es muy probable que MS Project pueda resolverlas. Cuando este software se pone en las manos adecuadas, parece que todo es posible. 

Soluciones en la nube o en las instalaciones: Microsoft Project está disponible como una suscripción de software en la nube o como una solución local que se puede instalar en un solo equipo local. La opción de instalación local es cada vez más rara en los paquetes de software. 

Si eliges la solución local, perderá parte de la capacidad de colaborar con los miembros del equipo dentro del software. Pero sigue siendo beneficioso tener la opción disponible para aquellos que prefieren trabajar sólo localmente frente a la nube.

Lo malo:

No es para principiantes: Microsoft Project no es una solución de gestión de proyectos de nivel fácil. De hecho, ni siquiera es para las personas que sólo están familiarizadas con los conceptos de gestión de proyectos. Es probable que tengas que acudir a un curso de Microsoft Project Online.

El software está diseñado para gestores de proyectos y usuarios técnicos con experiencia. Necesitarás algo más que conocimientos técnicos generales para entender cómo funciona MS Project. Si no estás en esta categoría, tendrás problemas con el software, y también con tus proyectos. 

Poca comunicación dentro de la aplicación: En términos de comunicación en equipo, MS Project tiene margen de mejora. No se puede enviar un mensaje o un ping rápidamente a un miembro del equipo dentro de la plataforma.

Dicho esto, Microsoft tiene toneladas de otras herramientas de comunicación. Es probable que se asuma que la mayoría de los equipos de MS Project son organizaciones de Microsoft, así que tendrás que usar Teams, Outlook, Skype, Yammer u otra herramienta de Microsoft para comunicarte con tu equipo. Estas características no se duplican dentro de MS Project en sí. 

Falta de integraciones: al tener una licencia de Project, no juegas realmente bien con otras herramientas de negocio, especialmente las que están fuera de la familia de Microsoft. Tampoco se conecta con Zapier, que es un popular recurso en línea para sincronizar aplicaciones de terceros que no se vinculan de forma nativa entre sí.

Si quieres integrar tu herramienta de gestión de proyectos con otras plataformas como Salesforce o Slack, MS Project no será una solución ideal para tus necesidades. Por otro lado, si utilizas Office 365 y otras herramientas de Microsoft, MS Project encajará perfectamente. 

Curva de aprendizaje pronunciada: MS Project no es una de esas herramientas a las que te apuntas hoy y empiezas a gestionar proyectos en cuestión de minutos. Definitivamente hay más de una curva de aprendizaje, especialmente cuando se da la incorporación de nuevos usuarios. MS Project asume que los usuarios ya están familiarizados con los conceptos generales de la gestión de proyectos.

A partir de ahí, sólo hay que aprender a utilizar el software. Hay muchos recursos y tutoriales de Microsoft que explican cómo hacer ciertas cosas dentro de la plataforma. Sin embargo, primero hay que saber qué buscar. Incluso los usuarios experimentados necesitarán algún tiempo para acostumbrarse al software de gestión de proyectos de Microsoft. 

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Si estas interesado en adquirir Project en nuestra tienda virtual podrás encontrar todas las versiones que tenemos disponible. Ofrecemos las mejores licencias de productos de cualquier tipo de sistema operativo.

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