Microsoft-Lizenzen Schritt für Schritt übertragen

Die Übertragung von Microsoft Windows- und Microsoft Office-Lizenzen von einem Gerät auf ein anderes ist eine wichtige Aufgabe für Nutzer, die ihren Computer wechseln und nicht erneut für bereits erworbene Software bezahlen möchten. In diesem Blog erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du Softwarelizenzen überträgst – mit Fokus auf Microsoft-Produkte: Windows (inklusive der verschiedenen Lizenztypen wie Retail vs. OEM) und Office (Versionen, die mit deinem Microsoft-Konto verknüpft sind vs. Aktivierung über Produktschlüssel). Der Text ist in klarer Sprache verfasst – für Einzelnutzer, Fachleute und kleine Unternehmen – und für SEO optimiert, damit du die benötigten Informationen schnell findest.

Warum ist es wichtig, Lizenzen zu übertragen? Ganz einfach: Windows- und Office-Lizenzen sind nicht billig. Eine Windows 10/11 Home- oder Pro-Lizenz kann beispielsweise zwischen 145 € und 259 € kosten – Office sogar noch mehr. Wenn du bereits dafür bezahlt hast, möchtest du natürlich das Maximum herausholen. Im Folgenden zeigen wir dir im Detail, wie du deine Windows 10-Lizenz auf einen anderen PC überträgst, wie du Office 2019 auf einen neuen Computer umziehst und welche Bedingungen jeweils erfüllt sein müssen.

Arten von Windows-Lizenzen: Unterschiede zwischen OEM, Retail und Volumen

Bevor du mit dem Übertragen deiner Lizenz beginnst, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen OEM- und Retail-Windows-Lizenzen sowie Volumenlizenzen zu verstehen. Der Lizenztyp bestimmt, ob du sie rechtlich auf ein anderes Gerät übertragen darfst oder nicht:

OEM-Lizenzen (Original Equipment Manufacturer)

Dies sind die am häufigsten verwendeten Lizenzen auf neuen Geräten ab Werk (Laptops und Marken-PCs). Der Produktschlüssel ist vorinstalliert und an die Hardware (das Mainboard) des ersten aktivierten Geräts gebunden. Eine offizielle Übertragung auf einen anderen PC ist nicht möglich. Wenn du das Mainboard austauschst oder ein neues Gerät kaufst, ist die Lizenz auf der neuen Hardware nicht mehr gültig. (Beispiel: Du hast einen Laptop mit Windows 10 OEM gekauft. Wenn du auf einen neuen Laptop wechselst, kann die ursprüngliche OEM-Lizenz nicht übertragen werden, da sie an das erste Gerät gebunden ist.) OEM-Lizenzen sind in der Regel günstiger, haben aber diese wichtige Einschränkung. Hinweis: In Notfällen (z. B. bei einem Mainboard-Defekt) kann Microsoft manchmal eine Reaktivierung telefonisch erlauben – aber nur bei Hardware-Defekt, nicht bei freiwilligem Hardwarewechsel.

Retail-Lizenzen (auch bekannt als “FPP” – Full Packaged Product)

Diese werden separat gekauft – entweder im Handel, über Online-Shops oder direkt über die Microsoft-Website. Sie können auf einen anderen PC übertragen werden, sofern sie zuerst auf dem alten Gerät deaktiviert werden. Eine Retail-Lizenz ist an den Nutzer (bzw. das Microsoft-Konto) gebunden, nicht an bestimmte Hardware. Sie darf jeweils nur auf einem Gerät aktiv sein, kann aber bei einem Gerätewechsel problemlos migriert werden. Das ist besonders praktisch, wenn du planst, deinen PC in Zukunft aufzurüsten – so schützt du deine Softwareinvestition.

Volumenlizenzen: Entwickelt für Unternehmen und Organisationen, nicht für Privatanwender. Sie verwenden einen einzigen Schlüssel, um Windows auf mehreren Geräten zu aktivieren (z. B. 5, 20 oder mehr PCs, je nach Vertrag). Die Aktivierung erfolgt häufig regelmäßig über den Lizenzserver des Unternehmens (KMS). Sie sind nicht für individuelle Übertragungen gedacht, da sie zu einem Aktivierungspool gehören, der vom Lizenzadministrator verwaltet wird. Kleine Unternehmen mit mehreren PCs entscheiden sich oft für solche Lizenzen (oder Unternehmensabos), um die Verwaltung zu vereinfachen.

Digitale Lizenzen, die mit deinem Microsoft-Konto verknüpft sind

Seit Windows 10 können viele Lizenzen (einschließlich solcher, die durch ein kostenloses Upgrade von Windows 7/8 auf 10 erworben wurden) mit deinem Microsoft-Konto verknüpft werden, anstatt sich nur auf einen Produktschlüssel zu stützen. Dadurch kannst du Windows auf neuer Hardware reaktivieren, indem du dich einfach mit deinem Konto anmeldest.

Wichtig: Das funktioniert nur mit Retail-Lizenzen und bestimmten legitimen digitalen Lizenzen. Wenn deine Lizenz mit deinem Konto verknüpft ist, kannst du beim Wechsel zu einem neuen PC den Windows-Aktivierungsassistenten verwenden, um die Lizenz zu reaktivieren (wir erklären das später im Detail).

Vorgeschlagene Infografik: Es wäre hilfreich, eine Vergleichsgrafik OEM vs. Retail vs. Volumen einzufügen, die zeigt, dass OEM an Hardware gebunden ist (nicht übertragbar), Retail an den Benutzer gebunden ist (übertragbar nach Deaktivierung auf dem alten PC) und Volumen für Mehrfachaktivierungen im Unternehmen gedacht ist. So lassen sich die Unterschiede auf einen Blick erfassen.

Arten von Microsoft-Office-Lizenzen: Konto-gebunden vs. Produktschlüssel

Auch bei Microsoft Office gibt es unterschiedliche Lizenztypen und Aktivierungsmodelle, die beeinflussen, wie sich die Lizenz übertragen lässt. Hier sind die wichtigsten Kategorien:

Dauerlizenz (Einmalkauf) verknüpft mit einem Microsoft-Konto

Das sind die „klassischen“ Office-Versionen, die du einmal kaufst (kein Abo) und unbegrenzt verwenden kannst – zum Beispiel Office 2016, Office 2019, Office 2021 in Varianten wie Home & Student, Home & Business oder Professional. Heutzutage musst du beim Kauf einer dieser Versionen die Lizenz während der Erstaktivierung mit einem Microsoft-Konto verknüpfen. Das bedeutet, die Lizenz ist dauerhaft mit deinem Online-Konto verbunden.

Vorteil? Wenn du den Computer wechselst, kannst du Office auf dem neuen Gerät installieren und dich mit deinem Microsoft-Konto anmelden, um das Produkt zu aktivieren – ohne die Lizenz erneut eingeben zu müssen (oder in manchen Fällen dieselbe Lizenz erneut einzugeben, die sich dann automatisch reaktiviert). Diese Lizenzen sind übertragbar auf einen anderen PC, den du besitzt, solange sie nur auf einem Gerät gleichzeitig installiert sind. Es gibt dabei eine Einschränkung: Microsoft schreibt vor, dass man die Lizenz nur alle 90 Tage auf ein anderes Gerät übertragen darf (außer bei Hardwaredefekt, wo es Ausnahmen gibt). In der Praxis bedeutet das, dass man nicht wöchentlich wechseln kann, aber gelegentliche Migrationen problemlos möglich sind.

Office mit nicht verknüpftem Produktschlüssel (ältere Versionen)

Ältere Versionen wie Office 2010 oder 2013 oder Fälle, in denen du einfach einen Produktschlüssel eingibst, um Office zu aktivieren, ohne dich bei einem Konto anzumelden. Solche Lizenzen können je nach Bedingungen an ein einzelnes Gerät gebunden sein – oder auch nicht. In der Regel erlaubten Retail-Versionen von Office 2010/2013 die Installation auf einer bestimmten Anzahl von Geräten (z. B. 1 PC), konnten aber durch Deinstallation auf einem und Reinstallation auf einem anderen übertragen werden (ggf. mit telefonischer Aktivierung, wenn die Online-Aktivierung wegen früherer Nutzung scheiterte).

Wenn du einen Office-Produktschlüssel hast, der nicht mit einem Konto verknüpft ist, bewahre diesen unbedingt gut auf. Ist er übertragbar? Ja, wenn es sich um eine Retail-Lizenz mit Einmalzahlung handelt (eine Aktivierung zur gleichen Zeit). Du musst sie vom vorherigen Gerät deinstallieren und denselben Schlüssel zur Installation auf dem neuen verwenden. Wenn eine Fehlermeldung wie „Schlüssel wurde zu oft verwendet“ erscheint, musst du möglicherweise den Microsoft-Support kontaktieren, um eine manuelle Reaktivierung zu erhalten.

Office 365 / Microsoft 365 (Abonnement mit Kontobindung)

Hierbei handelt es sich nicht um einen klassischen Produktschlüssel, sondern um ein Abonnement (monatlich oder jährlich), mit dem du Office auf mehreren Geräten installieren kannst. Zum Beispiel erlaubt Microsoft 365 Personal einem Benutzer, Office auf bis zu 5 Geräten gleichzeitig zu nutzen; Microsoft 365 Family erlaubt bis zu 6 Benutzer, jeder mit 5 aktiven Installationen. Diese Abonnements sind mit deinem Microsoft-Konto verknüpft (oder dem Unternehmenskonto bei Business-Tarifen).

Der Transfer ist hier einfach: Melde dich mit deinem Konto auf dem neuen Gerät an und lade/installiere Office. Melde dich auf alten Geräten ab, wenn du das Limit erreicht hast. Im Benutzerportal (Office.com oder account.microsoft.com) kannst du eine bestimmte Installation mit einem Klick deaktivieren, um den Platz für ein anderes Gerät freizugeben. Diese Lizenzform ist sehr flexibel, solange du die maximale Anzahl gleichzeitiger Installationen einhältst.

Vorinstalliertes oder OEM-Office (Sonderfälle)

Einige neue PCs werden mit vorinstalliertem Office ausgeliefert (z. B. Office Home & Student „OEM“ im Kaufpreis enthalten). Diese Lizenzen sind meist wie OEM-Windows-Lizenzen: nicht übertragbar und nur für das ursprüngliche Gerät gültig. Im Gegensatz zu separat gekauften Retail-Lizenzen dürfen OEM-Office-Lizenzen rechtlich nicht auf andere Geräte übertragen werden. Glücklicherweise ist dieses Modell heute weniger verbreitet; Microsoft verknüpft sogar diese Käufe zunehmend mit deinem Konto (z. B. durch Anmeldung zur Aktivierung), wodurch sie an dein Konto gebunden sind – aber in der Regel nicht auf andere Geräte übertragbar.

Visuelle Empfehlung: Eine Screenshot der Microsoft-Office-Kontoseite, auf der aktive Installationen und ein „Deinstallieren“ oder „Deaktivieren“-Button pro Gerät zu sehen sind, wäre hier hilfreich, um die Verwaltung kontogebundener Lizenzen zu verdeutlichen. Ebenso eine kleine Grafik mit dem Vergleich „Konto-verknüpft“ vs. „Nur Produktschlüssel“: z. B. ein Bild der Office-Anmeldung vs. einer Office-Box mit Schlüssel, um den Unterschied visuell zu zeigen.

Wie man eine Windows 10/11 Lizenz auf einen anderen PC überträgt

Kommen wir nun zum praktischen Teil: Wie überträgt man seine Windows 10-Lizenz auf einen anderen PC? Die Schritte sind fast identisch für Windows 11 und gelten daher für beide. Wichtig: Du kannst dies nur tun, wenn es sich um eine Retail-Lizenz oder eine übertragbare digitale Lizenz handelt. OEM-Lizenzen dürfen nicht übertragen werden (am Ende besprechen wir kurz mögliche Alternativen). Bevor du beginnst, stelle sicher, dass du deinen 25-stelligen Produktschlüssel hast, falls er für die Aktivierung auf dem neuen Gerät erforderlich ist. Falls du ihn nicht notiert hast, kannst du ihn vor der Deaktivierung von Windows noch auslesen (weiter unten erklären wir wie).

1. Prüfe deinen Windows-Lizenztyp

Prüfe zunächst, welchen Lizenztyp deine aktuelle Windows-Installation hat. Das geht ganz einfach über die Eingabeaufforderung:

• Öffne die Eingabeaufforderung (CMD) mit Administratorrechten. (In Windows 10/11: Gib „CMD“ ins Startmenü ein, klicke mit der rechten Maustaste auf Eingabeaufforderung und wähle Als Administrator ausführen.)
• Gib folgenden Befehl ein: slmgr -dli und drücke Enter.
• Nach ein paar Sekunden erscheint ein Fenster vom Windows Script Host mit einer Lizenzübersicht. Dort siehst du, ob es sich um eine Retail- oder OEM-Lizenz handelt (z. B. „Retail channel“ oder „OEM DM channel“).

Wenn dort „Retail“ steht – gute Nachricht! Deine Lizenz ist übertragbar. Wenn „OEM“ erscheint, kannst du sie offiziell nicht auf einen anderen PC übertragen. In diesem Fall kannst du entweder die Lizenz des neuen PCs verwenden (falls vorhanden) oder eine neue Retail-Lizenz kaufen. (Beispiel: Juan führte slmgr -dli auf seinem alten PC aus und sah „Retail Channel“ – damit war klar, dass er Windows 10 problemlos auf seinen neuen Computer übertragen konnte. Sein Freund Pedro sah „OEM“ – seine Lizenz war vorinstalliert und an das Mainboard gebunden, daher nicht wiederverwendbar.)

2. Deaktiviere die Lizenz auf dem alten PC (Schlüssel freigeben)

Um eine Windows-Retail-Lizenz auf einen anderen PC zu übertragen, musst du sie zuerst auf dem ursprünglichen Gerät deaktivieren. Damit erfüllst du die Lizenzbedingungen (keine gleichzeitige Nutzung auf mehreren Geräten), und Microsoft kann den Schlüssel zur Wiederverwendung freigeben. Wie deaktiviert man den Produktschlüssel über CMD? So geht’s:

1. Öffne auf dem alten PC erneut die Eingabeaufforderung als Administrator.
2. Führe folgenden Befehl aus: slmgr.vbs /upk (steht für Uninstall Product Key).
3. Warte ein paar Sekunden. Es sollte eine Bestätigung erscheinen, dass der Produktschlüssel erfolgreich deinstalliert wurde. Windows ist dann nicht mehr aktiviert.
4. (Optional, aber empfohlen) Führe auch folgenden Befehl aus: slmgr.vbs /cpky, um den Produktschlüssel aus der Registry zu löschen. So wird verhindert, dass der Schlüssel später ausgelesen werden kann. Es deaktiviert nichts weiter – es entfernt nur den Schlüssel aus dem System-Speicher.

Starte anschließend vorsichtshalber den alten PC neu. Prüfe unter Einstellungen > Update und Sicherheit > Aktivierung, ob dort jetzt „Windows ist nicht aktiviert“ steht oder zur Aktivierung aufgefordert wird. Dann wurde die Lizenz erfolgreich freigegeben.

Vorgeschlagener Screenshot: Ein Bild der Eingabeaufforderung mit dem Befehl slmgr.vbs /upk und der Bestätigung „Produktschlüssel erfolgreich deinstalliert“ wäre hilfreich, um Nutzern visuell zu helfen.

3. Aktiviere Windows auf dem neuen PC

Kommen wir nun zum entscheidenden Schritt: die Lizenz auf den neuen PC übertragen. Du hast zwei Möglichkeiten, Windows auf dem neuen Gerät zu aktivieren:

• A) Produktschlüssel manuell eingeben: Gilt, wenn du den 25-stelligen Schlüssel hast. Auf dem neuen PC (Windows sollte bereits installiert sein, auch wenn es noch nicht aktiviert ist), gehe zu Einstellungen > Update und Sicherheit > Aktivierung und klicke auf Product Key ändern. Gib deinen Windows-Schlüssel ein und folge den Anweisungen. Mit einer Internetverbindung sollte die Aktivierung funktionieren, solange der Schlüssel gültig und nicht mehr aktiv auf einem anderen Gerät ist. Alternativ kannst du den Key auch während der Windows-Installation eingeben.
• B) Digitale Lizenz über Microsoft-Konto nutzen: Wenn die Lizenz deines alten PCs mit deinem Microsoft-Konto verknüpft war (unter Aktivierung sollte stehen „Windows ist mit einer digitalen Lizenz aktiviert, die mit Ihrem Microsoft-Konto verknüpft ist“), kannst du auf dem neuen PC einfach dasselbe Konto verwenden, um die Aktivierung durchzuführen. Nach größeren Hardwareänderungen aktiviert sich Windows 10/11 möglicherweise nicht automatisch, bietet dir aber eine Option zur Problembehandlung an. Klicke darauf, bestätige, dass du kürzlich die Hardware geändert hast, melde dich an und wähle das Gerät aus der Liste aus. In der Regel wird Windows dann ohne Neueingabe des Schlüssels reaktiviert. Besonders hilfreich, wenn dein alter PC defekt ist und du /upk nicht mehr ausführen konntest – da die Lizenz mit deinem Konto verknüpft ist, kannst du sie dennoch wiederverwenden.

Sobald Windows auf dem neuen Gerät aktiviert ist, überprüfe alles unter Einstellungen > Aktivierung. Dort sollte stehen: „Windows ist aktiviert.“ Fertig! Deine Lizenz wurde erfolgreich übertragen.

Hinweis: Das funktioniert legal nur mit Retail-Lizenzen (oder übertragbaren digitalen Lizenzen). Bei OEM-Lizenzen musst du in der Regel eine neue Lizenz kaufen, wenn du den PC wechselst. (In der Praxis erlaubt Microsoft gelegentlich eine erneute Aktivierung – aber das ist nicht garantiert und entspricht nicht den offiziellen Nutzungsbedingungen. Daher empfehlen wir dies nicht als reguläre Methode.)

Wie man Microsoft Office auf einen neuen Computer überträgt

Schauen wir uns nun Office an. Viele Einzelpersonen und Unternehmen fragen sich zum Beispiel: „Wie übertrage ich Office 2019 auf einen neuen Computer?“, ohne eine neue Lizenz kaufen zu müssen. Die gute Nachricht: Microsoft Office erlaubt in seinen Versionen ohne Abonnement in der Regel die Übertragung solange die zulässige Anzahl gleichzeitiger Installationen eingehalten wird. Im Gegensatz zu Windows ist Office in dieser Hinsicht flexibler: Microsoft geht davon aus, dass Nutzer ihr Gerät oder Betriebssystem irgendwann austauschen möchten und Office weiterhin nutzen wollen. Dennoch gibt es empfohlene Schritte, um eine reibungslose Übertragung sicherzustellen.

1. Lizenztyp und Anzahl erlaubter Installationen prüfen

Wie in den vorherigen Abschnitten erwähnt, stelle sicher, ob deine Office-Version:

• Abonnementbasiert ist (Microsoft 365): In diesem Fall darfst du Office auf einer bestimmten Anzahl von Geräten gleichzeitig installieren (z. B. 1, 5 – je nach Plan).
• Einmalkauf (Office 2016/2019/2021 oder andere klassische Version): Erlaubt in der Regel nur die Nutzung auf 1 PC gleichzeitig (ältere Versionen erlaubten z. T. 1 PC + 1 Laptop – das wurde geändert). Moderne Home & Business- oder Professional-Lizenzen erlauben eine aktive Installation.

Prüfe auch, ob die Lizenz mit deinem Microsoft-Konto verknüpft ist. Du erkennst das daran, ob du bei der Erstinstallation Office.com besuchen und dich einloggen musstest oder ob du eine Bestätigungs-E-Mail von Microsoft mit dem Produkt in deinem Konto erhalten hast. Wenn ja, erfolgt der Lizenztransfer über dein Konto. Wenn du lediglich einen gedruckten oder per E-Mail erhaltenen Produktschlüssel vom Händler hast, ist die Lizenz vermutlich nicht verknüpft – in diesem Fall musst du den Schlüssel bei der Neuinstallation manuell eingeben.

2. Office vom alten Gerät deaktivieren oder deinstallieren

Bevor du Office auf dem neuen Computer installierst, entferne die Lizenz vom alten Gerät:

• Bei einem Microsoft 365-Abonnement: Melde dich in deinem Microsoft-Konto – Bereich Dienste & Abonnements an. Suche dein Microsoft 365-Abonnement, dort wird dir angezeigt, auf welchen Geräten es installiert ist. Klicke bei dem alten Computer auf „Office deinstallieren“ oder „Abmelden“, um einen Platz für das neue Gerät freizugeben. (Hinweis: Alternativ kannst du auch in einer Office-Anwendung auf dem alten PC unter Datei > Konto auf Abmelden klicken, um die Lizenz zu trennen.)
• Bei einem Einmalkauf (z. B. Office 2019 Home & Business): Es gibt keinen „Deaktivieren“-Button in der Anwendung, da nur eine Installation erlaubt ist. In diesem Fall deinstalliere Office über die Systemsteuerung oder unter Einstellungen > Apps vom alten Computer. Wenn die Lizenz mit deinem Konto verknüpft ist, kannst du über office.com > Mein Konto > Meine Produkte prüfen, ob du die Option hast, Office auf einem anderen Gerät zu installieren. Beim Installieren auf dem neuen Gerät wird das alte automatisch als „nicht mehr verwendet“ markiert. Microsoft schreibt bei Dauerlizenzen vor, dass du bei jeder neuen Aktivierung die vorherige Installation entfernen musst und keine parallelen aktiven Kopien erlaubt sind.

Wenn du diese Schritte befolgst, bleibst du konform mit den Lizenzbedingungen und vermeidest Aktivierungskonflikte. Auch wenn du den Schritt manchmal überspringen kannst und einfach auf dem neuen Gerät installierst (z. B. wenn das alte nicht mehr funktioniert), ist es grundsätzlich besser, die erlaubte Anzahl aktiver Installationen nicht zu überschreiten.

3. Office auf dem neuen PC installieren

Installieren wir nun Office auf deinem neuen Computer:

• Gehe auf Office.com und melde dich mit dem Microsoft-Konto an, dem die Lizenz zugewiesen ist (z. B. bei Office 365 oder verknüpftem Office 2016/2019). Klicke im Konto-Dashboard auf Office installieren. Lade das Installationsprogramm herunter und führe es auf deinem neuen PC aus. Dadurch wird die vollständige Office-Suite heruntergeladen und installiert.
• Wenn dein Office über einen eigenständigen Produktschlüssel ohne Kontoanbindung lief, verwende das Installationsmedium, das du hast – z. B. ein heruntergeladenes Setup, eine ISO-Datei oder sogar eine DVD (bei älteren Versionen). Während der Installation oder beim ersten Start von Word/Excel wirst du zur Eingabe des 25-stelligen Schlüssels aufgefordert. Gib ihn ein, um Office zu aktivieren.

Nachdem Office installiert ist:

• Melde dich mit deinem Microsoft-Konto in einer beliebigen Office-App an (z. B. Word > Datei > Konto > „Anmelden“), falls dies nicht automatisch passiert. Dadurch wird die Lizenz aktiviert, wenn sie mit einem Konto verknüpft ist.
• Wenn du einen Produktschlüssel verwendet hast, versucht Office die Online-Aktivierung. Stelle sicher, dass du mit dem Internet verbunden bist. Wenn der Schlüssel gültig ist und nicht auf einem anderen PC aktiv ist, sollte die Aktivierung erfolgreich sein. Falls ein Aktivierungsfehler auftritt, wird dir möglicherweise die Option Telefonaktivierung angeboten: Ruf die angegebene Nummer an, folge den automatisierten Anweisungen und gib den vom Assistenten angezeigten Code ein. Anschließend erhältst du einen Bestätigungscode zur Aktivierung. Das passiert meistens, wenn der Schlüssel bereits genutzt wurde und Microsoft sicherstellen will, dass es sich um einen legitimen Transfer handelt.

Was passiert mit der alten Installation? Wenn du die oben genannten Schritte befolgt hast, wurde Office bereits deinstalliert oder du hast dich abgemeldet – somit gilt die Lizenz dort nicht mehr als aktiv. Bei Microsoft 365-Lizenzen siehst du die Änderung in der Liste autorisierter Geräte in deinem Konto. Bei Einmalkäufen solltest du die alte Installation einfach nicht mehr nutzen. Denke an die Regel: In den Retail-Versionen von 2021, 2019 und 2016 darf die Lizenz nur alle 90 Tage übertragen werden (außer bei Hardwaredefekten mit Genehmigung durch den Support). Das heißt: Wenn du heute auf dem neuen PC aktivierst, solltest du nicht gleich nächste Woche wieder umziehen – das kann zur Sperrung führen und einen Kontakt zum Microsoft-Support erforderlich machen.

4. Besonderer Fall: Kleine Unternehmen und Office

Bei kleinen Unternehmen, die mehrere Office-Lizenzen verwalten, kann die Situation etwas anders aussehen:

• Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 Business (oder Office 365 Business) verwendet, werden Lizenzen wahrscheinlich über ein Admin-Portal einzelnen Nutzern zugewiesen. Der „Transfer“ besteht dann darin, die Lizenz über die Admin-Konsole einem anderen Benutzer oder Gerät zuzuweisen, und dieser meldet sich dann auf dem neuen Gerät an.
• Wenn das Unternehmen mehrere einzelne Retail-Lizenzen von Office gekauft hat (z. B. 5 Keys für Office 2021 Home & Business für 5 PCs), müssen diese wie oben beschrieben verwaltet werden: Man führt eine Liste, welche Lizenz auf welchem PC verwendet wird, und nutzt den Schlüssel für Ersatzgeräte erneut. Idealerweise werden die Lizenzen mit Unternehmenskonten verknüpft, um die Verwaltung zu erleichtern.
• Wenn ein PC mit vorinstalliertem OEM-Office geliefert wurde (um Kosten zu sparen), gilt: Die Lizenz ist an das Gerät gebunden. Für ein Ersatzgerät muss eine neue Lizenz erworben werden.

Visualisierungstipp: Ein Flussdiagramm, das den Office-Übertragungsprozess Schritt für Schritt darstellt, wäre ideal – beginnend mit: „Ist deine Lizenz ein Abo oder eine Dauerlizenz?“ → „Abmelden/Deinstallieren vom alten Gerät“ → „Auf dem neuen Gerät installieren“ → „Aktivieren (Anmelden oder Schlüssel eingeben)“ → „Fertig“. So können Nutzer je nach Situation den passenden Weg nachvollziehen.

Microsoft-Lizenzverwaltung in kleinen Unternehmen

Sprechen wir nun genauer über die Microsoft-Lizenzverwaltung in kleinen Unternehmen. Diese Zielgruppe hat besondere Anforderungen, um Software legal und funktionsfähig zum bestmöglichen Preis zu betreiben. In kleinen Firmen ist es üblich, mehrere Geräte im Einsatz zu haben – oft mit begrenztem Budget. Daher ist es wichtig, vorhandene Lizenzen beim Hardwaretausch optimal zu nutzen. Hier einige Tipps und typische Szenarien:

Lizenzinventar

Führe ein klares Verzeichnis darüber, welche Lizenzen du besitzt und welchen Typs sie sind. Notiere z. B. die Produktschlüssel deiner gekauften Windows-Retail-Lizenzen und auf welchen PCs sie verwendet werden. Wenn du Geräte mit OEM-Windows kaufst, markiere sie als nicht übertragbar. Das Gleiche gilt für Office. Dieses Inventar hilft dir, herauszufinden, welche Lizenzen bei Gerätewechsel wiederverwendet werden können.

Microsoft-Firmenkonten

Ziehe in Betracht, Retail-Lizenzen mit Microsoft-Firmenkonten zu verknüpfen (z. B. einem allgemeinen Unternehmenskonto oder Mitarbeiterkonten). Wenn du beispielsweise 5 Retail-Lizenzen für Windows 10 Pro hast, kannst du sie mit 5 Microsoft-Konten deiner Organisation verknüpfen. So kannst du bei Hardwarewechseln die Lizenz einfacher reaktivieren – einfach durch Anmeldung – ohne den Support zu bemühen. Das Gleiche gilt für Office: Jede Home & Business-Lizenz kann mit dem Microsoft-Konto des jeweiligen Nutzers verknüpft werden. Wechselt der Mitarbeiter das Gerät, meldet er sich einfach auf dem neuen PC wieder an.

Verwendung von Volumenlizenzen

Microsoft bietet Programme für Volumenlizenzierung an (z. B. Microsoft Open License, Open Value usw.), bei denen du ein Paket von Lizenzen kaufst (z. B. 5, 10, 20), die du auf entsprechend vielen Geräten installieren darfst. Solche Windows- oder Office-Volumenlizenzen sind in der Regel günstiger pro Einheit und ermöglichen es dem Unternehmen, Lizenzen bei Stilllegung eines Geräts erneut zu verwenden. Beispiel: In einem Unternehmen mit 10 PCs, die alle 4 Jahre ausgetauscht werden, kannst du Windows 11 Pro über Volumenlizenzen lizenzieren. Wird ein Gerät abgeschaltet, geht die Lizenz zurück in den Pool und kann für das neue Gerät verwendet werden. Beachte: Windows-Volumenlizenzen sind in der Regel Upgrades und erfordern eine vorhandene Basislizenz (z. B. OEM). Für Office ermöglichen Volumenlizenzen (Office Standard, Office Professional Plus unter Open-Verträgen) ebenfalls flexible Neuinstallationen innerhalb der vereinbarten Menge – verwaltet per MAK-Schlüssel oder internem KMS-Server.

Microsoft 365 für Unternehmen

Alternativ setzen viele kleine Unternehmen auf Abonnements von Microsoft 365 (Business Standard, Apps for Business usw.). Diese funktionieren benutzerbasiert und nicht gerätegebunden. Jeder Benutzer kann Office auf mehreren Geräten installieren, und das Unternehmen zahlt eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer. Der Vorteil: Ein Hardwarewechsel ist unkompliziert – einfach Office auf dem neuen Gerät installieren und der Benutzer meldet sich an. Bei Windows beinhaltet Microsoft 365 Business Premium Upgrade-Rechte für Windows 10/11 Pro/Enterprise auf verwalteten Geräten, sodass separate Produktschlüssel nicht nötig sind. Diese Lösung basiert jedoch auf Abomodellen, was nicht für alle Unternehmen passend ist.

Interne Richtlinien und Schulungen

Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen verstehen, dass man Software nicht einfach von einem PC auf einen anderen kopieren darf. Erkläre deinem Team: Wenn ein Computer außer Betrieb genommen wird, darf dessen Windows-Lizenz (sofern Retail) auf dem Ersatzgerät verwendet werden – aber nicht gleichzeitig auf beiden. Gleiches gilt für Office: Wenn ein Mitarbeiter ein neues Notebook erhält, muss Office auf dem alten deinstalliert oder nicht weiter verwendet werden. Solche Regeln vermeiden Lizenzverstöße und Aktivierungsprobleme.

Praktisches Unternehmensbeispiel

Stell dir ein kleines Beratungsunternehmen mit 5 Mitarbeitenden vor. Sie hatten 5 ältere PCs, jeder mit Windows 10 Pro Retail und Office 2019 Home & Business. Beim Austausch der Hardware kauften sie keine neuen Lizenzen, sondern gingen folgendermaßen vor: Sie überprüften, ob es sich bei jeder Windows-Lizenz um eine Retail-Version handelte (was zutraf), deaktivierten sie auf den alten Geräten, installierten Windows 10 auf den neuen und verwendeten dieselben Keys – alle wurden problemlos aktiviert, wodurch sie mehrere hundert Euro sparten.

Für Office war es genauso: Da jede Office-Lizenz mit dem Microsoft-Konto des jeweiligen Mitarbeiters verknüpft war, wurde Office 2019 auf den neuen Geräten einfach über das jeweilige Konto installiert. Beim Öffnen von Word war Office bereits aktiviert (und in der Microsoft-Kontoübersicht waren die neuen Geräte anstelle der alten eingetragen). Am Ende konnte das Unternehmen alle Lizenzen legal und ohne Zusatzkosten weiterverwenden – dank effektiver Lizenzverwaltung.

Praktische Beispiele für Lizenzübertragungen

Nachfolgend findest du zwei kurze reale Szenarien, die das zuvor Erklärte veranschaulichen – mit konkreten technischen Details. Diese Beispiele zeigen typische Fälle und wie sie Schritt für Schritt gelöst wurden.

Beispiel 1: Übertragung einer Windows 10 Retail-Lizenz nach Hardwaredefekt

Ana hatte einen selbstgebauten Desktop-PC, auf dem sie eine online gekaufte Windows 10 Pro Retail-Lizenz aktiviert hatte. Leider wurde das Mainboard durch eine Überspannung irreparabel beschädigt. Ana entschied sich, die Gelegenheit zu nutzen, um ein neues, leistungsstärkeres System zu bauen. Problem: Wie lässt sich Windows 10 Pro auf der neuen Hardware reaktivieren, ohne eine neue Lizenz zu kaufen?

Lösung: Da es sich um eine Retail-Lizenz handelte, durfte Ana sie übertragen. Da sie keinen Zugriff mehr auf das alte System hatte (wegen der defekten Hardware), konnte sie slmgr /upk nicht ausführen. Stattdessen baute sie ihren neuen PC und installierte Windows 10 Pro direkt (ohne Produktschlüssel bei der Installation einzugeben). Beim ersten Start war Windows nicht aktiviert. Ana ging zu Einstellungen > Aktivierung und klickte auf Problembehandlung. Sie wählte die Option „Ich habe kürzlich die Hardware dieses Geräts geändert“. Nach der Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, das mit der digitalen Lizenz verknüpft war, erschien eine Liste mit ihren Geräten. Sie wählte das alte Gerät aus und bestätigte die Aktivierung für den aktuellen PC. Innerhalb weniger Sekunden zeigte Windows an: „Windows ist aktiviert“.

Technischer Hinweis: Anas digitale Retail-Lizenz war mit ihrem Konto verknüpft, sodass sie die Lizenz auch ohne altes Mainboard reaktivieren konnte. Hätte sie das nicht zuvor gemacht, hätte sie den Microsoft-Support anrufen müssen – zum Glück hatte sie die Verknüpfung bereits bei der ersten Installation durchgeführt.

Beispiel 2: Office 2019 nach einem Hardwarewechsel übertragen

Juan ist freiberuflicher Profi und nutzt Office 2019 Home & Business täglich. Er hatte die Lizenz einmalig gekauft und auf seinem alten Laptop installiert. Später kaufte er ein leistungsstärkeres Gerät und wollte Office 2019 auf das neue Gerät übertragen. Problem: Wie kann er sicherstellen, dass Office auf dem neuen PC funktioniert, ohne gegen die Lizenzbedingungen zu verstoßen?

Lösung: Zunächst prüfte Juan, ob seine Office-2019-Lizenz mit seinem Konto verknüpft war (war sie – ersichtlich über Office.com). Auf dem alten Laptop ging er zu Systemsteuerung > Programme und deinstallierte Microsoft Office 2019, um die Lizenz freizugeben. Dann besuchte er auf dem neuen Laptop die Office-Website und meldete sich an. Er lud das Office-2019-Installationsprogramm aus dem Bereich Dienste und Abonnements herunter. Nach der Installation startete er Word und meldete sich mit seinem Konto an: Office erkannte sofort die Home & Business-Lizenz und aktivierte sie. Alle Dokumente und Einstellungen blieben dank OneDrive erhalten.

Technischer Hinweis: Juans Lizenz erlaubt nur eine Installation gleichzeitig, aber Microsoft blockierte nichts, da nur ein Gerät aktiv war (der neue Laptop). Selbst wenn er auf dem alten Gerät nicht deinstalliert hätte, hätte die Aktivierung auf dem neuen wahrscheinlich automatisch zur Deaktivierung auf dem alten geführt (z. B. durch erneute Anmeldeaufforderung oder Lizenzwarnung). Der gesamte Vorgang dauerte weniger als eine Stunde und war kostenlos.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich meine Windows-Lizenz auf einen anderen Computer übertragen?

Ja, abhängig vom Lizenztyp, den du besitzt. Wenn es sich um eine Retail-Lizenz (separat gekauft) handelt, kannst du sie auf einen anderen Computer übertragen, der dir gehört. Du musst sie zuvor auf dem alten Gerät deaktivieren (zum Beispiel mit slmgr.vbs /upk oder durch Formatierung des alten PCs), bevor du sie auf dem neuen Gerät aktivierst.

OEM-Lizenzen (die oft ab Werk auf PCs vorinstalliert sind) dürfen rechtlich nicht auf andere Geräte übertragen werden, da sie an die ursprüngliche Hardware gebunden sind. Volumenlizenzen hingegen können innerhalb derselben Organisation gemäß den Vertragsbedingungen auf andere Geräte umgelegt werden.

Wie finde ich heraus, ob meine Office-Lizenz übertragbar ist?

Du musst den Typ deiner Microsoft-Office-Lizenz prüfen. Handelt es sich um ein Microsoft 365-Abonnement, dann wird die Lizenz nicht „übertragen“ – du installierst Office einfach auf einem neuen Gerät, indem du dich anmeldest, solange du die maximale Geräteanzahl nicht überschreitest. Du kannst ein altes Gerät über dein Konto leicht deaktivieren. Handelt es sich um eine Dauerlizenz (Office 2016/2019/2021 mit Einmalkauf), sind diese in den meisten Fällen auf einen anderen PC übertragbar, solange sie immer nur auf einem Gerät installiert ist. Beispiel: Office Home & Business 2019 kann übertragen werden, wenn du es zuvor vom alten Gerät deinstallierst.

Ein wichtiger Hinweis: Wenn deine Lizenz mit deinem Microsoft-Konto verknüpft ist (was bei den meisten digitalen Käufen heutzutage der Fall ist), handelt es sich um eine Retail-Lizenz, die du über dieses Konto auf ein anderes Gerät erneut installieren kannst. Wenn Office hingegen vorinstalliert war oder im Bundle mit deinem PC geliefert wurde (OEM-Lizenz), kann sie nicht übertragen werden. Du kannst die Lizenzbedingungen jederzeit in der Dokumentation oder auf der Microsoft-Website nachlesen.

Was passiert, wenn ich meinen Produktschlüssel bereits auf einem anderen Computer verwendet habe?

Wenn du versuchst, Windows oder Office mit einem Produktschlüssel zu aktivieren, der bereits auf einem anderen aktiven Gerät verwendet wird, wird der Aktivierungsserver den Schlüssel in der Regel ablehnen – mit dem Hinweis, dass dieser Schlüssel bereits genutzt wurde oder die Aktivierungsgrenze erreicht ist. Stelle sicher, dass du die Lizenz auf dem vorherigen Gerät deaktiviert oder deinstalliert hast. Wenn du das bereits getan hast, erkennt die Online-Aktivierung dies möglicherweise trotzdem nicht (insbesondere bei Windows).

Lösung: Unter Windows kannst du die Telefonaktivierung verwenden: Das System zeigt dir eine Telefonnummer und einen Code an. Nach Bestätigung, dass der Schlüssel nur auf einem Gerät genutzt wird, erhältst du einen Bestätigungscode zur Aktivierung. Bei Office kannst du bei ähnlichen Problemen ebenfalls den Aktivierungsassistenten für Telefonaktivierung starten. Damit weist du nach, dass du die Lizenz überträgst und nicht duplizierst. Wenn deine Lizenz mit einem Microsoft-Konto verknüpft ist, ist die einfachere Lösung oft die Aktivierung über dein Konto oder die Verwaltung über dein Microsoft-Kontoportal.

Wenn du ein Abonnement hast (z. B. Microsoft 365) und die Gerätegrenze erreicht ist, deaktiviere einfach eines der bisherigen Geräte in deinem Konto und melde dich anschließend auf dem neuen Gerät an. Wichtig: OEM-Keys können nicht auf einem zweiten Gerät verwendet werden. In dem Fall musst du eine neue, gültige Lizenz erwerben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Übertragung von Windows- und Office-Lizenzen in vielen Fällen völlig legal und problemlos möglich ist – vorausgesetzt, du hast die richtige Lizenz (meist Retail oder digitale Äquivalente) und befolgst die richtigen Schritte. Dadurch kannst du Geld sparen und das Beste aus deiner Softwareinvestition herausholen. Wir hoffen, dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden war hilfreich für dich – egal ob du ein Privatanwender bist, der seinen Heim-PC aktualisiert, ein Profi mit neuen Arbeitsgeräten oder ein kleines Unternehmen beim Geräteaustausch. Mit dem richtigen Wissen kannst du Microsoft-Lizenzen effizient und ohne Komplikationen verwalten. Viel Erfolg mit deinem neuen Gerät und deiner Software!