Microsoft Office: Dauerlizenzen vs. Abonnements

Einleitung

In der heutigen Geschäftswelt setzen viele Softwareanbieter zunehmend auf Abonnementmodelle – und Microsoft bildet mit seiner Suite Microsoft 365 (früher bekannt als Office 365) keine Ausnahme. Dennoch sind die klassischen Dauerlizenzen von Office – wie Office 2019 oder Office 2021 – weiterhin erhältlich und können insbesondere für KMU und Großunternehmen eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten. Für IT-Verantwortliche ist die richtige Entscheidung zwischen Abo-Modell und Einmalkauf entscheidend, da sie über die Jahre hinweg tausende Euro sparen kann – ohne Einbußen bei der Produktivität.

In diesem Blog analysieren wir ausführlich und detailliert die Unterschiede zwischen Microsoft-Office-Dauerlizenzen und den Microsoft-365-Abonnements.

Wir vergleichen die Anfangs- und Langzeitkosten, zeigen Finanzsimulationen über 3 und 5 Jahre für verschiedene Unternehmensgrößen und beleuchten die Vorteile von Dauerlizenzen in Bezug auf Kontrolle, Stabilität und Compliance. Außerdem besprechen wir zentrale Aspekte wie Updates, Kompatibilität und technischen Support und geben praxisnahe Empfehlungen sowie Anwendungsfälle, damit IT-Verantwortliche beurteilen können, welches Modell sich für ihr Unternehmen wirtschaftlich am meisten lohnt.

Ziel ist es, Ihnen einen klaren und überzeugenden Leitfaden für fundierte Entscheidungen an die Hand zu geben – damit Sie einschätzen können, ob Office-Dauerlizenzen die richtige Strategie zur Optimierung Ihres IT-Budgets darstellen.

Dauerlizenzen vs. Abonnements: Worin bestehen die Unterschiede?

Bevor wir zu Zahlen und Beispielen kommen, lohnt es sich, die grundlegenden Unterschiede zwischen einer Dauerlizenz für Microsoft Office und einem Abonnement von Microsoft 365 zu klären:

Zahlungsmodell

Eine Dauerlizenz wird durch eine einmalige Zahlung erworben und berechtigt zur unbegrenzten Nutzung dieser Softwareversion (normalerweise eine Lizenz pro Gerät). Microsoft 365 hingegen basiert auf regelmäßigen Zahlungen (monatlich oder jährlich) pro Nutzer; solange das Abonnement aktiv ist, besteht Zugriff auf die Anwendungen. Wird die Zahlung eingestellt, verliert man den Zugang zur Software.

Versionsupdates

Mit einer Dauerlizenz (z. B. Office 2021) erhält man genau diese Version. Sie beinhaltet Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen, jedoch keine neuen Funktionen oder Feature-Updates nach dem Kauf. Möchte man in Zukunft eine neuere Version (z. B. Office 2024), muss eine neue Lizenz erworben werden. Im Gegensatz dazu ist Office im Microsoft 365-Abonnement immer auf dem neuesten Stand; Abonnenten erhalten kontinuierlich alle neuen Funktionen, Verbesserungen und Anwendungen, ohne zusätzlich für größere Updates zahlen zu müssen.

Inklusive Dienste

Microsoft 365 enthält in der Regel zusätzliche Cloud-Dienste neben den Office-Desktopanwendungen. So bieten die Business-Pläne von Microsoft 365 1 TB OneDrive-Speicher pro Nutzer, geschäftliche E-Mail mit Exchange Online, Microsoft Teams für die Zusammenarbeit, SharePoint sowie weitere Produktivitäts- und Sicherheitsdienste in der Cloud. Dauerlizenzen für Office enthalten in der Regel keine Cloud-Dienste: sie umfassen nur die Desktopanwendungen (Word, Excel, PowerPoint usw., je nach Edition auch Outlook, Access etc.) – ohne Online-Speicher oder Serverdienste. Wenn Ihr Unternehmen diese Cloud-Funktionen benötigt, müssen sie separat bereitgestellt oder über eigene Infrastruktur abgedeckt werden, was zusätzliche Kosten außerhalb der eigentlichen Office-Lizenz bedeuten kann.

Flexibilität und Nutzungsumfang

Mit einem Microsoft 365-Benutzerabonnement kann Office in der Regel gleichzeitig auf mehreren Geräten installiert werden (z. B. auf dem Arbeits-PC, Laptop, Tablet und Smartphone), indem man sich mit dem Firmenkonto anmeldet – meist bis zu fünf Geräte pro Nutzer. Eine Standard-Dauerlizenz von Office hingegen ist in der Regel auf ein einziges Gerät beschränkt (oder auf einen Nutzer an einem Gerät, je nach Lizenzmodell). Das macht das Abonnement flexibler für Nutzer, die mit mehreren Geräten arbeiten, während sich die Dauerlizenz besser für feste Arbeitsplätze oder Nutzer eignet, die ausschließlich ein Hauptgerät verwenden.

Technischer Support und Wartung

Microsoft stellt Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen für Dauerlizenzen während des Lebenszyklus der jeweiligen Version bereit (normalerweise 5 Jahre Mainstream-Support ab Veröffentlichung, ohne erweiterten Support bei den neuesten Editionen). Microsoft 365-Abonnements beinhalten Support, solange das Abonnement aktiv ist; zudem ist die Software stets auf dem neuesten Stand, was die Kompatibilität mit unterstützten Betriebssystemen und neuen Microsoft-Diensten gewährleistet. Bei einer Dauerlizenz kann es hingegen nach mehreren Jahren passieren, dass neue Windows-Versionen oder andere Systeme nicht mehr offiziell mit der alten Office-Version kompatibel sind oder moderne Onlinedienste nicht mehr unterstützen – was eine spätere Aktualisierung erforderlich machen kann.

Zusammengefasst liegt der entscheidende Unterschied darin, dass eine Office-Dauerlizenz ein erworbenes Softwareprodukt ist – man zahlt einmal und kann es so lange nutzen, wie man möchte – während Microsoft 365 eher ein laufender Service ist – man zahlt je nach Nutzungsdauer und erhält dafür stets die neueste Version inklusive Zusatzleistungen. Dieser Unterschied hat erhebliche Auswirkungen auf Kosten, Verwaltung und Funktionsumfang, die wir im Folgenden näher beleuchten.

Anschaffungskosten vs. langfristige Kosten

Das Zahlungsmodell ist ein entscheidender Unterschied. Ein Microsoft 365-Abonnement erfordert fortlaufende Zahlungen: Auch wenn die monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer gering erscheint, addieren sich diese wiederkehrenden Kosten mit der Zeit erheblich. Eine Office-Dauerlizenz hingegen bedeutet eine höhere Einmalzahlung zu Beginn, verursacht aber keine weiteren Nutzungskosten über die Jahre hinweg.

Ein Beispiel: Rund 10–12 € pro Monat und Nutzer wirken günstiger als eine Einmalzahlung von ca. 250 € für eine Lizenz. Doch auf mehrere Jahre betrachtet zeigt sich: Nach 3 Jahren summieren sich die monatlichen Kosten auf etwa das Doppelte der ursprünglichen Lizenzkosten. Nach 5 Jahren können die Abonnementgebühren das Dreifache der Einmalkosten erreichen. Und im Gegensatz zur Dauerlizenz (bei der nach dem Kauf keine weiteren Zahlungen für diese Version anfallen), generiert das Abonnement laufend Rechnungen, solange man den Dienst nutzt.

Unterm Strich bieten Abonnements niedrige Einstiegskosten, bringen aber eine dauerhafte Zahlungsverpflichtung mit sich. Dauerlizenzen hingegen erfordern eine höhere Anfangsinvestition, sind aber deutlich günstiger auf lange Sicht, wenn das Programm über mehrere Jahre hinweg genutzt wird. Im nächsten Abschnitt sehen wir konkrete Zahlen anhand praktischer Szenarien.

Finanzszenarien für 3 und 5 Jahre

Um die Kostenunterschiede zwischen beiden Modellen zu veranschaulichen, stellen wir zwei konkrete Beispiele vor: ein kleines Unternehmen (KMU) und ein Großunternehmen, mit einem Vergleich der Kosten über 3 Jahre und 5 Jahre bei Abonnement im Vergleich zu Dauerlizenzen:

Beispiel 1: KMU (20 Nutzer)

Wenn jeder Nutzer Microsoft 365 Business Standard verwendet (~11,70 €/Monat), betragen die jährlichen Kosten für 20 Nutzer rund 2.800 €. In 3 Jahren wären das etwa 8.400 €, und in 5 Jahren rund 14.000 € an Abonnementkosten. Mit Dauerlizenzen von Office (angenommen ~250 € pro Einzellizenz) würde die Ausstattung dieser 20 Arbeitsplätze eine einmalige Investition von etwa 5.000 € bedeuten. Nach 3 oder 5 Jahren bleiben die Ausgaben bei diesen 5.000 € (ohne zusätzliche Gebühren).

Geschätzte Einsparung: Das KMU würde rund 3.400 € in 3 Jahren und 9.000 € in 5 Jahren sparen, wenn es sich für Dauerlizenzen anstelle von Abonnements entscheidet.

Beispiel 2: Großunternehmen (500 Nutzer)

Bei Microsoft 365-Abonnements zu ~140 € pro Nutzer/Jahr belaufen sich die jährlichen Kosten für 500 Nutzer auf etwa 70.000 €. In 3 Jahren summiert sich das auf 210.000 €, und in 5 Jahren auf rund 350.000 €. Mit Dauerlizenzen würde die Anfangsinvestition für 500 Office-Lizenzen (~250 € pro Lizenz) 125.000 € betragen. Nach 3 oder 5 Jahren bleiben die Gesamtkosten gleich, sofern keine neue Version gekauft wird.

Geschätzte Einsparung: In 3 Jahren etwa 85.000 € weniger, und in 5 Jahren rund 225.000 € Ersparnis zugunsten des Dauerlizenzmodells.

Wie man sieht, gilt: Je mehr Nutzer und je länger der Nutzungszeitraum, desto größer die Ersparnis mit Dauerlizenzen. Selbst wenn nach einigen Jahren eine neue Version gekauft wird, bleiben die Gesamtkosten in der Regel unter denen eines Abonnementmodells. Die Einsparungen sind erheblich und können das IT-Budget für andere Initiativen freimachen.

Vor- und Nachteile von Dauerlizenzen vs. Abonnements

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Vor- und Nachteile beider Modelle zusammen – unter Berücksichtigung von Kosten, Kontrolle, Stabilität und anderen Schlüsselfaktoren:

Vorteile von Dauerlizenzen:

• Langfristige Einsparungen: Der größte Vorteil ist finanzieller Natur. Zwar ist die Anfangsinvestition höher, doch über die Jahre hinweg sind die Gesamtkosten meist deutlich geringer als bei einem fortlaufenden Abonnement. Das kann für das Unternehmen Einsparungen in Höhe von mehreren tausend Euro bedeuten.
• Kontrolle und Eigentum an der Software: Das Unternehmen besitzt die Lizenz und die installierte Version. Es ist nicht von Entscheidungen des Anbieters abhängig, um die Software weiter zu nutzen. Es gibt keine Überraschungen bei Preisänderungen oder Lizenzbedingungen nach dem Kauf. Zudem gilt: Auch wenn keine weiteren Zahlungen erfolgen (was bei Einmalkauf nicht notwendig ist), bleibt der Zugriff auf die Anwendungen erhalten.
• Stabile Umgebung: Alle PCs nutzen über Jahre hinweg dieselbe feste Office-Version, was plötzliche Änderungen in Oberfläche oder Funktionen vermeidet. Das reduziert Unterbrechungen und den Schulungsbedarf für Benutzer. Die Software kann zudem vollständig offline genutzt werden – nach der Aktivierung ist keine Internetverbindung mehr nötig, was ideal für Umgebungen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder eingeschränkter Konnektivität ist.
• Einfachere Einhaltung von Vorschriften: Da die Lösung nicht cloudbasiert ist, ist es einfacher sicherzustellen, dass Daten innerhalb der eigenen Infrastruktur bleiben – hilfreich bei Datenschutzrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben. Auch die Lizenzverwaltung ist klar (X Lizenzen auf X Geräten), was Software-Audits erleichtert und Risiken durch nicht lizenzierte Nutzer reduziert.

Nachteile von Dauerlizenzen:

• Höhere Anfangsinvestition: Für jeden Arbeitsplatz ist ein höherer Betrag im Voraus zu zahlen. Das kann für Unternehmen mit begrenztem IT-Budget kurzfristig ein Hindernis sein – besonders wenn sie Kosten lieber über die Zeit verteilen möchten.
• Keine kontinuierlichen neuen Funktionen: Neue Funktionen, die Microsoft nach dem Kauf veröffentlicht, sind nicht enthalten. Wird etwa ein Jahr später eine wichtige Neuerung eingeführt, ist diese nur in einer neueren Version verfügbar. Dauerlizenzen erhalten lediglich Sicherheitsupdates, aber keine funktionalen Erweiterungen.
• Regelmäßige größere Updates nötig: Da jede Version nur eine begrenzte Lebensdauer (z. B. ca. 5 Jahre Support) hat, muss das Unternehmen irgendwann eine neuere Version einführen, um weiterhin Support und volle Kompatibilität zu erhalten. Das bedeutet ein weiteres Migrationsprojekt und neue Investitionen – wenn auch in größeren Zeitabständen.
• Weniger flexibel bei Skalierung oder Mehrgeräte-Nutzung: Eine Dauerlizenz ist meist an ein bestimmtes Gerät oder einen Nutzer gebunden. Nutzt ein Mitarbeiter mehrere Geräte, werden mehrere Lizenzen benötigt oder es muss auf eines beschränkt werden. Außerdem ist es schwierig, die Anzahl der Lizenzen nach dem Kauf zu reduzieren (außer bei Umverteilung). Abonnements hingegen ermöglichen regelmäßige Anpassungen der aktiven Nutzerkonten.

Vorteile von Microsoft 365 (Abonnement):

• Ständige Updates und Verbesserungen: Die Nutzer haben immer Zugriff auf die neueste Version von Office und alle aktuellen Funktionen direkt nach deren Veröffentlichung. Dadurch verfügt das Unternehmen stets über moderne und kompatible Tools – ohne selbst neue Versionen installieren zu müssen.
• Integrierte Cloud-Dienste: Das Abonnement bietet mehr als nur Desktop-Apps. Enthalten sind z. B. 1 TB OneDrive-Speicher pro Nutzer, Exchange Online für E-Mails, Microsoft Teams, SharePoint, Sicherheitslösungen und mehr – alles integriert. Damit entsteht ein umfassendes Produktivitätsökosystem, das die Zusammenarbeit verbessert und Investitionen in separate Lösungen überflüssig macht.
• Verteilte Zahlung und Skalierbarkeit: Es ist kein hoher Anfangsbetrag für alle Lizenzen erforderlich; stattdessen zahlt man monatlich oder jährlich pro Nutzer – das erleichtert die Liquiditätsplanung. Zudem lässt sich einfach skalieren: Neue Nutzer können jederzeit hinzugefügt oder – z. B. am Ende des Vertragszeitraums – entfernt werden, wodurch man nicht für ungenutzte Lizenzen zahlen muss.
• Garantierter Support und Kompatibilität: Solange das Abonnement aktiv ist, ist die Software durch Microsoft unterstützt. Es gibt keine Sorgen um Supportende oder Sicherheitslücken – alles wird automatisch abgedeckt. In der Regel ist auch technischer Support enthalten, was die IT-Abteilung spürbar entlasten kann.

Nachteile von Microsoft 365:

• Dauerhaft höhere Kosten: Langfristig ist das Abonnement meist teurer. Es handelt sich um eine unbefristete Zahlungsverpflichtung – wenn ein Unternehmen Office über 5, 7 oder 10 Jahre nutzt, muss es über all diese Jahre hinweg kontinuierlich zahlen. Außerdem kann Microsoft die Abonnementpreise im Laufe der Zeit erhöhen (was bereits geschehen ist), was zu Unsicherheiten bei der zukünftigen Budgetplanung führt.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Das Unternehmen ist den Entscheidungen von Microsoft hinsichtlich Produktänderungen und Lizenzbedingungen unterworfen. Wenn Microsoft einen Dienst, eine Funktion oder die Lizenzbedingungen ändert, hat der Kunde kaum Einfluss darauf. Die Kündigung des Abonnements bedeutet den Verlust der Software – somit besteht eine gewisse Bindung (Lock-in) an den Anbieter.
• Häufige Änderungen der Umgebung: Der ständige Strom an Updates kann in Umgebungen, die auf Stabilität setzen, ein Nachteil sein. Benutzer erleben regelmäßig kleinere (oder manchmal größere) Änderungen an der Benutzeroberfläche oder am Verhalten der Anwendungen, was zu Verwirrung oder einem dauerhaften Anpassungsbedarf führen kann.
• Erfordert Verwaltung und Konnektivität: Administrativ müssen Abonnementkonten (Neuanlagen, Kündigungen, Verlängerungen) verwaltet und sichergestellt werden, dass die Geräte regelmäßig mit dem Internet verbunden sind, um die Lizenzen zu validieren. In den meisten Fällen ist das kein großes Problem, doch in Netzwerken mit eingeschränkter Konnektivität kann es zu Herausforderungen kommen. Zudem: Auch wenn Office zeitweise offline genutzt werden kann, liegt der Mehrwert des Abonnements in vielen Onlinediensten – und wenn diese nicht genutzt werden, bleibt ein großer Teil des Potenzials ungenutzt.

Überlegungen zu Updates, Kompatibilität und Support

Es ist wichtig zu beachten, dass eine unbefristete Office-Lizenz im Laufe der Zeit keine Funktionsupdates erhält. Daher sollte das Unternehmen in regelmäßigen Abständen größere Updates einplanen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. In der Praxis aktualisieren viele Organisationen Office alle 4 bis 6 Jahre (wenn die verwendete Version dem offiziellen Supportende näherkommt). Dies gewährleistet eine unterstützte und sicherheitsgepatchte Umgebung, auch wenn nicht immer die neuesten Funktionen verfügbar sind. Die gute Nachricht ist, dass sich die Dokumentformate (docx, xlsx usw.) in den letzten Versionen kaum verändert haben, sodass es normalerweise keine Kompatibilitätsprobleme zwischen einer modernen unbefristeten Version und der Abonnementversion gibt. Nutzer der unbefristeten Version sehen oder verwenden lediglich keine Funktionen, die exklusiv in neueren Versionen enthalten sind.

Mit Microsoft 365 entfallen diese Bedenken hinsichtlich Support und Kompatibilität praktisch vollständig: Man nutzt immer die aktuellste, voll unterstützte Version mit allen neuen Funktionen. Das vereinfacht die technische Verwaltung erheblich. Wie bereits erwähnt, bezahlt man jedoch für diesen Komfort mit laufenden Kosten und einer gewissen Abhängigkeit von ständigen Änderungen. Jedes Unternehmen muss für sich abwägen, wie wichtig es ist, stets die neuesten Funktionen zu haben, im Vergleich zur Stabilität und den Einsparungen, die eine längere Nutzung derselben Version mit sich bringt.

Anwendungsfälle und praxisnahe Empfehlungen

Je nach Unternehmensart und Prioritäten kann das eine oder andere Modell besser geeignet sein. Einige Anwendungsfälle, in denen sich unbefristete Lizenzen besonders bewähren, sind:

• Unternehmen mit begrenztem IT-Budget: Organisationen, die ihre Ausgaben minimieren und langfristig sparen möchten (z. B. viele KMUs), finden in unbefristeten Lizenzen eine kosteneffiziente Lösung.
• Organisationen mit hohen Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen: Branchen wie Behörden, Finanz- oder Gesundheitswesen, in denen Cloud-Dienste eingeschränkt oder streng kontrollierte Umgebungen vorgeschrieben sind, bevorzugen häufig lokal installierte und stabile Software. Unbefristetes Office ermöglicht den Betrieb ohne externe Dienste und erleichtert die Einhaltung interner oder gesetzlicher Vorgaben.
• Unternehmen mit stabiler Bürosoftware-Nutzung und grundlegenden Anforderungen: Wenn Mitarbeiter hauptsächlich Standardfunktionen von Word, Excel, Outlook usw. verwenden und diese sich im Laufe der Zeit wenig ändern, erfüllt eine feste Office-Version die Anforderungen vollständig. Monatlich neue Funktionen sind in solchen Fällen nicht erforderlich.
• Unternehmen mit bestehender eigener IT-Infrastruktur: Zum Beispiel Firmen mit eigenem Fileserver, On-Premise-E-Mail oder anderen lokalen Lösungen. In solchen Fällen wird der Mehrwert der Microsoft 365 Cloud-Dienste weniger genutzt, und es kann wirtschaftlich sinnvoller sein, bei lokalem Office zu bleiben.
• Unternehmen mit stabiler Mitarbeiteranzahl: Wenn die Zahl der Office-Nutzer im Unternehmen weitgehend konstant bleibt, lässt sich die Beschaffung unbefristeter Lizenzen gut planen. Der Skalierungsvorteil von Abos geht nicht verloren, da selten neue Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden müssen.

Wann ist ein Microsoft 365-Abonnement vorteilhafter?

Einige Szenarien, in denen sich ein Abonnement besonders lohnt, sind:

• Unternehmen, die stets die neueste Technologie benötigen: Arbeitsteams, die von den neuesten Funktionen profitieren oder moderne Kollaborationswerkzeuge benötigen, könnten ein Abonnement bevorzugen. Zum Beispiel Design-, Datenanalyse- oder Entwicklungsabteilungen, die sofortigen Zugriff auf neue Office-Funktionen oder ergänzende Anwendungen wünschen (wie die aufkommenden KI-Funktionen in Microsoft 365).
• Nutzer mit mehreren Geräten und mobilem Arbeiten: Wenn Mitarbeitende mehrere Geräte (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) nutzen, um mit Office zu arbeiten, ist ein benutzerbasiertes Abonnement deutlich praktischer. Mit einer einzigen Zahlung pro Benutzer kann Office auf allen Geräten installiert und synchron gehalten werden – etwas, das mit einzelnen Dauerlizenzen nur schwer umsetzbar ist.
• Organisationen, die Cloud-Dienste intensiv nutzen: Wenn ein Unternehmen stark auf Tools wie OneDrive, Teams, SharePoint, Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten usw. setzt, bietet das Abonnement eine einheitliche und optimierte Benutzererfahrung. Wenn diese Dienste dem Unternehmen einen hohen Mehrwert bringen (z. B. durch gesteigerte Produktivität oder verbesserte Kommunikation), ist der zusätzliche Preis des Abonnements gerechtfertigt.
• Schnell wachsende oder sich häufig verändernde Umgebungen: Start-ups oder Projekte mit schnell steigender Nutzeranzahl sowie Unternehmen mit saisonalen oder flexiblen Arbeitskräften bevorzugen oft das Abonnement, da Benutzerkonten bei Bedarf einfach hinzugefügt oder entfernt werden können. So vermeiden sie Fixkosten für ungenutzte Lizenzen und passen die Ausgaben flexibel an die tatsächliche Teamgröße an.

Praktische Empfehlungen

Abschließend bieten wir IT-Verantwortlichen einige praktische Empfehlungen, um zu bewerten, welches Modell für ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoller ist:

1. Bedarfs- und Nutzungsanalyse: Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Office-Nutzung in Ihrem Unternehmen durch. Welche Anwendungen und Funktionen sind kritisch? Wie viele Geräte nutzt jeder Mitarbeiter? Wird hauptsächlich lokal oder kollaborativ in der Cloud gearbeitet? Diese Analyse hilft zu erkennen, ob die Vorteile von Microsoft 365 wirklich genutzt werden oder ob eine unbefristete Version problemlos alle Anforderungen abdeckt.
2. Gesamtkosten des Eigentums (TCO) berechnen: Erstellen Sie eine Kostenprojektion für beide Optionen über einen Zeitraum von mindestens 3 bis 5 Jahren (oder länger, je nach Ihrem Planungshorizont). Vergleichen Sie direkt, wie viel Sie für Abonnements im Vergleich zur Investition in unbefristete Lizenzen zahlen würden (unter Berücksichtigung möglicher zukünftiger Upgrades, falls Sie planen, diese zu erneuern). Berücksichtigen Sie alle relevanten Faktoren: Beispielsweise sparen Sie mit einem Abonnement möglicherweise bei Mailservern, da Sie Exchange Online nutzen, während Sie bei einer Dauerlizenz eventuell Ihren bestehenden Server weiter betreiben müssen. Durch die vollständige Kostenbetrachtung können Sie klar erkennen, welche Option wirtschaftlich vorteilhafter ist.
3. Finanzielle und buchhalterische Aspekte berücksichtigen: Klären Sie mit Ihrer Finanzabteilung, welche Art von Ausgabe sinnvoller ist. In manchen Fällen ist eine Investition in Lizenzen (CapEx) vorteilhafter, da sie über mehrere Jahre abgeschrieben wird. In anderen Fällen bevorzugen Unternehmen vorhersehbare laufende Betriebskosten (OpEx) von Jahr zu Jahr. Ihre Entscheidung sollte auch zur Finanzstrategie Ihres Unternehmens passen.
4. Bedeutung von Updates und Zusatzdiensten bewerten: Überlegen Sie, welchen konkreten Nutzen die neuesten Office-Funktionen und Dienste wie OneDrive, Teams usw. für Ihr Unternehmen bringen. Wenn diese für Produktivität und Innovation entscheidend sind, spricht vieles für das Abonnement. Wenn sie hingegen nur geringen Mehrwert bieten oder leicht durch bestehende Lösungen ersetzt werden können, ist die unbefristete Lizenz vorteilhafter.
5. Hybride Ansätze nicht ausschließen: Die Entscheidung muss nicht schwarz-weiß sein. Sie können beide Modelle kombinieren – je nach Bedarf. Zum Beispiel könnten Sie unbefristete Lizenzen für die Mehrheit Ihrer Mitarbeitenden erwerben, die Office eher konventionell nutzen, und eine kleinere Anzahl an Microsoft 365-Abos für sogenannte "Power-User" bereitstellen, die stets die neuesten Funktionen benötigen oder Office auf mehreren Geräten nutzen. Dieser hybride Ansatz kann Kosten optimieren und gleichzeitig Flexibilität dort bieten, wo sie gebraucht wird.

Wenn Sie diese Empfehlungen berücksichtigen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen. Entscheidend ist, dass Ihre Wahl auf realen Daten und konkreten Bedürfnissen Ihrer Organisation basiert – und nicht nur einem allgemeinen Branchentrend folgt. Jedes Unternehmen ist einzigartig, und das Lizenzmodell sollte genau zu dieser Realität passen.

Fazit

Unbefristete Microsoft-Office-Lizenzen haben sich zu einer attraktiven Alternative gegenüber dem fortlaufenden Abonnementmodell entwickelt. In dieser Analyse haben wir gesehen, dass sich für viele Unternehmen eine einmalige Zahlung als erhebliche Kostenersparnis erweisen kann, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen: Über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren übersteigen die Abo-Kosten oft deutlich die Investition in eine Dauerlizenz – mit Einsparpotenzial in Höhe von mehreren tausend Euro.

Natürlich bringt jeder Ansatz seine eigenen Kompromisse mit sich. Microsoft 365 bietet Komfort, aktuelle Funktionen und ein umfassendes Ökosystem – allerdings zu einem dauerhaft höheren Preis und mit weniger Kontrolle über das Tempo der Änderungen. Dauerlizenzen bieten Einsparungen, Stabilität und Autonomie, setzen jedoch voraus, dass größere Updates gelegentlich manuell verwaltet werden. Es geht nicht darum, zu sagen, welches Modell grundsätzlich besser ist, sondern darum, welches besser zu den Bedürfnissen und zur Strategie Ihres Unternehmens passt.

Für IT-Verantwortliche lautet die abschließende Empfehlung, die Entscheidung auf konkrete Daten und eine Analyse des eigenen Falls zu stützen. Wenn Ihr Unternehmen seine Anforderungen mit einer festen Office-Version abdecken kann und langfristige Kostensenkung bevorzugt, sind unbefristete Lizenzen eine kluge Wahl. Falls dagegen der Zugang zu den neuesten Funktionen und eine starke Cloud-Integration entscheidend sind, kann ein Abonnement gerechtfertigt sein. In vielen Fällen kann ein hybrider Ansatz optimal sein.

Zusammenfassend gilt: Eine kritische Überprüfung des Office-Lizenzmodells kann zu erheblichen Einsparungen und Effizienzgewinnen führen. Nehmen Sie nicht automatisch an, dass das Abo der einzig gangbare Weg ist. Prüfen Sie die Zahlen, wägen Sie die hier genannten Vor- und Nachteile ab und wählen Sie die Lösung, die Ihrem Unternehmen am besten dient. Das Ergebnis könnte eine wirtschaftlichere Office-Infrastruktur sein, die besser mit Ihren Geschäftszielen harmoniert.