Was ist Microsoft Project und wofür wird es eingesetzt?

Was kann es wirklich leisten und wie gut ist es? Das Produkt hat sich seit seiner Einführung weiterentwickelt, und heute erzählen wir Ihnen alles darüber.

Dieses Programm ist seit langem ein Standard. Doch wie ein dunkles Geheimnis ist Microsoft Project sowohl faszinierend als auch undurchsichtig. Lassen Sie uns einige Zeit damit verbringen, es zu erforschen, und auf dieser Reise werden wir feststellen, ob es die richtige Projektmanagement-Software für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Was ist MSP?

Microsoft Project (MSP) ist eine Projektmanagement-Software, die für Projektmanager entwickelt wurde, um ihre Projekte zu steuern.... ja, Sie haben es erraten! Ihre Projekte. Je nach Plan können Sie mit Microsoft Project Aufgaben planen und zuweisen, Ressourcen verwalten, Berichte erstellen und vieles mehr. Es bietet ein umfassendes Leistungsspektrum und hat bei seiner Einführung schnell den Bereich der Projektmanagementsoftware dominiert.

Microsoft Project ist Teil der breiteren Microsoft Office-Suite, ist aber nicht mit anderen Office-Programmen wie Word, Excel und Outlook gebündelt. Es sind zwei Editionen erhältlich, die Standard Edition und die weit verbreitete Professional Edition. Beide haben ein einheitliches Dateiformat, das MPP.

Sie haben auch verschiedene Jahre: 2016, 2019 und 2021.

Es wurde erstmals 1984 auf den Markt gebracht, aber die erste Windows-Version wurde 1990 veröffentlicht. Im darauffolgenden Jahr entwickelte Microsoft eine Version von Project für Mac, die jedoch schnell wieder eingestellt wurde und ab 1994 nicht mehr verkauft wurde. Microsoft Project ist derzeit nicht mit Mac-Computern

kompatibel, aber es gibt einen Workaround, wenn Sie MS Project für Mac ausführen müssen.

Microsoft Project-Funktionen

Projektmanager und ihre Teams benötigen viele Funktionen, um ihre Arbeit besser zu bewältigen, und Microsoft Project bietet mehrere davon. Um jedoch einen vollständigen Überblick zu erhalten, finden Sie hier eine Liste aller verfügbaren Funktionen:

1. Rasteransicht: Eine Projektansicht, die zur Planung und Verwaltung von Projekten mit einer Liste von Aufgaben verwendet wird.
2. Dashboard-Ansicht: Eine "Visual Kanban"-Dashboard-Ansicht, die bei der Verwaltung von Workflow und Status hilft.
3. Zeitachsenansicht: Das traditionelle "Gantt-Diagramm", das zur Planung von Aufgaben entlang einer Projektzeitachse verwendet wird.
4. Kommunikation und Zusammenarbeit: Verschiedene Teams können gemeinsam an Projekten arbeiten.
5. Co-Authoring: Stakeholder und Teammitglieder arbeiten gemeinsam an der Bearbeitung und Aktualisierung von Aufgabenlisten und Kalendern.
6. Berichte: Vorgefertigte Berichte, mit denen Fortschritte, Ressourcen, Programme und Portfolios verfolgt werden können.
7. Zeitplan: Überwachung von Programmen und Projektportfolios.
8. Stundenzettel: Erfassen von Projekt- und projektfremden Zeiten für die Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung.
9. Ressourcenmanagement: Verwalten von Ressourcen durch Anfordern und Zuweisen von Aufgaben.

Vor- und Nachteile von Microsoft Project

Nichts ist perfekt. Auch Microsoft Project hat seine Tücken. Wenn Sie es ausprobieren möchten, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um sich die Vor- und Nachteile anzuschauen:

Vorteile:

• Einer der größten Vorteile ist, dass es sich um ein Microsoft-Produkt handelt, das mit den anderen Produkten des Unternehmens integriert werden kann, insbesondere mit Office 365, aber auch mit Skype und Sharepoint.
• Es hat eine ähnliche Schnittstelle wie andere MS-Produkte.
• Es ist schon seit langem auf dem Markt und seine Funktionen haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt.
• Es ist Teil von Microsoft und verfügt über die Zuverlässigkeit und den Support eines so etablierten Unternehmens.
• Es gibt Finanzmanagement-Tools, die Projektmanagern helfen, Budgets abzuschätzen.
• Eine Desktop-Anwendung, wie die von uns angebotene, kann lizenziert werden. Einige Unternehmen werden sich eher für diese Lösung entscheiden als für eine Cloud Lösung.
• Es verfügt über Vorlagen, die den Benutzern den Einstieg erleichtern und so Zeit sparen.

Nachteile:

• Obwohl Microsoft Project eine Cloud-basierte Lösung ist, hat sie einige Nachteile. Selbst bei Sharepoint, das für die Nutzung der Cloud konzipiert ist, stößt Project in der Cloud auf erhebliche Einschränkungen.
• Es ist schwer zu erlernen und zu benutzen. Es muss viel Zeit und Mühe, manchmal sogar intensives Training investiert werden, bevor sich die Projektmanager und ihre Teams mit der Software wohl fühlen. Dadurch wird das Projekt in der Umsetzungsphase zeitlich gestreckt.
• Dokumente können nicht geteilt werden. Wie bereits erwähnt, werden die Dateien im MPP-Format gespeichert, einem proprietären Format. Wenn Sie also nicht mit Microsoft Project arbeiten, können Sie diese Dateien nicht lesen. Dies schafft viele unnötige Hürden beim Austausch von Projektdateien.

Schlussfolgerung

Microsoft Project ist ein Werkzeug, das Ihnen helfen wird, die Produktivität in den Arbeitsteams Ihres Unternehmens zu verbessern, da Sie die Zeit, die normalerweise für die Planung und Organisation von Aufgaben aufgewendet wird, reduzieren können. Sie können es auch mit Microsoft Teams kombinieren, um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Es gibt keine Ausrede mehr, wenn Sie Ihre Projekte nicht rechtzeitig fertigstellen .

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