Microsoft hat Visio im Jahr 2000 in die Office-Familie aufgenommen. Seitdem hat man mit Microsoft Visio die Erstellung von Diagrammen für den privaten und beruflichen Gebrauch vereinfacht. Es ist kein Wunder, dass Unternehmen auf der ganzen Welt mit Microsoft Visio arbeiten um Ihre Produktivität zu steigern. Was können Sie also für Ihr Unternehmen tun?

So können Sie mit Microsoft Visio Ihre Produktivität steigern

Es ist erwähnenswert, dass je vertrauter die Mitarbeiter mit Microsoft Visio sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie es zur Problemlösung einsetzen. Daher ist eine Schulung von entscheidender Bedeutung, um das Beste aus den Möglichkeiten herauszuholen, die es bietet.

1. Konzepte visualisieren

Laut einer von Inc. zitierten Studie lernen 65 % der Bevölkerung am besten durch visuelle Kommunikation. Wenn Manager und Teams Ideen in visuellen Interpretationen organisieren können, ist es wahrscheinlicher, dass sie alle auf dem richtigen Weg bleiben. Microsoft Visio bietet den Vorteil der Konzeptvisualisierung, mit der einige der komplexesten und datenintensivsten Ideen vereinfacht und zusammengefasst werden können. Schließlich erleichtert die Datenvisualisierung die Erstellung von Berichten.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ein Projektleiter versucht, dem Controller die Projektleistungen und die damit verbundenen Kosten zu erläutern, um das Budget zu genehmigen. Dies ist leichter zu erreichen, wenn man Diagramme verwendet, die jeden Meilenstein zeigen, der die Auszahlung von Mitteln erfordert.

2. Brainstorming vereinfachen

Wenn man zusammenarbeitet, um Probleme zu lösen oder revolutionäre Veränderungen zu schaffen, müssen die Teammitglieder oft ein Brainstorming durchführen. Wenn jeder auf seine eigenen Lösungen konzentriert ist, kann man leicht vergessen, wer was gesagt hat. Microsoft Visio vereinfacht den Prozess, um sicherzustellen, dass alle Ideen dokumentiert und der richtigen Person zugewiesen werden.

Stellen Sie sich beispielsweise eine Situation vor, in der die Unternehmen feststellen, dass es immer schwieriger wird, bestimmte Projekte in Auftrag zu geben. Arbeitnehmer auf der ganzen Welt könnten sich dazu äußern, wie Projekte attraktiver gestaltet werden könnten, z. B. durch einfachere Anweisungen, mehr Raum für Kreativität und höhere Bezahlung. Jeder Vorschlag würde visuell dargestellt und der Person zugeordnet, die ihn gemacht hat.

3. Die Teamarbeit verbessern

Brainstorming ist nur eine von vielen Situationen, in denen Teammitglieder ein Diagramm mitverfassen müssen. Die Mitarbeiter können über die Visio-Registerkarte einfach auf die Diagramme zugreifen, an denen sie gerade arbeiten, und dennoch individuelle Beiträge leisten. Da Visio auch Änderungen nach- und mit verfolgt, erhöht es die Transparenz und verbessert die Verantwortlichkeit und Produktivität. Es ist viel einfacher, ein Problem zu lösen, wenn die Manager genau wissen, wer die Änderungen vorgenommen hat.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Jacob, Sara und Andy aus der Ferne an einem Diagramm arbeiten. Jacob lebt allein und achtet deshalb nicht immer darauf, seinen Computer abzuschließen. Allerdings hat er ein verschmitztes Kätzchen, das gerne auf der Tastatur herumrennt, wenn er nicht aufpasst. Wenn Mister Whiskers Fehler im Diagramm macht, können Andy und Sara darauf hinweisen, dass Jakobs Konto für die Änderungen verantwortlich ist.

4. Schnelle Updates bereitstellen

Die gemeinsame Arbeit findet nicht immer gleichzeitig statt. Genauso oft müssen Fachleute aus verschiedenen Bereichen einspringen, um den nächsten Schritt zu vollziehen. Wenn sie das tun, brauchen sie eine schnelle Zusammenfassung der bisherigen Fortschritte und der Informationen, die zu den aktuellen Entscheidungen geführt haben. Microsoft Visio macht es den Praktikern leicht, ihre Beiträge zum Projekt schnell nachzuvollziehen und weiterzuverfolgen. Außerdem ist es für sie einfach, die Informationen im Laufe ihrer Arbeit zu überprüfen.

Nehmen wir ein Beispiel, bei dem ein Wirtschaftsanalytiker hinzugezogen wird, um die Ausgaben des Unternehmens zu überprüfen und bei der Anpassung des Budgets zu helfen. Der Unternehmensanalyst benötigt Zugang zu detaillierten Aufzeichnungen, aber die vorhandenen Visio-Berichte konnten die finanzielle Leistung des Unternehmens vereinfachen und zusammenfassen - bis jetzt.

5. Prozesse dokumentieren

In einigen Organisationen, Abteilungen oder Teams haben die Arbeitnehmer volle Autonomie über ihre Arbeit und es wird erwartet, dass sie jede Aufgabe kreativ angehen. Häufiger ist es jedoch so, dass die Arbeitnehmer bestimmte Verfahren einhalten müssen. Dies ist vor allem in den MINT-Bereichen, aber auch im Vertrieb, in der Logistik und in allen Bereichen, in denen Problemlösungen erforderlich sind, der Fall. Mit Microsoft Visio ist es einfach, diese Prozesse zu dokumentieren und bei Bedarf zu überarbeiten.

Dean ist zum Beispiel Steueranalytiker bei einer Ölgesellschaft. Jeden zweiten Mittwoch führt er einen komplexen Versöhnungsprozess durch. Dean verwendet Microsoft Visio, um diesen Prozess zu dokumentieren, so dass, wenn er in Urlaub geht, andere Mitarbeiter den Steuerabgleich vornehmen können.

Wie man auf Microsoft Visio zugreift

Visio ist zwar Teil der Office-Familie, aber nicht in der Suite enthalten. Es existiert nur als eigenständiges Produkt und es gibt eine Abonnement Version und eine normale version. Es gibt auch eine Desktop-Version und eine Version für Webanwendungen. Wie die meisten Tools für die Zusammenarbeit funktioniert auch Visio am besten als Teil eines Cloud-Computing-Gesamtpakets.Wie Sie gesehen haben könnte sich dieses investment eventuell lohnen, da man mit Visio die Produktivität in Teams erheblich steigern kann.

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