Microsoft-Volumenlizenzierung: Wann sollte man sie verwenden?

Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist eine häufige Herausforderung für IT-Fachkräfte in Unternehmen. Microsoft bietet mehrere Lizenzierungsmodelle an (OEM, Retail, Volumen und Cloud-Abonnements), und die Wahl des richtigen Modells kann erhebliche Auswirkungen auf Kosten, Flexibilität und Verwaltung haben. In diesem technischen Blog analysieren wir im Detail, wann Microsoft-Volumenlizenzen sinnvoll sind, und vergleichen sie mit OEM-, Retail- und cloudbasierten Abonnements wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Wir zeigen Vorteile, Einschränkungen und Anwendungsfälle anhand praxisnaher Beispiele auf, um sowohl KMUs als auch Großunternehmen bei der Lizenzentscheidung zu unterstützen.

Was ist eine Microsoft-Volumenlizenz?

Eine Microsoft-Volumenlizenz ist eine Art von Softwarelizenz, die für Organisationen konzipiert ist, die dasselbe Produkt auf mehreren Geräten oder durch mehrere Benutzer verwenden müssen. Anstatt viele einzelne Lizenzen (je Gerät oder Benutzer) zu kaufen, erwirbt das Unternehmen ein Lizenzpaket im Rahmen eines Volumenlizenzvertrags. Dies ermöglicht die Nutzung eines zentralen Produktschlüssels oder einer einheitlichen Aktivierungsmethode, um die Software effizient auf vielen Geräten zu installieren und zu aktivieren, ohne für jede Installation einen eigenen Schlüssel eingeben zu müssen.

Volumenlizenzen bieten in der Regel besondere Rechte, die bei OEM- oder Retail-Lizenzen nicht enthalten sind. Zum Beispiel beinhalten sie häufig Downgrade-Rechte, sodass ältere Softwareversionen aus Kompatibilitätsgründen verwendet werden können, und erleichtern die Verteilung durch Standard-Images auf Dutzenden oder Hunderten von Geräten. Microsoft hat verschiedene Volumenlizenzprogramme angeboten (Open License, Open Value, Enterprise Agreements usw.), die jeweils auf verschiedene Unternehmensgrößen zugeschnitten sind, aber alle das Prinzip des zentralisierten Einkaufs und der Verwaltung mehrerer Lizenzen gemeinsam haben.

Allerdings erfordert die Nutzung von Volumenlizenzen die Einhaltung bestimmter Voraussetzungen, wie z. B. eine Mindestanzahl an Lizenzen (in der Regel etwa 5, abhängig vom Programm). Im Gegenzug profitiert das Unternehmen von niedrigeren Stückkosten, größerer Flexibilität und zentralen Verwaltungswerkzeugen für Lizenzen.

Arten von Softwarelizenzen: OEM, Retail, Volumen und Cloud-Abonnements

Bevor wir uns auf Volumenlizenzen konzentrieren, werfen wir einen Blick darauf, wie sie sich von anderen Lizenzierungsmodellen unterscheiden.

OEM-Lizenzen (Original Equipment Manufacturer)

OEM-Lizenzen (Original Equipment Manufacturer) werden vom Hersteller vorinstalliert und mit neuer Hardware ausgeliefert (z. B. ein Marken-PC mit vorinstalliertem Windows). Diese Lizenzen sind dauerhaft an die ursprüngliche Hardware gebunden und nicht übertragbar auf ein anderes Gerät. Ihr Vorteil ist der günstigere Preis, da sie beim Hardwarekauf billiger sind als Retail-Lizenzen. Sie haben jedoch Einschränkungen: Bei einem größeren Hardwarewechsel (z. B. Austausch des Mainboards) kann die OEM-Lizenz ungültig werden; der Support erfolgt über den Hardwarehersteller und Upgrades von älteren Versionen sind nicht möglich (eine Neuinstallation ist bei Versionswechsel erforderlich).

Retail-Lizenzen (FPP)

Retail-Lizenzen (FPP, Full Packaged Product) werden unabhängig von der Hardware verkauft und richten sich an Endnutzer und kleine Unternehmen. Im Gegensatz zu OEM-Lizenzen sind sie nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden: Sie können auf einem Gerät installiert und später auf ein anderes übertragen werden (jeweils eine Installation zur Zeit). Sie bieten mehr Flexibilität und beinhalten in der Regel direkten Support von Microsoft. Allerdings sind sie pro Lizenz teurer als OEM- oder Volumenlizenzen und die Verwaltung vieler Retail-Lizenzen in einem Unternehmen ist komplexer, da jede über einen eigenen Schlüssel und eine eigene Aktivierung verfügt (es gibt keine zentrale Verwaltungsoberfläche).

Volumenlizenzen

Microsoft-Volumenlizenzen sind für Unternehmen und Organisationen konzipiert, die mehrere Kopien einer Software benötigen. Bei diesem Modell erwirbt die Organisation ein Lizenzpaket für ein Produkt (oder eine Produktsuite) im Rahmen eines einzigen Vertrags. Sie erhält einen Volumenlizenzschlüssel, der alle autorisierten Installationen abdeckt – anstelle der Verwaltung von Dutzenden einzelner Schlüssel.

Der Hauptvorteil ist die vereinfachte Massenbereitstellung (ein Schlüssel für viele Installationen) und der Zugriff auf unternehmensspezifische Funktionen, die bei Retail-Lizenzen nicht verfügbar sind – z. B. die Nutzung auf Terminalservern (Remote Desktop) oder Downgrade-Rechte, um ältere Versionen aus Kompatibilitätsgründen zu installieren.

Natürlich ist bei Volumenlizenzen in der Regel ein Mindestkauf erforderlich. Zudem ist ein gewisser Verwaltungsaufwand notwendig: Registrierung des Vertrags bei Microsoft und Sicherstellung, dass die Anzahl der erworbenen Lizenzen nicht überschritten wird. Ab einer gewissen Größenordnung überwiegen jedoch die Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen den anfänglichen Aufwand bei weitem.

Cloud-Abonnements (Microsoft 365, Google Workspace usw.)

In den letzten Jahren hat das Modell des Cloud-Abonnements gegenüber klassischen, unbefristeten Lizenzen an Bedeutung gewonnen. Anstatt einmalig für eine feste Softwareversion zu zahlen, entrichten Unternehmen eine monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer und erhalten stets die aktuelle Version sowie zugehörige Onlinedienste.

Microsoft 365 (früher Office 365) ist ein klares Beispiel: Für eine nutzerbezogene Gebühr erhält man stets aktuelle Office-Anwendungen sowie Cloud-Dienste für Unternehmen (Exchange-E-Mail, OneDrive, Teams usw.), alles verwaltet über ein Webportal. Ebenso bietet Google Workspace Gmail mit Unternehmensdomain, Drive-Speicher und die Kollaborationstools von Google (Docs, Tabellen usw.) im Abonnement für Geschäftskunden an.

Abonnements bieten Vorteile wie kontinuierlichen Zugriff auf die neuesten Versionen, flexible Skalierung pro Nutzer und integrierte Online-Dienste. Im Gegenzug fallen jedoch laufende Kosten an und es besteht eine Abhängigkeit von regelmäßigen Zahlungen und Internetzugang, um die Verfügbarkeit der Software aufrechtzuerhalten.

Vorteile der Volumenlizenzierung

Nachfolgend eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile der Volumenlizenzierung für Unternehmen:

Ersparnisse bei Großbestellungen: Der Preis pro Lizenz sinkt beim Kauf von Volumenlizenzpaketen, was zu einem günstigeren Stückpreis im Vergleich zum Einzelkauf führt.
Zentrale Verwaltung: Ein zentrales Portal ermöglicht die Überwachung der verwendeten und verfügbaren Lizenzen, was Audits und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Effiziente Bereitstellung: Ermöglicht die automatisierte Installation der Software auf mehreren Geräten (Standard-Images, einheitliche Aktivierung), wodurch Migrationen und die Inbetriebnahme neuer Geräte vereinfacht werden.
Flexibilität: Lizenzen können leicht auf neue Geräte übertragen werden, wenn alte ersetzt oder Benutzer gewechselt werden. Zudem sind Downgrade-Rechte zur Nutzung älterer Versionen enthalten.
Enterprise-Editionen: Zugriff auf erweiterte Softwareversionen (z. B. Windows Enterprise, Office Pro Plus), die im Einzelhandel nicht erhältlich sind, mit der Option, Software Assurance für zukünftige Updates und technischen Support hinzuzufügen.

Einschränkungen der Volumenlizenzierung

Natürlich gibt es auch einige Nachteile oder Punkte, die bei der Nutzung von Volumenlizenzen zu beachten sind:

Mindestmenge: In der Regel müssen mindestens etwa 5 Lizenzen erworben werden, was sie für sehr kleine Unternehmen oder minimalen Bedarf ungeeignet macht.
Anfangskomplexität: Erfordert die Einrichtung von Portalen und das Verständnis von Aktivierungsmethoden (KMS, MAK), was den IT-Aufwand erhöht.
Vorauszahlung: Beim Kauf in großen Mengen ist eine erhebliche Investition im Voraus erforderlich, im Gegensatz zu monatlich verteilten Kosten bei Abonnements.
Keine Updates enthalten: Sofern keine Software Assurance erworben wird, deckt die Volumenlizenz nur die gekaufte Version ab. Bei Veröffentlichung einer neuen Version muss diese separat erworben werden (anders als bei Abonnements, die stets aktuell bleiben).
Risiko der Übernutzung: Beim Teilen eines Aktivierungsschlüssels liegt es in der Verantwortung des Unternehmens sicherzustellen, dass nicht mehr Installationen erfolgen als Lizenzen vorhanden sind, um Regelverstöße zu vermeiden.

Wann sollte man Volumenlizenzen verwenden?

Erwägen Sie den Einsatz von Volumenlizenzen für Ihr Unternehmen unter folgenden Umständen:

Mehr als 5 PCs oder Massenbereitstellung: Wenn Sie viele Geräte ausstatten müssen (z. B. ein komplettes Büro auf eine neue Version von Windows oder Office umstellen), sind Volumenlizenzen deutlich kosteneffizienter und ermöglichen eine koordinierte Bereitstellung (ein Installationspaket, zentrale Aktivierung) auf allen PCs.
Sie müssen Versionen standardisieren und kontrollieren: In verwalteten IT-Umgebungen ist es wichtig, dass alle dieselbe Softwareversion verwenden, um Kompatibilität und Support zu gewährleisten. Volumenlizenzen ermöglichen eine einheitliche Version auf allen Geräten. Bei Einzellizenzen oder Cloud-Installationen durch Benutzer können ohne Überwachung Versionsabweichungen entstehen.
Sie benötigen exklusive, erweiterte Funktionen: Wenn Ihre Organisation Enterprise-Editionen von Software oder spezielle Anwendungsfälle benötigt (z. B. Office auf einem Terminalserver für Remotezugriff oder Windows Enterprise wegen erweiterter Sicherheitsfunktionen), ist dies nur über Volumenlizenzen oder entsprechende Abonnements möglich – Retail-/OEM-Versionen decken solche Anforderungen nicht ab.
Ihre Umgebung darf nicht auf die Cloud angewiesen sein: Für Unternehmen mit restriktiven Netzwerkvorgaben (z. B. im öffentlichen Dienst, Finanz- oder Industriesektor), bei denen Geräte isoliert betrieben werden müssen, bieten herkömmliche Volumenlizenzen (Windows, Office usw.) eine Offline-Funktionalität ohne ständige Internetvalidierung – im Gegensatz zu Abonnements, die regelmäßig eine Online-Lizenzprüfung erfordern.

Praktische Lizenzierungsbeispiele

Sehen wir uns einige vereinfachte Anwendungsfälle an, die die Auswahl der richtigen Lizenz in realen Situationen veranschaulichen:

Grafikdesign-Studio (25 Mitarbeitende): Dieses kreative Unternehmen nutzte zunächst Einzellizenzen für Adobe und Office. Jeder Designer verwaltete sein eigenes Adobe Creative Cloud-Abo, und das Unternehmen kaufte Microsoft Office Retail-Lizenzen je nach Bedarf. Bei 25 Mitarbeitenden wurde dies in Bezug auf Kosten und Verwaltung untragbar. Sie entschieden sich für Adobe Creative Cloud for Teams und Office über Volumenlizenzierung. Alle Adobe-Konten wurden auf einen zentralen Business-Plan migriert: Die Adobe-Lizenzen werden nun über die Adobe Admin Console verwaltet, was die Zuweisung und Wiedervergabe erleichtert. Zusätzlich erwarben sie 25 Microsoft Office Standard 2021 Volumenlizenzen mit einem Hauptschlüssel für die Installation auf allen PCs und Zugriff auf das Volume Licensing-Portal zur Nachverfolgung. Dank dieser Umstellung wurde die Verwaltung vereinfacht: Wenn ein Designer das Unternehmen verlässt, wird die Adobe-Lizenz freigegeben und kostenlos einem neuen Mitarbeitenden zugewiesen. Auch bei Office nutzen alle dieselbe Version, ohne Einzellizenzen oder verstreute Keys.
Großes Industrieunternehmen (500+ Nutzer): Ein produzierendes Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitenden beschloss, seine Software unter einem Volumenlizenzvertrag zu standardisieren. Es wurde ein Enterprise Agreement mit Microsoft unterzeichnet, das Windows 11 Enterprise und Office 365 (Abonnement) für alle Nutzer abdeckt – inklusive Rabatt und Zugang zu aktueller Technologie. Für bestimmte Maschinen, die vom Netzwerk isoliert bleiben, behielt man Volumenlizenzen mit erweiterter Supportversion von Windows bei, um langfristige Stabilität ohne größere Updates zu gewährleisten. Dieser Fall zeigt, dass große Organisationen häufig dauerhafte Volumenlizenzen mit Cloud-Abonnements kombinieren, um je nach Nutzertyp und Gerät von den Vorteilen beider Modelle zu profitieren.

(Visuelle Empfehlung: Screenshot des Microsoft 365 Admin Centers oder des alten VLSC mit Lizenz- und Schlüsselliste einfügen, um Leser mit der Plattform vertraut zu machen.)

Verwaltung von Volumenlizenzen

Sobald Volumenlizenzen erworben wurden, werden sie über die Microsoft-Portale verwaltet. Zunächst erfolgt die Registrierung des Vertrags im Volume Licensing Service Center (VLSC), wo man Produkt-Keys und Software-Downloads erhält. Viele dieser Funktionen werden inzwischen in das Microsoft 365 Admin Center übertragen, in dem Volumenlizenzen neben Cloud-Abonnements angezeigt werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass Microsoft-Volumenlizenzen nicht wie Cloud-Abos einzelnen Nutzern zugewiesen werden, sondern dass das Unternehmen entscheidet, auf welchen Geräten die Software installiert wird. Unternehmen müssen daher interne Prozesse einführen (Softwareinventar, Installationskontrolle durch IT-Richtlinien), um sicherzustellen, dass die Anzahl der genutzten Lizenzen nicht überschritten wird und alle Lizenzbedingungen eingehalten werden.

Die Aktivierung dieser Lizenzen kann entweder über einen internen KMS-Server (automatische Aktivierung im Firmennetzwerk) oder mit MAK-Schlüsseln erfolgen, die Microsoft für Einzelaktivierungen über das Internet bereitstellt – je nachdem, was besser zur Organisation passt.

(Visuelle Empfehlung: Screenshot der Adobe Admin Console mit Benutzer-Lizenzzuweisungen einfügen.)

Volumenlizenzierung für Software von Drittanbietern

Das Konzept der Volumenlizenzierung ist nicht auf Microsoft beschränkt. Auch andere Anbieter bieten Lizenzierungsprogramme für Unternehmen an. Adobe bietet z. B. Creative Cloud for Teams (und eine Enterprise-Edition für große Organisationen) als Abonnementprogramm an, das es Unternehmen ermöglicht, mehrere Lizenzen zentral über die Adobe Admin Console zu verwalten. In dieser Enterprise-Konsole lassen sich Lizenzen flexibel Mitarbeitenden zuweisen oder entziehen und im Falle eines Ausscheidens neu vergeben – ohne neue Lizenzen kaufen zu müssen (Adobe gewährt ab einer gewissen Nutzerzahl Mengenrabatte). Die Verwaltung von Adobe-Lizenzen im Team wird durch diese zentrale Konsole erheblich vereinfacht. Ebenso bieten viele andere Softwareanbieter Team- oder Business-Lizenzlösungen mit zentraler Verwaltung und volumenbasierter Preisgestaltung an. In allen Fällen gilt: Ziel ist es, die Lizenzverwaltung zu zentralisieren und beim Mehrfachkauf finanziell zu profitieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau ist eine Volumenlizenz und wie unterscheidet sie sich von einer OEM- oder Retail-Lizenz?

Antwort: Eine Volumenlizenz ist eine Art von Softwarelizenz, die es einer Organisation erlaubt, ein Produkt auf mehreren Geräten oder durch mehrere Benutzer mit einem einzigen Schlüssel oder Vertrag zu nutzen. Im Gegensatz zu einer OEM-Lizenz (an die Hardware eines bestimmten PCs gebunden, in der Regel vorinstalliert und nicht übertragbar) oder einer Retail-Lizenz (einzeln gekauft, zwischen Geräten übertragbar, aber jeweils nur auf einem Gerät nutzbar) ist die Volumenlizenz für Unternehmensumgebungen mit vielen Computern konzipiert. Bei einer Microsoft Office Volumenlizenz erhält das Unternehmen beispielsweise einen Schlüssel, mit dem Office auf Dutzenden von PCs installiert und zentral verwaltet werden kann, anstatt jede Kopie einzeln zu aktivieren. Dies vereinfacht die Verwaltung und senkt die Kosten, wenn viele Lizenzen benötigt werden.

Wann sollte mein Unternehmen Volumenlizenzen anstelle von Retail- oder OEM-Lizenzen verwenden?

Antwort: In der Regel dann, wenn mehrere Benutzer oder Geräte mit derselben Software lizenziert werden müssen. Wenn Sie nur 2 oder 3 PCs haben, reichen Einzelplatzlizenzen (OEM oder Retail) oder ein einfaches Abonnement aus. Wenn Sie jedoch 5, 10 oder mehr Geräte betreiben, sind Volumenlizenzen effizienter und kostengünstiger. Sie sollten diese Option auch in Betracht ziehen, wenn Sie eine bessere Verwaltungsübersicht über Ihre Lizenzen benötigen (z. B. um zu wissen, welche aktiv genutzt werden), oder wenn Sie spezielle Softwareeditionen benötigen, die nur über Volumenlizenzierung erhältlich sind. Kurz gesagt: Für wachsende KMUs und große Unternehmen ist die Volumenlizenzierung in der Regel die bessere Wahl; für Privatanwender oder Kleinstunternehmen lohnt sich der zusätzliche Verwaltungsaufwand meist nicht.

Wie werden Microsoft-Volumenlizenzen nach dem Kauf verwaltet?

Antwort: Sie werden über Microsofts Webportale verwaltet. Zunächst registriert man den Vertrag im Volume Licensing Service Center (VLSC), wo Lizenzen eingesehen, Software heruntergeladen und Produktschlüssel abgerufen werden können. Viele dieser Funktionen sind inzwischen auch im Microsoft 365 Admin Center verfügbar, zusammen mit den Cloud-Abonnements. Das Unternehmen muss zudem intern dokumentieren, auf welchen Geräten die Software installiert ist, um sicherzustellen, dass die Anzahl der genutzten Lizenzen nicht überschritten wird. Kurz gesagt: Volumenlizenzen werden über ein zentrales Portal verwaltet, ergänzt durch interne Prozesse zur Nachverfolgung von Installationen. Die Verwaltung von Microsoft-Volumenlizenzen kombiniert somit die Nutzung der Microsoft-Plattform mit effektiven internen Kontrollmechanismen für den Softwareeinsatz.

Wie richtet man das Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC) ein?

Antwort: Die Einrichtung des Microsoft Volume Licensing Service Center erfolgt wie folgt:

Gehen Sie auf die Website des Microsoft Volume Licensing Service Center und melden Sie sich mit einem Microsoft-Konto an, das mit Ihrer Organisation verknüpft ist (dies kann Ihre Firmen-E-Mail-Adresse sein, sofern aktiviert, oder ein persönliches Microsoft-Konto, das mit Ihrer geschäftlichen E-Mail registriert ist).
Registrieren Sie Ihre Organisation im VLSC, indem Sie die Details Ihres Lizenzvertrags angeben (wenn die Lizenzen über einen Händler gekauft wurden, sollten Sie eine Lizenz-ID per E-Mail von Microsoft erhalten haben).
Akzeptieren Sie die Bedingungen des Volumenlizenzvertrags (z. B. die Bedingungen des Open License-Programms oder eines anderen zutreffenden Programms).
Gehen Sie im Portal auf „Downloads und Schlüssel“, um die Software herunterzuladen und die erforderlichen Produktschlüssel zu erhalten. Sie können die Software dann auf Ihren Geräten mit diesen Schlüsseln installieren.

Worin unterscheiden sich Cloud-Abonnements (Microsoft 365, Google Workspace) von traditionellen Volumenlizenzen?

Antwort: Sie basieren auf einem Pay-as-you-go-Modell mit benutzerbasierter Zuweisung. Eine traditionelle Volumenlizenz ist eine einmalige Zahlung für die unbegrenzte Nutzung einer bestimmten Softwareversion innerhalb der Organisation (in der Regel gerätegebunden), während ein Cloud-Abonnement eine wiederkehrende Zahlung ist, die Zugriff auf Software und Online-Dienste bietet, solange das Abonnement aktiv ist (und in der Regel einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist, der sie auf mehreren Geräten nutzen kann). Zudem enthalten Abonnements automatische Updates und integrierte Dienste (z. B. Cloud-Speicher, E-Mail, Echtzeit-Zusammenarbeit), die bei unbefristeten Lizenzen nicht enthalten sind. Bei Volumenlizenzen müssen Updates manuell verwaltet (oder neue Versionen separat gekauft) werden, und zusätzliche Dienste sind nicht automatisch enthalten.

Bieten Adobe oder andere Anbieter ähnliche Optionen wie Volumenlizenzen an?

Antwort: Ja, viele Anbieter tun das. Im Fall von Adobe gibt es das Programm Creative Cloud für Teams/Enterprise, mit dem Anwendungslizenzen gekauft und zentral über die Adobe Admin Console verwaltet werden können (inklusive Mengenrabatten). Dies entspricht funktional der Volumenlizenzierung, auch wenn es sich um ein Abonnementmodell handelt. Andere Anbieter professioneller Software (Design, CAD, Sicherheit usw.) bieten in der Regel Mehrbenutzerlizenzen oder Volumenpakete mit Verwaltungstools für Unternehmen an. Es lohnt sich immer, beim Softwarekauf Enterprise-Optionen zu prüfen, da sie die Verwaltung vereinfachen und die Kosten pro Lizenz im Vergleich zum Einzelkauf senken können.