Microsoft Office 365: Vorteile und Nachteile

Microsoft hat an seiner neuen SharePoint-Plattform eine ziemlich bedeutende Änderung vorgenommen. Das neue SharePoint Online, das mit Office 365 verfügbar ist, umfasst eine Vielzahl von Funktionen. Microsofts Schritt in die Cloud mit der neuen Version von Office 365/ SharePoint Online wird von vielen mit offenen Armen empfangen, aber dennoch gibt es Manager, die zögern, ihre wichtigen Inhalte in die Cloud zu verschieben.

Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, die Art Ihres Geschäfts und die Größe Ihres Unternehmens sowie die Bedürfnisse des Endverbrauchers berücksichtigen. Microsoft Office 365 bietet verschiedene Abonnementstufen mit jährlichen Verpflichtungen für kleine Unternehmen wie Office for Home and Business, für Bildungseinrichtungen mit Office for Students und sogar für Regierungsorganisationen.

Das Produkt ist Cloud-basiert und bietet eine breite Palette von Optionen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch strengen behördlichen Beschränkungen in Bezug auf die Sicherheit Ihrer Kunden unterliegt, müssen Sie höchstwahrscheinlich Sicherheitsstufen und E-Mail-Archivierungsprotokolle sicherstellen.
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Vorteile von Microsoft Office 365

Hier sind einige der Vorteile des berühmtesten Programms der Welt. Sie werden es sicher haben wollen.

Rentabilität

Wenn es um die Bezahlung von Lizenzen geht, ist Office 365 definitiv günstig, je nachdem, wie viele Nutzer Ihr Büro benötigt. Dank des Abonnementmodells erhalten Sie automatisch Updates, so dass Sie nicht jedes Mal für neue Software bezahlen müssen, wenn Microsoft eine neue Version herausbringt. Und da Sie pro Nutzer bezahlen, zahlen Sie nur für die Ressourcen, die Sie nutzen.

Lagereinheit

Jeder Ihrer Benutzer hat Zugang zu One Drive, das je nach Servicelevel bis zu 1 Terabyte Speicherplatz pro Benutzer in einer Cloud-Umgebung bietet. Sie können Dateien in begrenztem Umfang gemeinsam nutzen und synchronisieren, und zwar mit Hilfe einiger berechtigungsbasierter Funktionen. Wenn Ihre Nutzer zusätzlichen Speicherplatz benötigen, können Sie diesen problemlos hinzukaufen.

Einfacher Zugang zu den Archiven

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Office 365-Pläne Zugang zu Word, Excel, PowerPoint und anderen Programmen über eine Online-Webversion des Programms bieten. Dies ist von großem Vorteil für alle, die viel unterwegs sind oder aus der Ferne arbeiten. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Dokumente von jedem Gerät und Browser aus öffnen und bearbeiten. Für den gleichen Zweck gibt es auch mobile Anwendungen, die Sie herunterladen und ausprobieren können.

E-Mail ist zugänglich und erschwinglich

Sie können jederzeit und überall auf Ihre E-Mails zugreifen, da Office 365 Outlook in der Cloud gehostet wird. Die meisten Office-E-Mail-Optionen erfordern weder einen Administrator noch einen gehosteten Exchange-Server, was sie auch für kleinere Unternehmen erschwinglich macht.

Die meisten Pläne werden über eine benutzerfreundliche Schnittstelle verwaltet, für die kein IT-Experte erforderlich ist. Wenn Ihr Unternehmen jedoch groß ist und robustere Kontrollen benötigt, verfügen viele der Unternehmensversionen über eine PowerShell-Schnittstelle, die Berechtigungen für E-Mails und andere Programme verwaltet.

Skalierbarkeit

Wie alles, was in der Cloud entwickelt wird, ermöglicht auch Office 365 Ihrem Unternehmen eine Skalierung von einem Benutzer auf etwa 300 Benutzer. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird Office 365 Sie nicht im Stich lassen. Es lässt sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zusätzliche Tools

Skype, SharePoint und Lync Online sind die zusätzlichen Funktionen, die in Office 365 verfügbar sind. Sie werden die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern.

Geschäftskontinuität

Office 365 basiert auf der Microsoft Azure-Plattform und bietet eine zuverlässige Infrastruktur, die sicher und vertrauenswürdig ist.

Es ist an der Zeit, sich mit den Nachteilen des Office 365-Programms vertraut zu machen.

Kommen wir zu den Nachteilen! Denn ja, nichts ist rosig. Aus diesem Grund sollten wir die Nachteile von Office 365 erwähnen. Obwohl sie nicht sehr ernst sind.

Kostenüberlegungen

Oft gibt es Budget-Optionen, z.B. Cap-Ex vs. Op-Ex, oder Ihr Geschäft könnte ein saisonales sein und die wiederkehrende Gebühr kann aufgrund von Budgetbeschränkungen beeinträchtigt werden. Während also das Office 365-Abonnement für viele Unternehmen oft kostengünstiger ist, eignen sich viele nicht so gut für Ihr saisonales Geschäft.

Konfiguration der Infrastruktur

Da Office 365 in der Cloud entwickelt wurde, gibt es weniger Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten. Bei einem hybriden Aufbau (Kombination aus Cloud und On-Premise) benötigen Sie möglicherweise die Beteiligung eines Drittanbieters oder Add-ons, wenn es um andere Tools für die Zusammenarbeit oder E-Mails geht.

Sicherheit der Daten

Ihre Daten werden nicht wie bei anderen Cloud-basierten Lösungen gespeichert. Hier befindet es sich auf einem Microsoft-Server. Viele Unternehmen halten dies für eine sichere Option, aber es gibt Branchen wie das Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen, die an gesetzliche Auflagen gebunden sind und eine dauerhafte Speicherung der Daten verlangen. Microsoft bietet auch Optionen für diese Unternehmen an, die jedoch teurer sind und die Anforderungen möglicherweise nicht vollständig erfüllen.

E-Mail-Archivierung und eDiscovery

Wenn es um Archivierungs- und eDiscovery-Tools geht, hat Office 365 seine Grenzen. Wenn Ihr Unternehmen reguliert ist, müssen Sie sicherstellen, dass es keine Beschränkungen für Ihren E-Mail-Archivierungs- und Aufbewahrungsplan gibt. Obwohl Office 365 über ein eDiscovery-Tool verfügt, ist es nicht unbedingt Teil Ihres Plans oder leicht zu verwalten. Prüfen Sie alle diese Funktionen, bevor Sie zu Office 365 migrieren. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen Sie möglicherweise einen Drittanbieter von E-Mail-Archivierungsdiensten hinzuziehen.

E-Mail-Gebühren und Einschränkungen

Im Gegensatz zu lokalen Exchange-Servern ist die Anzahl der E-Mails, die an einem Tag gesendet und empfangen werden können, begrenzt. Dies variiert je nach Abonnement, und Microsoft arbeitet an der Verbesserung der Größe und des Kontingents. Bevor Sie zu Office 365 wechseln, sollte Ihr Unternehmen dies untersuchen.

Da sich die Technologie täglich weiterentwickelt, müssen die Vor- und Nachteile jeder Plattform gründlich erforscht werden, und zwar zunächst in Ihrem Unternehmen. Es besteht kein Zweifel daran, dass Microsoft Office 365 vielen Unternehmen dabei hilft, Geld zu sparen und die Vorteile der Cloud zu nutzen. Allerdings müssen Sie die Einschränkungen gründlich abwägen und recherchieren und sich gegebenenfalls mit funktionierenden Lösungen oder der Einbeziehung von Drittanbietern befassen.

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Grüße,

Ihr Licendi-Team.