Implementierung von CAL-Lizenzen für Windows Server

Einleitung

Die Benutzerverwaltung und die korrekte Lizenzierung stellen für IT-Verantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine Herausforderung dar. In Windows-Server-Umgebungen ist das Verständnis und die ordnungsgemäße Implementierung von CAL-Lizenzen (Client Access Licenses, oder Clientzugriffslizenzen) entscheidend, um die rechtlichen Anforderungen an die Softwarelizenzierung zu erfüllen und den stabilen Betrieb des Netzwerks sicherzustellen. In diesem Blog erklären wir, was Windows Server CALs sind, wie man ihre Implementierung plant und sie Schritt für Schritt umsetzt. Außerdem zeigen wir ein praxisnahes Beispiel und vergleichen Microsofts Lizenzverwaltung mit dem Lizenzmanagement in Adobe Creative Cloud.

Was sind Windows Server CAL-Lizenzen und warum sind sie wichtig?

Eine Windows Server CAL ist eine Clientzugriffslizenz (englisch Client Access License), die einem Benutzer oder Gerät das gesetzliche Recht gibt, auf die Dienste eines Windows-Servers zuzugreifen. Anders ausgedrückt: Wenn du eine Windows Server-Lizenz für deinen Server kaufst, darfst du damit die Server-Software installieren, aber die Clients, die sich verbinden, sind nicht automatisch abgedeckt. Damit jeder Benutzer oder jedes Gerät legal auf Serverressourcen zugreifen kann (z. B. Domänenanmeldung, gemeinsame Dateien, Netzwerkdrucker, Unternehmensanwendungen usw.), ist für jeden von ihnen eine eigene CAL erforderlich.

Warum sind diese Lizenzen wichtig? Weil sie sicherstellen, dass die Umgebung gemäß den Lizenzbedingungen von Microsoft korrekt lizenziert ist. Der Zugriff von Clients ohne gültige CALs bedeutet ein Verstoß gegen den Lizenzvertrag. Bei einer Prüfung könnte Microsoft den sofortigen Erwerb der fehlenden CALs verlangen und Strafen verhängen. In der Praxis begrenzt Windows Server die Anzahl der Clientverbindungen technisch nicht, aber rechtlich gesehen brauchst du eine CAL für jeden Benutzer oder jedes Gerät, das sich verbindet.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versionskompatibilität: CALs sind an die Serverversion gebunden. Eine CAL berechtigt zum Zugriff auf die gleiche Windows Server-Version, für die sie ausgestellt wurde (sowie auf ältere Versionen), aber nicht auf neuere Versionen. Zum Beispiel ermöglichen CALs für Windows Server 2019 den Zugriff auf 2019 oder frühere Server, aber nicht auf einen Server 2022; dafür werden CALs für 2022 benötigt. Das ist entscheidend, wenn du planst, auf eine neuere Serverversion umzusteigen.

CAL-Lizenztypen: Benutzer vs. Gerät

Microsoft bietet zwei Hauptarten von CALs für Windows Server an: Benutzer-CAL (User CAL) und Geräte-CAL (Device CAL). Beide dienen dem gleichen Zweck – der Autorisierung des Zugriffs auf den Server – unterscheiden sich jedoch darin, an wen oder was die Lizenz vergeben wird.

Benutzer-CAL (User CAL)

Eine Benutzer-CAL berechtigt einen einzelnen Benutzer zum Zugriff auf den Server – unabhängig davon, welche Geräte dieser verwendet. Die Lizenz wird der Person zugewiesen (z. B. dem Konto von Juan Pérez in Active Directory) und ermöglicht es Juan, sich über seinen PC, sein Notebook oder ein anderes Gerät zu verbinden, ohne zusätzliche Lizenzen für jedes Gerät zu benötigen.

Dieses Modell ist ideal, wenn Mitarbeiter mehrere Geräte für die Arbeit nutzen oder wenn das Unternehmen eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) implementiert hat. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sowohl einen Büro-PC als auch ein Notebook verwendet, reicht eine Benutzer-CAL aus (1 Benutzer = 1 CAL). Bei Geräte-CALs hingegen wäre für jedes Gerät eine eigene Lizenz erforderlich. Benutzer-CALs sind vorteilhaft in Umgebungen, in denen es mehr Geräte als Benutzer gibt – denn mit weniger Lizenzen (eine pro Benutzer) werden alle Verbindungen abgedeckt.

Geräte-CAL (Device CAL)

Eine Geräte-CAL gewährt einem bestimmten Gerät (PC, Notebook, Tablet usw.) das Zugriffsrecht auf den Server – unabhängig davon, wie viele unterschiedliche Personen dieses Gerät verwenden. Die Lizenz ist an die Hardware gebunden.

Diese Option ist sinnvoll, wenn mehrere Benutzer sich wenige physische Geräte teilen. Zum Beispiel: Wenn ein PC im Schichtbetrieb von mehreren Mitarbeitenden genutzt wird, reicht eine Geräte-CAL für diesen PC aus – alle Nutzer können darüber auf den Server zugreifen (1 Gerät = 1 CAL), unabhängig davon, wie viele Personen den PC täglich verwenden. Geräte-CALs eignen sich gut für Unternehmen mit mehr Mitarbeitern als Geräten – etwa in Schichtbetrieben, an Kiosken oder in gemeinsam genutzten Werkstatt-Computern. Mit weniger Lizenzen (eine pro Gerät) werden alle Benutzer desselben Geräts abgedeckt.

Es ist möglich, beide Arten von CALs innerhalb derselben Organisation einzusetzen – je nach Bedarf der einzelnen Abteilungen (z. B. Benutzer-CALs für Büroangestellte mit mehreren Geräten und Geräte-CALs für gemeinsam genutzte PCs in der Produktion). Wichtig ist, eine klare Dokumentation zu führen, um alle Zugriffe abzudecken, ohne Lizenzen zu doppeln oder zu vergessen.

Visueller Hinweis: Eine Vergleichsgrafik wäre hilfreich, die zeigt, wie ein Benutzer mehrere Geräte nutzt vs. mehrere Benutzer an einem einzigen Gerät – zur Veranschaulichung, wie Benutzer- und Geräte-CALs jeweils angewendet werden.

Benutzer oder Gerät? So wählen Sie den richtigen CAL-Typ

Entscheidungsfaktoren:

• Nutzungsprofil (Benutzer vs. Geräte): Bewerten Sie, wie viele eindeutige Benutzer und wie viele verschiedene Geräte eine Verbindung herstellen werden – und auf welche Weise. Wenn jeder Mitarbeiter mehrere Geräte verwendet (z. B. Desktop-PC und Laptop), ist eine Benutzer-CAL wahrscheinlich sinnvoller. Wenn hingegen mehrere Mitarbeiter sich Geräte teilen (z. B. Schichtbetrieb oder gemeinsam genutzte Kiosksysteme), ist eine Geräte-CAL die bessere Wahl. Die Analyse von wer was nutzt und wie viele Geräte pro Person ist der wichtigste Faktor für die richtige Auswahl.
• Wachstum und Fluktuation: Planen Sie die nähere Zukunft mit ein. Wenn Sie neues Personal oder Arbeitsplätze hinzufügen möchten, erwerben Sie genügend CALs, um Engpässe zu vermeiden. Berücksichtigen Sie auch die Mitarbeiterfluktuation: Benutzer-CALs können neu zugewiesen werden, wenn jemand geht und ein neuer Mitarbeiter kommt. Geräte-CALs hingegen sind an die Hardware gebunden – bei neuen Geräten benötigen Sie zusätzliche Lizenzen. Wenn möglich, halten Sie einige Reserve-Lizenzen bereit.
• Kosten und optimale Kombination: Vergleichen Sie die Gesamtkosten der jeweiligen Lizenzierungsmodelle für Ihre Situation. Die ideale Lösung besteht oft darin, beide CAL-Typen zu kombinieren, um maximale Effizienz zu erreichen – z. B. Benutzer-CALs für Büroangestellte mit mehreren Geräten und Geräte-CALs für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze im Produktionsbereich. Wichtig ist, alle Zugriffe mit der geringstmöglichen Anzahl an Lizenzen abzudecken, indem Sie jeweils den passenden Typ wählen.

Technische Implementierung von CAL-Lizenzen in Windows Server

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Lizenzen benötigt werden, stellt sich die Frage: Wie implementiert man CALs praktisch in einer Windows Server-Umgebung? Da Standard-CALs nicht installiert werden, liegt der Fokus auf der administrativen Verwaltung. Bei Remotedesktopdiensten (RDS) erfolgt die Einrichtung über einen Lizenzserver. Wir unterteilen diesen Abschnitt in zwei Teile: zunächst die Schritte für Standard-CALs in Windows Server, danach die Implementierung von RDS-CALs.

Verwaltung von Standard-CALs in Windows Server

Für CAL-Lizenzen in Windows Server (nicht RDS-bezogen) gilt Folgendes:

• Keine Installation auf dem Server: Es gibt keinen Assistenten oder Produktschlüssel für Standard-CALs; Windows Server erfasst diese Lizenzen nicht automatisch. Die Verwaltung basiert auf Vertrauen und unternehmerischer Verantwortung.
• Führen Sie eine manuelle Bestandskontrolle: Dokumentieren Sie, wie viele CALs Sie besitzen und wie viele Benutzer oder Geräte Zugriff haben. Unterstützen Sie sich mit Listen, Inventaren oder Lizenzmanagementsoftware, um sicherzustellen, dass Sie nicht über das erworbene Volumen hinausgehen.
• Lizenzierungsmodus konfigurieren (informativ): Optional können Sie im Server oder über Gruppenrichtlinien festlegen, ob Sie „pro Benutzer“ oder „pro Gerät“ lizenzieren. Dies hat keine technische Auswirkung, dient aber als Referenz für die gewählte Strategie.
• Führen Sie interne Audits durch: Zählen Sie regelmäßig intern nach, ob Ihre Lizenzierung noch konform ist. Wenn das Unternehmen wächst und neue Benutzer oder Geräte hinzukommen, beschaffen Sie rechtzeitig zusätzliche CALs, bevor Sie die Lizenzgrenzen überschreiten. Diese Praxis bereitet Sie gut auf externe Prüfungen vor und verhindert Last-Minute-Käufe unter Druck.

Implementierung von RDS-CALs (Remote Desktop Services)

Wenn Ihr Unternehmen Windows Server mit Remotedesktopdiensten verwendet, müssen RDS-CALs auf einem dedizierten Lizenzserver installiert und aktiviert werden. Der Ablauf zusammengefasst:

1. Rolle für Remotedesktop-Lizenzierung installieren: Öffnen Sie auf dem vorgesehenen Server den Server-Manager und fügen Sie die Rolle Remotedesktopdienste > Lizenzierungsserver hinzu. Dadurch wird die RDS-Lizenzkonsole auf dem System aktiviert.
2. RDS-Lizenzserver aktivieren: Starten Sie die Remotedesktop-Lizenzierungs-Manager-Konsole (unter Verwaltungstools). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Servernamen und wählen Sie Server aktivieren. Folgen Sie dem Assistenten und geben Sie die erforderlichen Unternehmensinformationen ein, um den Server bei Microsoft zu registrieren.
3. RDS-CALs installieren: Nach der Aktivierung klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Server und wählen Lizenzen installieren. Wählen Sie im Assistenten das Lizenzierungsprogramm aus und geben Sie die von Microsoft bereitgestellten Lizenzschlüssel ein. Nach Abschluss erscheinen die neuen Lizenzen in der Konsole.
4. RDS-Session Hosts konfigurieren: Auf jedem Session Host-Server konfigurieren Sie den Lizenzierungsmodus und die Verbindung zum Lizenzserver. In den Eigenschaften des Hosts (oder über Gruppenrichtlinien) legen Sie z. B. fest, ob pro Benutzer oder pro Gerät lizenziert wird, und geben den Namen des aktivierten Lizenzservers an.
5. Funktion überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Benutzer sich erfolgreich über Remotedesktop anmelden können. In der RDS-Lizenzkonsole sehen Sie die ausgegebenen Lizenzen. Nach einer ca. 120-tägigen Kulanzfrist wird ein nicht lizenzierter RDS-Server neue Verbindungen verweigern.

Visueller Hinweis: Ein Screenshot der Remotedesktop-Lizenzkonsole mit installierten CALs und dem Status „Server aktiviert“ kann helfen, die Benutzeroberfläche verständlich darzustellen.

Praxisbeispiel: Kombinierte Nutzung von Benutzer- und Geräte-CALs

Ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern implementierte Windows Server 2019 für Domänen- und Dateidienste. Ein Teil des Personals verfügt über eigene PCs, während viele Produktionsmitarbeiter sich Geräte teilen. Der IT-Administrator entschied sich für eine Mischstrategie: Er erwarb 25 Benutzer-CALs für Mitarbeiter mit eigenen Geräten und 20 Geräte-CALs zur Abdeckung von 20 gemeinsam genutzten PCs im Schichtbetrieb. Insgesamt wurden nur 45 Lizenzen statt 60 verwendet, was zu erheblichen Einsparungen führte – ohne auf die rechtmäßige Abdeckung aller Benutzer und Geräte zu verzichten.

Lizenzverwaltung in Adobe Creative Cloud: Lektionen für IT-Administratoren

Die Plattform Adobe Creative Cloud ist ein modernes Beispiel für benutzerzentrierte Cloud-Lizenzierung. Über die Adobe Admin Console (Administrationskonsole von Adobe für Unternehmensumgebungen) können IT-Administratoren Aufgaben wie folgende durchführen:

• Benutzer hinzufügen oder entfernen: Neue Mitarbeitende registrieren (meist mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse) oder Benutzer entfernen, die keinen Zugriff mehr benötigen.
• Produktlizenzen zuweisen: Jedem Benutzer die erforderlichen Adobe Creative Cloud-Lizenzen zuweisen – entweder ein Komplettabonnement oder einzelne Anwendungen wie Photoshop, Illustrator usw.
• Lizenzen einfach neu zuweisen: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt, kann seine Lizenz in der Konsole freigegeben und mit wenigen Klicks einem anderen Benutzer zugewiesen werden – so bleiben keine Lizenzen ungenutzt.
• Nutzung und Verfügbarkeit überwachen: Die Konsole zeigt die Gesamtzahl der gekauften Lizenzen, wie viele zugewiesen wurden und wie viele noch verfügbar sind. Das erleichtert die Einhaltung von Lizenzvorgaben und hilft, frühzeitig den Bedarf an weiteren Lizenzen zu erkennen oder bestehende zu optimieren.

Bei der Lizenzverwaltung von Adobe muss nicht mit physischen Geräten gearbeitet werden – alles basiert auf benannten Benutzern mit Cloud-Berechtigungen. Das ist vergleichbar mit den Benutzer-CALs von Windows Server: Jede autorisierte Person hat eine ihr zugewiesene Lizenz, um auf die Dienste zuzugreifen. Der Unterschied: Adobe weist diese Lizenzen automatisch über seine Server zu und überwacht sie, während die Verwaltung bei Windows Server manuell erfolgt und von der internen IT-Policy abhängt.

Für IT-Verantwortliche ist die Verwaltung der Adobe Admin Console vergleichbar mit dem Management von Konten in Active Directory: Es gilt zu dokumentieren, wer Zugriff auf welche Software hat, Lizenzen bei Austritt zu entziehen und den Bedarf bei Neueinstellungen oder Projekten frühzeitig zu erkennen. In beiden Welten – lokal und cloudbasiert – ist ein proaktives Management von Benutzern und Lizenzen entscheidend, um effizient zu arbeiten und stets lizenzkonform zu bleiben.

Fazit

Die korrekte Implementierung von CAL-Lizenzen für Windows Server ist nicht nur eine administrative Formalität, sondern ein entscheidender Schritt zur Sicherstellung der Stabilität und Lizenzkonformität der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Wenn man die verschiedenen CAL-Typen versteht und ihren Einsatz entsprechend den Anforderungen plant – sei es mit Benutzer-, Geräte-CALs oder einer Kombination – kann die IT-Abteilung Kosten optimieren und Überraschungen bei Software-Audits vermeiden. Eine saubere Lizenzverwaltung ermöglicht ein geordnetes Unternehmenswachstum, bei dem neue Benutzer oder Geräte hinzugefügt werden können, ohne gegen Lizenzbedingungen zu verstoßen.

In der heutigen Zeit, in der lokale Infrastrukturen und Cloud-Dienste parallel bestehen, umfasst die Rolle von IT-Administratoren auch die Beherrschung unterschiedlicher Lizenzplattformen. Ob es um die Umsetzung von CALs in Windows Server geht oder um die Benutzerverwaltung in Plattformen wie der Adobe Creative Cloud – das Ziel bleibt dasselbe: jedem Mitarbeiter die nötigen Werkzeuge bereitzustellen und gleichzeitig die Lizenzkontrolle zu wahren. Eine gut geführte Lizenzierung verhindert nicht nur Sanktionen, sondern fördert auch die Produktivität, da alle autorisierten Nutzer rechtzeitig Zugriff haben und Investitionen in Software optimal genutzt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist eine CAL-Lizenz für Windows Server?

Eine CAL (Client Access License) ist eine Lizenz, die für jeden Benutzer oder jedes Gerät gekauft wird, das auf einen Windows-Server zugreifen soll. Es handelt sich nicht um eine zu installierende Software, sondern um eine rechtliche Zugriffsberechtigung: Wenn 10 Benutzer auf einen Windows-Server zugreifen sollen, benötigt das Unternehmen 10 CALs, um korrekt lizenziert zu sein.

Was ist der Unterschied zwischen einer Benutzer-CAL und einer Geräte-CAL?

Die Benutzer-CAL wird einer Person zugewiesen und deckt alle Geräte ab, die diese Person für den Serverzugriff nutzt. Die Geräte-CAL hingegen wird einem Gerät zugewiesen und erlaubt beliebig vielen Benutzern den Zugriff auf den Server über dieses Gerät. Kurz gesagt: Die Benutzer-CAL deckt einen Benutzer (mit allen Geräten) ab; die Geräte-CAL deckt ein Gerät (mit mehreren Benutzern) ab.

Wie viele CALs benötigt mein Unternehmen?

Zählen Sie, wie viele Benutzer oder Geräte insgesamt auf den Server zugreifen werden. Bei Benutzer-CALs benötigen Sie für jeden eindeutigen Benutzer eine Lizenz – unabhängig von der Anzahl der verwendeten Geräte. Bei Geräte-CALs zählen Sie jedes einzelne Gerät (PC, Laptop, Tablet usw.), das eine Verbindung herstellen wird. Es ist ratsam, einen kleinen Puffer einzuplanen, falls zukünftig weitere Benutzer oder Geräte hinzukommen.

Was ist die Adobe Creative Cloud Admin Console?

Die Adobe Admin Console ist die Webplattform, über die Unternehmen ihre Adobe Creative Cloud-Lizenzen verwalten. Administratoren können dort zentral Benutzer hinzufügen oder entfernen und diesen Adobe-Produktlizenzen zuweisen oder entziehen. So behalten sie den Überblick darüber, welche Nutzer im Unternehmen Zugriff auf Adobe-Software haben – ähnlich wie bei der Benutzer-CAL in einem Windows-Server, wo geregelt wird, wer Zugriff hat.