Alles, was Sie mit einer Projektlizenz tun können

Analyse von Microsoft Project, der berühmten Projektmanagementsoftware von Microsoft.

Die Lizenzierung von Project, der Projektmanagementsoftware von Microsoft, ist eine solide und zuverlässige Option für erfahrene Projektteams. Obwohl das Programm eine höhere Lernkurve aufweist als andere Alternativen auf dem Markt, ist es bei richtiger Anwendung eine hervorragende Methode zur Bearbeitung komplizierter Projekte. Wenn Sie MS Project einmal gemeistert haben, wird es Ihnen schwerfallen, einen Ersatz zu finden, der den gleichen Funktionsumfang bietet.

Aber was sind die Vor- und Nachteile der Projektmanagement-Software von Microsoft, und ist es schlau, Project zu lizenzieren?

Das Gute:

• Konzentriertes Hauptmenü: Sie werden sich in Microsoft Project sehr wohlfühlen, wenn Sie Erfahrung mit einer anderen Microsoft-Software haben.

Die Oberfläche ist Microsoft Excel sehr ähnlich. Und seien wir mal ehrlich, die meisten von uns wissen bereits, wie man Excel benutzt. Wie bei Excel ist jedoch ein gründliches Verständnis der Funktionen des Programms für eine optimale Leistung erforderlich.

Der Startbildschirm bietet einen sofortigen Überblick über die wichtigsten Systemstatistiken auf einen Blick. Sie haben die Möglichkeit, ein neues Projekt zu beginnen, die Arbeit an einem zuvor gespeicherten Projekt wieder aufzunehmen oder nach Material zu suchen, an dem Sie in den vergangenen Tagen gearbeitet haben. Diejenigen, die an vielen großen Projekten gleichzeitig arbeiten, werden dies sehr nützlich finden.

• Im Gegensatz zu den meisten ähnlichen Produkten auf dem Markt wird eine Vielzahl von Projektmanagementansätzen unterstützt. Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte mit Hilfe einer Projektlizenz so organisieren, wie Sie es wünschen.

Das Programm unterstützt Scrum, Kanban und maßgeschneiderte Prozesse. Es kann für agiles oder Wasserfall-Projektmanagement oder sogar für eine Kombination aus beidem verwendet werden.

Mit nur wenigen Klicks können Sie Notizen hinzufügen und die Dauer und Aufgaben eines Projekts festlegen. Wenn Sie Microsoft Project verwenden, können Sie es an Ihre individuelle Herangehensweise an das Projektmanagement anpassen.

• Mehrere Projektperspektiven: In Project haben Sie die Möglichkeit, zwischen vielen verschiedenen Perspektiven eines Projekts zu wechseln, um dessen Fortschritt besser zu überwachen. Eine geordnete Liste von Aufgaben in Form eines Rasters erleichtert die Projektplanung.

Eine Dashboard-Ansicht im Kanban-Stil ist ebenfalls verfügbar und bietet eine praktische visuelle Darstellung des gesamten Projektfortschritts.

Es ist auch möglich, Task Boards genau nach Ihren Wünschen zu gestalten. Darüber hinaus verfügt Microsoft Project über eine Gantt-Diagramm-Schnittstelle.

Es ist nützlich, um Termine im Auge zu behalten und zu sehen, wie verschiedene Aktivitäten miteinander verbunden sind.

Sie können ganz einfach zwischen den beiden Perspektiven hin- und herwechseln, um Ihren aktuellen Projektmanagement-Anforderungen besser gerecht zu werden. Sowohl Teammitglieder als auch Projektmanager schätzen diese Anpassungsfähigkeit.

• Maßgeschneiderte Berichte: MS Project bietet umfassende Berichte. Wenn Sie einen Bericht erstellen, können Sie die gewünschten Informationen ein- oder ausschließen.

Die Berichtswerkzeuge sind für ein so ausgeklügeltes System sehr einfach. Gehen Sie einfach zum Abschnitt Berichte auf der Seite und kreuzen Sie die Kästchen neben den entsprechenden Datenelementen an.

Tabellen und andere visuelle Hilfsmittel können den Berichten hinzugefügt werden, um die Daten besser lesbar zu machen.

Die Berichte haben ein ausgefeiltes Layout und sind leicht zu verteilen. Sie sind nicht nur für die persönliche Berichterstattung nützlich, sondern auch für Präsentationen vor der Geschäftsleitung und anderen Interessengruppen.

• Time Tracker: Die Zeiterfassung ist ein Tool von Microsoft Project, mit dem Teammitglieder die Zeit nachverfolgen können, die sie für verschiedene Aufgaben aufwenden. Es ist eine fantastische Technik, um die Arbeit eines Unternehmens, eines Projekts oder eines anderen Projekts festzuhalten.

Mit der Zeit lässt sich mehr anstellen, als nur die für eine bestimmte Tätigkeit aufgewendete Zeit zu erfassen.

Ein Benutzer könnte die für die Forschung und Entwicklung eines Projekts aufgewendete Zeit erfassen, indem er den Eintrag auf dem Stundenzettel als solchen kennzeichnet. Fakturierung, Gehaltsabrechnung und Auftragskalkulation profitieren stark davon.

Da Zeiterfassungsfunktionen in der Projektmanagement-Softwarelandschaft nicht zum Standard gehören, ist die Aufnahme dieser Funktion in MS Project ein wichtiges Verkaufsargument.

• Ressourcenmanagement: Die Ressourcenmanagement-Funktionen von MS Project gelten als ein weiteres fortschrittliches Projektmanagement-Tool.

Es ist nicht unbedingt eine übliche oder Standardfunktion, die in anderen Lösungen auf dem Markt angeboten wird, und es ist sicherlich kein Einsteiger- oder Einstiegswerkzeug. Die Verwendung einer Projektlizenz für das Ressourcenmanagement ist eine gute Möglichkeit, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu ermitteln, sodass Sie Aufgaben entsprechend zuweisen können.

Neben der Personalverwaltung unterstützt MS Project auch andere arbeitsbezogene Ressourcen. Sie können es verwenden, um Ressourcen wie Materialien, Ausrüstung und andere projektbezogene Kosten zu verfolgen.

MS Project ermöglicht es Ihnen, hier eine Vielzahl von Details hinzuzufügen. Sie können sogar eine Mengeneinheit für jede Ressource hinzufügen und auch die damit verbundenen Kosten eingeben.

• Es unterstützt das Projektmanagement in großem Umfang: MS Project ist eine ideale Lösung für mittlere bis große Unternehmen.

Bei so vielen Tools, die für kleine Teams und Start-ups vermarktet werden, ist es gut zu sehen, dass Microsoft Project sich hervorragend an die Bedürfnisse größerer Teams anpassen lässt.

Wenn ein Unternehmen komplexe Projektmanagement-Anforderungen hat, kann MS Project diese mit großer Wahrscheinlichkeit erfüllen. Wenn diese Software in die richtigen Hände gelegt wird, scheint alles möglich zu sein.

Cloud- oder On-Premise-Lösungen: Microsoft Project ist als Cloud-Software-Abonnement oder als On-Premise-Lösung erhältlich, die auf einem einzelnen lokalen Computer installiert werden kann. Die Option der lokalen Installation wird bei Softwarepaketen immer seltener.

Wenn Sie sich für die lokale Lösung entscheiden, verlieren Sie einen Teil der Möglichkeit, mit Teammitgliedern innerhalb der Software zusammenzuarbeiten. Aber es ist immer noch von Vorteil, die Option für diejenigen zu haben, die lieber nur lokal als in der Cloud arbeiten möchten.

Die Nachteile:

• Nicht für Anfänger: Microsoft Project ist keine einfache Projektverwaltungslösung. In der Tat ist es nicht einmal etwas für Leute, die nur mit Projektmanagementkonzepten vertraut sind.

Die Software ist für erfahrene Projektmanager und technische Benutzer konzipiert. Um zu verstehen, wie MS Project funktioniert, benötigen Sie mehr als nur allgemeine technische Kenntnisse. Wenn Sie nicht zu dieser Kategorie gehören, werden Sie Probleme mit der Software und auch mit Ihren Projekten haben.

• Schlechte Kommunikation innerhalb der Anwendung: Was die Kommunikation im Team angeht, ist MS Project noch verbesserungswürdig. Sie können einem Teammitglied auf der Plattform nicht schnell eine Nachricht schicken oder es anpingen.

Abgesehen davon verfügt Microsoft über eine Vielzahl anderer Kommunikationstools. Es ist davon auszugehen, dass die meisten MS Project-Teams Microsoft-Organisationen sind. Sie müssen also Teams, Outlook, Skype, Yammer oder ein anderes Microsoft-Tool verwenden, um mit Ihrem Team zu kommunizieren. Diese Funktionen sind in MS Project selbst nicht enthalten.

• Fehlende Integrationen: Mit einer Project-Lizenz können Sie nicht wirklich gut mit anderen Business-Tools zusammenarbeiten, insbesondere nicht mit denen außerhalb der Microsoft-Familie. Es lässt sich auch nicht mit Zapier verbinden, einer beliebten Online-Ressource für die Synchronisierung von Drittanbieter-Apps, die nicht von Haus aus miteinander verbunden sind.

Wenn Sie Ihr Projektmanagement-Tool mit anderen Plattformen wie Salesforce oder Slack integrieren möchten, ist MS Project nicht die ideale Lösung für Ihre Bedürfnisse. Wenn Sie hingegen Office 365 und andere Microsoft-Tools verwenden, passt MS Project perfekt dazu.

• Steile Lernkurve: MS Project gehört nicht zu den Tools, bei denen Sie sich heute anmelden und innerhalb weniger Minuten mit der Verwaltung von Projekten beginnen können. Es gibt definitiv eine längere Lernkurve, vor allem bei der Einarbeitung neuer Benutzer. MS Project setzt voraus, dass die Benutzer bereits mit den allgemeinen Konzepten des Projektmanagements vertraut sind.

Von da an müssen Sie nur noch lernen, wie man die Software benutzt. Es gibt viele Ressourcen und Tutorials von Microsoft, die erklären, wie Sie bestimmte Dinge innerhalb der Plattform machen können. Zunächst müssen Sie jedoch wissen, worauf Sie achten müssen. Selbst erfahrene Benutzer werden einige Zeit benötigen, um sich an die Projektmanagement-Software von Microsoft zu gewöhnen.

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