Guida alla migrazione dalle licenze on-premise al cloud

Introduzione

La migrazione dalle licenze on-premise al cloud è diventata una strategia fondamentale per le aziende e gli utenti che desiderano modernizzare i propri sistemi. Invece di affidarsi esclusivamente a software installati su server locali o dispositivi individuali, un numero sempre maggiore di organizzazioni sta optando per soluzioni basate sul cloud, grazie ai loro vantaggi in termini di flessibilità, costi ed escalabilità. Questa guida definitiva esplora nel dettaglio cosa comporta questo cambiamento — sia dal punto di vista tecnico che commerciale — aiutandoti a pianificare una transizione fluida e di successo.

Passare da un ambiente locale a uno basato sul cloud non significa solo trasferire dati e applicazioni: implica anche adattare i modelli di licenza. I principali fornitori di software hanno apportato modifiche significative alle loro politiche di licenza, spesso incentivando l’adozione di modelli di abbonamento cloud. Ad esempio, Microsoft ha modificato prezzi e condizioni delle licenze tradizionali per incoraggiare le aziende a passare a servizi come Azure o Microsoft 365. In questo contesto, comprendere le differenze tra licenze on-premise e licenze cloud, i loro vantaggi, le sfide e i passaggi necessari è essenziale per prendere la decisione giusta.

Di seguito analizziamo tutti questi aspetti in una guida completa. Iniziamo!

Cosa significa migrare da on-premise al cloud?

Migrare da un ambiente on-premise al cloud significa spostare sistemi, applicazioni e licenze software da un ambiente locale (installato sui tuoi server o computer) a un ambiente ospitato su server remoti accessibili via Internet. In un modello on-premise tradizionale, un’azienda acquista licenze software perpetue e installa tale software nella propria infrastruttura locale (ad esempio un server interno). Al contrario, nel modello cloud l’azienda accede a software e servizi tramite Internet, tipicamente attraverso un abbonamento o un modello pay-as-you-go, senza la necessità di mantenere infrastrutture fisiche.

Licenze on-premise vs. licenze cloud: Le licenze on-premise prevedono generalmente un pagamento unico per una copia del software utilizzabile indefinitamente (spesso chiamate licenze perpetue). Richiedono che l’organizzazione gestisca i propri server o dispositivi per eseguire il software, oltre agli aggiornamenti e alla manutenzione. Le licenze cloud, invece, funzionano solitamente tramite un modello in abbonamento (mensile o annuale), pagando per il diritto di utilizzare il software o il servizio cloud. Questo modello include aggiornamenti continui, scalabilità su richiesta e supporto da parte del fornitore.

Esempio: Pensa a Microsoft Office. Con una licenza on-premise potresti acquistare Office 2019 o 2021 con un pagamento unico e installare quella versione sul tuo PC (senza aggiornamenti alle versioni successive se non acquistandole nuovamente). Nel modello cloud, un abbonamento Microsoft 365 (precedentemente Office 365) ti dà accesso a Word, Excel, PowerPoint e ad altri servizi cloud — sempre nelle versioni più recenti — pagando una quota periodica. I tuoi file possono inoltre essere archiviati nel cloud (OneDrive) e accessibili ovunque.

Migrare da on-premise al cloud implica quindi cambiare il modo in cui acquisisci e utilizzi il software: dal possesso di una copia locale permanente all’utilizzo di un servizio ospitato esternamente con pagamenti ricorrenti. Questo cambiamento offre numerosi vantaggi, ma richiede anche adattamenti culturali e tecnici all’interno dell’organizzazione, come vedremo nelle sezioni successive.

Vantaggi della migrazione delle licenze e dei sistemi al cloud

Perché così tante aziende stanno valutando la migrazione delle loro licenze e dei loro sistemi al cloud? Ecco i principali vantaggi di questo passo:

Scalabilità e flessibilità

Il cloud offre risorse praticamente illimitate e scalabili su richiesta. Se la tua azienda necessita di maggiore potenza di calcolo, spazio di archiviazione o utenti aggiuntivi con accesso a determinati software, puoi ampliare le risorse con pochi clic — senza acquistare nuovo hardware o ulteriori licenze perpetue. Allo stesso modo, se hai bisogno di ridurre le risorse, puoi farlo immediatamente, regolando anche i costi. Questo livello di flessibilità è difficile da ottenere in un ambiente on-premise, dove hardware e licenze sono fissi dopo l’acquisto.

Riduzione dei costi operativi

Migrando al cloud, molte organizzazioni riportano risparmi sui costi di infrastruttura e manutenzione. Non è più necessario investire ingenti somme in server fisici, energia elettrica, raffreddamento dei data center o personale per la manutenzione hardware. Invece degli investimenti in conto capitale (CapEx) per infrastrutture e licenze perpetue, si passa a un modello di spesa operativa (OpEx), pagando solo ciò che si utilizza. Questo consente un flusso di spese più prevedibile e allineato alla crescita del business. Inoltre, gli aggiornamenti software sono generalmente inclusi nei servizi cloud, eliminando i costi legati all’acquisto di nuove versioni.

Accesso globale e lavoro da remoto

Con soluzioni cloud, applicazioni e dati sono accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet. Questo facilita il lavoro da remoto e la collaborazione tra team distribuiti geograficamente. Ad esempio, migrare un server di file locale verso un servizio cloud consente ai dipendenti di accedere ai documenti in tempo reale da casa o durante i viaggi di lavoro. Allo stesso modo, le applicazioni SaaS permettono una collaborazione continua e senza interruzioni, come la modifica simultanea di un documento da parte di più utenti.

Backup e disaster recovery

I fornitori di cloud dispongono di infrastrutture robuste e ridondate che migliorano sicurezza e disponibilità dei tuoi sistemi. Con la migrazione, puoi beneficiare di backup automatici, archiviazione ridondata in più data center e piani di disaster recovery integrati. In un ambiente on-premise, ottenere questo livello di resilienza richiederebbe investimenti enormi in hardware aggiuntivo e centri di backup. Nel cloud, anche le piccole imprese possono beneficiare di alta disponibilità e tranquillità, sapendo che i loro dati possono essere replicati in diverse località.

Innovazione continua e tecnologie avanzate

Utilizzando servizi cloud, hai accesso immediato alle tecnologie più innovative offerte dal provider. Ciò include strumenti avanzati che sarebbero difficili da implementare localmente, come intelligenza artificiale, machine learning, analisi dei big data, servizi IoT, e molto altro. I provider cloud (come Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, ecc.) aggiungono costantemente nuove funzionalità e miglioramenti. Essere nel cloud significa poter sfruttare queste innovazioni senza doverle sviluppare internamente. Inoltre, abbonamenti come Microsoft 365 garantiscono sempre l’ultima versione del software senza costi aggiuntivi.

In sintesi, la migrazione al cloud può offrire una maggiore agilità aziendale, facilitare la crescita e l’espansione in nuovi mercati e liberare il team IT da molte attività di manutenzione, permettendogli di concentrarsi su progetti strategici. Tuttavia, per sfruttare appieno questi vantaggi è fondamentale considerare anche le sfide e pianificare adeguatamente la transizione, come vedremo nelle sezioni successive.

Sfide e considerazioni prima della migrazione

Nonostante i numerosi vantaggi, migrare da un ambiente locale al cloud comporta anche importanti sfide e considerazioni. È fondamentale riconoscerle per poter mitigare i rischi con una pianificazione solida:

Sicurezza e conformità

Il cloud è sicuro? Questa è una delle prime domande che sorgono. Sebbene i provider cloud investano molto nella sicurezza (crittografia dei dati, firewall, monitoraggio continuo, certificazioni, ecc.), trasferire dati sensibili su server esterni può rappresentare una preoccupazione per alcune aziende. È essenziale comprendere le misure di sicurezza offerte dal provider, configurare correttamente la protezione dei dati (ad esempio gestendo i permessi di accesso e crittografando le informazioni critiche) e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati (come il GDPR in Europa) nell’ambiente cloud. Bisogna anche considerare dove i dati verranno fisicamente archiviati, poiché alcune industrie o normative richiedono che risiedano in determinati Paesi o regioni.

Costi imprevisti e gestione delle spese

Approccio commerciale: impatto su costi e licenze

La migrazione delle licenze on-premise al cloud comporta anche un cambiamento significativo nel modello di costo e di licenza. Da un punto di vista commerciale, questi sono gli aspetti chiave da considerare:

Dal CapEx all’OpEx

Come già accennato, uno dei cambiamenti fondamentali è il passaggio da spese in conto capitale (CapEx) a spese operative (OpEx). Invece di acquistare server e licenze perpetue con un grande investimento iniziale, il cloud consente di pagare solo ciò che si utilizza, quando lo si utilizza. Questo può essere molto vantaggioso per la liquidità dell’azienda e per allineare i costi IT all’attività di business (ad esempio, pagando di più nei mesi di maggiore utilizzo e meno in quelli più tranquilli). Tuttavia, è importante ricalcolare con attenzione il Return on Investment (ROI): in alcuni casi, su periodi molto lunghi, un abbonamento continuativo potrebbe sembrare più costoso di una licenza perpetua acquistata una sola volta. Per questo motivo, le aziende dovrebbero effettuare proiezioni finanziarie confrontando entrambi gli scenari. Nella pratica, molte organizzazioni scoprono che i benefici in termini di agilità, aggiornamenti inclusi e riduzione dei costi di manutenzione rendono il modello OpEx più redditizio o comunque più facile da giustificare.

Nuovi modelli di licenza in abbonamento

Con la migrazione, è probabile che tu abbandoni le licenze tradizionali e adotti licenze in abbonamento. Ad esempio, se in passato acquistavi licenze di Windows Server o SQL Server per il tuo hardware, spostando tali carichi su Azure potresti licenziarli in modo diverso: pagando un costo orario per una macchina virtuale che include già la licenza nel prezzo, oppure utilizzando le licenze esistenti con Software Assurance per coprire l’istanza (BYOL). Nel software di produttività, il passaggio è dalle suite da ufficio installate in locale ad abbonamenti come Microsoft 365 o Google Workspace. Questi modelli in abbonamento offrono spesso vantaggi come aggiornamenti automatici, supporto incluso e possibilità di aumentare o diminuire facilmente il numero di utenti. Tuttavia, è fondamentale leggere con attenzione le condizioni: cosa succede se annulli l’abbonamento? Come puoi recuperare i tuoi dati? Esistono periodi minimi di vincolo? Assicurati di comprendere il contratto di servizio del provider cloud (SLA, Service Level Agreements) per conoscere i tuoi diritti e responsabilità.

Sfruttare le licenze esistenti (BYOL)

Molte aziende hanno investito ingenti somme in licenze on-premise nel corso degli anni. La buona notizia è che diversi provider cloud permettono di valorizzare tali investimenti grazie a politiche di “Bring Your Own License (BYOL)” o uso ibrido. Ciò significa che puoi portare le tue licenze nel cloud, a patto che soddisfino determinati requisiti, evitando di pagare due volte per lo stesso software. Microsoft, ad esempio, offre vantaggi ibridi con cui, se possiedi licenze di Windows Server, SQL Server o Office con copertura Software Assurance attiva, puoi utilizzarle in ambienti cloud (Azure e anche altri cloud certificati) senza costi di licenza aggiuntivi o con sconti significativi. Questo riduce il costo della migrazione dei carichi di lavoro al cloud. È importante effettuare un inventario delle licenze coperte da manutenzione attiva e consultare il provider o un rivenditore su come trasferire tali diritti nel cloud. Tieni anche presente che alcune licenze potrebbero dover rimanere attive (rinnovando la Software Assurance o strumenti simili) per continuare a essere valide nel cloud.

Aumenti di prezzo on-premise e tendenze del settore

Un fattore commerciale esterno che spinge verso la migrazione è la strategia dei fornitori di software. Negli ultimi anni, aziende come Microsoft, Adobe, Oracle e altre hanno progressivamente aumentato il costo dei loro prodotti on-premise, promuovendo al contempo le versioni cloud. Ad esempio, Microsoft ha aumentato i prezzi delle licenze per i server locali e ha introdotto versioni di prodotti disponibili solo tramite abbonamento. Questo significa che rimanere su modelli legacy può diventare sempre più costoso e complesso dal punto di vista del licensing. Il settore IT, in generale, si sta orientando verso modelli SaaS e di abbonamento, grazie alla prevedibilità dei ricavi e al miglioramento continuo dei servizi. Per le aziende clienti ciò si traduce nel fatto che adottare il cloud non è solo vantaggioso dal punto di vista tecnologico, ma a volte è necessario per non rimanere indietro sui costi rispetto ai concorrenti che hanno già effettuato la transizione. Restare aggiornati su queste tendenze aiuta a prendere decisioni informate: migrare al cloud al momento giusto può evitare aumenti di costo imprevisti o il rischio di rimanere con software obsoleti perché il fornitore non dà più priorità alla versione on-premise.

Aspetti legali e di licenza durante la migrazione

Cambiare ambiente non ti esonera dal rispetto dei termini di licenza. È essenziale assicurarsi che, dopo la migrazione, tu sia ancora correttamente licenziato. Ad esempio, se avevi Windows Server installato su 2 CPU fisiche con determinate licenze e decidi di spostarlo su 4 macchine virtuali nel cloud, le licenze attuali potrebbero non coprire tale scenario senza adeguamenti. Consulta le linee guida di licenza di ciascun fornitore per gli ambienti cloud. In alcuni casi, migrare al cloud può semplificare la conformità (perché in un modello SaaS delega una parte degli obblighi al provider), ma in scenari ibridi dovrai gestire entrambi i mondi. Avere a disposizione una consulenza sul licensing (da parte del tuo fornitore di licenze o di consulenti specializzati) può rivelarsi molto prezioso durante la migrazione, per evitare inadempienze che possano sfociare in sanzioni o costi extra in futuro.

In definitiva, l’approccio commerciale alla migrazione deve procedere di pari passo con quello tecnico. Una migrazione di successo non solo funziona bene, ma è anche redditizia e conforme dal punto di vista legale. Consigliamo di preparare un business case prima di migrare: stimare i costi attuali rispetto a quelli nel cloud, identificare i benefici qualitativi (maggiore produttività, minore rischio di downtime, ecc.) e quelli quantitativi, e presentarli alla direzione per allineare la decisione agli obiettivi di business. Se tutto è chiaro “sulla carta”, l’implementazione sarà più fluida e godrà del supporto di tutti gli stakeholder.

Passi pratici per una migrazione di successo

A questo punto, riassumiamo un possibile piano d’azione pratico per migrare dalle licenze on-premise al cloud. Questi passaggi combinano aspetti tecnici e gestionali:

Analisi e pianificazione

Riunisci il tuo team IT e gli stakeholder chiave per analizzare che cosa verrà migrato e perché. Definisci gli obiettivi (ad esempio: ridurre i costi del X%, migliorare i tempi di risposta, abilitare il lavoro da remoto, ecc.). Esegui l’inventario di sistemi e licenze come indicato in precedenza e stabilisci le priorità su quali applicazioni o servizi migrare per primi. Crea un piano di progetto con tempistiche stimate, risorse necessarie e rischi identificati.

Scelta dei partner e degli strumenti

Decidi se eseguire la migrazione interamente con risorse interne o se collaborare con un partner tecnologico. Molte aziende scelgono di affidarsi a partner esperti in migrazioni cloud o direttamente ai servizi professionali del provider cloud per le fasi più critiche. Allo stesso modo, identifica gli strumenti che utilizzerai (ad esempio strumenti per migrare macchine virtuali, utility per migrare database, ecc.). Tieni a portata di mano la documentazione ufficiale del provider cloud prescelto e forma il tuo team sull’uso di tali strumenti.

Preparazione dell’ambiente cloud

Prima di migrare, prepara l’ambiente nel cloud. Crea gli account o le sottoscrizioni necessari con il provider (che si tratti di Azure, AWS, Google o altro), configura la rete virtuale, collega il cloud alla tua rete locale se necessario (tramite VPN o collegamenti dedicati) e verifica di avere le quote e i permessi necessari per creare le risorse. È come “preparare la casa nuova prima del trasloco”.

Migrazione di test/pilota

Come suggerito, scegli un sistema non critico per eseguire una migrazione di prova. Documenta il processo e affina gli aspetti tecnici che richiedono correzioni. Se il test ha esito positivo, aumenta la fiducia del team e conferma tempi e passaggi del piano. Se va male, è meglio scoprirlo in questa fase, quando un sistema critico non è coinvolto: fai tesoro dell’esperienza e adegua il piano.

Comunicazione con l’organizzazione

Informa utenti e stakeholder sulla migrazione. Definisci aspettative chiare: eventuali finestre di manutenzione, cambiamenti che noteranno (ad esempio: “d’ora in poi accederai all’applicazione X tramite questo nuovo URL nel cloud”, oppure “in questa data la tua e-mail passerà a Office 365 e ti forniremo un breve corso sulle nuove funzionalità”). Una comunicazione proattiva evita sorprese e resistenze. Sottolinea i benefici che otterranno per favorire l’adozione: “dopo la migrazione il sistema sarà disponibile anche in caso di problemi in ufficio e potrai accedervi da casa”, ad esempio.

Esecuzione della migrazione

Esegui la migrazione secondo il piano. Monitora da vicino l’avanzamento. Durante le fasi critiche è consigliabile che il team IT sia completamente concentrato e disponibile, così da poter intervenire rapidamente in caso di problemi. Segui le fasi concordate (ad esempio, spostare prima i database durante un fine settimana, quindi le applicazioni la settimana successiva, in base al piano). Dopo la migrazione di ciascun componente, esegui immediatamente test funzionali per verificare che tutto funzioni correttamente nel cloud (test utente, integrazioni, prestazioni di base).

Ottimizzazione e regolazioni finali

Una volta che tutto è operativo nel cloud, raccogli metriche e feedback dagli utenti. Il sistema sembra più veloce? Ci sono problemi di accesso? I costi rientrano negli obiettivi previsti? Apporta le modifiche necessarie: talvolta si scopre che una determinata macchina virtuale può essere ridimensionata per risparmiare, oppure che è necessario abilitare livelli aggiuntivi di sicurezza in un’area specifica. Questo è il momento di perfezionare i dettagli. Assicurati inoltre di disattivare i sistemi on-premise che sono stati sostituiti (per ridurre i costi ed evitare confusione), tranne nei casi in cui tu abbia deciso di mantenere un ambiente ibrido per ridondanza.

Documentazione e formazione continua

Aggiorna tutta la documentazione IT per riflettere la nuova realtà. Politiche di backup, piani di ripristino, manuali utente, ecc. devono essere rivisti per allinearsi all’ambiente cloud. Fornisci ulteriore formazione agli utenti, se necessario, soprattutto se hanno a disposizione nuovi strumenti (ad esempio, se sei passato da Office tradizionale a Microsoft 365 con Teams, potrebbe valere la pena organizzare workshop per sfruttare al meglio Teams, OneDrive, ecc.). Utenti ben formati traggono maggior valore dagli investimenti IT. Dal lato tecnico, promuovere l’apprendimento continuo sulle piattaforme cloud è fondamentale: la tecnologia evolve rapidamente e nasceranno nuove funzionalità che potrebbero portare ulteriori vantaggi alla tua organizzazione.

Seguendo questi passaggi sarai sulla buona strada per una migrazione di successo. Ogni azienda è diversa, quindi puoi adattare l’ordine o aggiungere ulteriori passaggi in base alla tua situazione. L’importante è disporre di un metodo strutturato, evitare l’improvvisazione e mantenere tutti informati e allineati durante l’intero processo.

Licendi: il tuo partner di fiducia per software con licenza e garanzia

Una parte cruciale della migrazione al cloud è assicurarsi di disporre delle giuste licenze software durante e dopo la transizione. È qui che Licendi può diventare un partner fondamentale. Licendi è un negozio europeo specializzato nella vendita di licenze software, rinomato per il suo impegno nella legalità e nella soddisfazione del cliente.

Nell’ambito del tuo progetto di migrazione al cloud, scegliere Licendi come fornitore di licenze ti permetterà di avere una preoccupazione in meno. Potrai concentrarti sugli aspetti tecnici della migrazione mentre noi ci assicuriamo che tu abbia tutte le licenze necessarie, pienamente conformi e operative.

Se il tuo progetto prevede l’aggiornamento di alcuni software come parte della migrazione (ad esempio il passaggio da una vecchia versione di Office a Microsoft 365 o l’acquisto di Windows Server 2022 per distribuirlo su una macchina virtuale nel cloud), ti forniremo tali licenze in modo immediato e a prezzi competitivi.

Conclusione

La migrazione dalle licenze on-premise al cloud è molto più di una semplice tendenza: rappresenta un’evoluzione naturale per le aziende che desiderano innovare, ridurre i costi e aumentare l’agilità in un mondo sempre più digitale. In questa guida abbiamo esplorato che cosa comporta questo cambiamento, dalla comprensione delle differenze tra i modelli di licenza alla pianificazione tecnica della transizione, considerando sempre sia l’aspetto tecnico sia quello commerciale della decisione.

Una migrazione di successo richiede un equilibrio tra lo sfruttamento dei vantaggi del cloud (scalabilità, flessibilità, accesso globale, resilienza) e una corretta gestione delle sfide (sicurezza, controllo dei costi, formazione del personale). Con una pianificazione accurata, test pilota e un approccio per fasi, qualsiasi organizzazione —grande o piccola— può compiere questo passo riducendo al minimo i rischi e massimizzando i benefici.

Se stai valutando la migrazione al cloud, tieni conto di tutti i consigli forniti in questa guida. Adatta le raccomandazioni alla realtà della tua azienda e non esitare ad affidarti a esperti quando necessario. Ricorda che l’obiettivo finale non è semplicemente “essere nel cloud” perché è di moda, ma rendere la tua azienda più efficiente, competitiva e resiliente di fronte ai cambiamenti del panorama tecnologico.

Infine, assicurati di avere alleati strategici lungo il percorso. Che si tratti di un consulente per la migrazione, di un fornitore di servizi gestiti o di un partner affidabile per le licenze come Licendi, circondarti dei partner giusti renderà tutto più semplice. Con le licenze legali e garantite di Licendi, ad esempio, avrai una base solida e sicura sulla quale costruire il tuo nuovo ambiente cloud.

Non aspettare oltre! Il momento di modernizzare la tua infrastruttura e spostare le tue licenze nel cloud è adesso. Con la strategia giusta e i partner adeguati, potrai presto beneficiare di un ambiente IT più agile, conveniente e pronto per il futuro. Fai il passo verso il cloud con fiducia e porta la tua azienda al livello successivo. Il successo della tua trasformazione digitale ti sta già aspettando!