Licencia por volumen de Microsoft: ¿cuándo usarla?

La gestión de licencias de software es un desafío común para los técnicos de TI en empresas. Microsoft ofrece varias modalidades de licenciamiento (OEM, Retail, por volumen, suscripciones en la nube) y elegir la adecuada puede tener un impacto significativo en los costos, la flexibilidad y la gestión. En este blog técnico exploraremos a fondo cuándo usar una licencia por volumen de Microsoft, comparándola con las licencias OEM, Retail y las suscripciones en la nube como Microsoft 365 o Google Workspace. Detallaremos sus ventajas, limitaciones y escenarios de uso, con ejemplos reales para guiar a PyMEs y grandes empresas en sus decisiones de licenciamiento.

¿Qué es una licencia por volumen de Microsoft?

Una licencia por volumen de Microsoft es un tipo de licencia de software diseñada para organizaciones que necesitan utilizar un mismo producto en múltiples dispositivos o para varios usuarios. En lugar de adquirir muchas licencias individuales (una por cada equipo o usuario), la empresa compra un paquete de licencias bajo un solo acuerdo de licenciamiento por volumen. Esto proporciona una clave de producto maestra o método de activación centralizado que permite instalar y activar el software en numerosas máquinas de forma eficiente, sin introducir un serial distinto para cada instalación.

Las licencias por volumen suelen ofrecer derechos especiales no disponibles en licencias OEM o Retail. Por ejemplo, a menudo incluyen la posibilidad de usar versiones anteriores del software (derechos de downgrade) si la empresa lo necesita por compatibilidad, y facilitan la implementación mediante imágenes estándar en decenas o cientos de equipos. Microsoft ha ofrecido diversos programas de licencias por volumen (Open License, Open Value, Enterprise Agreements, etc.), cada uno adaptado a distintos tamaños de organización, pero todos comparten la idea de unificar la compra y administración de múltiples licencias.

Eso sí, usar licencias por volumen requiere cumplir ciertos criterios, como un número mínimo de licencias a comprar (típicamente alrededor de 5, según el programa). A cambio, la organización obtiene un mejor costo por unidad, mayor flexibilidad en su uso y herramientas para gestionar las licencias de forma centralizada.

Tipos de licencias de software: OEM, Retail, Volumen y suscripciones en la nube

Antes de centrarnos en las licencias por volumen, repasemos en qué se diferencian de otras modalidades de licenciamiento de software.

Licencias OEM (Original Equipment Manufacturer)

Las licencias OEM (Original Equipment Manufacturer) vienen preinstaladas por el fabricante en equipos nuevos (ej. una PC de marca con Windows incluido). Estas licencias están vinculadas permanentemente al hardware original y no son transferibles a otro equipo. Su ventaja es el costo reducido, ya que son más económicas que las Retail al comprarse junto con el hardware. Pero a cambio tienen limitaciones: si el equipo sufre un cambio mayor (como reemplazar la placa base), la licencia OEM puede invalidarse; además, el soporte lo brinda el fabricante del equipo y no permiten actualizar desde versiones anteriores del software (requieren instalación limpia al cambiar de versión).

Licencias Retail (FPP)

Las licencias Retail (FPP, Full Packaged Product) se compran individualmente al margen del hardware, dirigidas a usuarios finales y pequeños negocios. A diferencia de OEM, no están ligadas a un PC específico: se pueden instalar en un equipo y luego transferir a otro (siempre una a la vez). Ofrecen más flexibilidad y suelen incluir soporte directo de Microsoft. Sin embargo, son más costosas por unidad comparadas con OEM o volumen, y gestionar muchas licencias Retail en una empresa es más complicado, ya que cada una tiene su propia clave y activación independiente (no hay una consola centralizada para administrarlas).

Licencias por volumen

Las licencias por volumen de Microsoft están pensadas para empresas y organizaciones que requieren múltiples copias de un software. Con este modelo, la empresa compra un bloque de licencias para un producto (o conjunto de productos) bajo un solo contrato. Obtiene una clave de licencia por volumen que abarca todas las instalaciones autorizadas, en lugar de manejar decenas de claves separadas.

La gran ventaja es la simplificación del despliegue masivo (una sola clave para decenas de instalaciones) y el acceso a características empresariales que no ofrecen las licencias Retail, como usar el software en servidores de terminal (escritorio remoto) o contar con derechos de downgrade para instalar versiones anteriores por compatibilidad.

Claro que, para acceder a licencias por volumen, generalmente se exige un pedido mínimo. También exige un poco más de gestión: registrar el contrato en Microsoft y vigilar no exceder las licencias adquiridas. Aun así, a partir de cierta escala, la eficiencia y el ahorro compensan con creces el esfuerzo inicial.

Suscripciones en la nube (Microsoft 365, Google Workspace, etc.)

En los últimos años ha cobrado fuerza el modelo de suscripción en la nube en lugar de licencias perpetuas. En vez de pagar una vez por una versión fija del software, la empresa paga una cuota mensual o anual por usuario y siempre dispone de la última versión y de servicios asociados en línea.

Microsoft 365 (antes Office 365) es un ejemplo claro: mediante una cuota por usuario se obtienen las aplicaciones de Office siempre actualizadas más servicios empresariales en la nube (correo de Exchange, OneDrive, Teams, etc.), todo administrado desde un portal web. De forma similar, Google Workspace ofrece por suscripción correo Gmail con dominio corporativo, espacio de almacenamiento en Drive y las aplicaciones colaborativas de Google (Documentos, Hojas de cálculo, etc.) para los usuarios de la empresa.

Las suscripciones ofrecen ventajas como acceso continuo a las últimas versiones, escalabilidad flexible por usuario y servicios en línea integrados, pero a cambio implican un costo recurrente y dependencia de pagos e Internet para mantener el acceso al software.

Ventajas de las licencias por volumen

A continuación resumimos los principales beneficios de optar por licencias por volumen en una empresa:

Ahorro en compras grandes: el costo por licencia disminuye al adquirir paquetes de licencias en volumen, logrando un precio unitario más bajo que comprando licencias sueltas.
Gestión centralizada: existe un portal único para controlar cuántas licencias están en uso y cuántas disponibles, facilitando auditorías y cumplimiento.
Despliegue eficiente: permite instalar el software en muchos equipos de forma automatizada (imágenes estándar, activación unificada), agilizando migraciones y altas de nuevos equipos.
Flexibilidad: es fácil reasignar licencias a equipos nuevos cuando se reemplazan los antiguos o cambian usuarios, y se cuenta con derechos de downgrade para usar versiones anteriores si es necesario.
Ediciones empresariales: acceso a versiones de software más avanzadas (p. ej. Windows Enterprise, Office Pro Plus) no disponibles en Retail, con posibilidad de añadir Software Assurance para obtener actualizaciones futuras y soporte técnico especializado.

Limitaciones de las licencias por volumen

Por supuesto, también existen algunos inconvenientes o consideraciones al usar licencias por volumen:

Cantidad mínima: suele exigirse comprar al menos unas 5 licencias, por lo que no es viable para empresas muy pequeñas o con pocas necesidades.
Complejidad inicial: requiere configurar portales y conocer métodos de activación (KMS, MAK), lo que agrega carga de trabajo al departamento de TI.
Pago inicial: hay que invertir una suma importante de golpe al comprar en volumen, a diferencia de distribuir el gasto en pagos mensuales (suscripciones).
Actualizaciones no incluidas: salvo que compres Software Assurance, la licencia por volumen solo cubre la versión adquirida. Si sale una nueva versión que necesitas, tendrás que comprarla aparte (a diferencia de las suscripciones, que siempre se mantienen actualizadas).
Riesgo de sobreuso: al compartir una clave de activación, es responsabilidad de la empresa no instalar más copias de las licencias que posee para no incurrir en incumplimiento.

¿Cuándo conviene usar licencias por volumen?

Considera licencias por volumen en tu empresa cuando se den estas circunstancias:

Más de 5 PCs o despliegue masivo: Si tienes que equipar muchos equipos (por ejemplo, actualizar toda la oficina a una nueva versión de Windows u Office), el licenciamiento por volumen resulta mucho más rentable y permite hacerlo de forma coordinada (instalador único, activación centralizada) en todos los PCs.
Necesitas estandarizar y controlar versiones: En entornos gestionados es importante que todos usen la misma versión de software por compatibilidad y soporte. Con volumen puedes asegurarte de desplegar una versión uniforme en todos los equipos. Con licencias individuales o usuarios instalando desde la nube, podrían surgir discrepancias si no se vigila.
Requieres funcionalidades avanzadas exclusivas: Si tu organización necesita software en ediciones Enterprise o usarlo en escenarios especiales (ej. Office en un servidor de Terminal Server para accesos remotos, o Windows Enterprise por sus características de seguridad), tendrá que ser vía licenciamiento por volumen o suscripciones equivalentes, ya que las ediciones Retail/OEM no cubren esos casos.
Tu entorno no puede depender de la nube: Para empresas con políticas restrictivas de conectividad (p.ej. sectores gubernamentales, financieros o industriales) donde los equipos deben funcionar aislados, las licencias por volumen de software tradicional (Windows, Office, etc.) aseguran el funcionamiento offline sin necesidad de validaciones constantes en Internet, a diferencia de las suscripciones que periódicamente requieren conectarse para verificar la licencia.

Ejemplos prácticos de licenciamiento

Veamos algunos casos simplificados que ilustran la elección de licencias en situaciones reales:

Estudio de diseño gráfico (25 empleados): Esta empresa creativa inicialmente usaba licencias individuales de Adobe y Office. Cada diseñador gestionaba su propia suscripción de Adobe Creative Cloud, y la empresa compraba licencias Retail de Microsoft Office según la necesidad. Con 25 empleados, esto se volvió insostenible por costos y administración. Decidieron pasar a Adobe Creative Cloud para equipos y a Office mediante licenciamiento por volumen. Migraron todas las cuentas de Adobe a un plan empresarial centralizado: ahora administran la consola empresarial Adobe Creative Cloud, donde pueden asignar y reasignar licencias de Adobe fácilmente. Asimismo, adquirieron 25 licencias de Microsoft Office Standard 2021 por volumen, obteniendo una clave maestra para instalarlas en todos los PCs y acceso al portal de licencias por volumen para llevar el control. Gracias a este cambio, simplificaron la gestión: cuando un diseñador deja la empresa, liberan su licencia de Adobe y se la asignan al nuevo ingreso sin costo extra, y con Office mantienen a todos en la misma versión sin compras individuales ni claves dispersas.
Empresa industrial grande (500+ usuarios): Una corporación manufacturera con cientos de empleados decidió estandarizar su software bajo un contrato por volumen. Firmaron un Enterprise Agreement con Microsoft que cubrió Windows 11 Enterprise y licencias de Office 365 (suscripción) para todos los usuarios, asegurándose precios con descuento y la última tecnología. Para ciertas máquinas aisladas de la red, mantuvieron licencias por volumen en una versión de Windows de soporte extendido, manteniéndolas estables por años sin cambios importantes. Este caso muestra que en organizaciones grandes es común combinar licencias por volumen perpetuas con suscripciones en la nube, aprovechando lo mejor de cada modelo según el tipo de usuario y aparato.

(Sugerencia visual: incluir una captura de pantalla del centro de administración de Microsoft 365 o del antiguo VLSC mostrando la lista de licencias y claves para familiarizar al lector con la plataforma.)

Gestión y administración de licencias por volumen

Una vez adquiridas las licencias por volumen, estas se gestionan a través de los portales de Microsoft dedicados. Inicialmente se utiliza el Volume Licensing Service Center (VLSC) para registrar el contrato y obtener las claves de producto y descargas. Actualmente, muchas de esas funciones están migrando al Centro de administración de Microsoft 365, donde puedes visualizar tus licencias por volumen junto con tus suscripciones en la nube.

Es importante entender que las licencias por volumen de Microsoft no se asignan a usuarios específicos uno a uno (como sí ocurre con las suscripciones en la nube), sino que la empresa decide en qué equipos instala el software adquirido. Por ello, la empresa debe implementar procesos internos (inventario de software, control de instalaciones vía políticas de TI) para asegurarse de no sobrepasar las licencias compradas y cumplir los términos de uso.

La activación de estas licencias puede realizarse mediante un servidor KMS interno (activación automática en la red corporativa) o usando claves MAK proporcionadas por Microsoft para activaciones individuales por Internet, según convenga a la organización.

(Sugerencia visual: incluir una captura de pantalla de la Adobe Admin Console mostrando la asignación de licencias a usuarios.)

Licencias por volumen en software de terceros

El concepto de licencias por volumen no es exclusivo de Microsoft. Otros fabricantes también ofrecen esquemas para empresas. Adobe ofrece Creative Cloud para equipos (y edición Enterprise para grandes organizaciones), un programa de suscripción que permite a la empresa gestionar varias licencias de sus aplicaciones en una consola central (Adobe Admin Console). En esta consola empresarial Adobe Creative Cloud se asignan o revocan licencias de manera flexible a los empleados, con posibilidad de reasignarlas cuando alguien se va sin tener que comprar licencias nuevas (Adobe aplica descuentos por volumen al superar ciertos umbrales de usuarios). La administración de licencias Adobe por equipos se vuelve así mucho más sencilla gracias a esta consola unificada. De forma similar, muchos otros proveedores de software ofrecen opciones de licenciamiento para equipos o empresas, con gestión centralizada y precios ajustados por cantidad. En todos los casos, la idea es la misma: centralizar la administración de las licencias y obtener ventajas económicas cuando se adquieren varias a la vez.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es exactamente una licencia por volumen y en qué se diferencia de una OEM o Retail?

Respuesta: Una licencia por volumen es un tipo de licencia de software que permite a una organización usar un producto en múltiples dispositivos o usuarios con una sola clave o contrato. A diferencia de una licencia OEM (ligada al hardware de un PC específico, generalmente viene preinstalada con el equipo y no se puede mover a otro) o una licencia Retail(comprada individualmente, transferible entre equipos pero solo usable en uno a la vez), la licencia por volumen está pensada para entornos corporativos con muchas computadoras. Por ejemplo, con una licencia por volumen de Microsoft Office, la empresa obtiene una clave que permite instalar Office en docenas de PCs y administrarlas conjuntamente, en lugar de tener que activar cada copia con claves separadas. Esto simplifica la gestión y reduce costos cuando se necesitan muchas licencias.

¿Cuándo debería mi empresa usar licencias por volumen en lugar de Retail u OEM?

Respuesta: En general, cuando tengas que licenciar a varios usuarios o equipos con el mismo software. Si solo tienes 2 o 3 PCs, probablemente las licencias individuales (OEM o Retail) o alguna suscripción básica sean suficientes. Pero si cuentas con 5, 10 o más equipos, las licencias por volumen empiezan a ser más eficientes y económicas. También deberías considerarlas si necesitas un mejor control administrativo sobre las licencias (por ejemplo, saber cuáles están en uso activo) o si requieres ediciones específicas de software que sólo se venden vía volumen. En resumen, para PyMEs en crecimiento y empresas grandes, el licenciamiento por volumen suele convenir; para un usuario doméstico o microempresa muy pequeña, no vale la pena la complejidad.

¿Cómo se administran las licencias por volumen de Microsoft después de comprarlas?

Respuesta: Se administran a través de portales web de Microsoft. Primero se registra el contrato en el Volume Licensing Service Center (VLSC), donde se pueden ver las licencias, descargar el software y obtener las claves de producto. Actualmente muchas de esas funciones también están disponibles en el Centro de administración de Microsoft 365, junto a las suscripciones en la nube. La empresa debe además llevar un control interno de qué equipos tienen instalado el software para no exceder las licencias adquiridas. En resumen, las licencias por volumen se administran en un portal centralizado y con buenas prácticas internas de seguimiento de instalaciones. En definitiva, la gestión de usuarios con licencias por volumen Microsoft combina el uso de la plataforma de Microsoft con buenas prácticas internas de control de instalaciones.

¿Cómo configurar el Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC)?

Respuesta: La configuración del Microsoft Volume Licensing Service Center se realiza de la siguiente manera:

Ve al sitio web del Microsoft Volume Licensing Service Center e inicia sesión con una cuenta Microsoft asociada a tu empresa (puede ser tu correo corporativo, si está habilitado, o una cuenta Microsoft personal registrada con tu email laboral).
Registra tu organización en el VLSC proporcionándole los datos de tu acuerdo (si las licencias se compraron a un distribuidor, deberías haber recibido un ID de licenciamiento en un correo de Microsoft).
Acepta los términos del acuerdo de licenciamiento por volumen (por ejemplo, los términos de Open License u otro programa según corresponda).
Dentro del portal, ve a "Descargas y claves" para bajar el software y obtener las claves de producto necesarias. Luego, ya podrás instalar el software en tus equipos utilizando esas claves.

¿En qué se diferencian las suscripciones en la nube (Microsoft 365, Google Workspace) de las licencias por volumen tradicionales?

Respuesta: En que funcionan bajo un modelo de pago por uso continuo y asignación por usuario. Una licencia por volumen tradicional es un pago único para usar una versión del software indefinidamente en la empresa (normalmente ligada a dispositivos), mientras que una suscripción en la nube es un pago recurrente que te da acceso al software y servicios en línea mientras continúes pagando (y suele ligarse a un usuario concreto, que puede usarlo en varios dispositivos). Además, las suscripciones incluyen las últimas actualizaciones automáticamente y servicios integrados (por ejemplo, almacenamiento en nube, correo, colaboración en tiempo real) que las licencias perpetuas no dan. Las licencias por volumen requieren gestionar actualizaciones manualmente (o comprarlas aparte cuando salgan nuevas versiones) y no ofrecen por sí mismas esos servicios adicionales.

¿Adobe u otros proveedores ofrecen opciones similares a licencias por volumen?

Respuesta: Sí, varios lo hacen. En el caso de Adobe, existe el programa de Creative Cloud para equipos/empresas que permite comprar licencias de sus aplicaciones y administrarlas centralmente en la consola de Adobe (con beneficios por cantidad). Esto es equivalente a un licenciamiento por volumen, aunque bajo modelo de suscripción. Otros proveedores de software profesional (diseño, CAD, seguridad, etc.) suelen ofrecer licencias multiusuario o paquetes por volumen con herramientas de administración para las empresas. Siempre vale la pena consultar las opciones empresariales al adquirir software, ya que suelen simplificar la gestión y reducir costos por unidad comparado con comprar licencias separadas.