Implementación de licencias CAL de Windows Server

Introducción

La gestión de usuarios y la administración correcta de licencias es un desafío para los responsables de TI en pymes. En los entornos con servidores Windows, entender e implementar bien las licencias CAL (Client Access Licenses, o Licencias de Acceso de Cliente) es esencial para mantener el cumplimiento legal del software y el buen funcionamiento de la red. En este blog explicamos qué son las CAL de Windows Server, cómo planificar su implementación y cómo llevarla a cabo paso a paso. Además, ofreceremos un ejemplo práctico y compararemos la gestión de licencias de Microsoft con la administración de licencias en Adobe Creative Cloud.

¿Qué son las licencias CAL de Windows Server y por qué importan?

Una licencia CAL de Windows Server es una Licencia de Acceso de Cliente (del inglés Client Access License) que otorga el derecho legal a un usuario o dispositivo de acceder a los servicios de un servidor Windows. Dicho de otro modo, cuando adquieres una licencia de Windows Server para tu servidor, esa licencia permite instalar el software del servidor, pero no cubre automáticamente a los clientes que se conectarán a ese servidor. Para que cada usuario o dispositivo pueda usar legalmente los recursos del servidor (por ejemplo, autenticarse en el dominio, acceder a archivos compartidos, impresoras de red, aplicaciones empresariales, etc.), se requiere una licencia CAL por cada uno de ellos.

¿Por qué son importantes estas licencias? Porque aseguran que el entorno está correctamente licenciado conforme a los términos de Microsoft. Permitir accesos de clientes sin las debidas CAL significa incumplir el contrato de licencia. En una auditoría, Microsoft podría exigir la compra inmediata de las CAL faltantes y aplicar sanciones. En la práctica, Windows Server no limita técnicamente el número de conexiones de clientes, pero legalmente necesitas una CAL por cada usuario o dispositivo que se conecte.

Otro detalle importante es la compatibilidad de versiones: las CAL están ligadas a la versión del servidor. Una CAL te da derecho a acceder a la misma versión de Windows Server para la que fue emitida (y a versiones anteriores), pero no a versiones posteriores. Por ejemplo, unas CAL de Windows Server 2019 permiten acceder a servidores 2019 o anteriores, pero no a un servidor 2022; para este último se necesitarían CAL 2022. Este punto es clave si planeas actualizar tu servidor a una versión más nueva.

Tipos de licencias CAL: Usuario vs Dispositivo

Microsoft ofrece dos modalidades principales de CAL para Windows Server: CAL por Usuario y CAL por Dispositivo. Ambas cumplen el mismo propósito (autorizar accesos de clientes al servidor), pero difieren en a quién o a qué se le asignan.

Licencias CAL por Usuario (User CAL)

Una CAL por Usuario da permiso a un usuario individual para acceder al servidor, independientemente de los dispositivos que use. La licencia se asigna a la persona (por ejemplo, a la cuenta de Juan Pérez en Active Directory) y permite que Juan se conecte desde su PC, su portátil o cualquier otro dispositivo sin necesidad de licencias adicionales para cada aparato.

Esta modalidad es ideal cuando los empleados utilizan varios dispositivos para trabajar o si la empresa implementa políticas de BYOD (Bring Your Own Device). Por ejemplo, si un empleado utiliza tanto un PC de oficina como un portátil para conectarse al servidor, con una CAL de Usuario él quedaría cubierto en ambos dispositivos (1 usuario = 1 CAL), mientras que con CAL de Dispositivo habría que tener una licencia para cada equipo. Las CAL de usuario convienen en entornos donde el número de dispositivos totales supera al número de usuarios, ya que con menos licencias (una por usuario) cubres todas sus conexiones.

Licencias CAL por Dispositivo (Device CAL)

Una CAL por Dispositivo otorga el derecho de acceso al servidor a un dispositivo específico (un PC, portátil, tablet, etc.), sin importar cuántas personas distintas usen ese dispositivo. La licencia se asigna a la máquina.

Esta opción es adecuada cuando varios usuarios comparten pocos dispositivos físicos. Por ejemplo, si tienes un PC compartido en turnos por varios empleados, con una CAL de Dispositivo para ese equipo todos ellos podrán usarlo para acceder al servidor (1 dispositivo = 1 CAL), sin importar cuántos usuarios pasen por ese mismo equipo a lo largo del día. Las CAL de dispositivo convienen en empresas donde hay más empleados que dispositivos; por ejemplo, puestos de trabajo por turnos, quioscos o computadoras compartidas en un taller, porque con menos licencias (una por dispositivo) cubres a todos los usuarios que utilizan ese equipo.

Es posible adquirir ambos tipos de CAL para una misma organización según las necesidades de cada área (por ejemplo, User CAL para empleados de oficina con múltiples dispositivos, y Device CAL para PCs compartidos en fábrica). Solo asegúrate de llevar un control claro para cubrir todos los accesos sin duplicar ni olvidar licencias.

Sugerencia visual: Sería útil una infografía comparativa que muestre un usuario utilizando múltiples dispositivos vs. múltiples usuarios utilizando un solo dispositivo, ilustrando cómo aplican las CAL de usuario y de dispositivo en cada caso.

¿Usuario o dispositivo? Cómo elegir el tipo de CAL adecuado

Factores para decidir:

• Perfil de uso (usuarios vs. dispositivos): Evalúa cuántos usuarios únicos y cuántos dispositivos distintos se conectarán, y cómo lo harán. Si cada empleado utiliza múltiples equipos (por ejemplo, PC de escritorio y portátil), probablemente conviene usar CAL por Usuario. Si en cambio varios empleados comparten los mismos equipos (turnos en un PC, quioscos compartidos, etc.), conviene CAL por Dispositivo. Analizar quién usa qué y cuántos dispositivos por persona es el criterio más importante para escoger correctamente.
• Crecimiento y rotación: Proyecta el futuro cercano. Si planeas incorporar más personal o puestos de trabajo, adquiere suficientes CAL para no quedarte corto. También considera la rotación de personal: las User CAL pueden reasignarse cuando alguien se va y llega otro, mientras que las Device CAL quedan atadas al equipo (si añades más dispositivos, necesitarás licencias adicionales). Si es posible, mantén alguna licencia extra para imprevistos.
• Costo y combinación óptima: Compara el costo total de cada esquema en tu situación. A veces la solución ideal es mezclar tipos de CAL para maximizar eficiencia (por ejemplo, dar User CAL al personal de oficina con varios dispositivos, y Device CAL a las estaciones compartidas en planta). Lo importante es cubrir todos los accesos con el menor número de licencias, usando el tipo adecuado en cada caso.

Implementación técnica de las licencias CAL en Windows Server

Una vez definidas las licencias necesarias, ¿cómo se implementan en la práctica las CAL en un entorno Windows Server? Dado que las CAL estándar no se instalan en el sistema, su implementación se centra en la administración y, en el caso de Escritorio Remoto, en la configuración de un servidor de licencias. Dividiremos esta sección en dos partes: primero, las acciones a realizar con las CAL estándar de Windows Server; segundo, el procedimiento para implementar las CAL de Escritorio Remoto (RDS).

Gestión de las CAL estándar en Windows Server

Para las licencias CAL de Windows Server (no relacionadas con Escritorio Remoto), ten en cuenta lo siguiente:

• No se instalan en el servidor: No existe un asistente ni clave de producto para las CAL estándar; Windows Server no lleva un conteo automático de estas licencias. Todo se basa en la confianza y responsabilidad de la empresa.
• Lleva un control manual: Mantén un registro de cuántas CAL posees y cuántos usuarios o dispositivos están accediendo. Puedes apoyarte en listas, inventarios o software de gestión para verificar que no se supere lo adquirido.
• Configura el modo de licenciamiento (informativo): Opcionalmente, establece en la configuración del servidor o en directivas de grupo si estás licenciando "Por usuario" o "Por dispositivo". Esto no impone límites, pero sirve como referencia sobre el esquema adoptado.
• Realiza auditorías internas: Periódicamente, haz un recuento interno para confirmar que sigues cumpliendo. Si la empresa crece y se agregan usuarios o equipos, adquiere las CAL extra necesarias antes de que el uso exceda las licencias disponibles. Este hábito te mantendrá preparado para cualquier auditoría externa y evitará compras de último momento bajo presión.

Implementación de licencias de Servicios de Escritorio Remoto (RDS CAL)

Si tu empresa usa Remote Desktop (Escritorio Remoto) en Windows Server, es necesario instalar y activar las RDS CALen un servidor de licencias dedicado. El proceso resumido es el siguiente:

1. Instalar el rol de Licencias de Escritorio Remoto: En el servidor designado, abre el Administrador del Servidor y agrega la función Servicios de escritorio remoto > Servidor de licencias. Esto habilita la consola de licenciamiento RDS en ese equipo.
2. Activar el servidor de licencias RDS: Inicia la consola Administrador de licencias de Escritorio remoto (desde Herramientas administrativas). Haz clic derecho en el nombre del servidor y selecciona Activar servidor. Sigue el asistente proporcionando la información solicitada (por ejemplo, datos de la empresa) para registrar tu servidor de licencias con Microsoft.
3. Instalar las RDS CAL adquiridas: Tras la activación, en la misma consola haz clic derecho en el servidor y elige Instalar licencias. Se abrirá un asistente donde debes elegir el tipo de programa de licencias e ingresar los códigos o claves proporcionados por Microsoft para tus RDS CAL. Completa el asistente y verifica que las nuevas licencias aparecen listadas en la consola.
4. Configurar los hosts de sesión RDS: En cada servidor Host de Sesión, configura el modo de licenciamiento y la conexión al servidor de licencias. Por ejemplo, en las propiedades del Host de Sesión (o vía directiva de grupo) establece que usará Modo de licencias por Usuario (o por Dispositivo, según tus licencias) e indica el nombre del servidor de licencias que acabas de activar.
5. Verificar el funcionamiento: Comprueba que los usuarios pueden iniciar sesión por Escritorio Remoto correctamente. En la consola de licencias RDS podrás ver el registro de licencias emitidas. Recuerda que tras unos 120 días de gracia, un servidor RDS sin licencias comenzará a rechazar nuevas conexiones de Escritorio Remoto.

Sugerencia visual: Podría incluirse una captura de pantalla de la consola de Administrador de licencias de Escritorio remoto mostrando las CAL instaladas y el estado "Servidor activado", para familiarizar al lector con esta interfaz.

Ejemplo práctico: Uso combinado de CAL de Usuario y Dispositivo

Una empresa con 60 empleados implementó Windows Server 2019 para servicios de dominio y archivos. Parte del personal tiene PC dedicadas, pero muchos operarios en planta comparten equipos. El administrador de TI optó por una estrategia mixta: adquirió 25 User CAL para los empleados con dispositivo propio y 20 Device CAL para cubrir 20 PCs compartidos en turnos. En total utilizó 45 licencias en lugar de 60, logrando un ahorro significativo sin dejar de cubrir a todos los usuarios y dispositivos de forma legal.

Gestión de licencias en Adobe Creative Cloud: lecciones para administradores de TI

La plataforma Adobe Creative Cloud es un ejemplo moderno de licenciamiento centrado en usuarios en la nube. A través de la Adobe Admin Console (consola de administración de Adobe para entornos empresariales), los administradores de TI pueden realizar tareas como:

• Agregar o quitar usuarios: Dar de alta a nuevos empleados (generalmente con su correo corporativo) o eliminar a quienes ya no necesitan acceso.
• Asignar licencias de productos: Otorgar a cada usuario las licencias de Adobe Creative Cloud que requiera (ya sea la suscripción completa o aplicaciones individuales como Photoshop, Illustrator, etc.).
• Reasignar licencias fácilmente: Cuando un empleado deja la empresa o cambia de rol, su licencia se puede liberar en la consola y asignar a otra persona en pocos clics, asegurando que no queden licencias sin usar.
• Monitorizar uso y disponibilidad: La consola muestra cuántas licencias se han comprado en total, cuántas están asignadas y cuántas libres, facilitando el control del cumplimiento y la detección temprana de la necesidad de adquirir más o redistribuir las existentes.

En la administración de licencias Adobe no hay que lidiar con dispositivos físicos; todo gira en torno a usuarios nominales con permisos en la nube. Esto guarda paralelismos con las CAL por Usuario de Windows Server: cada persona autorizada tiene su licencia asignada para acceder a los servicios. La diferencia es que Adobe aplica y verifica esas asignaciones de forma automática en sus servidores, mientras que en Windows Server el control es más manual y depende de la política interna.

Para un responsable de TI, gestionar la Adobe Admin Console se vuelve un proceso similar a administrar cuentas en Active Directory: hay que mantener al día quién tiene acceso a qué software, revocar licencias cuando alguien se va y anticipar la necesidad de más licencias cuando ingresan nuevos empleados o surgen proyectos. La clave en ambos mundos (infraestructura local y nube) es llevar un control proactivo de usuarios y licencias para maximizar la eficiencia y cumplir siempre con las condiciones de uso.

Conclusión

Implementar correctamente las licencias CAL de Windows Server no es solo un trámite administrativo, sino un paso fundamental para garantizar la estabilidad y la legalidad del entorno de TI de una empresa. Al comprender los tipos de CAL y planificar su uso según las necesidades (ya sea con licencias por usuario, por dispositivo o una combinación de ambas), un responsable de TI puede optimizar costos y evitar sorpresas durante auditorías de software. La gestión adecuada de las CAL permite que la empresa crezca de forma ordenada, añadiendo usuarios o dispositivos sin incurrir en incumplimientos.

En la era actual, donde conviven infraestructuras locales y servicios en la nube, el rol del administrador de TI se extiende a dominar diferentes plataformas de licenciamiento. Tanto al implementar CAL en servidores Windows como al administrar usuarios en consolas como la de Adobe Creative Cloud, la meta es la misma: proveer a cada empleado las herramientas que necesita manteniendo el control de las licencias. Un licenciamiento bien llevado no solo evita sanciones, sino que también impulsa la productividad al asegurar que todos los usuarios autorizados tengan acceso cuando lo requieran y que los recursos invertidos en software se aprovechen al máximo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es una licencia CAL de Windows Server?

Una CAL (Client Access License) es una licencia que se compra para cada usuario o dispositivo que accederá a un servidor Windows. No es un software que se instala, sino un permiso legal: si 10 usuarios van a usar un servidor Windows, la empresa necesita 10 CAL para estar correctamente licenciada.

¿Cuál es la diferencia entre CAL por Usuario y CAL por Dispositivo?

La CAL por Usuario se asigna a una persona e incluye todos los dispositivos que esa persona use para conectarse al servidor. En cambio, la CAL por Dispositivo se asigna a un equipo e incluye a cualquier número de usuarios que usen ese equipo para acceder al servidor. En resumen: la CAL de usuario cubre a un usuario (con todos sus dispositivos); la CAL de dispositivo cubre a un dispositivo (compartido por varios usuarios).

¿Cómo saber cuántas CAL necesita mi empresa?

Cuenta cuántos usuarios o dispositivos accederán al servidor en total. Si usas CAL de Usuario, necesitarás una licencia por cada usuario único (sin importar cuántos dispositivos use). Si usas CAL de Dispositivo, cuenta cada dispositivo distinto que se conectará (PC, portátil, tablet, etc.). Es recomendable adquirir algún margen extra por si aumentan los usuarios o equipos en el futuro.

¿Qué es la consola de administración de Adobe Creative Cloud?

La Adobe Admin Console es la plataforma web donde las empresas gestionan sus licencias de Adobe Creative Cloud. Permite a los administradores añadir o eliminar usuarios y asignarles (o quitarles) licencias de productos Adobe de forma centralizada. Así, el administrador controla qué usuarios tienen acceso al software de Adobe en la organización de manera sencilla, similar a cómo en un servidor Windows se controla quién tiene permiso mediante CAL de usuario.