Cómo transferir licencias de Microsoft paso a paso

La transferencia de licencias de Microsoft Windows y Microsoft Office de un equipo a otro es una tarea importante para quienes cambian de computadora y no quieren pagar nuevamente por software que ya compraron. En este blog te explicaremos cómo transferir licencias de software paso a paso, enfocándonos exclusivamente en los productos de Microsoft: Windows (sus distintos tipos de licencias, como Retail vs OEM) y Office (versiones vinculadas a tu cuenta Microsoft vs activadas con clave de producto). Está escrito en un lenguaje claro para todo público – desde usuarios individuales hasta profesionales y pequeñas empresas – y optimizado con consejos de SEO para que encuentres fácilmente la información que necesitas.

¿Por qué es importante transferir tus licencias? Simple: las licencias de Windows y Office no son baratas. Por ejemplo, una licencia de Windows 10/11 Home o Pro puede costar entre 145 y 259 euros, y Office incluso más. Si ya pagaste por ellas, querrás aprovecharlas al máximo. A continuación, veremos en detalle cómo puedes mover tu licencia de Windows 10 a otro PC, cómo mover Office 2019 a una nueva computadora, y qué condiciones se deben cumplir en cada caso.

Tipos de licencias de Windows: diferencias entre OEM, Retail y Volumen

Antes de iniciar con el proceso de transferencia, es crucial entender las diferencias entre licencias OEM y Retail de Windows, así como las licencias por Volumen. El tipo de licencia determinará si puedes transferirla legalmente a otro equipo o no:

Licencias OEM (Original Equipment Manufacturer)

Son las más comunes en equipos nuevos de fábrica (portátiles y PCs de marca). La clave viene preinstalada y está asociada al hardware (placa base) del primer equipo donde se activó. No se pueden transferir a otro PC de forma oficial. Si cambias la placa base o compras un equipo nuevo, esa licencia ya no será válida en el nuevo hardware. (Ejemplo: compraste una laptop que venía con Windows 10 OEM; al cambiar a otra laptop nueva, la licencia OEM original no puede migrar, pues estaba ligada a la primera máquina.) Las OEM suelen ser más económicas pero con esta gran limitación. Nota: En casos de emergencia (por ejemplo, se te quemó la placa base), Microsoft a veces puede permitir reactivar una OEM por teléfono en la placa nueva, solo si argumentas falla de hardware, no que cambiaste de PC por gusto.

Licencias Retail (comerciales o “FPP” – Full Packaged Product)

Estas se compran por separado, ya sea en tiendas físicas, digitales o en la web de Microsoft. Sí se pueden transferir a otro PC, siempre que primero las desactives del equipo anterior. La licencia Retail está vinculada al usuario (o cuenta Microsoft), no a un hardware específico. Solo puedes tenerla activa en un equipo a la vez, pero si cambias de computadora puedes migrarla sin problema. Esta opción es ideal si planeas actualizar de PC en el futuro, ya que protege tu inversión en software.

Licencias por Volumen: Pensadas para empresas y organizaciones, no para usuarios domésticos. Funcionan con una única clave que permite activar Windows en múltiples equipos (por ejemplo, 5, 20 o más PCs según el contrato). Suelen requerir activación periódica contra un servidor de licencias (KMS) de la empresa. No están diseñadas para transferencias individuales porque pertenecen a un pool de activaciones manejado por el administrador de licencias. Pequeñas empresas con varios PC a veces optan por este tipo de licencias (o por suscripciones empresariales) para simplificar la gestión.

Licencias digitales vinculadas a tu cuenta Microsoft

A partir de Windows 10, muchas licencias (incluyendo algunas obtenidas por actualización gratuita de Windows 7/8 a 10) se pueden vincular a tu cuenta de Microsoft en lugar de usar solo la clave de producto tradicional. Esto te permite reactivar Windows en nuevo hardware usando tu cuenta.

Importante: Solo funciona con licencias Retail y algunas licencias digitales legítimas. Si tu licencia está vinculada a tu cuenta, al cambiar de PC podrás usar el solucionador de activación de Windows para reactivarla en el nuevo dispositivo (lo veremos más adelante).

Resumen en infografía sugerida: Sería útil incluir aquí una infografía comparativa OEM vs Retail vs Volumenmostrando que las OEM se fijan al hardware (no transferibles), las Retail al usuario (transferibles al desactivar en el viejo PC) y las de Volumen a múltiples activaciones (gestión empresarial). Así el lector visualiza rápidamente las diferencias de un vistazo.

Tipos de licencias de Microsoft Office: vinculadas a cuenta vs con clave de producto

En el caso de Microsoft Office, también existen diferentes tipos de licencias y modelos de activación, los cuales influyen en cómo se pueden transferir. Aquí destacamos las principales categorías:

Office con licencia perpetua (de pago único) vinculada a cuenta Microsoft

Son las versiones de Office “tradicionales” que compras una vez (no suscripción) y usas indefinidamente, por ejemplo Office 2016, Office 2019, Office 2021 en ediciones como Hogar & Estudiantes, Hogar & Empresa o Profesional. Actualmente, al comprar una de estas, normalmente debes asociarla a una cuenta de Microsoft durante la activación inicial. Esto significa que la licencia queda ligada a tu cuenta en línea.

¿Ventaja? Si cambias de equipo, puedes instalar Office en el nuevo e iniciar sesión con tu cuenta Microsoft para activar tu producto sin necesidad de introducir la clave nuevamente (o en algunos casos introduciendo la misma clave, que al estar vinculada, se reactiva). Estas licencias son transferibles a otro PC que te pertenezca, siempre cumpliendo con que solo esté instalada en un dispositivo a la vez y con una limitación de frecuencia: Microsoft estipula que solo puedes transferirla una vez cada 90 días a un equipo diferente (salvo falla de hardware, donde hacen excepciones). En la práctica, significa que no puedes estar moviendo la instalación de un lado a otro cada semana, pero sí puedes migrarla eventualmente sin problemas.

Office con clave de producto no vinculada (legacy)

Versiones más antiguas como Office 2010 o 2013, o ciertos casos donde simplemente introduces una clave de producto para activar sin iniciar sesión en cuenta. Estas licencias pueden o no estar ligadas a un solo equipo según los términos. Por lo general, las versiones Retail de Office 2010/2013 permitían instalación en determinado número de equipos (p.ej., 1 PC) pero podías transferirla desinstalando de uno e instalando en otro (quizá con necesidad de activar por teléfono si la activación en línea fallaba por uso previo).

Si tienes una clave de producto de Office sin asociar a cuenta, guarda bien esa clave. ¿Es transferible? Sí, si es Retail de pago único (un solo equipo a la vez). Debes desinstalar del equipo anterior y luego usar la misma clave al instalar en el nuevo. Si encuentras un error de “clave usada demasiadas veces”, es posible que debas contactar al soporte de Microsoft para reactivar manualmente.

Office 365 / Microsoft 365 (suscripción vinculada a cuenta)

Aquí no se trata de una clave tradicional, sino de una suscripción (mensual o anual) que te da derecho a instalar Office en varios dispositivos. Por ejemplo, Microsoft 365 Personal permite 1 usuario hasta en 5 dispositivos a la vez; Microsoft 365 Familia permite hasta 6 usuarios, cada uno con 5 instalaciones activas, etc. Estas suscripciones están ligadas a tu cuenta Microsoft (o a la de tu organización, en caso de planes empresariales).

Transferir en este contexto es sencillo: solo tienes que iniciar sesión con tu cuenta en el nuevo equipo y descargar/instalar Office, cerrando sesión en los dispositivos que ya no usarás si alcanzaste el límite. De hecho, en el portal de tu cuenta (Office.com o account.microsoft.com) puedes desactivar una instalación en específico con un clic, liberando uno de los “slots” para usarlo en otra computadora. Este tipo de licencia es muy flexible para cambios de dispositivo, mientras mantengas el número de instalaciones simultáneas permitido.

Office preinstalado u OEM (casos especiales)

Algunas PC nuevas vienen con Office preinstalado (por ejemplo, Office Hogar y Estudiantes “OEM” incluido en el precio del equipo). Estas licencias suelen ser similares a OEM de Windows: no transferibles, válidas solo para el equipo original. A diferencia de las Retail que compras aparte, las OEM de Office no pueden migrarse legalmente a otra computadora. Afortunadamente, este modelo es menos común hoy en día; Microsoft prefiere vincular incluso esas compras a tu cuenta (por ejemplo, te hacen activar Office en la nueva PC iniciando sesión, convirtiéndola en una licencia ligada a cuenta para esa máquina, pero generalmente no se puede mover a otra).

Sugerencia visual: Sería útil mostrar una captura de pantalla de la página de cuenta de Microsoft Office donde se ven las instalaciones activas y el botón de “Desinstalar” o “Desactivar” en un dispositivo, ilustrando cómo se gestionan las licencias de Office vinculadas a la cuenta. También un pequeño gráfico comparando “vinculado a cuenta” vs “solo clave”: por ejemplo, una imagen de inicio de sesión en Office versus una caja de Office con la clave, para enfatizar las diferencias.

Cómo transferir una licencia de Windows 10/11 a otro PC

Pasemos al proceso práctico. ¿Cómo transferir tu licencia de Windows 10 a otro PC? Los pasos son similares para Windows 11, así que esto aplica a ambos. Recuerda: solo podrás hacerlo si tu licencia es Retail o es una licencia digital transferible. Si es OEM, lamentablemente no tendrás autorización para moverla (aunque comentaremos brevemente opciones al final). Antes de comenzar, asegúrate de tener a la mano tu clave de producto de Windows (25 caracteres) si es que la necesitas para la activación en el nuevo equipo. Si no la tienes apuntada en ningún sitio, puedes recuperarla antes de desactivar Windows (más abajo explicamos cómo).

1. Comprueba el tipo de licencia de Windows

Lo primero es verificar qué tipo de licencia tiene tu Windows actual. Para ello, puedes usar una sencilla herramienta de línea de comandos:

• Abre el Símbolo del sistema (CMD) con privilegios de administrador. (En Windows 10/11, escribe “CMD” en el menú Inicio, haz clic derecho sobre Símbolo del sistema y selecciona Ejecutar como administrador).
• Escribe el comando: slmgr -dli (y pulsa Enter).
• A los pocos segundos aparecerá una ventana de Windows Script Host con información resumida de la licencia. Ahí podrás ver si la licencia es Retail o OEM (aparecerá algo como Retail channel u OEM DM channel, etc.).

Si el resultado indica “Retail”, ¡buenas noticias! Tu licencia es transferible. Si indica “OEM”, oficialmente no podrás trasladarla a otro PC. En ese caso podrías optar por usar el nuevo PC con su propia licencia (si la tiene) o comprar una nueva licencia Retail. (Ejemplo práctico: Juan ejecutó slmgr -dli en su viejo PC y vio “Canal Retail” – esto confirmó que podía transferir Windows 10 a su nueva computadora sin problemas. Por el contrario, su amigo Pedro hizo lo mismo y obtuvo “OEM” – la licencia de su Windows venía de fábrica con el equipo, atada a la placa base, por lo que no pudo reutilizarla en el PC nuevo.)

2. Desactiva la licencia en el equipo antiguo (liberar la clave)

Para mover una licencia Retail de Windows a otro PC, primero debes desactivar la licencia en el equipo original. Esto se hace para cumplir con los términos de uso (no tener la misma licencia activada en dos equipos a la vez) y para que el servidor de activación de Microsoft libere esa clave permitiendo usarla en otra máquina. ¿Cómo desactivar la clave de producto de Windows desde CMD? Sigue estos pasos:

1. En el equipo viejo, abre de nuevo una ventana de Símbolo del sistema como administrador.
2. Ejecuta el comando: slmgr.vbs /upk (Significa Uninstall Product Key, desinstalar la clave de producto).
3. Espera unos segundos y te debería aparecer un mensaje confirmando que la clave de producto se desinstaló exitosamente. En ese momento, Windows queda en estado no activado en ese PC.
4. (Opcional pero recomendado) Ejecuta también: slmgr.vbs /cpky para borrar la clave del registro del sistema. Esto evita que algún software la recupere del equipo antiguo. No desactiva nada adicional (ya lo hicimos en el paso previo), solo quita la clave de producto de la memoria del sistema.

Tras estos comandos, reinicia el equipo antiguo por si acaso. Luego puedes comprobar en Configuración > Actualización y seguridad > Activación, que el Windows del equipo viejo ya figure como “Windows no está activado” o que pida activación. Eso indica que la licencia quedó liberada.

Captura sugerida: Una imagen del símbolo del sistema mostrando la ejecución de slmgr.vbs /upk y el mensaje de confirmación de “Uninstalled product key successfully” podría ser muy útil aquí para guiar a los usuarios visualmente.

3. Activa Windows en el nuevo PC

Ahora viene la parte esperada: transferir la licencia al nuevo equipo. Tienes dos escenarios posibles para activar Windows en el nuevo PC:

• A) Introducir la clave de producto manualmente: Esta opción aplica si tienes a la mano el código de 25 caracteres. En el nuevo PC (que idealmente ya tendrá Windows instalado, aunque sea sin activar), ve a Configuración > Actualización y seguridad > Activación y haz clic en Cambiar la clave de producto. Ingresa tu clave de Windows y sigue los pasos. Con conexión a internet, el sistema debería activarse correctamente si la clave es válida y ya no está en uso en otro dispositivo. Alternativamente, puedes introducir la clave durante la instalación del sistema operativo si estás reinstalando Windows desde cero en ese equipo.
• B) Usar la licencia digital vinculada a tu cuenta Microsoft: Si previamente en tu antiguo PC vinculaste la licencia a una cuenta Microsoft (lo cual se hace iniciando sesión con tu cuenta en Windows y viendo en la sección de Activación que diga “Windows está activado con una licencia digital asociada a su cuenta Microsoft”), entonces en tu nuevo PC puedes activar simplemente iniciando sesión con la misma cuenta. Tras un cambio de hardware importante, Windows 10/11 a veces no se activa automáticamente, pero ofrece la opción “Solucionador de problemas” en la pantalla de Activación. Al hacer clic en solucionar problemas, te preguntará si has realizado un cambio de hardware reciente. Indica que sí, inicia sesión con tu cuenta Microsoft y selecciona el dispositivo (tu PC nuevo) en la lista de dispositivos con licencia asociada a tu cuenta. Esto suele reactivar Windows sin necesidad de teclear la clave. Este método es especialmente útil si, por ejemplo, tu viejo PC ya no funciona y no pudiste ejecutar /upk; al estar la licencia en tu cuenta, puedes recuperarla en la nueva máquina.

Una vez activado Windows en el nuevo equipo, verifica que todo esté en orden. Ve a Configuración > Activación y comprueba que diga “Windows está activado”. ¡Listo! Has transferido exitosamente tu licencia.

Recordatorio: Esto solo funciona de forma legítima con licencias Retail (o equivalentes digitales transferibles). En caso de licencias OEM, no queda más remedio que comprar una nueva licencia para el nuevo PC en la mayoría de los casos. (Sabemos que en la práctica, Microsoft a veces hace la “vista gorda” y puede que una licencia OEM se reactive en un equipo distinto, pero no es algo garantizado ni acorde a los términos de uso, así que no podemos recomendarlo como método formal.)

Cómo transferir Microsoft Office a una nueva computadora

Veamos ahora el caso de Office. Muchas personas y negocios se preguntan, por ejemplo, “cómo mover Office 2019 a una nueva computadora” sin tener que comprar otra licencia. La buena noticia es que Microsoft Office, en sus versiones no suscripción, suele permitir la transferencia siempre y cuando respetes el número de activaciones simultáneas permitido. A diferencia de Windows, Office es más flexible en este aspecto: Microsoft vende el software y entiende que podrías cambiar de equipo o de sistema operativo y querrás llevarte tu Office contigo. Aun así, hay pasos recomendados para que la transición sea fluida.

1. Verifica tu tipo de licencia de Office y número de instalaciones permitidas

Como mencionamos en secciones anteriores, asegúrate de tener claro si tu Office es:

• De suscripción (Microsoft 365): en cuyo caso tienes un número definido de instalaciones posibles en paralelo (1, 5, etc., dependiendo del plan).
• De pago único (Office 2016/2019/2021 u otra versión tradicional): típicamente solo permite 1 PC a la vez (en algunas ediciones antiguas, 1 PC + 1 portátil, pero eso cambió en versiones recientes). Las licencias Home & Business o Professional modernas permiten 1 instalación activa.

También determina si la licencia está vinculada a tu cuenta Microsoft. Lo sabrás si al instalar la primera vez tuviste que entrar a office.com e iniciar sesión para descargar Office, o si tienes un correo de confirmación de Microsoft con el producto en tu cuenta. Si es así, la transferencia se gestionará vía tu cuenta. Si solo tienes una clave de producto impresa o enviada por un vendedor, quizás no esté ligada a la cuenta y uses directamente la clave en la nueva instalación.

2. Desactiva o desinstala Office en el equipo anterior

Antes de instalar Office en el nuevo ordenador, remueve la licencia del anterior:

• Si es Office de suscripción (Microsoft 365): entra a tu Cuenta Microsoft – sección Servicios y suscripciones con tus credenciales. Busca tu suscripción de Microsoft 365 y encontrarás la lista de dispositivos donde está instalado. Haz clic en “Desinstalar Office” o “Cerrar sesión” en la computadora antigua que vas a reemplazar. Esto liberará una instalación para usar en la nueva. (Nota: También puedes simplemente abrir cualquier aplicación de Office en el viejo PC, ir a Archivo > Cuenta y hacer clic en Cerrar sesión para desconectarla de tu cuenta).
• Si es Office de pago único (ej. Office 2019 Hogar y Empresa): no hay una opción de “desactivar” desde la aplicación ya que solo se permite una instalación. En este caso, desinstala Office del equipo antiguo desde el Panel de Control o Configuración > Aplicaciones. Adicionalmente, si la licencia está asociada a cuenta, puedes entrar a office.com e ir a Mi cuenta > Mis productos y ver si te da opción de instalar en otro dispositivo; al instalar en uno nuevo, Microsoft automáticamente marcará la anterior como “fuera de uso”. De hecho, Microsoft indica que en estas versiones perpetuas, cada vez que activas en un dispositivo nuevo debes quitar el software del anterior y no mantener copias activas simultáneas.

Hacer estos pasos garantiza que cumples las reglas y evita conflictos de activación. Aunque a veces podrías saltarte este paso y simplemente instalar en el nuevo (porque el antiguo puede que ya no funcione), es recomendable siempre no exceder el límite de instalaciones activas.

3. Instala Office en tu nuevo PC

Ahora vamos a poner Office en tu nueva computadora:

• Ve al sitio Office.com e inicia sesión con la cuenta Microsoft que tenga la licencia (en caso de Office 365 o Office 2016/2019 vinculados). Desde el panel de tu cuenta, elige Instalar Office. Descarga el instalador y ejecútalo en el nuevo PC. Esto descargará e instalará la suite completa.
• Si tu Office era por clave de producto no vinculada, entonces utiliza el medio de instalación que tengas: puede ser un archivo ISO/instalador descargado o incluso un DVD si es antiguo. Durante la instalación o el primer arranque de Word/Excel, te pedirá la clave de 25 caracteres. Introdúcela para activar.

Con Office ya instalado:

• Inicia sesión con tu cuenta Microsoft dentro de alguna aplicación de Office (por ejemplo, abre Word > menú Archivo > Cuenta > botón “Iniciar sesión”) si no lo hizo automáticamente. Esto confirmará la activación si es una licencia por cuenta.
• Si usaste una clave de producto, Office intentará activarse online. Asegúrate de tener internet. Debería activarse correctamente si la clave no está en uso en otra PC. En caso de que salte un error de activación, te puede ofrecer la opción de Activación telefónica: llamas al número que indica, sigues los pasos automatizados introduciendo un código que te muestra el asistente, y te darán un código de confirmación para activar en el nuevo equipo. Esto suele pasar si la clave ya fue usada y el sistema necesita verificar que realmente la estás trasladando y no duplicando.

Ahora bien, ¿qué sucede con la antigua instalación? Si seguiste los pasos, ya la desinstalaste o cerraste sesión, por lo que ya no contará como activa. En licencias de Microsoft 365, verás reflejado el cambio en tu cuenta con la lista actualizada de dispositivos autorizados. En licencias de pago único, simplemente no uses más la anterior. Recuerda la cláusula: en las versiones 2021, 2019, 2016 Retail se permite transferir, pero no más de una vez cada 90 días (salvo que el servicio técnico lo autorice por fallo de hardware). Esto significa que si reactivas hoy en tu nuevo PC, no intentes volver a reactivar en otro diferente la próxima semana; probablemente se bloqueará y te tocará contactar a Microsoft.

4. Caso especial: pequeñas empresas y Office

Para pequeñas empresas que manejan varias licencias de Office, quizá la situación sea un poco distinta:

• Si tu empresa utiliza Microsoft 365 Empresa (u Office 365 Empresa), probablemente las licencias están asignadas a usuarios a través de un portal de administrador. En ese caso, la “transferencia” se hace reasignando la licencia a otro usuario o dispositivo en la consola de administración, y el usuario solo inicia sesión en el nuevo equipo.
• Si la empresa compró varias licencias Retail individuales de Office (por ejemplo, 5 keys de Office 2021 Home & Business para 5 PCs), tendrán que gestionarse de forma parecida a lo descrito: mantener un registro de qué clave está en qué PC, y al retirar un equipo, usar esa clave en el reemplazo. Es buena práctica usar cuentas Microsoft corporativas para vincularlas, así la administración es más sencilla.
• Si alguna PC vino con Office OEM preinstalado (por ahorro de costo inicial), considera que esa licencia muere con ese equipo. Para el reemplazo, habrá que adquirir otra.

Sugerencia visual: Un diagrama de flujo que resuma el proceso de transferencia de Office paso a paso sería excelente: empezando por “¿Tu licencia es suscripción o perpetua?” y según la respuesta, indicar “Cerrar sesión/Desinstalar en equipo viejo” -> “Instalar en equipo nuevo” -> “Activar (iniciar sesión o ingresar clave)” -> “Listo”. Esto ayuda a cualquiera a seguir la ruta adecuada según su caso.

Gestión de licencias Microsoft en pequeñas empresas

Hablemos un poco más de la gestión de licencias Microsoft en pequeñas empresas, ya que este público tiene necesidades específicas para mantener sus software legales y funcionales al mejor costo. En una pequeña empresa es común tener varios equipos y quizás un presupuesto limitado, por lo que aprovechar licencias existentes al actualizar hardware es importante. Aquí algunos consejos y escenarios:

Inventario de licencias

Lleva un registro claro de qué licencias tienes y qué tipo son. Por ejemplo, anota los números de clave de producto de Windows Retail compradas y en qué PC se usan. Si compras equipos con Windows OEM, señala que esas no podrán moverse a otro hardware. Haz lo mismo con Office. Este inventario te ayudará a saber cuáles puedes reutilizar cuando un empleado reciba un PC nuevo o cuando hagas renovaciones de equipos.

Cuentas Microsoft corporativas

Considera vincular las licencias Retail a una cuenta corporativa de Microsoft (puede ser una cuenta general de la empresa o cuentas individuales de empleados). Por ejemplo, si tienes 5 licencias Retail de Windows 10 Pro, podrías vincularlas a 5 cuentas de Microsoft de tu organización. Esto facilita que, si cambias componentes o de máquina, la reactivación se pueda hacer iniciando sesión, evitando llamadas al soporte. Igualmente, con Office, cada licencia Home & Business se podría asociar a una cuenta Microsoft del empleado que la usa. Si ese empleado cambia de equipo, solo tendría que volver a iniciar sesión en Office en la nueva PC.

Uso de licencias por volumen

Microsoft ofrece programas de licenciamiento por volumen (como Microsoft Open License, Open Value, etc.) donde compras un pack de licencias (por ejemplo, 5, 10, 20) con derecho a instalarlas en ese número de dispositivos. Estas licencias de Windows o Office por volumen suelen ser más baratas por unidady permiten a la empresa reusar activaciones cuando un equipo se da de baja y se reemplaza por otro. Por ejemplo, en un entorno con 10 PCs que renuevas cada 4 años, podrías usar licencias por volumen para Windows 11 Pro, de modo que cuando retires un PC, esa licencia vuelve al pool y puedes activarla en el equipo nuevo. Ten en cuenta que las licencias por volumen de Windows generalmente se aplican como actualizaciones (upgrade) sobre un Windows base ya existente (por ej., requieren que el PC tenga alguna licencia base, a veces la OEM). Para Office, las licencias por volumen (Office Standard, Office Professional Plus bajo contrato Open) también permiten reinstalación flexible dentro del número acordado, manejadas mediante una clave de volumen (MAK) o un servidor KMS interno.

Microsoft 365 para empresas

Alternativamente, muchas pequeñas empresas optan por suscripciones de Microsoft 365 (Business Standard, Apps for Business, etc.). Estas funcionan con usuarios nominales en lugar de dispositivos fijos. Cada usuario puede instalar en varios dispositivos, y la empresa paga una cuota mensual/anual por usuario. La ventaja es que cambiar de hardware es trivial: instalas Office en el nuevo dispositivo y el usuario inicia sesión. En cuanto a Windows, Microsoft 365 Business Premium incluye derechos de actualización a Windows 10/11 Pro/Enterprise en los dispositivos, lo que facilita que siempre estén licenciados sin comprar claves por separado. Sin embargo, esto ya entra en modelos de suscripción y puede no ser lo que todos buscan.

Políticas internas y capacitación

Asegúrate de que en tu empresa todos sepan que no se puede simplemente copiar software de un PC a otro. Explica a tu equipo que si un computador se jubila, su licencia de Windows (si era Retail) puede usarse en el reemplazo, pero que no pueden tener ambas máquinas con la misma clave simultáneamente. Lo mismo con Office: si un empleado obtiene una nueva laptop, debe desinstalar o dejar de usar Office en la antigua. Establecer estas prácticas evita incumplimientos y errores de activación.

Ejemplo práctico empresarial

Imagina una pequeña consultora con 5 empleados. Tenían 5 PCs viejos con Windows 10 Pro Retail y Office 2019 Hogar & Empresa cada uno. Al renovar sus equipos, en lugar de comprar 5 licencias nuevas de todo, procedieron así: verificaron que cada Windows era Retail (lo era, porque los habían comprado), usaron los comandos de desactivación en cada PC antiguo, instalaron Windows 10 en los nuevos e introdujeron las mismas claves – todas activaron sin problema, ahorrando cientos de euros.

Con Office, como cada empleado tenía su Office ligado a su cuenta Microsoft, simplemente instalaron Office 2019 en las nuevas máquinas desde la cuenta de cada uno. Al iniciar Word, ya figuraba que Office estaba activado (y en la página de cuenta de Microsoft, los dispositivos nuevos reemplazaron a los antiguos en la lista). En total, la empresa consiguió reutilizar todo su software legalmente y sin gastos extra, gracias a una buena gestión de licencias.

Ejemplos prácticos de transferencia de licencias

A continuación, te presentamos un par de casos reales breves que ilustran lo aprendido, con detalles técnicos específicos. Estos ejemplos muestran situaciones comunes que enfrentan usuarios y cómo las resolvieron paso a paso.

Ejemplo 1: Transferencia de licencia Windows 10 Retail tras un fallo de hardware.

Ana tenía una PC de escritorio montada por ella misma, en la cual activó una licencia Windows 10 Pro Retail que compró online. Desafortunadamente, la placa base de ese equipo sufrió un daño irreparable tras una sobretensión eléctrica. Ana decidió aprovechar para armar un PC nuevo más moderno. Problema: ¿Cómo reactivar Windows 10 Pro en el nuevo hardware sin comprar otra vez la licencia?

Solución: Como era una licencia Retail, Ana podía transferirla. Al no tener ya acceso al sistema antiguo (por el fallo), no pudo ejecutar slmgr /upk. En su lugar, montó su nuevo PC y procedió a instalar Windows 10 Pro directamente (durante la instalación omitió la clave cuando se la pidió). Al iniciar por primera vez, Windows apareció sin activar. Entonces Ana abrió Configuración > Activación, y seleccionó Solucionador de problemas. Siguió la opción “He cambiado el hardware de este dispositivo recientemente”. Inició sesión con su cuenta Microsoft, la misma que usaba antes y a la cual había vinculado la licencia digital. Apareció una lista con el nombre de su antiguo PC; ella lo seleccionó como el dispositivo asociado a la licencia y confirmó que quería reactivar en el equipo actual. En segundos, Windows mostró el mensaje “Windows está activado” en su nueva máquina.

Detalle técnico: La licencia digital retail de Ana, ligada a su cuenta, le permitió reactivarla sin la vieja placa base presente. Si no la hubiese vinculado previamente, quizá hubiese tenido que llamar al soporte de Microsoft, pero afortunadamente lo hizo cuando instaló Windows originalmente.

Ejemplo 2: Mover Office 2019 a otra computadora por actualización de equipo.

Juan es un profesional independiente que usa Office 2019 Hogar & Empresa en su trabajo diario. Compró esa licencia con un pago único e instaló Office 2019 en su antigua laptop. Con el tiempo, adquirió una nueva laptop más potente y quiso migrar su Office 2019 allí. Problema: Asegurarse de que Office funcione en la nueva sin violar la licencia.

Solución: Primero, Juan verificó que su Office 2019 estaba asociado a su cuenta (lo estaba, podía verlo en Office.com). En su vieja laptop, fue a Panel de Control > Programas y desinstaló Microsoft Office 2019 para liberar la licencia. Luego, en la nueva computadora, entró al sitio de Office e inició sesión. Descargó el instalador de Office 2019 desde su sección Servicios y suscripciones. Una vez instalado, abrió Word y se conectó con su cuenta: Office inmediatamente reconoció su licencia Home & Business y se activó. Todo su contenido y configuraciones se mantuvieron porque usaba OneDrive para documentos.

Detalle técnico: La licencia de Juan permite 1 sola instalación, pero Microsoft no puso trabas porque detectó que ahora solo había un dispositivo activo (la nueva laptop). Incluso si no hubiera desinstalado en la antigua, al activar en la nueva, la anterior probablemente se deshabilitaría al intentar usar Office (podría pedirle iniciar sesión de nuevo o avisar de producto sin licencia). Este proceso le tomó menos de una hora y no gastó ni un centavo extra.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo transferir mi licencia de Windows a otra computadora?

Sí, depende del tipo de licencia que tengas. Si es una licencia Windows Retail (comprada por separado), puedes transferirla a otra computadora que te pertenezca. Deberás desactivarla en el equipo anterior (por ejemplo con slmgr.vbs /upk o formateando el PC viejo) antes de activarla en el nuevo.

En cambio, las licencias OEM (las que vienen preinstaladas de fábrica en muchos equipos) no son transferibles legalmente a otro PC, ya que están atadas al primer hardware donde se usaron. Las licencias por volumen sí pueden re-assignarse a otras máquinas dentro de la misma organización, siguiendo las reglas del contrato de volumen.

¿Cómo saber si mi licencia de Office es transferible?

Debes revisar el tipo de licencia de tu Microsoft Office. Si es Microsoft 365 (suscripción), realmente no “transfieres” la licencia, sino que puedes instalarla en otra computadora iniciando sesión, hasta el límite de dispositivos permitido (y puedes desactivar un dispositivo antiguo fácilmente desde tu cuenta). Si es una licencia perpetua (Office 2016/2019/2021 de pago único), la mayoría de estas son transferibles a otro PC que te pertenezca, siempre respetando que solo esté instalada en un equipo a la vez. Por ejemplo, Office Hogar y Empresa 2019 se puede mover a una nueva PC desinstalándola primero de la anterior.

Una pista importante: si tu licencia está vinculada a tu cuenta Microsoft (lo cual ocurre con casi todas las compras digitales actuales), eso indica que es una licencia Retail que podrás reinstalar en otro equipo mediante esa cuenta. En cambio, si tu Office vino preinstalado de fábrica o te lo dieron con la compra del PC (licencia OEM), no será transferible a otra computadora. Siempre puedes comprobar los términos de tu licencia en la documentación o página de Microsoft para estar seguro.

¿Qué pasa si ya usé mi clave de producto en otro equipo?

Si intentas activar Windows u Office con una clave de producto que ya está en uso en otro equipo activo, el servidor de activación normalmente la rechazará indicando que esa clave ya fue utilizada o excedió el número de activaciones. En este caso, primero asegúrate de haber desactivado o desinstalado la licencia del equipo anterior. Si ya lo hiciste y aún ves el error, es posible que la activación en línea no “sepa” que la desinstalaste (especialmente en Windows).

Solución: En Windows, puedes usar la activación por teléfono: el sistema te dará un número al que llamar y unos códigos; al confirmar que solo la usas en un PC, te proporcionarán un código de activación. En Office, si ocurre algo similar, inicia el asistente telefónico de activación. Este proceso legitima que estás trasladando la licencia y no duplicándola. Otra opción más sencilla, si tu licencia está ligada a cuenta Microsoft, es usar esa cuenta para activar (en lugar de la clave directamente) o gestionar las instalaciones desde allí.

Por último, si se trata de una suscripción (como Microsoft 365) y ya alcanzaste el máximo de equipos, simplemente desactiva uno de los dispositivos anteriores desde tu cuenta y luego inicia sesión en el nuevo. Recuerda que las claves OEM no se pueden reutilizar en un segundo equipo, así que si ese fuera el caso, la única respuesta al error sería adquirir una nueva licencia válida.

En resumen, transferir licencias de Windows y Office es totalmente posible y legal en muchos casos, siempre y cuando tengamos licencias del tipo correcto (principalmente Retail o equivalentes) y sigamos los pasos adecuados. Esto nos permite ahorrar dinero aprovechando al máximo nuestras inversiones en software. Esperamos que esta guía paso a paso te haya sido útil. Ya seas un usuario doméstico cambiando tu PC personal, un profesional actualizando tu herramienta de trabajo, o una pequeña empresa renovando sus equipos, conocer estas prácticas te ayudará a gestionar tus licencias Microsoft de forma eficiente y sin contratiempos. ¡Disfruta de tu nuevo equipo con todo tu software funcionando correctamente!