Cómo utilizar Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint juntos para el trabajo colaborativo

Aprovecha al máximo tu suscripción a Microsoft 365, y aprende a colaborar con Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint. A continuación, te explicamos cómo impulsar una colaboración remota eficaz con Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint.

Es posible que veas un aumento en el número de aplicaciones de espacios de trabajo colaborativos recientemente. Si tienes un plan de Microsoft 365, no necesitas ninguna herramienta de trabajo remoto adicional.

Todo lo que necesitas son las aplicaciones que facilitan colaborar en equipos de Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint. Ya que estos programas de software permiten trabajar de forma altamente productiva y sin distracciones en casa o en la oficina.

En este artículo, hablaremos de cómo Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint pueden ayudarte con la gestión de tareas/documentos, la colaboración remota y a mantener conversaciones.

Microsoft Teams para colaborar en el trabajo

Microsoft Teams observa un enfoque de 360 grados para colaborar y comunicar. Ahora, tu equipo puede ocuparse de muchos aspectos de proyectos directamente desde Teams. También podréis mantener reuniones en equipo, llamadas individuales, escribir mensajes, acceder a archivos y trabajar en errores.

Las siguientes son las características vitales orientadas al trabajo colaborativo que permiten a los equipos remotos e híbridos operar en toda su capacidad:

1. Colaborar usando Microsoft Teams: Llamadas, reuniones y mensajes de texto

Microsoft Teams es una aplicación sólida para las llamadas y reuniones de equipo. Puedes programar reuniones en el Calendario de Outlook para las reuniones de equipo de un grupo específico.

Cada miembro recibirá alertas automáticas para que nadie se pierda ninguna reunión importante del proyecto. Teams también permite a los miembros del equipo desde ubicaciones remotas asistir a la reunión a través de llamadas telefónicas.

Sigue el formato de hilo para los textos de grupo. Llama la atención de los miembros del equipo etiquetándolos con el signo @ durante la mensajería, para así llamar su atención.

2. Colaborar usando Microsoft Teams: Pantalla compartida

Durante las reuniones de equipo, haz clic en el botón Compartir contenido para compartir y colaborar en Microsoft Teams. Te permitirá compartir:

• El escritorio para colaborar sin problemas con varias ventanas, ventanas emergentes, notificaciones y aplicaciones.
• Una ventana específica cuando necesite centrarse en un contenido concreto y mantener la actividad del escritorio en privado.
• Las presentaciones de PowerPoint. El público puede moverse por las diapositivas si lo desea.
• Microsoft Whiteboard para el diseño colaborativo de UI/UX, el diseño de productos, y muchos más.

3. Colaborar usando Microsoft Teams: Equipos públicos y privados

Los canales de equipos públicos te permiten colaborar libremente con contactos externos a Teams. Por ejemplo, crea grupos públicos para diseñadores gráficos o desarrolladores de aplicaciones cuando colabores con los desarrolladores del cliente.

Cuando estás trabajando en algo fuera del proyecto del cliente, es mejor crear un canal de equipo privado para los miembros del equipo. Puedes compartir archivos, discutir ideas y tomar decisiones que están fuera del ámbito del cliente.

OneDrive para colaborar en el trabajo

El programa OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft con una excelente seguridad de los datos. La herramienta facilita a los miembros del equipo el acceso a los archivos y documentos del proyecto desde cualquier lugar.

Cuando configuras un equipo para poder colaborar en Microsoft Teams, OneDrive se convierte en el almacenamiento en la nube por defecto. Puedes hacer uso de las siguientes características para el trabajo colaborativo dentro del equipo o entre los equipos:

1. Almacenamiento y sincronización de archivos

Puedes crear una biblioteca compartida para cada proyecto. A continuación, añade los miembros del equipo que necesiten trabajar en el proyecto. Ahora, todos los miembros pueden acceder a cualquier archivo que crees o subas en esta biblioteca.

Las aplicaciones de OneDrive sincronizan tu dispositivo con la plataforma en la nube y guardan automáticamente el último archivo en la unidad local.

Por lo tanto, tú y tu equipo podéis trabajar en los documentos del proyecto incluso si Internet no está disponible durante un tiempo. Aunque, cualquier colaboración en tiempo real no estará disponible cuando tu dispositivo esté desconectado.

2. Controlar el uso compartido y el acceso

Tienes el control total de tus datos. A menos que compartas cualquier archivo en cualquier grupo de Microsoft Teams o biblioteca compartida de OneDrive, tu archivo es totalmente privado. Hasta que tú decidas que quieres colaborar con otros miembros.

Si necesitas compartir algún archivo con urgencia, simplemente arrastra y suelta el archivo en una biblioteca compartida o grupo de Teams.

Puedes establecer varios controles de acceso para los archivos y documentos del proyecto. Consideremos que estás trabajando en un blog para el próximo Día de la Seguridad Informática. Necesitas una aportación creativa del equipo.

Puedes compartir manualmente el enlace del contenido con algunos miembros del equipo y no compartirlo innecesariamente con todo el equipo. Luego, puedes restringir la descarga de contenidos, proporcionar acceso sólo a la revisión, etc.

3. Etiquetado de colaboradores

Los editores de contenidos, los editores y los gestores de proyectos pueden reducir su carga de trabajo implementando el etiquetado de documentos.

Si estás editando un borrador de blog en Teams y necesitas que el escritor añada algún dato histórico al contenido o simplemente quieres colaborar con él, puedes mencionarlo en el documento usando el signo @.

El escritor o creador de contenidos recibirá un correo electrónico automático con un enlace al archivo y al comentario. No es necesario perseguir al creador de contenidos a través de aplicaciones de mensajería o llamadas de voz. Esto le ahorra a usted y a su equipo una gran cantidad de tiempo.

4. Edición en tiempo real

Puedes reducir el tiempo de creación y aprobación de contenidos cambiando a la edición en tiempo real. Para los proyectos de gran volumen de contenido, tu equipo debería adoptar este enfoque.

Tu y tu equipo de proyecto podéis abrir el mismo archivo de Excel, Word o PowerPoint en el navegador. Y cualquier cambio que realicen los creadores, editores y aprobadores de contenidos se mostrará a todos los colaboradores.

SharePoint para colaborar en el trabajo

Puedes utilizar Microsoft SharePoint como portal de intranet por defecto para cualquier proyecto. Puedes desplegar de forma segura tareas, informes, flujos de trabajo y entregables de cualquier proyecto en línea sin necesidad de gestionar ningún servidor backend.

A continuación, te presentamos una lista de las características de SharePoint que te convendrían utilizar para el trabajo colaborativo:

1. Gestión de contenidos

Puedes gestionar los datos del proyecto como documentos, archivos, imágenes, activos de diseño, contactos telefónicos, contactos de correo electrónico y vídeos sin esfuerzo en SharePoint.

Otra característica es que puedes crear segmentos separados para cada archivo en un sitio de SharePoint.

Asimismo, podrás añadir un programa de búsqueda basado en metadatos para que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a los archivos desde cualquier lugar.

Los usuarios también pueden acceder a los archivos desde el móvil y colaborar desde ahí. Dado que Microsoft SharePoint es una aplicación que responde a los dispositivos móviles al igual que Microsoft Teams.

2. Sitio de comunicación

Principalmente puedes utilizar SharePoint para la comunicación visual. Por ejemplo, creando diferentes sitios de comunicación en tu intranet para audiencias como miembros del equipo, clientes, proveedores, etc. Pero ahora, también puedes publicar actualizaciones sobre un proyecto, producto o servicio en los sitios mencionados con un solo clic. Seguidamente, puedes utilizar los sitios de comunicación de SharePoint para publicar tableros de control del estado del proyecto y recoger los comentarios de sus clientes.

Los sitios de SharePoint también le permiten añadir eventos de calendario, líneas de tiempo y tareas para la gestión de proyectos con facilidad.

2. Compartir y controlar los permisos

Puedes establecer diferentes reglas y niveles de uso compartido en SharePoint. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden obtener acceso de edición. Por otro lado, los colaboradores externos obtienen acceso de visualización, y por último los clientes obtienen el control total de un proyecto en SharePoint. Además, existen varios controles de permisos en los sitios de SharePoint que puedes aprovechar para facilitar el acceso al contenido con la seguridad adecuada. Por eso, podrás elegir entre Control total, Diseño, Edición, Contribución y Lectura.

Colaborar de forma productiva y asequible con Microsoft Temas, OneDrive y SharePoint

En conclusión, utilizando todas estas características podrás colaborar de forma excelente con las aplicaciones de Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint. Ya puedes empezar con las tareas del proyecto, la gestión de documentos, la pizarra en tiempo real y la colaboración en equipo desde cualquier lugar.

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