Microsoft Office 365: Vantagens e desvantagens

A Microsoft fez uma mudança bastante significativa na sua nova plataforma SharePoint. O novo SharePoint Online, que está disponível com o Office 365, inclui uma variedade de funcionalidades. A transição da Microsoft para a nuvem com a nova versão do Office 365/SharePoint Online é bem recebida por muitos, mas mesmo assim, existem gestores que hesitam em mover o seu conteúdo importante para a nuvem.

A sua decisão deve ser tomada tendo em conta os requisitos do seu negócio, o tipo de atividade que exerce e o tamanho da sua empresa, juntamente com as necessidades do utilizador final. O Microsoft Office 365 tem vários níveis de subscrição com compromissos anuais para pequenas empresas, como o Office para Casa e Negócios, educação com o Office para Estudantes, e até organizações governamentais.

O produto é baseado na nuvem e oferece uma ampla gama de opções. No entanto, se a sua empresa tiver restrições regulatórias rigorosas sobre a segurança do cliente, é muito provável que precise de garantir níveis de segurança e protocolos de arquivamento de e-mail.
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Aqui estão algumas das vantagens do programa mais famoso do mundo. Com certeza vai querer tê-lo

Rentabilidade

Quando se trata de pagar por licenças, o Office 365 é relativamente barato, dependendo do número de utilizadores que o seu escritório requer. Com o seu modelo de subscrição, receberá automaticamente atualizações, pelo que não terá de pagar por novo software sempre que a Microsoft lançar uma nova versão. E como paga por utilizador, paga apenas pelos recursos que utiliza.

Unidade de armazenamento

Cada um dos seus utilizadores terá acesso ao One Drive, que, dependendo do seu nível de serviço, oferece até 1 terabyte de armazenamento, por utilizador, num ambiente de nuvem. Você poderá partilhar e sincronizar ficheiros de forma limitada através de algumas funcionalidades baseadas em permissões. Se os seus utilizadores precisarem de armazenamento adicional, pode facilmente adquiri-lo também.

Acesso fácil a arquivos

Outra grande vantagem é que os planos do Office 365 oferecem acesso ao Word, Excel, PowerPoint e outros programas através de uma versão online do programa. Isto será imensamente benéfico para aqueles que viajam ou trabalham remotamente. Usando esta opção, poderá abrir e editar os seus documentos de qualquer dispositivo e navegador. Existem também aplicações móveis disponíveis para o mesmo propósito, que pode descarregar e experimentar.

O e-mail é acessível e económico

Pode aceder ao seu e-mail a qualquer hora e em qualquer lugar, porque o Office 365 Outlook está alojado na nuvem. A maioria das opções de e-mail do Office não requerem administrador ou servidor de troca alojado, tornando-o acessível para pequenas empresas.

A maioria dos planos é gerida através de uma interface fácil de usar que não requer um profissional de TI. Mas se a sua empresa for grande e exigir controles mais robustos, muitas das versões empresariais têm um Power

Interface de shell que gere permissões para email e outros programas.

Escalabilidade

Como qualquer coisa construída na nuvem, o Office 365 também permite que a sua empresa escale de um utilizador para cerca de 300 utilizadores. À medida que o seu negócio cresce, o Office 365 não o deixará na mão. Ele escalará para atender às suas necessidades.

Ferramentas adicionais

Skype, SharePoint e Lync Online são as funcionalidades adicionais disponíveis no Office 365. Elas serão melhores para comunicação e colaboração na sua empresa.

Continuidade de negócios

Construído na plataforma Microsoft Azure, o Office 365 oferece uma infraestrutura fiável que é segura e de confiança.

É hora de aprender sobre as desvantagens do programa Office 365.

Vamos às desvantagens! Porque sim, nada é perfeito. É por isso que devemos mencionar as desvantagens do Office 365. Embora não sejam muito graves.

Considerações de custo

Frequentemente existem opções orçamentais, ou seja, Cap-Ex vs Op-Ex, ou o seu negócio pode ser sazonal e a taxa recorrente pode ser causada por restrições orçamentais. Assim, enquanto a subscrição do Office 365 é frequentemente mais rentável para muitas empresas, muitas não funcionam tão bem para o seu negócio sazonal.

Configuração da infraestrutura

Como o Office 365 é construído na nuvem, há menos flexibilidade e personalização. Se você tiver uma configuração híbrida (combinação de nuvem e local), pode precisar da intervenção de um terceiro ou de complementos quando se trata de outras ferramentas de colaboração ou emails.

Segurança dos dados

Os seus dados não residem, como acontece com qualquer outra solução baseada na nuvem. Aqui, eles estão num servidor da Microsoft. Muitas empresas consideram esta uma opção segura, mas existem indústrias, como a saúde e os serviços financeiros, que estão sujeitas a restrições regulamentares e exigem que os dados sejam armazenados permanentemente. A Microsoft também oferece opções para essas empresas, no entanto, são mais caras e podem não atender totalmente aos requisitos.

Arquivamento de emails e eDiscovery

Quando se trata de ferramentas de arquivamento e eDiscovery, o Office 365 tem limitações. Se a sua empresa for regulamentada, você precisa garantir que não há restrições no seu plano de arquivamento e retenção de emails. Embora o Office 365 tenha uma ferramenta de eDiscovery, ela pode não fazer parte do seu plano ou ser fácil de gerenciar. Examine todas essas funcionalidades antes de migrar para o Office 365. Para garantir a conformidade, pode ser necessário adicionar um fornecedor de serviços de arquivamento de emails de terceiros.

Taxas e limitações de email

Ao contrário dos servidores Exchange locais, existem limites no número de emails que podem ser enviados e recebidos num dia. Tudo isso varia com a subscrição e a Microsoft está a trabalhar para melhorar o tamanho e a quota. Antes de mudar para o Office 365, a sua empresa deve investigar isso.

Com a tecnologia a avançar a cada dia, pesar as vantagens e desvantagens de qualquer plataforma requer uma pesquisa aprofundada que começa dentro do seu negócio. Não há dúvida de que o Microsoft Office 365 está a ajudar muitas empresas a economizar dinheiro e a aproveitar a nuvem; mas você pode precisar considerar e pesquisar minuciosamente as limitações, e abordar quaisquer soluções de trabalho ou a adição de fornecedores de terceiros, se necessário.

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A sua equipa Licendi.