Tudo o que pode fazer com uma licença do Microsoft Project

Uma revisão do Microsoft Project licença, o famoso software de gestão de projetos da Microsoft.

Ter uma licença do Microsoft Project dá-lhe acesso ao software de gestão de projetos da Microsoft, que é uma opção sólida e fiável para equipas de projeto experientes. Embora o programa tenha uma curva de aprendizagem mais elevada do que outras alternativas no mercado, é um excelente método para lidar com projetos complicados quando utilizado corretamente. Uma vez que tenha dominado o MS Project, será difícil encontrar um substituto que tenha o mesmo nível de funcionalidade.

Mas quais são as vantagens e desvantagens de usar o software de gestão de projetos da Microsoft, e é ideal licenciar o Project?

As vantagens de ter uma Licença do Microsoft Project:

Menu principal focado: Sentir-se-á perfeitamente à vontade com o Microsoft Project se tiver experiência com qualquer outro software da Microsoft.

A interface é bastante semelhante à do Microsoft Excel. E sejamos sinceros, a maioria de nós já sabe como usar o Excel. No entanto, tal como no Excel, é necessário um entendimento profundo das funcionalidades do programa para um desempenho ótimo.

A tela inicial fornece uma visão instantânea das estatísticas mais vitais do sistema de relance. Tem a opção de iniciar um novo projeto, retomar o trabalho num projeto previamente salvo ou procurar material em que tem trabalhado nos últimos dias. Aqueles que trabalham em muitos projetos de grande escala ao mesmo tempo acharão isto muito útil.

Uma ampla variedade de abordagens de gestão de projetos é suportada, ao contrário da maioria dos produtos semelhantes no mercado. Desta forma, pode organizar os seus projetos como desejar utilizando uma licença do Project.

O programa suporta Scrum, Kanban e processos personalizados. Pode ser utilizado para gestão de projetos ágeis ou em cascata, ou até mesmo uma combinação de ambos.

Basta alguns cliques para adicionar notas e determinar a duração e as tarefas de um projeto. Ao utilizar o Microsoft Project, pode adaptá-lo à sua abordagem única de gestão de projetos.

Perspectivas múltiplas de projeto: No Project, os utilizadores têm a opção de alternar entre várias perspectivas diferentes de um projeto para monitorizar melhor o seu progresso. Ter uma lista ordenada de tarefas em forma de grelha torna o planeamento do projeto mais fácil.

Uma vista de painel estilo Kanban também está disponível, proporcionando uma representação visual conveniente do progresso geral do projeto.

É também possível personalizar os quadros de tarefas de acordo com as suas especificações exatas. Além disso, o Microsoft Project possui uma interface de gráfico de Gantt.

É útil para acompanhar datas e ver como diferentes atividades estão interligadas.

Pode alternar facilmente entre as duas perspectivas para melhor se adequar às suas necessidades atuais de gestão de projetos. Tanto os membros da equipa como os gestores de projeto apreciam esta adaptabilidade.

Relatórios personalizados: O MS Project fornece relatórios abrangentes. Ao criar um relatório, pode incluir ou excluir a informação que desejar.

As ferramentas de relatórios são muito simples para um sistema tão sofisticado. Basta ir à secção de relatórios da página e marcar as caixas ao lado dos elementos de dados relevantes.

Tabelas e outros auxílios visuais podem ser adicionados aos relatórios para tornar os dados mais fáceis de ler.

Os relatórios têm um layout polido e são fáceis de distribuir. São úteis não apenas para relatórios pessoais, mas também para apresentações à alta gestão e outros interessados.

Rastreador de Tempo: A reportação de folhas de horas é uma ferramenta do Microsoft Project que permite aos membros da equipa acompanhar o tempo que passam em diferentes tarefas. É uma técnica fantástica para registar o trabalho de qualquer empresa, projeto ou outro.

Há mais que se pode fazer com o tempo do que simplesmente registar o tempo gasto numa atividade específica.

Um utilizador pode registar o tempo gasto em investigação e desenvolvimento de um projeto, etiquetando a entrada como tal na folha de horas. A faturação, a folha de pagamento e a contabilização de trabalhos beneficiam imenso com isto.

Uma vez que as capacidades de rastreamento de tempo não são padrão no panorama do software de gestão de projetos, a inclusão desta funcionalidade no MS Project é um grande ponto de venda.

Gestão de recursos: As capacidades de gestão de recursos do MS Project seriam consideradas outra ferramenta avançada de gestão de projetos.

Não é necessariamente uma funcionalidade comum ou padrão oferecida em outras soluções no mercado, e certamente não é uma ferramenta para iniciantes ou de nível básico. Utilizar uma licença do Project para gestão de recursos é uma ótima maneira de identificar a capacidade dos membros da sua equipa para que possa atribuir tarefas de acordo.

Além da gestão de recursos humanos, o MS Project suporta outros recursos relacionados ao trabalho. Pode utilizá-lo para acompanhar recursos como materiais, equipamentos e outros custos relacionados ao projeto.

O MS Project permite-lhe adicionar imensos detalhes aqui. Pode até adicionar uma unidade de medida para cada recurso e inserir os custos associados também.

Suporta a gestão de projetos em grande escala: O MS Project é uma solução ideal para organizações de médio a grande porte.

Com tantas ferramentas a serem comercializadas para pequenas equipas e start-ups, é bom ver que o Microsoft Project se destaca na adaptação às necessidades de equipas maiores.

Se uma organização tem necessidades complexas de gestão de projetos, é provável que o MS Project consiga resolvê-las. Quando este software está nas mãos certas, parece que tudo é possível.

Soluções na nuvem ou locais: O Microsoft Project está disponível como uma subscrição de software na nuvem ou como uma solução local que pode ser instalada num único computador local. A opção de instalação local é cada vez mais rara em pacotes de software.

Se optar pela solução local, perderá alguma capacidade de colaborar com os membros da equipa dentro do software. Mas ainda é benéfico ter a opção disponível para aqueles que preferem trabalhar apenas localmente em vez de na nuvem.

As desvantagens do Microsoft Project:

Não é para iniciantes: O Microsoft Project não é uma solução de gestão de projetos de nível fácil. Na verdade, não é mesmo para pessoas que apenas estão familiarizadas com conceitos de gestão de projetos.

O software é projetado para gestores de projetos experientes e utilizadores técnicos. Você precisará de mais do que conhecimento técnico geral para entender como o MS Project funciona. Se não se enquadrar nesta categoria, terá problemas com o software e também com os seus projetos.

Comunicação deficiente dentro da aplicação: Em termos de comunicação da equipa, o MS Project tem margem para melhoria. Não é possível enviar rapidamente uma mensagem ou notificar um membro da equipa dentro da plataforma.

Dito isto, a Microsoft tem uma infinidade de outras ferramentas de comunicação. É provável que se presuma que a maioria das equipas do MS Project sejam organizações Microsoft, por isso precisará de usar o Teams, Outlook, Skype, Yammer ou outra ferramenta da Microsoft para comunicar com a sua equipa. Estas funcionalidades não são duplicadas dentro do próprio MS Project.

Falta de integrações: ao ter uma licença do Project, não se integra bem com outras ferramentas de negócios, especialmente aquelas fora da família Microsoft. Também não se conecta com o Zapier, que é um recurso online popular para sincronizar aplicações de terceiros que não se ligam nativamente entre si.

Se quiser integrar a sua ferramenta de gestão de projetos com outras plataformas como Salesforce ou Slack, o MS Project não será uma solução ideal para as suas necessidades. Por outro lado, se utilizar o Office 365 e outras ferramentas da Microsoft, o MS Project encaixará perfeitamente.

Curva de aprendizagem acentuada: o MS Project não é uma daquelas ferramentas que você se inscreve hoje e começa a gerir projetos em questão de minutos. Há definitivamente uma curva de aprendizagem mais acentuada, especialmente ao integrar novos utilizadores. O MS Project assume que os utilizadores já estão familiarizados com os conceitos gerais de gestão de projetos.

A partir daí, só precisa de aprender a usar o software. Existem muitos recursos e tutoriais da Microsoft que explicam como fazer certas coisas dentro da plataforma. No entanto, primeiro precisa saber o que procurar. Mesmo utilizadores experientes precisarão de algum tempo para se habituar ao software de gestão de projetos da Microsoft.

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Se estiver interessado em adquirir o Project na nossa loja online, pode encontrar todas as versões que temos disponíveis. Oferecemos as melhores licenças de produto para qualquer tipo de sistema operativo.

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