Tutto quello che puoi fare con una licenza Project

Analisi di Microsoft Project, il famoso software di gestione dei progetti di Microsoft.

La licenza di Project, il software di gestione dei progetti di Microsoft, significa ottenere un'opzione solida e affidabile per quei team di progetto esperti. Sebbene il programma abbia una curva di apprendimento più alta rispetto ad altre alternative presenti sul mercato, se usato correttamente è un metodo eccellente per gestire progetti complicati. Una volta che avrai imparato a conoscere MS Project, sarà difficile trovare un sostituto che abbia lo stesso livello di funzionalità.

Ma quali sono i pro e i contro dell'utilizzo del software di gestione progetti di Microsoft? È utile ottenere la licenza di Project?

Aspetti positivi di Microsoft Office:

Menù principale concentrato: ti sentirai perfettamente a tuo agio con Microsoft Project se hai esperienza con qualsiasi altro software Microsoft.

L'interfaccia è molto simile a quella di Microsoft Excel. E diciamocelo, la maggior parte di noi sa già come usare Excel. Tuttavia, come per Excel, per ottenere prestazioni ottimali è necessaria una conoscenza approfondita delle caratteristiche del programma.

La schermata iniziale offre una panoramica immediata delle statistiche più importanti del sistema. Hai la possibilità di iniziare un nuovo progetto, riprendere il lavoro su uno precedentemente salvato o cercare il materiale su cui hai lavorato negli ultimi giorni. Chi lavora a molti progetti su larga scala e nello stesso tempo lo troverà molto utile.

È supportata un'ampia varietà di approcci alla gestione dei progetti, a differenza della maggior parte dei prodotti simili presenti sul mercato. In questo modo puoi organizzare i tuoi progetti come preferisci utilizzando una licenza di progetto.

Il programma supporta Scrum, Kanban e processi personalizzati. Può essere utilizzato per la gestione di progetti agili o a catena, o anche per una combinazione di entrambi.

Bastano pochi clic per aggiungere note e determinare la durata e i compiti di un progetto. Quando usi Microsoft Project, puoi adattarlo al tuo approccio unico alla gestione dei progetti.

Prospettive multiple del progetto: in Project, gli utenti hanno la possibilità di passare da una prospettiva all'altra di un progetto per monitorare meglio i loro progressi. Avere un elenco ordinato di cose da fare in forma di griglia facilita la pianificazione del progetto.

È disponibile anche una vista dashboard in stile Kanban, che fornisce una comoda rappresentazione visiva dell'avanzamento generale del progetto.

È anche possibile personalizzare le dashboard in base alle tue necessità. Inoltre, Microsoft Project dispone di un'interfaccia per il diagramma di Gantt.

È utile per tenere traccia delle date e vedere come le diverse attività sono collegate tra loro.

Puoi passare facilmente da una prospettiva all'altra per soddisfare al meglio le tue esigenze di gestione del progetto. Sia i membri del team che i project manager apprezzano questa capacità di adattamento.

Report personalizzati: MS Project fornisce report completi. Quando crei un report, puoi includere o escludere le informazioni che desideri.

Gli strumenti di reportistica sono molto semplici per un sistema così sofisticato. Basta andare nella sezione report della pagina e spuntare le caselle accanto agli elementi di dati pertinenti.

È possibile aggiungere ai report tabelle e altri supporti visivi per facilitare la lettura dei dati.

I report hanno un layout curato e sono facili da condividere. Sono utili non solo per i report personali, ma anche per le presentazioni ai dirigenti e agli altri stakeholder.

Time Tracker: il Timesheet Reporting è uno strumento di Microsoft Project che consente ai membri del team di tenere traccia del tempo dedicato alle diverse attività. È una tecnica fantastica per registrare il lavoro di qualsiasi azienda, progetto o altro.

Con il tempo si può fare molto di più che registrare semplicemente il tempo trascorso in una determinata attività.

Un utente potrebbe registrare il tempo speso per la ricerca e lo sviluppo di un progetto etichettando la voce come tale sul timesheet. La fatturazione, le buste paga e il costo del lavoro ne traggono grande beneficio.

Poiché le funzionalità di tracciamento del tempo non sono standard nel panorama dei software di gestione dei progetti, l'inclusione di questa funzione in MS Project è un punto di forza.

Gestione delle risorse: le funzionalità di gestione delle risorse di MS Project sono considerate un altro strumento avanzato di gestione dei progetti.

Non si tratta necessariamente di una funzione comune o standard offerta da altre soluzioni presenti sul mercato e di certo non è uno strumento per principianti o entry level. L'utilizzo di una licenza di progetto per la gestione delle risorse è un ottimo modo per identificare le capacità dei membri del tuo team in modo da poter assegnare i compiti di conseguenza.

Oltre alla gestione delle risorse umane, MS Project supporta altre risorse legate al lavoro. Puoi usarlo per tenere traccia di risorse come materiali, attrezzature e altri costi legati al progetto.

MS Project ti permette di aggiungere tonnellate di dettagli. Puoi anche aggiungere un'unità di misura per ogni risorsa e inserire i costi associati.

Supporta la gestione dei progetti su scala: MS Project è la soluzione ideale per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni.

Con tanti strumenti commercializzati per i piccoli team e le start-up, è bello vedere che Microsoft Project eccelle nell'adattarsi alle esigenze dei team più grandi.

Se un'organizzazione ha esigenze complesse di gestione dei progetti, è probabile che MS Project sia in grado di risolverle. Quando questo software viene messo nelle mani giuste, sembra che tutto sia possibile.

Soluzioni cloud o in sede: Microsoft Project è disponibile come software in abbonamento nel cloud o come soluzione in sede che può essere installata su un singolo computer locale. L'opzione di installazione locale è sempre più rara nei pacchetti software.

Se scegli la soluzione locale, perderai parte della possibilità di collaborare con i membri del team all'interno del software. Ma è comunque utile avere a disposizione l'opzione per chi preferisce lavorare solo in locale piuttosto che nel cloud.

Aspetti negativi di Microsoft Office:

Non per i principianti: Microsoft Project non è una soluzione per la gestione dei progetti di livello facile. In realtà, non è nemmeno adatto a chi ha familiarità solo con i concetti di project management.

Il software è pensato per project manager esperti e utenti tecnici. Per capire il funzionamento di MS Project non bastano le conoscenze tecniche generali. Se non fai parte di questa categoria, avrai problemi con il software e anche con i tuoi progetti.

Scarsa comunicazione all'interno dell'applicazione: in termini di comunicazione di squadra, MS Project ha margini di miglioramento. Non è possibile inviare rapidamente messaggi o ping a un membro del team all'interno della piattaforma.

Detto questo, Microsoft ha tantissimi altri strumenti di comunicazione. È probabile che la maggior parte dei team di MS Project siano organizzazioni Microsoft, quindi dovrai utilizzare Teams, Outlook, Skype, Yammer o un altro strumento Microsoft per comunicare con il tuo team. Queste funzioni non sono duplicate all'interno di MS Project.

Mancanza di integrazioni: avendo una licenza di Project, non puoi lavorare bene con altri strumenti aziendali, soprattutto quelli che non fanno parte della famiglia Microsoft. Inoltre, non si collega a Zapier, una popolare risorsa online per la sincronizzazione di app di terze parti che non sono collegate tra loro in modo nativo.

Se vuoi integrare il tuo strumento di gestione dei progetti con altre piattaforme come Salesforce o Slack, MS Project non sarà la soluzione ideale per le tue esigenze. Tuttavia, se utilizzi Office 365 e altri strumenti Microsoft, MS Project si adatta perfettamente.

Curva di apprendimento ripida: MS Project non è uno di quegli strumenti che puoi installare oggi e iniziare a gestire i progetti in pochi minuti. La curva di apprendimento è sicuramente più lunga, soprattutto per quanto riguarda l'inserimento di nuovi utenti. MS Project presuppone che gli utenti abbiano già familiarità con i concetti generali della gestione dei progetti.

Da lì, dovrai solo imparare a usare il software. Ci sono molte risorse e tutorial di Microsoft che spiegano come fare determinate cose all'interno della piattaforma. Tuttavia, prima devi sapere cosa cercare. Anche gli utenti più esperti avranno bisogno di un po' di tempo per abituarsi al software di gestione progetti di Microsoft.

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