Power Automate: Migliorare la produttività in pochi clic

Power Automate è uno strumento per sviluppare processi automatizzati che coinvolgono più programmi e servizi. È possibile automatizzare un'ampia gamma di azioni come avvisi, promemoria, approvazioni, sincronizzazione di file, raccolta di dati e trasferimento di dati aziendali tra sistemi. 

Power Automate Desktop, disponibile per l'installazione gratuita per Windows 10, consente anche di automatizzare le operazioni in modalità locale utilizzando flussi di lavoro desktop. Windows 11 presenta un nuovo pulsante del menu Start.

Un altra funzione e che ci aiuta a fare di più in meno tempo con pochi clic del mouse, aumentando così la nostra produttività.

Power Automate o Microsoft Flow 

Prima di diventare un componente di Power Platform e di chiamarsi Power Automate, era noto come Microsoft Flow. 

Il vantaggio principale rispetto a Microsoft Flow è che include una nuova tecnologia chiamata RPA (Robotic Process Automation), che automatizza le operazioni aziendali facendo ampio uso di bot (abbreviazione di robot) in un'ampia gamma di processi sia assistiti che non assistiti.

Essendo in bundle con Microsoft365, Power Automate sta guadagnando terreno. 

Guida all'utilizzo

È possibile utilizzare l'applicazione con un account gratuito Microsoft 365 Business o Education; tuttavia, l'account gratuito non consente di condividere i flussi e la quantità di accesso allo strumento dipende dalla licenza acquistata.

Power Platform fornisce anche l'accesso, oppure è possibile acquistare una licenza di Microsoft Power Automate.

Ecco un link al sito web di Microsoft dove è possibile ottenere maggiori informazioni sui diversi piani e sui relativi costi. È possibile registrarsi per una prova gratuita di 90 giorni del prodotto.

Piattaforma Power Automate e Power

Power Apps, Power BI, Power Automate e Power Virtual Agent costituiscono la Power Platform, le applicazioni di uso per le aziende.

Ma qual è lo scopo di ogni programma?

• Power Automate, la cui funzione principale è quella di facilitare lo sviluppo di flussi di lavoro automatizzati senza programmazione.

• Apps, dove è possibile creare applicazioni aziendali in modo semplice e veloce senza avere esperienza di codifica.

• BI, per l'analisi dei dati; sembra semplice ma non lo è.

• Virtual Agents è un potente creatore di bot virtuali intelligenti, con un'interfaccia grafica intuitiva.

Uno dei maggiori vantaggi di questi strumenti è che chiunque può utilizzarli; non è necessaria alcuna esperienza di programmazione o di sviluppo di applicazioni per utilizzarli.

Utilizzo

Quando si utilizza Power Automate, è possibile creare processi automatizzati senza codice o con un codice molto ridotto, una tecnica nota come Low Code. 

É uno strumento per l'utente finale che consente di creare processi automatizzati attraverso l'uso di modelli, che possono essere utilizzati così come sono o modificati in base alle proprie esigenze. In passato, i processi di automazione erano riservati a persone che sapevano programmare.

Se nessuno dei flussi preconfezionati soddisfa le vostre esigenze, è molto facile crearne uno da zero; nel 95% dei casi non è necessaria alcuna codifica. 

Oltre 500 fonti di dati e qualsiasi API pubblica sono accessibili con questa applicazione.

Questo programma è anche in grado di automatizzare le attività desktop di routine utilizzando la RPA. Come ci si aspetterebbe, ciò consente di risparmiare notevolmente il tempo necessario per eseguire operazioni quali la ricerca di informazioni sul web, la creazione e la consegna di report via e-mail o lo spostamento di dati tra i programmi. 

Supponiamo, ad esempio, di avere l'esigenza settimanale di estrarre dati da un sito web e di trasferirli in Excel, dove si utilizza un modello predefinito per creare report da distribuire ai vari stakeholder. 

Tutti questi processi laboriosi possono essere automatizzati con pochi clic nell'edizione desktop di Power Automate.

Applicazioni di potenza

Lo scopo di Power Automate e di Microsoft Power Apps è quello di aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi di sviluppo di applicazioni con soluzioni a basso codice e pronte all'uso, che consentono ai non addetti ai lavori di creare applicazioni web e mobili.

Si noti che sia Power Apps che Power Automate fanno parte della piattaforma Power, quindi funzionano perfettamente insieme per consentire agli utenti di creare applicazioni e collegare processi, rispettivamente. 

Nell'integrazione Power Apps di Power Automate, l'utente può progettare uno dei due tipi di flussi disponibili:

• Diretto: Le Power Apps consentono di creare flussi di lavoro automatizzati o interattivi con un semplice clic o da qualsiasi controllo.

• Indiretti: non vengono elaborati in tempo reale e possono richiedere fino a 5 minuti per essere completati.

Poiché Power Apps e Power Automate ci permettono di costruire la logica delle nostre applicazioni, sono inestricabilmente intrecciati. 

Potenza Bi

Questo programma si integra con Power Automate in modo da poter automatizzare le operazioni più noiose senza lasciare l'interfaccia di Power BI. 

Prima di esportare un file di Power BI, si possono apportare alcune modifiche e notificare al destinatario il completamento dell'esportazione con l'ora e la data.

Guida dell'utente di Power Automate 

È facile capire quanto tempo si risparmierà utilizzando Power Automate, dato che non si dovranno eseguire manualmente attività ripetitive, ma andiamo più a fondo per esaminare i numerosi tipi di flussi che possono essere eseguiti con questo strumento. 

Ecco i tre flussi principali che possiamo generare: 

Nuvola:

Esistono tre tipi di flussi all'interno del cloud, a seconda che si tratti di flussi automatici, istantanei o programmati:

• Automatico: la ricezione di un'e-mail, la modifica di un elemento in un elenco SharePoint o l'arrivo di un tweet con un hashtag specifico possono attivare un flusso automatico.

• Instant: i flussi istantanei vengono attivati premendo un pulsante su un computer o un dispositivo mobile. È utile perché tutti noi abbiamo una serie di attività di routine che vorremmo svolgere in un istante, come ad esempio inviare un promemoria al nostro team di lavoro.

• Programmati: possono essere impostati in modo che si verifichino regolarmente (giornalmente, settimanalmente, mensilmente, ecc.) o a un'ora prestabilita. Ad esempio, potremmo inviare un modulo o un sondaggio a una serie di utenti a una certa ora, oppure potremmo inviare un report al manager ogni venerdì con un link.

Desktop:

Sia le applicazioni desktop che quelle web possono beneficiare delle funzionalità di automazione dei processi di Power Automate Desktop. Si noti inoltre che Power Automate Desktop è incluso in Windows 11. 

Dai trasferimenti di dati di routine alle procedure aziendali più complesse, possiamo automatizzare tutto con Power Automate for Desktop. 

Processo aziendale:

Per essere guidati attraverso le procedure predefinite di un'organizzazione, i consumatori devono solo accedere a questi strumenti. Ad esempio, possiamo fare in modo che gli utenti inseriscano sempre le stesse informazioni nello stesso modo, secondo una serie di regole; è come se avessero un manuale da seguire. 

Sebbene i flussi dei processi aziendali si basino sulle stesse tecnologie degli altri processi, le funzionalità offerte sono molto diverse e i requisiti di formazione sono ridotti al minimo, poiché gli utenti devono solo seguire le fasi prescritte del processo. 

Automazione e connessioni

Il collegamento tra due punti di un flusso è fondamentale. Collegare Power Automate a un servizio o programma è simile a collegare un dispositivo mobile a un'applicazione. 

I connettori sono definiti come componenti che consentono a un sistema di comunicare con un altro utilizzando un linguaggio comune. 

Le connessioni di Power Automate possono essere gratuite con la licenza base o premium (quest'ultima richiede un costo aggiuntivo) per ottenere maggiori funzionalità. Abbiamo notato in precedenza che ci sono già più di 500 connessioni a cui possiamo collegarci con Power Automate e che questo numero cresce ogni giorno. 

I connettori forniscono un insieme di attività, spesso suddivise in azioni e trigger, che possono essere utilizzate nei processi e nei programmi. 

A volte abbiamo bisogno di effettuare chiamate ad API, servizi o sistemi che non sono inclusi nel set di connettori standard, quindi è bene sapere che possiamo costruirne di nostri. 

Come ho detto, Microsoft aggiorna continuamente Power Automate con nuove connessioni e potete usare un flusso precostituito per essere avvisati quando uno di questi nuovi connettori diventa disponibile. 

Gli utenti di Power Automate si collegano spesso a servizi popolari come OneDrive, Outlook, Twitter, SharePoint, ecc. Se abbiamo in mente un dispositivo mobile, possiamo collegarci anche attraverso un'app. 

Facciamo un esempio: il feed Twitter della nostra azienda pubblica tweet con un determinato hashtag; questi tweet devono essere raccolti in un elenco Excel o SharePoint e la connessione in questo caso è Twitter, in modo da poter condividere facilmente queste informazioni.

Variabili di sviluppo del flusso Power Automate 

Oltre al collegamento, altri elementi necessari per la creazione di un flusso di Power Automate sono l'evento di attivazione e l'azione (o le azioni) che l'attivazione provoca. 

I flussi di lavoro basati su cloud iniziano con un evento chiamato trigger, che può essere avviato immediatamente, manualmente o in una data e ora successive. 

L'esempio precedente ha dimostrato l'uso di Twitter come connessione e l'arrivo di un messaggio con un determinato hashtag come innesco. 

Tuttavia, il flusso dovrà eseguire uno o più compiti, che sono le azioni; nell'esempio precedente, il connettore era Twitter, il trigger era l'arrivo di un messaggio contenente un hashtag specificato e l'azione era esportare il contenuto del messaggio in un foglio di calcolo o in un sistema di gestione dei documenti. 

Confronto tra Power Automate e Zapier 

Zapier è ampiamente utilizzato nel mondo aziendale come strumento per semplificare le attività di routine. 

È simile a Power Automate in quanto offre un gran numero di modelli di flusso precostituiti che possono soddisfare i nostri requisiti di base senza la necessità di scrivere alcun codice, un'interfaccia facile da navigare, la possibilità di connettersi a oltre 3.000 applicazioni diverse e un personale di supporto molto disponibile. 

Ha alcuni vantaggi, ma anche notevoli svantaggi, come un prezzo elevato, una curva di apprendimento ripida e un editor non ideale per la creazione di flussi complessi. 

Power Automate è un sostituto migliore per la maggior parte delle attività svolte da Zapier, in quanto è costruito per il lavoro di squadra, ha un'interfaccia utente intuitiva e può essere condiviso tra i membri del team. 

Dal punto di vista economico, Power Automate è preferibile a Zapier, in quanto fornisce un maggior numero di azioni e lavori allo stesso prezzo. In confronto, Power Automate fornisce fino a cinque volte di più. 

Crittografia dei dati, restrizioni di conservazione e audit trail sono solo alcuni dei modi in cui Power Automate supera Zapier in termini di affidabilità e sicurezza.

Conclusioni

Come si può notare, Power Automate è una soluzione che mira a semplificare l'esperienza dell'utente con procedure automatizzate, sia che si tratti di processi aziendali semplici o sofisticati, in modo che possa risparmiare tempo e fatica durante lo svolgimento di attività banali. 

Abbiamo visto che funziona bene con il resto delle applicazioni di Power Platform e può già essere utilizzato per connettersi a più di 500 servizi - si noti che Microsoft sta costantemente ampliando il catalogo delle connessioni disponibili.

Che siate utenti o tecnici, credo sia una buona idea capire come usare Power Automate per iniziare a risparmiare tempo e concentrarvi sulle attività ripetitive della vostra vita quotidiana. 

Utilizzando Power Automate, è sufficiente eseguire il lavoro di base una sola volta per evitare di ripetere le stesse azioni più volte.

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