Microsoft Office 365: vantaggi e svantaggi

Microsoft ha apportato una modifica piuttosto significativa alla sua nuova piattaforma SharePoint. Il nuovo SharePoint Online, disponibile con Office 365, include una serie di funzionalità. Il passaggio di Microsoft al cloud con la nuova versione di Office 365/ SharePoint Online è stato accolto da molti a braccia aperte, ma nonostante ciò ci sono manager che esitano a spostare i loro contenuti importanti nel cloud.

La decisione deve essere presa tenendo conto dei requisiti della vostra attività, del tipo di attività che svolgete e delle dimensioni della vostra azienda, nonché delle esigenze dell'utente finale. Microsoft Office 365 prevede diversi livelli di abbonamento con impegni annuali per le piccole imprese come Office for Home and Business, per l'istruzione con Office for Students e persino per le organizzazioni governative.

Il prodotto è basato sul cloud e offre un'ampia gamma di opzioni. Tuttavia, se la vostra azienda è soggetta a rigide restrizioni normative sulla sicurezza dei clienti, è molto probabile che dobbiate garantire livelli di sicurezza e protocolli di archiviazione delle e-mail.
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Vantaggi di Microsoft Office 365

Ecco alcuni dei vantaggi del programma più famoso del mondo. Sicuramente vorrete averla.

RedditivitàPer quanto riguarda il pagamento delle licenze, Office 365 è sicuramente il più economico, a seconda del numero di utenti richiesti dal vostro ufficio. Grazie al suo modello di abbonamento, riceverete automaticamente gli aggiornamenti, quindi non dovrete pagare per un nuovo software ogni volta che Microsoft rilascia una nuova versione. E poiché si paga per utente, si pagano solo le risorse utilizzate.

Unità di stoccaggio

Ogni utente avrà accesso a One Drive, che a seconda del livello di servizio offre fino a 1 terabyte di spazio di archiviazione per utente in un ambiente cloud. Sarà possibile condividere e sincronizzare i file in modo limitato grazie ad alcune funzioni basate sui permessi. Se i vostri utenti hanno bisogno di spazio di archiviazione aggiuntivo, potete facilmente acquistare anche quello.

Facile accesso agli archivi

Un altro grande vantaggio è che i piani Office 365 offrono l'accesso a Word, Excel, PowerPoint e altri programmi attraverso una versione web online del programma. Questo sarà estremamente vantaggioso per chi viaggia o lavora in remoto. Grazie a questa funzione potrete aprire e modificare i vostri documenti da qualsiasi dispositivo e browser. Sono disponibili anche applicazioni mobili per lo stesso scopo, che potete scaricare e provare.

L'e-mail è accessibile e conveniente

È possibile accedere alla posta elettronica in qualsiasi momento e ovunque, perché Office 365 Outlook è ospitato nel cloud. La maggior parte delle opzioni di posta elettronica di Office non richiede l'intervento di un amministratore o di un server Exchange in hosting, il che le rende accessibili anche alle piccole imprese.

La maggior parte dei piani è gestita attraverso un'interfaccia di facile utilizzo che non richiede alcun professionista IT. Ma se la vostra azienda è di grandi dimensioni e richiede controlli più solidi, molte delle versioni enterprise hanno un'interfaccia PowerShell che gestisce le autorizzazioni per la posta elettronica e altri programmi che si possono trovare li.

Scalabilità

Come ogni cosa costruita nel cloud, Office 365 consente alla vostra azienda di scalare da un utente a circa 300 utenti. Con la crescita della vostra azienda, Office 365 non vi deluderà. Si adatta alle vostre esigenze.

Strumenti aggiuntivi

Skype, SharePoint e Lync Online sono le funzioni aggiuntive disponibili in Office 365. Saranno migliori per la comunicazione e la collaborazione in azienda.

Continuità aziendale

Costruito sulla piattaforma Microsoft Azure, Office 365 offre un'infrastruttura affidabile e sicura.

È arrivato il momento di conoscere gli svantaggi del programma Office 365.

Passiamo agli svantaggi! Perché sì, non c'è niente di roseo. Per questo motivo è necessario menzionare i vantaggi di Office 365. Anche se non sono molto gravi.

Considerazioni sui costi

Spesso ci sono opzioni di budget, ad esempio Cap-Ex vs Op-Ex, oppure la vostra attività potrebbe essere stagionale e il canone ricorrente potrebbe essere dovuto a vincoli di budget. Quindi, mentre l'abbonamento a Office 365 è spesso più conveniente per molte aziende, molti non funzionano altrettanto bene per la vostra attività stagionale.

Configurazione dell'infrastruttura

Poiché Office 365 è costruito nel cloud, la flessibilità e la personalizzazione sono minori. Se avete una configurazione ibrida (combinazione di cloud e on-prem) potreste aver bisogno del coinvolgimento di una terza parte o di componenti aggiuntivi quando si tratta di altri strumenti di collaborazione o di e-mail.

Sicurezza dei dati

I vostri dati non risiedono, come in qualsiasi altra soluzione basata sul cloud. Qui si trova su un server Microsoft. Molte aziende ritengono che questa sia un'opzione sicura, ma ci sono settori come la sanità e i servizi finanziari che sono vincolati da restrizioni normative e richiedono l'archiviazione permanente dei dati. Microsoft offre anche opzioni per queste aziende, ma sono più costose e potrebbero non soddisfare completamente i requisiti.

Archiviazione delle e-mail e eDiscovery

Quando si tratta di strumenti di archiviazione e di eDiscovery, Office 365 ha dei limiti. Se la vostra azienda è regolamentata, dovete assicurarvi che non ci siano restrizioni sul vostro piano di archiviazione e conservazione delle e-mail. Sebbene Office 365 disponga di uno strumento di eDiscovery, non è detto che faccia parte del vostro piano o che sia facile da gestire. Esaminate tutte queste funzioni prima di migrare a Office 365. Per garantire la conformità, potrebbe essere necessario aggiungere un fornitore di servizi di archiviazione e-mail di terze parti.

Tariffe e limitazioni per le e-mail

A differenza dei server Exchange on-premises, esistono limiti al numero di e-mail che possono essere inviate e ricevute in un giorno. Tutto questo varia a seconda dell'abbonamento e Microsoft sta lavorando per migliorare le dimensioni e la quota. Prima di passare a Office 365, la vostra azienda dovrebbe indagare su questo aspetto.

Con la tecnologia che avanza ogni giorno, valutare i vantaggi e gli svantaggi di qualsiasi piattaforma richiede una ricerca approfondita che inizia all'interno della vostra azienda. Non c'è dubbio che Microsoft Office 365 stia aiutando molte aziende a risparmiare e a trarre vantaggio dal cloud; ma potrebbe essere necessario considerare e ricercare a fondo le limitazioni e affrontare eventuali soluzioni di lavoro o l'aggiunta di fornitori di terze parti, se necessario.