Microsoft Volume Licensing: quando dovresti usarlo?

La gestione delle licenze software è una sfida comune per i professionisti IT nelle aziende. Microsoft offre diversi modelli di licenza (OEM, Retail, Volume e abbonamenti cloud) e scegliere quello giusto può avere un impatto significativo su costi, flessibilità e amministrazione. In questo blog tecnico esploreremo in dettaglio quando utilizzare Microsoft Volume Licensing, confrontandolo con le licenze OEM, Retail e gli abbonamenti cloud come Microsoft 365 o Google Workspace. Ne illustreremo vantaggi, limitazioni e casi d’uso, con esempi concreti per guidare PMI e grandi imprese nelle loro decisioni di licenza.

Che cos’è una licenza a volume Microsoft?

Una licenza a volume Microsoft è un tipo di licenza software pensata per le organizzazioni che devono utilizzare lo stesso prodotto su più dispositivi o da parte di più utenti. Invece di acquistare numerose licenze individuali (una per dispositivo o per utente), l’azienda acquista un pacchetto di licenze tramite un unico contratto di licenza a volume. Questo fornisce un product key principale o un metodo di attivazione centralizzato che consente l’installazione e l’attivazione efficienti su molte macchine, senza dover inserire una chiave diversa per ogni installazione.

Le licenze a volume offrono solitamente diritti speciali non disponibili con le licenze OEM o Retail. Ad esempio, spesso includono i diritti di downgrade, consentendo alle aziende di utilizzare versioni precedenti del software se necessario per motivi di compatibilità, e semplificano il deployment tramite immagini standard su decine o centinaia di dispositivi. Microsoft ha proposto diversi programmi di licenza a volume (Open License, Open Value, Enterprise Agreement, ecc.), ciascuno pensato per dimensioni aziendali differenti, ma tutti basati sul concetto di acquisto e gestione centralizzata di più licenze.

Tuttavia, l’utilizzo delle licenze a volume richiede il rispetto di determinati criteri, come ad esempio una quantità minima di licenze (in genere circa 5, a seconda del programma). In cambio, l’organizzazione beneficia di costi unitari inferiori, maggiore flessibilità e strumenti centralizzati di gestione delle licenze.

Tipi di licenze software: OEM, Retail, Volume e abbonamenti cloud

Prima di concentrarci sulla licenza a volume, rivediamo in cosa differisce dagli altri modelli di licenza software.

Licenze OEM (Original Equipment Manufacturer)

Le licenze OEM (Original Equipment Manufacturer) vengono preinstallate dal produttore sull’hardware nuovo (ad esempio, un PC di marca con Windows incluso). Queste licenze sono legate in modo permanente all’hardware originale e non possono essere trasferite su un’altra macchina. Il vantaggio è il costo più basso, poiché sono più economiche rispetto alle Retail quando acquistate con l’hardware. Tuttavia, presentano delle limitazioni: se l’hardware subisce una modifica importante (come la sostituzione della scheda madre), la licenza OEM può risultare non più valida; il supporto è fornito dal produttore dell’hardware e non consentono aggiornamenti da versioni precedenti del software (è necessaria un’installazione pulita in caso di cambio versione).

Licenze Retail (FPP)

Le licenze Retail (FPP, Full Packaged Product) vengono acquistate separatamente dall’hardware e sono destinate a utenti finali e piccole imprese. A differenza delle licenze OEM, non sono legate a un PC specifico: puoi installarle su una macchina e successivamente trasferirle su un’altra (una sola installazione alla volta). Offrono maggiore flessibilità e in genere includono supporto diretto da parte di Microsoft. Tuttavia, sono più costose per unità rispetto alle licenze OEM o Volume, e la gestione di molte licenze Retail in un’organizzazione risulta più complessa, poiché ognuna ha la propria chiave e un’attivazione indipendente (non esiste una console centralizzata per amministrarle).

Licenze Volume

Le licenze Volume Microsoft sono pensate per aziende e organizzazioni che necessitano di più copie di un software. Con questo modello, l’organizzazione acquista un blocco di licenze per un prodotto (o una suite di prodotti) tramite un unico contratto. Riceve una chiave di licenza volume che copre tutte le installazioni autorizzate, evitando così di dover gestire decine di chiavi separate.

Il principale vantaggio è la semplificazione del deployment su larga scala (una sola chiave per decine di installazioni) e l’accesso a funzionalità aziendali avanzate non disponibili con le licenze Retail, come l’uso su terminal server (desktop remoto) o i diritti di downgrade per installare versioni precedenti per motivi di compatibilità.

Naturalmente, la licenza volume richiede solitamente un acquisto minimo. Richiede anche un po’ più di gestione: registrare il contratto con Microsoft e assicurarsi di non superare il numero di licenze acquistate. Tuttavia, oltre una certa scala, l’efficienza e i risparmi superano ampiamente lo sforzo iniziale.

Abbonamenti Cloud (Microsoft 365, Google Workspace, ecc.)

Negli ultimi anni, il modello di abbonamento cloud ha guadagnato terreno rispetto alle licenze perpetue. Invece di pagare una sola volta per una versione fissa del software, le organizzazioni pagano una tariffa mensile o annuale per utente e hanno sempre accesso all’ultima versione e ai servizi online associati.

Microsoft 365 (precedentemente Office 365) ne è un chiaro esempio: con un canone per utente si ottengono le applicazioni Office sempre aggiornate e i servizi cloud aziendali (posta elettronica Exchange, OneDrive, Teams, ecc.), il tutto gestito tramite un portale web. Allo stesso modo, Google Workspace offre Gmail con dominio aziendale, spazio di archiviazione su Drive e le app collaborative di Google (Documenti, Fogli, ecc.) in abbonamento per le imprese.

Gli abbonamenti offrono vantaggi come accesso continuo alle ultime versioni, scalabilità flessibile per utente e servizi online integrati, ma comportano anche costi ricorrenti e dipendenza dai pagamenti e dall’accesso a Internet per mantenere la disponibilità del software.

Vantaggi delle licenze a volume

Di seguito è riportato un riepilogo dei principali vantaggi nell’adottare le licenze a volume per un’azienda:

Risparmio su grandi acquisti: il costo per licenza diminuisce acquistando pacchetti di licenze a volume, con un prezzo unitario inferiore rispetto all’acquisto di licenze singole.
Gestione centralizzata: un unico portale consente di monitorare quante licenze sono in uso e quante disponibili, facilitando audit e conformità.
Distribuzione efficiente: permette l’installazione automatizzata del software su più dispositivi (immagini standard, attivazione unificata), semplificando migrazioni e integrazione di nuovi dispositivi.
Flessibilità: è facile riassegnare licenze a nuovi dispositivi quando quelli vecchi vengono sostituiti o cambiano gli utenti, e include i diritti di downgrade per usare versioni precedenti se necessario.
Edizioni enterprise: accesso a versioni software più avanzate (es. Windows Enterprise, Office Pro Plus) non disponibili nel canale Retail, con l’opzione di aggiungere Software Assurance per ottenere aggiornamenti futuri e supporto tecnico specializzato.

Limitazioni delle licenze a volume

Naturalmente, esistono anche alcuni svantaggi o aspetti da considerare quando si utilizzano le licenze a volume:

Quantità minima: di solito è necessario acquistare almeno circa 5 licenze, il che la rende inadatta per microimprese o realtà con esigenze minime.
Complessità iniziale: richiede la configurazione di portali e la comprensione dei metodi di attivazione (KMS, MAK), aumentando il carico di lavoro per il reparto IT.
Pagamento anticipato: è necessario effettuare un investimento significativo in anticipo, a differenza degli abbonamenti che suddividono i costi in pagamenti mensili.
Aggiornamenti non inclusi: a meno che non venga acquistato Software Assurance, la licenza volume copre solo la versione acquistata. Se viene rilasciata una nuova versione necessaria, dovrà essere acquistata separatamente (a differenza degli abbonamenti, che sono sempre aggiornati).
Rischio di sovrautilizzo: quando si condivide una chiave di attivazione, è responsabilità dell’azienda non installare più copie di quante ne siano state acquistate, per evitare problemi di conformità.

Quando usare le licenze a volume

Considera l’adozione delle licenze a volume per la tua azienda nei seguenti casi:

Più di 5 PC o distribuzione su larga scala: se devi equipaggiare molti dispositivi (ad esempio aggiornare l’intero ufficio a una nuova versione di Windows o Office), le licenze a volume sono molto più convenienti e permettono una distribuzione coordinata (installatore unico, attivazione centralizzata) su tutti i PC.
Hai bisogno di standardizzare e controllare le versioni: in ambienti gestiti, è importante che tutti utilizzino la stessa versione del software per garantire compatibilità e supporto. Le licenze a volume consentono l’installazione di una versione coerente su tutti i dispositivi. Con licenze individuali o installazioni da cloud da parte degli utenti, possono insorgere discrepanze se non monitorate.
Hai bisogno di funzionalità avanzate esclusive: se la tua organizzazione necessita di edizioni Enterprise o scenari d’uso speciali (ad esempio Office su un Terminal Server per accesso remoto, o Windows Enterprise per le sue funzioni di sicurezza), è necessario ricorrere a licenze a volume o abbonamenti equivalenti, poiché le edizioni Retail/OEM non li supportano.
Il tuo ambiente non può dipendere dal cloud: per aziende con politiche di connettività restrittive (ad esempio enti pubblici, settori finanziari o industriali), dove i dispositivi devono operare in modo isolato, le licenze a volume tradizionali (Windows, Office, ecc.) garantiscono il funzionamento offline senza bisogno di validazione costante tramite internet, a differenza degli abbonamenti che richiedono periodicamente la connessione per verificare la licenza.

Esempi pratici di licenze

Vediamo ora alcuni casi semplificati che illustrano la scelta delle licenze in situazioni reali:

Studio di grafica (25 dipendenti): questa azienda creativa utilizzava inizialmente licenze individuali per Adobe e Office. Ogni designer gestiva il proprio abbonamento Adobe Creative Cloud e l’azienda acquistava licenze Microsoft Office Retail secondo necessità. Con 25 dipendenti, questo modello è diventato insostenibile in termini di costi e gestione. Hanno quindi deciso di passare ad Adobe Creative Cloud for Teams e Office tramite licenza volume. Hanno migrato tutti gli account Adobe su un piano aziendale centralizzato: ora gestiscono le licenze tramite l’Adobe Admin Console, rendendo facile assegnare e riassegnare le licenze. Inoltre, hanno acquistato 25 licenze Microsoft Office Standard 2021 volume, ottenendo una chiave master per installare il software su tutti i PC e accedere al portale Volume Licensing per il monitoraggio. Grazie a questo cambiamento, hanno semplificato la gestione: quando un designer lascia l’azienda, la sua licenza Adobe viene liberata e assegnata al nuovo assunto senza costi aggiuntivi, e con Office tutti i dipendenti restano sulla stessa versione senza acquisti individuali o chiavi disperse.
Grande azienda industriale (oltre 500 utenti): Un'azienda manifatturiera con centinaia di dipendenti ha deciso di standardizzare il proprio software tramite un contratto di licenza a volume. Ha firmato un Enterprise Agreement con Microsoft che copre le licenze di Windows 11 Enterprise e Office 365 (in abbonamento) per tutti gli utenti, garantendo prezzi scontati e accesso alle tecnologie più recenti. Per alcune macchine isolate dalla rete, hanno mantenuto licenze a volume con una versione di Windows a supporto esteso, mantenendole stabili per anni senza aggiornamenti maggiori. Questo caso dimostra che nelle grandi organizzazioni è comune combinare licenze perpetue a volume con abbonamenti cloud, sfruttando i punti di forza di ciascun modello in base al tipo di utente e dispositivo.

(Suggerimento visivo: includere uno screenshot del centro di amministrazione Microsoft 365 o del vecchio VLSC che mostra l’elenco delle licenze e delle chiavi per familiarizzare il lettore con la piattaforma.)

Gestione delle licenze a volume

Una volta acquistate, le licenze a volume vengono gestite tramite i portali dedicati di Microsoft. Inizialmente si utilizza il Volume Licensing Service Center (VLSC) per registrare il contratto e ottenere chiavi prodotto e download. Molte di queste funzioni stanno ora migrando nel centro di amministrazione di Microsoft 365, dove è possibile visualizzare le licenze a volume insieme agli abbonamenti cloud.

È importante capire che le licenze a volume Microsoft non vengono assegnate uno a uno agli utenti (come avviene per gli abbonamenti cloud); è invece l’azienda a decidere su quali dispositivi installare il software con licenza. Pertanto, le aziende devono implementare processi interni (inventario software, controllo installazioni tramite policy IT) per garantire di non superare il numero di licenze acquistate e rispettare i termini d’uso.

L’attivazione di queste licenze può avvenire tramite un server KMS interno (attivazione automatica sulla rete aziendale) oppure utilizzando chiavi MAK fornite da Microsoft per attivazioni individuali via Internet, a seconda di ciò che meglio si adatta all’organizzazione.

(Suggerimento visivo: includere uno screenshot dell’Adobe Admin Console che mostra l’assegnazione delle licenze agli utenti.)

Licenze a volume per software di terze parti

Il concetto di licenza a volume non è esclusivo di Microsoft. Anche altri fornitori offrono programmi di licenza per aziende. Adobe propone Creative Cloud for Teams (e una versione Enterprise per le grandi organizzazioni), un programma in abbonamento che consente alle aziende di gestire più licenze per le loro applicazioni tramite una console centralizzata (Adobe Admin Console). In questa console enterprise di Adobe Creative Cloud, le licenze possono essere assegnate o revocate in modo flessibile ai dipendenti, con la possibilità di riassegnarle quando qualcuno lascia l’azienda, senza dover acquistare nuove licenze (Adobe applica sconti a volume al superamento di determinate soglie di utenti). La gestione delle licenze Adobe per i team diventa quindi molto più semplice grazie a questa console unificata. Allo stesso modo, molti altri fornitori di software offrono opzioni di licenza per team o aziende con gestione centralizzata e prezzi basati sul volume. In tutti i casi, l’idea è la stessa: centralizzare la gestione delle licenze e ottenere vantaggi economici acquistando più licenze contemporaneamente.

Domande Frequenti (FAQ)

Che cos’è esattamente una licenza a volume e in cosa si differenzia da una licenza OEM o Retail?

Risposta: Una licenza a volume è un tipo di licenza software che consente a un’organizzazione di utilizzare un prodotto su più dispositivi o da parte di più utenti, utilizzando una singola chiave o contratto. A differenza di una licenza OEM (legata all’hardware di un PC specifico, di solito preinstallata e non trasferibile) o di una licenza Retail (acquistata singolarmente, trasferibile tra dispositivi ma utilizzabile solo su uno alla volta), una licenza a volume è pensata per ambienti aziendali con molti computer. Ad esempio, con una licenza Microsoft Office a volume, l’azienda riceve una chiave che consente l’installazione di Office su decine di PC e la gestione centralizzata, evitando l’attivazione individuale con chiavi diverse. Questo semplifica la gestione e riduce i costi quando è necessario un numero elevato di licenze.

Quando dovrebbe la mia azienda utilizzare le licenze a volume invece delle Retail o OEM?

Risposta: In generale, quando è necessario licenziare più utenti o dispositivi con lo stesso software. Se hai solo 2 o 3 PC, le licenze individuali (OEM o Retail) o un abbonamento base possono essere sufficienti. Ma se possiedi 5, 10 o più dispositivi, la licenza a volume diventa più efficiente ed economica. Dovresti considerarla anche se hai bisogno di un migliore controllo amministrativo sulle licenze (ad esempio per sapere quali sono effettivamente in uso) o se ti servono edizioni software specifiche disponibili solo tramite licenza a volume. In breve, per PMI in crescita e grandi imprese, la licenza a volume è in genere l’opzione migliore; per utenti domestici o microimprese, la complessità aggiuntiva di solito non è giustificata.

Come vengono gestite le licenze a volume Microsoft dopo l’acquisto?

Risposta: Vengono gestite tramite i portali web di Microsoft. Innanzitutto, bisogna registrare il contratto nel Volume Licensing Service Center (VLSC), dove è possibile visualizzare le licenze, scaricare il software e ottenere le chiavi prodotto. Molte di queste funzioni sono ora disponibili anche nel centro di amministrazione di Microsoft 365, insieme agli abbonamenti cloud. L’azienda deve inoltre mantenere un registro interno dei dispositivi su cui il software è installato, per garantire di non superare il numero di licenze acquistate. In sintesi, le licenze a volume vengono gestite tramite un portale centralizzato e con buone pratiche interne di monitoraggio delle installazioni. In sostanza, gestire gli utenti con licenze Microsoft a volume significa combinare l’uso della piattaforma Microsoft con solidi controlli interni sulla distribuzione del software.

Come configurare il Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC)?

Risposta: La configurazione del Microsoft Volume Licensing Service Center si effettua nel seguente modo:

Vai al sito del Microsoft Volume Licensing Service Center e accedi con un account Microsoft associato alla tua organizzazione (può essere l’email aziendale se abilitata, oppure un account Microsoft personale registrato con l’email lavorativa).
Registra la tua organizzazione nel VLSC fornendo i dettagli del contratto (se le licenze sono state acquistate tramite un rivenditore, dovresti aver ricevuto un ID licenza via email da Microsoft).
Accetta i termini del contratto di licenza a volume (ad esempio, i termini dell’Open License o di un altro programma applicabile).
Nel portale, vai su "Download e Chiavi" per scaricare il software e ottenere le chiavi prodotto necessarie. Potrai quindi installare il software sui tuoi dispositivi utilizzando quelle chiavi.

In cosa differiscono gli abbonamenti cloud (Microsoft 365, Google Workspace) dalle licenze a volume tradizionali?

Risposta: Gli abbonamenti cloud funzionano con un modello "pay-as-you-go" (paga in base all’uso) con assegnazione per utente. Una licenza a volume tradizionale prevede un pagamento una tantum per utilizzare una versione specifica del software indefinitamente all’interno dell’organizzazione (di solito legata ai dispositivi), mentre un abbonamento cloud prevede un pagamento ricorrente che garantisce accesso al software e ai servizi online fintanto che il pagamento viene mantenuto attivo (ed è normalmente assegnato a un utente specifico che può utilizzarlo su più dispositivi). Inoltre, gli abbonamenti includono aggiornamenti automatici e servizi integrati (come archiviazione cloud, email e collaborazione in tempo reale), che le licenze perpetue non offrono. Con le licenze a volume, gli aggiornamenti devono essere gestiti manualmente (o acquistati separatamente all’uscita di nuove versioni), e non includono di default questi servizi aggiuntivi.

Adobe o altri fornitori offrono opzioni simili alle licenze a volume?

Risposta: Sì, molti lo fanno. Nel caso di Adobe, esiste il programma Creative Cloud for Teams/Enterprise, che consente di acquistare licenze applicative e gestirle centralmente tramite l’Adobe Admin Console (con sconti per acquisti a volume). È l’equivalente della licenza a volume, anche se segue un modello ad abbonamento. Altri fornitori di software professionale (design, CAD, sicurezza, ecc.) offrono solitamente licenze multiutente o pacchetti di licenze a volume con strumenti di gestione per le imprese. Vale sempre la pena esplorare le opzioni aziendali al momento dell’acquisto di software, poiché spesso semplificano la gestione e riducono il costo per unità rispetto all’acquisto di licenze individuali.