Implementazione delle licenze CAL di Windows Server

Introduzione

La gestione degli utenti e l'amministrazione corretta delle licenze rappresentano una sfida per i responsabili IT delle PMI. Negli ambienti con server Windows, comprendere e implementare correttamente le licenze CAL (Client Access Licenses, ovvero Licenze di Accesso Client) è essenziale per garantire la conformità legale del software e il buon funzionamento della rete. In questo blog spieghiamo cosa sono le CAL di Windows Server, come pianificarne l’implementazione e come eseguirla passo dopo passo. Inoltre, proporremo un esempio pratico e confronteremo la gestione delle licenze Microsoft con l'amministrazione delle licenze in Adobe Creative Cloud.

Cosa sono le licenze CAL di Windows Server e perché sono importanti?

Una licenza CAL di Windows Server è una Licenza di Accesso Client (in inglese Client Access License) che concede il diritto legale a un utente o dispositivo di accedere ai servizi di un server Windows. In altre parole, quando acquisti una licenza di Windows Server per il tuo server, tale licenza consente di installare il software del server, ma non copre automaticamente i client che si connetteranno a quel server. Affinché ogni utente o dispositivo possa utilizzare legalmente le risorse del server (ad esempio, autenticarsi nel dominio, accedere a file condivisi, stampanti di rete, applicazioni aziendali, ecc.), è necessaria una licenza CAL per ciascuno di essi.

Perché queste licenze sono importanti? Perché assicurano che l’ambiente sia correttamente licenziato secondo i termini di Microsoft. Consentire l’accesso ai client senza le dovute CAL significa violare il contratto di licenza. In caso di audit, Microsoft potrebbe richiedere l'acquisto immediato delle CAL mancanti e imporre sanzioni. In pratica, Windows Server non limita tecnicamente il numero di connessioni client, ma legalmente è richiesta una CAL per ogni utente o dispositivo che si connette.

Un altro dettaglio importante è la compatibilità delle versioni: le CAL sono legate alla versione del server. Una CAL ti dà diritto ad accedere alla stessa versione di Windows Server per cui è stata rilasciata (e a versioni precedenti), ma non a versioni successive. Ad esempio, le CAL di Windows Server 2019 consentono l’accesso a server 2019 o precedenti, ma non a un server 2022; per quest’ultimo servirebbero le CAL 2022. Questo punto è cruciale se prevedi di aggiornare il server a una versione più recente.

Tipi di licenze CAL: Utente vs Dispositivo

Microsoft offre due principali modalità di CAL per Windows Server: CAL per Utente e CAL per Dispositivo. Entrambe servono allo stesso scopo (autorizzare l’accesso dei client al server), ma differiscono per a chi o a cosa vengono assegnate.

Licenze CAL per Utente (User CAL)

Una CAL per Utente autorizza un singolo utente ad accedere al server, indipendentemente dai dispositivi utilizzati. La licenza è assegnata alla persona (per esempio, all’account di Giovanni Rossi in Active Directory) e permette a Giovanni di connettersi dal suo PC, dal suo portatile o da qualsiasi altro dispositivo senza dover acquistare licenze aggiuntive per ciascun dispositivo.

Questa modalità è ideale quando i dipendenti utilizzano più dispositivi per lavorare o se l’azienda adotta politiche di BYOD (Bring Your Own Device). Ad esempio, se un dipendente usa sia un PC dell’ufficio sia un portatile per connettersi al server, con una CAL per Utente è coperto su entrambi i dispositivi (1 utente = 1 CAL), mentre con la CAL per Dispositivo servirebbe una licenza per ciascun dispositivo. Le CAL per Utente sono vantaggiose in ambienti dove il numero totale di dispositivi è superiore al numero di utenti, perché con meno licenze (una per utente) si coprono tutte le connessioni.

Licenze CAL per Dispositivo (Device CAL)

Una CAL per Dispositivo concede il diritto di accesso al server a uno specifico dispositivo (un PC, un portatile, un tablet, ecc.), indipendentemente da quante persone diverse usino quel dispositivo. La licenza è assegnata alla macchina.

Questa opzione è adatta quando più utenti condividono pochi dispositivi fisici. Per esempio, se hai un PC condiviso da più dipendenti a turni, con una CAL per Dispositivo per quel computer, tutti potranno utilizzarlo per accedere al server (1 dispositivo = 1 CAL), indipendentemente da quanti utenti si alternano durante il giorno. Le CAL per Dispositivo sono convenienti in aziende dove ci sono più dipendenti che dispositivi; ad esempio, postazioni condivise, chioschi o computer da officina, perché con meno licenze (una per dispositivo) si coprono tutti gli utenti che utilizzano quella macchina.

È possibile acquistare entrambi i tipi di CAL per una stessa organizzazione, a seconda delle esigenze di ciascuna area (ad esempio, CAL per Utente per gli impiegati con più dispositivi, e CAL per Dispositivo per i PC condivisi in produzione). Assicurati solo di tenere un controllo chiaro per coprire tutti gli accessi senza duplicare o dimenticare licenze.

Suggerimento visivo: potrebbe essere utile un’infografica comparativa che mostri un utente che utilizza più dispositivi vs. più utenti che utilizzano un solo dispositivo, illustrando come si applicano le CAL utente e quelle dispositivo in ciascun caso.

Utente o dispositivo? Come scegliere il tipo di CAL adatto

Fattori decisionali:

• Profilo d’uso (utenti vs. dispositivi): Valuta quanti utenti unici e quanti dispositivi distinti si connetteranno, e in che modo. Se ogni dipendente utilizza più dispositivi (ad esempio, PC fisso e portatile), probabilmente conviene usare CAL per Utente. Se invece più dipendenti condividono gli stessi dispositivi (turni su un PC, chioschi condivisi, ecc.), conviene la CAL per Dispositivo. Analizzare chi usa cosa e quanti dispositivi per persona è il criterio più importante per una scelta corretta.
• Crescita e turnover: Proietta il futuro prossimo. Se prevedi di assumere più personale o aggiungere postazioni di lavoro, acquista CAL sufficienti per non restare scoperto. Considera anche il turnover: le User CAL possono essere riassegnate in caso di cambio di personale, mentre le Device CAL restano legate al dispositivo (aggiungendo dispositivi, servono nuove licenze). Se possibile, tieni qualche licenza extra per imprevisti.
• Costo e combinazione ottimale: Confronta il costo totale di ciascuno schema nella tua situazione. A volte la soluzione ideale è combinare tipi di CAL per massimizzare l’efficienza (ad esempio, CAL per Utente al personale d’ufficio con più dispositivi, e CAL per Dispositivo alle postazioni condivise in produzione). L’importante è coprire tutti gli accessi con il minor numero di licenze, usando il tipo adatto in ogni caso.

Implementazione tecnica delle licenze CAL in Windows Server

Una volta definite le licenze necessarie, come si implementano nella pratica le CAL in un ambiente Windows Server? Poiché le CAL standard non vengono installate nel sistema, la loro implementazione si concentra sulla gestione e, nel caso di Desktop Remoto, sulla configurazione di un server licenze. Divideremo questa sezione in due parti: prima, le azioni da compiere con le CAL standard di Windows Server; poi, la procedura per implementare le CAL di Desktop Remoto (RDS).

Gestione delle CAL standard in Windows Server

Per le licenze CAL di Windows Server (non relative a Desktop Remoto), considera quanto segue:

• Non si installano sul server: Non esiste un wizard né una chiave prodotto per le CAL standard; Windows Server non tiene un conteggio automatico di queste licenze. Tutto si basa sulla fiducia e sulla responsabilità dell'azienda.
• Controllo manuale: Mantieni un registro di quante CAL possiedi e di quanti utenti o dispositivi stanno accedendo. Puoi utilizzare elenchi, inventari o software di gestione per assicurarti di non superare quanto acquistato.
• Configura la modalità di licenza (informativa): Facoltativamente, imposta nella configurazione del server o nelle policy di gruppo se stai utilizzando la licenza "Per utente" o "Per dispositivo". Questo non impone limiti, ma serve come riferimento per il modello adottato.
• Esegui audit interni: Periodicamente, effettua un controllo interno per verificare che sei ancora conforme. Se l’azienda cresce e si aggiungono utenti o dispositivi, acquista le CAL extra necessarie prima che l’uso superi le licenze disponibili. Questa abitudine ti terrà pronto per eventuali audit esterni ed eviterà acquisti urgenti dell’ultimo minuto.

Implementazione delle licenze dei Servizi Desktop Remoto (RDS CAL)

Se la tua azienda utilizza Remote Desktop (Desktop Remoto) in Windows Server, è necessario installare e attivare le RDS CAL su un server licenze dedicato. Il processo, in sintesi, è il seguente:

1. Installare il ruolo di Licenze Desktop Remoto: Sul server designato, apri Server Manager e aggiungi il ruolo Servizi Desktop Remoto > Server licenze. Questo abiliterà la console di gestione delle licenze RDS su quella macchina.
2. Attivare il server licenze RDS: Avvia la console Gestore licenze Desktop remoto (da Strumenti di amministrazione). Fai clic destro sul nome del server e seleziona Attiva server. Segui la procedura guidata fornendo le informazioni richieste (es. dati aziendali) per registrare il server con Microsoft.
3. Installare le RDS CAL acquistate: Dopo l’attivazione, nella stessa console fai clic destro sul server e seleziona Installa licenze. Si aprirà una procedura guidata in cui dovrai scegliere il tipo di programma di licenze e inserire i codici o le chiavi fornite da Microsoft per le tue RDS CAL. Completa l’installazione e verifica che le nuove licenze siano elencate nella console.
4. Configurare gli host sessione RDS: Su ogni server Host Sessione, configura la modalità di licenza e la connessione al server licenze. Ad esempio, nelle proprietà dell’Host Sessione (o tramite criteri di gruppo), imposta l’uso di licenza per Utente (o per Dispositivo, a seconda delle licenze) e indica il nome del server licenze appena attivato.
5. Verificare il funzionamento: Assicurati che gli utenti possano accedere tramite Desktop Remoto correttamente. Nella console RDS potrai vedere il registro delle licenze emesse. Ricorda che, dopo circa 120 giorni di grazia, un server RDS senza licenze inizierà a rifiutare nuove connessioni Desktop Remoto.

Suggerimento visivo: Può essere utile includere uno screenshot della console Gestore licenze Desktop remoto che mostra le CAL installate e lo stato "Server attivato", per familiarizzare il lettore con l’interfaccia.

Esempio pratico: Uso combinato di CAL Utente e Dispositivo

Un'azienda con 60 dipendenti ha implementato Windows Server 2019 per i servizi di dominio e file. Parte del personale dispone di PC dedicati, ma molti operatori in produzione condividono le postazioni. L'amministratore IT ha scelto una strategia mista: ha acquistato 25 User CAL per i dipendenti con dispositivo personale e 20 Device CAL per coprire 20 PC condivisi a turni. In totale sono state utilizzate 45 licenze anziché 60, ottenendo un risparmio significativo senza rinunciare alla copertura legale di tutti gli utenti e dispositivi.

Gestione delle licenze in Adobe Creative Cloud: lezioni per gli amministratori IT

La piattaforma Adobe Creative Cloud è un esempio moderno di licenza cloud centrata sull’utente. Tramite la Adobe Admin Console (console di amministrazione Adobe per ambienti aziendali), gli amministratori IT possono svolgere attività come:

• Aggiungere o rimuovere utenti: Registrare nuovi dipendenti (di solito con la loro email aziendale) o rimuovere chi non necessita più dell’accesso.
• Assegnare licenze prodotto: Concedere a ciascun utente le licenze di Adobe Creative Cloud necessarie (l’intera suite o singole app come Photoshop, Illustrator, ecc.).
• Riassegnare licenze facilmente: Quando un dipendente lascia l’azienda o cambia ruolo, la sua licenza può essere liberata e riassegnata a un altro utente in pochi clic, evitando sprechi.
• Monitorare utilizzo e disponibilità: La console mostra quante licenze sono state acquistate, quante assegnate e quante disponibili, facilitando il controllo e la pianificazione di eventuali nuove necessità.

Nella gestione delle licenze Adobe non ci si occupa di dispositivi fisici: tutto ruota attorno agli utenti nominativi con permessi cloud. Questo è simile alle CAL per Utente di Windows Server: ogni persona autorizzata ha una licenza assegnata per accedere ai servizi. La differenza è che Adobe applica e verifica queste assegnazioni automaticamente sui propri server, mentre in Windows Server il controllo è più manuale e dipende dalle politiche interne.

Per un responsabile IT, gestire la Adobe Admin Console è simile ad amministrare account in Active Directory: bisogna tenere aggiornato chi ha accesso a quale software, revocare licenze quando qualcuno lascia e prevedere nuove assegnazioni quando arrivano nuovi dipendenti o iniziano nuovi progetti. La chiave in entrambi i contesti (infrastruttura locale e cloud) è un controllo proattivo di utenti e licenze per massimizzare l’efficienza e garantire la conformità alle condizioni d’uso.

Conclusione

Implementare correttamente le licenze CAL di Windows Server non è solo una formalità amministrativa, ma un passaggio fondamentale per garantire la stabilità e la conformità dell’ambiente IT di un’azienda. Comprendendo i tipi di CAL e pianificandone l’uso in base alle esigenze (che siano licenze per utente, per dispositivo o una combinazione di entrambe), un amministratore IT può ottimizzare i costi ed evitare sorprese durante le verifiche del software. Una gestione adeguata delle CAL consente all’azienda di crescere in modo ordinato, aggiungendo utenti o dispositivi senza incorrere in irregolarità.

Nell’era attuale, in cui coesistono infrastrutture locali e servizi cloud, il ruolo dell’amministratore IT si estende alla padronanza di diverse piattaforme di licenza. Che si tratti di implementare CAL su server Windows o di gestire utenti tramite console come quella di Adobe Creative Cloud, l’obiettivo resta lo stesso: fornire a ogni dipendente gli strumenti necessari mantenendo il controllo delle licenze. Una gestione efficace delle licenze non solo evita sanzioni, ma aumenta anche la produttività, garantendo che tutti gli utenti autorizzati abbiano accesso quando ne hanno bisogno e che le risorse investite nel software vengano sfruttate al massimo.

Domande frequenti (FAQ)

Cos’è una licenza CAL di Windows Server?

Una CAL (Client Access License) è una licenza che si acquista per ogni utente o dispositivo che accederà a un server Windows. Non è un software da installare, ma un’autorizzazione legale: se 10 utenti devono accedere a un server Windows, l’azienda ha bisogno di 10 CAL per essere in regola.

Qual è la differenza tra CAL per Utente e CAL per Dispositivo?

La CAL per Utente viene assegnata a una persona e copre tutti i dispositivi che quella persona utilizza per connettersi al server. Al contrario, la CAL per Dispositivo viene assegnata a un dispositivo e consente l’accesso al server a qualsiasi numero di utenti che usano quel dispositivo. In breve: la CAL per utente copre un utente (con tutti i suoi dispositivi); la CAL per dispositivo copre un dispositivo (usato da più utenti).

Come capire quante CAL servono alla mia azienda?

Conta quanti utenti o dispositivi accederanno al server in totale. Se utilizzi CAL per Utente, ti servirà una licenza per ogni utente univoco (indipendentemente dal numero di dispositivi usati). Se invece usi CAL per Dispositivo, conta ogni dispositivo diverso che si connetterà (PC, portatile, tablet, ecc.). È consigliabile acquistare qualche licenza extra per eventuali aumenti futuri di utenti o dispositivi.

Cos’è la console di amministrazione di Adobe Creative Cloud?

La Adobe Admin Console è la piattaforma web attraverso cui le aziende gestiscono le licenze di Adobe Creative Cloud. Permette agli amministratori di aggiungere o rimuovere utenti e assegnare (o revocare) le licenze dei prodotti Adobe in modo centralizzato. Così, l’amministratore controlla facilmente chi ha accesso al software Adobe, in modo simile a come su un server Windows si controlla l’accesso con le CAL per utente.