Gestione degli utenti in Adobe Creative Cloud

Introduzione

Una corretta gestione degli utenti in Adobe Creative Cloud è fondamentale per qualsiasi organizzazione che utilizzi questa suite di applicazioni creative. Adobe offre una console di amministrazione aziendale – la Adobe Admin Console, o console aziendale di Adobe Creative Cloud – che consente agli amministratori di centralizzare la gestione delle licenze Adobe e degli utenti in modo semplice. In questo blog esploreremo nel dettaglio come funziona la Admin Console per Creative Cloud per team (non la versione Enterprise), inclusi i passaggi per aggiungere utenti, assegnare o riassegnare licenze, definire ruoli amministrativi, applicare politiche di sicurezza, integrare Adobe con sistemi di identità come Google Workspace o Azure AD, e le migliori pratiche per ottimizzare la gestione. Vedremo anche alcuni casi pratici e, alla fine, una sezione di Domande Frequenti (FAQ) con risposte chiare ai dubbi più comuni. Iniziamo!

Che cos’è l’Adobe Admin Console per i team?

La Adobe Admin Console è una piattaforma web centralizzata attraverso la quale è possibile gestire utenti, licenze e altri aspetti di un abbonamento Adobe Creative Cloud per team. Acquistando un piano Creative Cloud per team, Adobe fornisce l’accesso a questa console amministrativa che consente di centralizzare il controllo dei prodotti acquistati da parte dell’organizzazione.

Nell’Admin Console è disponibile un pannello generale con le informazioni sul tuo piano: quante licenze hai in totale, quante sono assegnate e quante disponibili, oltre ad accessi rapidi per aggiungere nuovi utenti o amministratori. Questa panoramica consente di vedere a colpo d’occhio lo stato delle licenze e agire rapidamente per invitare un utente o assegnargli un prodotto.

L’Admin Console è organizzata in schede principali: Panoramica, Utenti, Prodotti, Account (fatturazione e pagamenti) e Impostazioni (politiche e configurazioni avanzate). Ogni sezione ha una funzione specifica: ad esempio, la scheda Utenti mostra l’elenco dei membri del team con accesso ad Adobe, i loro indirizzi email, il tipo di ID e i prodotti assegnati. Da qui puoi gestire facilmente l’aggiunta, la rimozione o la modifica degli utenti. La scheda Prodotti ti permette di visualizzare le app Adobe incluse nel tuo piano (ad esempio Creative Cloud Tutte le applicazioni o licenze per singole app come Photoshop, Illustrator, ecc.) e di gestire i relativi profili e assegnazioni. Nei prossimi paragrafi approfondiremo queste funzioni.

In sintesi, l’Admin Console funge da centro di controllo per l’amministratore IT o delle licenze: da un unico punto puoi acquistare, distribuire e gestire le licenze Adobe, controllare gli utenti con accesso e mantenere l’organizzazione aggiornata. Il tutto tramite un’interfaccia intuitiva, pensata anche per piccole e medie imprese che potrebbero non disporre di un reparto IT dedicato. A seguire, vedremo come aggiungere utenti alla console e assegnare loro le licenze passo dopo passo.

Aggiungere utenti ad Adobe Creative Cloud (per team)

La gestione degli utenti consiste principalmente nel registrare nuovi membri, determinare quali prodotti possono utilizzare ed eventualmente rimuoverli se lasciano l’organizzazione o non necessitano più di una licenza. Vediamo come aggiungere un utente nella console:

1. Accedere alla sezione Utenti

Accedi all’Admin Console con un account amministratore. Nella scheda Utenti potrai visualizzare l’elenco attuale. Per aggiungere un nuovo utente, fai clic sul pulsante “Aggiungi utente” (o Add Users se la console è in inglese).

2. Inserire i dati dell’utente

Ti verrà richiesto almeno l’indirizzo email dell’utente che desideri invitare. È consigliabile inserire anche nome e cognome per identificarlo chiaramente nell’elenco. Assicurati di inserire l’email aziendale o quella che verrà utilizzata per l’Adobe ID. Se la tua organizzazione non ha rivendicato il dominio dell’email (cioè non è configurata con identità enterprise), l’utente sarà aggiunto con un Adobe ID standard, collegato a quell’email. Nel contesto di Creative Cloud per team, gli utenti vengono generalmente gestiti con Adobe ID o Business ID, il che significa che l’utente gestirà autonomamente la propria password (Adobe ID), ma la licenza e lo spazio di archiviazione associato saranno sotto il controllo dell’azienda (Business ID). Più avanti approfondiremo i diversi tipi di ID.

3. Assegnare prodotti (licenze) all’utente

Durante la procedura di registrazione, la console ti consente di selezionare quale prodotto o licenza assegnare all’utente. Ad esempio, puoi assegnare una licenza per Creative Cloud – Tutte le applicazioni oppure una licenza per una singola applicazione (Photoshop, Acrobat, ecc.), a seconda del tuo inventario. Basta selezionare il prodotto pertinente dal menu a discesa. (Nota: è possibile aggiungere utenti senza assegnare immediatamente un prodotto, ma in genere con Creative Cloud per team l’invito è accompagnato da almeno una licenza, per consentire l’uso del software).

4. Salvare e inviare l’invito

Dopo aver inserito l’email e selezionato il prodotto, fai clic su Salva. Adobe invierà automaticamente un’email di invito al nuovo utente per confermare che ha accesso alle applicazioni assegnate. L’utente dovrà accettare l’invito e, se non ha già un Adobe ID associato a quell’email, gli verrà chiesto di crearne uno (impostando una password). Una volta completato il processo, il suo stato nella console apparirà come Attivo e potrà iniziare a utilizzare le applicazioni.

5. Aggiunta massiva di utenti (opzionale)

Se devi registrare molti utenti contemporaneamente, l’Admin Console offre l’opzione di caricamento in blocco tramite file CSV. Nella sezione Utenti, tramite il menu “Altre opzioni”, puoi scaricare un modello CSV, compilarlo con i dati di più utenti (email, nome, prodotti da assegnare, ecc.) e poi ricaricarlo. Il sistema elaborerà il file e creerà/aggiornerà gli utenti in blocco, facendoti risparmiare tempo rispetto all’aggiunta manuale uno per uno.

Una volta completati questi passaggi, avrai i nuovi utenti registrati nel tuo piano Team. È importante sottolineare che non ci sono costi aggiuntivi per aggiungere utenti alla console; i costi sono legati solo alle licenze assegnate. Puoi avere più utenti registrati rispetto al numero di licenze disponibili, ma solo coloro ai quali è stata assegnata una licenza potranno utilizzare le applicazioni. Questo approccio flessibile consente di pre-caricare il database dei dipendenti nella Admin Console e poi semplicemente gestire chi ha una licenza attiva.

Assegnazione e gestione delle licenze Adobe

La gestione delle licenze in Adobe Creative Cloud per team è uno degli elementi centrali dell’Admin Console. A differenza delle licenze individuali (che sono legate direttamente a una persona e non sono trasferibili), le licenze di un piano team sono di proprietà dell’organizzazione e possono essere riassegnate in base alle esigenze. Questo offre grande flessibilità: se un dipendente lascia l’azienda o cambia progetto, puoi revocargli la licenza e assegnarla a un altro utente senza doverne acquistare una nuova.

Vediamo ora come vengono gestite le licenze nella pratica:

Assegnare una licenza a un utente esistente

Se l’utente è già stato registrato nella console (ad esempio, è stato aggiunto inizialmente senza licenza oppure necessita di un prodotto aggiuntivo), il processo è semplice. Vai alla scheda Prodotti, seleziona il prodotto che desideri assegnare (ad esempio, Photoshop – Licenza team). Qui vedrai un elenco di utenti che già dispongono di quella licenza e un pulsante “Aggiungi utente”. Fai clic su Aggiungi utente, digita il nome o l’email dell’utente in questione e selezionalo; poi conferma per assegnargli una delle licenze disponibili. Il cambiamento è immediato: l’utente riceverà accesso al software e una notifica via email. (Nota: nella pagina dei Prodotti puoi vedere quante licenze hai acquistato e quante sono disponibili, così saprai se puoi assegnarne un’altra o se è necessario acquistare ulteriori licenze).

Revocare o rimuovere una licenza

Se devi liberare una licenza, ad esempio perché un membro del team non utilizza più un determinato prodotto, puoi rimuovere l’assegnazione direttamente dalla console. Questo avviene solitamente dalla scheda Utenti: seleziona l’utente, controlla i prodotti a lui assegnati e rimuovi la licenza desiderata (è presente un’opzione Rimuovi licenza o Remove License). Adobe consiglia di rimuovere sempre la licenza prima di riassegnarla a un altro utente. Una volta rimossa, la licenza tornerà disponibile nel tuo pool di licenze non assegnate, pronta per essere riutilizzata. L’utente interessato perderà l’accesso al software corrispondente (e riceverà anche una notifica).

Riassegnare una licenza a un altro utente

La riassegnazione avviene come un processo in due fasi: prima si rimuove la licenza dall’Utente A, poi la si assegna all’Utente B. Come accennato, questa operazione non comporta costi aggiuntivi e non richiede l’intervento di Adobe; è completamente gestita dall’amministratore. Ad esempio, se Laura del reparto marketing lascia l’azienda, le viene rimossa la licenza di Creative Cloud Tutte le applicazioni, che viene poi assegnata al profilo di Carlos (nuovo designer che la sostituisce). In pochi minuti Carlos avrà accesso a tutte le applicazioni, mentre Laura non potrà più utilizzarle. Questa flessibilità nella gestione delle licenze è uno dei principali vantaggi di Creative Cloud per team, permettendo di ottimizzare l’investimento in software.

Acquistare o rimuovere licenze (gestione dell’abbonamento)

Dalla scheda Account o Prodotti è possibile acquistare licenze aggiuntive in qualsiasi momento, se il numero dei membri del team cresce e servono più postazioni. Adobe consente di aggiungere licenze allo stesso contratto con una fatturazione proporzionale al periodo rimanente, mantenendo tutto unificato. Allo stesso modo, durante il periodo di rinnovo annuale, puoi rimuovere licenze se prevedi che non saranno più necessarie, evitando costi per il ciclo successivo. Le migliori pratiche di gestione delle licenze includono il controllo regolare delle licenze in uso per adattare l’abbonamento alla domanda reale.

Licenze per dispositivo (caso speciale)

Oltre alle licenze nominative (per utente), Adobe offre un modello chiamato licenze per dispositivi condivisi, pensato per ambienti come laboratori o aule, dove il software viene installato su macchine specifiche anziché essere assegnato a un singolo utente. Nell’Admin Console per team è possibile gestire separatamente questo tipo di licenza. Sebbene questo articolo si concentri sulla gestione degli utenti, vale la pena ricordare che, se la tua organizzazione utilizza computer condivisi tra più creativi, potresti preferire l’uso delle licenze per dispositivo. La loro gestione è leggermente diversa (non si assegnano a un utente ma a un dispositivo), ma tutto viene comunque controllato dalla console.

In sintesi, la gestione delle licenze Adobe in un ambiente team ti offre un controllo completo: puoi assegnare rapidamente le licenze disponibili a chi ne ha bisogno, revocarle se necessario e avere sempre una visione chiara del numero totale di licenze in uso. Questo consente un uso efficiente delle risorse, garantendo che ogni licenza sia in mano a chi effettivamente la utilizza, e facilitando la redistribuzione in base ai cambiamenti nel team.

Ruoli amministrativi e autorizzazioni nella console

Quando una sola persona gestisce pochi utenti, l’amministrazione risulta semplice. Ma cosa succede se la tua organizzazione cresce o desideri delegare alcuni compiti ad altri colleghi IT? Per questo esistono i ruoli amministrativi all’interno dell’Admin Console. I ruoli determinano il livello di accesso e le funzionalità amministrative a disposizione dell’utente nella console.

In Creative Cloud per team, il modello di ruoli è più semplice rispetto alla versione Enterprise. Per impostazione predefinita, l’account che ha creato l’abbonamento (l’acquirente o contract owner) è il System Admin principale. Questo ruolo ha controllo completo sulla console: può aggiungere o rimuovere utenti, assegnare licenze, effettuare nuovi acquisti, accedere alla fatturazione, applicare politiche, ecc. Un System Admin può anche nominare altri utenti come amministratori, assegnando loro privilegi uguali o inferiori.

È importante notare che nei piani Teams tutti gli amministratori aggiuntivi che vengono assegnati sono anch’essi amministratori di sistema, poiché questi piani non prevedono ruoli differenziati per prodotto, supporto o altri ambiti (una granularità disponibile solo nella versione Enterprise). In altre parole, in Creative Cloud per team esiste fondamentalmente un solo tipo di amministratore con accesso completo alla console (più utenti possono avere questo ruolo). Al contrario, Creative Cloud per Enterprise consente ruoli più specifici come Product Admin, User Group Admin, Support Admin, ecc. Questa struttura semplifica la gestione per le piccole imprese: non è necessario definire gerarchie complesse, ma solo assicurarsi di affidare l’accesso amministrativo alle persone giuste.

Come aggiungere co-amministratori?

Se desideri che un'altra persona abbia accesso come amministratore, puoi farlo facilmente: nella scheda Utenti c’è una sezione chiamata Amministratori. Da lì seleziona “Aggiungi amministratore” e inserisci l’indirizzo email di un utente già presente nel team (oppure aggiungine uno nuovo) assegnandogli il ruolo di admin. Il nuovo amministratore riceverà un invito e, una volta accettato, potrà accedere all’Admin Console con i permessi assegnati. Ricorda che puoi avere più amministratori all’interno dello stesso team; è buona norma di sicurezza avere almeno due amministratori, in modo da garantire la continuità operativa nel caso in cui uno sia assente o lasci l’azienda.

Permessi e responsabilità

Tutti gli amministratori di sistema in un ambiente team condividono lo stesso livello di accesso globale. Questo significa che devono coordinarsi per evitare modifiche accidentali. Alcuni consigli quando si lavora con più amministratori:

• Comunicare chiaramente chi si occupa di cosa (ad esempio, una persona si occupa della fatturazione, un’altra della gestione degli utenti).
• Sfruttare note e registri: l’Admin Console dispone di un registro delle attività che tiene traccia delle azioni amministrative (come chi ha aggiunto o rimosso utenti). Consultare questi log può aiutare a capire cosa è stato modificato e da chi, utile in presenza di più amministratori.
• Ricorda che anche gli amministratori hanno bisogno di una licenza se devono usare le applicazioni: essere amministratori della console non garantisce automaticamente l’accesso alle app di Creative Cloud. Se un amministratore ha bisogno di usare Photoshop o un’altra app, deve disporre di una licenza come qualsiasi altro utente.

In sintesi, Adobe Creative Cloud per team consente di avere più di un amministratore (non esiste un limite minimo, possono essere anche diversi, anche se in genere per praticità si limita il numero a pochi utenti fidati). Tutti condividono di base il ruolo di amministratore di sistema con accesso completo alla gestione dell’account. Questa semplicità è pensata per i team di piccole dimensioni. Per organizzazioni più grandi che necessitano di ruoli più granulari (solo per prodotto, solo per supporto, ecc.), Adobe prevede tali opzioni nella versione Enterprise. Nei team, in genere, è sufficiente uno o pochi amministratori generali.

Integrazione con Google Workspace e Azure AD

Un’esigenza comune negli ambienti aziendali è quella di sincronizzare o federare gli utenti Adobe con i sistemi di directory dell’organizzazione, come Google Workspace (G Suite) o Microsoft Azure AD (Entra ID). In questo modo, la gestione delle identità diventa più efficiente e gli utenti possono accedere ad Adobe utilizzando le proprie credenziali aziendali, evitando account e password separati.

Esistono due livelli principali di integrazione da considerare:

1. Single Sign-On (SSO) con SAML/OIDC

Adobe Admin Console supporta la configurazione della federazione dell’identità con provider esterni, consentendo il Single Sign-On (SSO). Ad esempio, puoi collegare Adobe ad Azure AD utilizzando OpenID Connect o SAML, in modo che quando un utente del tuo dominio aziendale accede ad Adobe, venga reindirizzato all'autenticazione tramite Azure (usando le credenziali di Office 365, ad esempio). Allo stesso modo, Adobe offre un’integrazione specifica con Google chiamata Google Federation (Google Connector), che semplifica la configurazione del SSO per gli account Google Workspace. Con il SSO attivato, gli utenti beneficiano di un accesso unificato (stesse credenziali utilizzate per gli altri servizi aziendali) e gli amministratori hanno maggiore controllo sulle credenziali (possono applicare politiche aziendali per le password, autenticazione a due fattori, ecc. dal loro IdP).

È importante sottolineare che per implementare il SSO, la tua organizzazione deve utilizzare identità federate o Enterprise ID, opzione generalmente associata ai piani Enterprise. In un piano Creative Cloud per team, per impostazione predefinita gli utenti utilizzano Adobe ID o Business ID (senza necessità di verifica del dominio). Tuttavia, il Business ID – il modello di identità pensato per le aziende che non necessitano di un SSO complesso – offre alcune funzionalità avanzate anche ai clienti dei piani team. Con il Business ID, la tua organizzazione non reclama il dominio, ma gli account sono comunque associati all’azienda con spazio di archiviazione gestito. Se in futuro la tua azienda decide di passare al SSO, potrà reclamare il dominio e convertire quei Business ID in Federated ID o Enterprise ID con l’aiuto di Adobe. In sintesi, l’integrazione SSO con Google o Azure è possibile, ma spesso richiede la migrazione a un modello di identità federata (il che potrebbe comportare il passaggio a un piano Enterprise).

2. Sincronizzazione automatica degli utenti (User Provisioning)

Oltre al login unificato, molte organizzazioni desiderano che quando un nuovo dipendente viene aggiunto a Google Workspace o Azure AD, il suo account Adobe venga creato automaticamente e gli venga assegnata la licenza adeguata; e viceversa, che quando qualcuno lascia l’azienda, l’accesso ad Adobe venga revocato. Questo è possibile grazie a strumenti di provisioning SCIM o a connettori di sincronizzazione:

• Azure Sync: Adobe fornisce un connettore chiamato Azure Sync che consente di sincronizzare utenti e gruppi da Azure AD alla Adobe Admin Console. Una volta integrato, ogni volta che aggiungi/rimuovi utenti o li sposti in un altro gruppo in Azure, questi cambiamenti vengono riflessi automaticamente nella console Adobe (aggiungendo utenti, assegnandoli a profili di prodotto, ecc. in base alla configurazione). Questo evita la doppia gestione manuale.
• Google User Sync: In modo analogo, esiste Google Workspace Sync (Google Cloud Directory Sync con Adobe), che automatizza la gestione degli utenti da Google ad Adobe. La configurazione prevede di autorizzare Adobe ad accedere alla tua directory Google (tramite API) e sincronizzare gli account necessari. Il processo è relativamente semplice grazie al connettore nativo sviluppato da Adobe per Google.

Sia per Azure Sync che per Google Sync, normalmente si configura prima il SSO/la federazione del dominio, poiché la sincronizzazione richiede che Adobe riconosca il dominio aziendale. Per questo motivo, tali integrazioni complete fanno parte solitamente di implementazioni Enterprise. Tuttavia, se la tua azienda ha un piano Teams con Business ID, è possibile utilizzare (o migrare verso) una directory federata con Google o Azure per sfruttare queste integrazioni. Adobe sta unificando l’Admin Console affinché anche i team possano usufruire di queste funzionalità avanzate.

Scenario semplice: accesso con Google/Facebook

Va detto che, anche senza una federazione formale, Adobe consente agli utenti con Adobe ID di accedere tramite provider sociali (Adobe supporta Google, Facebook e Apple come opzioni di login). Questo significa che un utente può “accedere con Google” invece di ricordare una password separata per Adobe. Anche se non si tratta di un vero e proprio SSO aziendale, molte aziende che utilizzano Google Workspace invitano i propri utenti a utilizzare l’opzione Accedi con Google per Adobe, evitando così la gestione di password multiple. L’Admin Console consente di attivare o disattivare i provider di accesso social in base alla politica aziendale. Ad esempio, puoi decidere di abilitare Google ma bloccare l’accesso tramite Facebook o Apple per gli account aziendali. Se disattivi un metodo (es. Facebook), l’utente che lo utilizzava dovrà creare una password Adobe ID al successivo accesso. Questa è un’altra modalità per integrare parzialmente l’esperienza di login con sistemi familiari.

In conclusione, Adobe Creative Cloud può essere integrato con Azure AD e Google Workspace in modi diversi:

• Nel suo massimo potenziale, tramite SSO federato e provisioning automatico degli utenti, che in genere richiede l’adozione di identità Enterprise (disponibile per clienti Enterprise e, in alcuni casi, Business ID avanzati).
• In forma più semplice, tramite accesso con Google per la comodità degli utenti, o importando utenti di tanto in tanto tramite file CSV dalla directory aziendale.

Se la tua organizzazione ha già un ecosistema di identità, vale la pena considerare queste integrazioni. Risparmiano tempo amministrativo e aumentano la sicurezza (un utente rimosso dalla directory perde immediatamente l’accesso, incluso quello ad Adobe). Adobe mette a disposizione guide dettagliate per configurare Azure AD Sync e Google Federation, per cui, con il supporto del tuo team IT, puoi attivare queste funzionalità e fare in modo che la Adobe Admin Console aziendale sia allineata con il tuo sistema di gestione identità.

Politica di accesso social

Come già menzionato, puoi controllare quali metodi di autenticazione esterni sono consentiti. Se la tua policy aziendale richiede che gli utenti utilizzino esclusivamente le proprie credenziali aziendali (ad esempio, email e password aziendali), puoi disattivare l’accesso tramite Facebook o Google per gli account Adobe della tua organizzazione. Questo aiuta a prevenire possibili vulnerabilità di sicurezza o confusione e impone l’utilizzo di metodi approvati. L’Admin Console offre questa configurazione nella sezione Impostazioni di autenticazione, dove puoi semplicemente selezionare o deselezionare le caselle per Google, Facebook, Apple come opzioni valide per la tua organizzazione.

Restrizioni nella condivisione degli asset

Una funzionalità molto utile è quella delle Impostazioni degli asset nella console, che consente di limitare come gli utenti condividono file e librerie all’esterno dell’azienda. Puoi trovare questa opzione in Impostazioni > Impostazioni degli asset. Da qui, l’amministratore di sistema può definire, ad esempio, che non possono essere generati link pubblici per i file di Creative Cloud oppure che la condivisione è consentita solo con utenti interni o domini di fiducia. Una volta impostata una restrizione, la console applica la regola a livello globale: se scegli “Non consentire link pubblici”, tutti i link già condivisi saranno revocati e nessun utente potrà crearne di nuovi. Se consenti la condivisione solo con “membri dell’organizzazione e utenti fidati”, eventuali collaboratori esterni che non soddisfano questi criteri perderanno l’accesso ai contenuti condivisi. Queste misure aiutano a prevenire fughe di informazioni: pur non essendo una protezione assoluta (un dipendente potrebbe comunque scaricare manualmente un file e condividerlo), riduce significativamente la condivisione accidentale o non autorizzata attraverso gli strumenti Adobe.

Reclamo degli asset (Asset Reclamation)

Una delle maggiori preoccupazioni delle aziende è cosa succede ai file creativi quando un dipendente lascia l’azienda. Con Creative Cloud per team, i file salvati dagli utenti nello spazio cloud di Adobe possono essere trasferiti a un altro utente dall’amministratore una volta che l’account viene disattivato. Quando rimuovi un utente dalla Admin Console, se aveva contenuti archiviati nello spazio di archiviazione aziendale Adobe, il sistema ti offrirà l’opzione per reclamare i suoi asset. Ciò significa che tutti i file presenti nel suo account aziendale Adobe saranno impacchettati e trasferiti (in genere tramite un link per il download) all’account di un altro utente da te designato. Ad esempio, puoi eliminare l’utente juan@miaazienda.com e trasferire i suoi file a maria@miaazienda.com, assicurandoti di conservare il materiale del progetto a cui Juan stava lavorando. Adobe invierà un’email a Maria con un link per scaricare l’archivio ZIP contenente gli asset di Juan. Questa “reclamazione degli asset” garantisce che le risorse creative non vadano perse o restino inaccessibili quando qualcuno lascia l’organizzazione. È importante avviare la procedura di reclamo prima di rimuovere l’amministratore che la richiede, e ricordare che è pensata per uscite interne (non per trasferimenti di dati tra aziende diverse). In definitiva, è uno strumento molto utile per la continuità operativa.

Policy sulle password e livelli di sicurezza

Se il tuo piano prevede l’uso di Enterprise ID (opzione non comune nei piani Teams, ma la includiamo per completezza), l’Admin Console consente di configurare complessità della password, scadenza periodica, cronologia, ecc.. Nel caso di Adobe ID o Business ID, molte di queste policy sono gestite globalmente da Adobe (ad esempio, requisiti minimi per le password), ma con identità aziendali puoi rafforzarle in base alle politiche interne. Se utilizzi il SSO con un IdP esterno, tali regole verranno definite direttamente dal provider di identità.

Nel complesso, queste politiche di sicurezza in Adobe Creative Cloud ti offrono un elevato grado di controllo per proteggere il tuo ambiente:

• Account più sicuri: tramite 2FA obbligatoria e controllo dei metodi di accesso.
• Controllo della condivisione: limitando come e con chi possono essere condivisi gli asset creativi.
• Conservazione dei dati: assicurandosi che i file aziendali rimangano di proprietà dell’azienda (grazie a Business ID e alla funzione di reclamazione degli asset).
• Monitoraggio: con registri delle attività (log) e visibilità su quali utenti hanno accesso a cosa.

Applicare queste misure fa parte delle buone pratiche di amministrazione che vedremo più avanti. La sicurezza non deve essere un’aggiunta successiva, ma integrata fin dall’inizio nella gestione degli utenti.

Casi pratici di gestione degli utenti

Per illustrare meglio come tutto ciò si traduce in situazioni reali, vediamo brevemente alcuni casi pratici di utilizzo dell’Admin Console in una tipica organizzazione:

• Caso 1: Inserimento rapido di un nuovo dipendente. Immagina che un’agenzia di design assuma un nuovo creativo. Grazie all’Admin Console, il responsabile IT può aggiungere l’utente in pochi minuti: inserisce l’email aziendale, gli assegna una licenza per Creative Cloud Tutte le applicazioni ed è tutto pronto. Il nuovo dipendente riceve un’email da Adobe e, ancora prima del suo primo giorno, ha già accesso all’installazione di Photoshop, Illustrator e di tutti gli strumenti necessari. Non ha dovuto aspettare codici di serie né installazioni complesse. Questo migliora la produttività fin dal primo giorno, dimostrando il valore di una gestione utenti efficiente.
• Caso 2: Riassegnazione della licenza dopo l’uscita di un utente. Un’azienda di marketing aveva assunto un video editor freelance per un progetto di 3 mesi. Alla fine del contratto, l’amministratore accede alla console, individua l’utente freelance e rimuove la sua licenza di Premiere Pro. Subito dopo assegna quella stessa licenza a un dipendente interno che ne ha bisogno per un nuovo progetto. Durante il processo utilizza anche la funzione di reclamo degli asset per trasferire i file del freelance al team leader, assicurandosi di conservare il lavoro svolto. Tutto avviene in modo immediato, senza perdita di dati né costi aggiuntivi – un chiaro esempio di ottimizzazione delle risorse.
• Caso 3: Integrazione con Google Workspace per semplificare la gestione. Una startup tecnologica utilizza Google Workspace per centralizzare la gestione degli utenti. Decide di integrare Adobe con Google per automatizzare la creazione degli account. Configura la federazione con Google in modo che i dipendenti possano accedere ad Adobe con il proprio account Google aziendale. Inoltre, attiva la sincronizzazione degli utenti: quando qualcuno viene aggiunto al gruppo "Adobe_Users" nella Directory Google, appare automaticamente nella Admin Console con una licenza assegnata. E se qualcuno viene rimosso dalla directory, il suo accesso ad Adobe viene revocato lo stesso giorno. Questo fa risparmiare ore di lavoro manuale ed evita errori, permettendo al piccolo team IT di concentrarsi su altre attività. La console aziendale di Adobe Creative Cloud lavora in armonia con il sistema di identità esistente.

Questi casi dimostrano come una gestione efficace di utenti e licenze in Adobe Creative Cloud faccia davvero la differenza in termini di tempo, costi e controllo. Che si tratti di un’assunzione, di un’uscita o di un’integrazione complessa, l’Admin Console fornisce gli strumenti giusti per gestire tutto con efficienza e garantire la continuità del lavoro creativo.

Raccomandazioni e buone pratiche

Gestire utenti e licenze può essere una vera sfida senza un’organizzazione adeguata. Basandoci sull’esperienza e sulle funzionalità dell’Admin Console, ti proponiamo alcune buone pratiche per gestire Adobe Creative Cloud in modo efficace:

Tieni organizzate le informazioni degli utenti

Controlla regolarmente l’elenco degli utenti nella console. Elimina gli utenti inattivi o che non fanno più parte dell’azienda (dopo aver eventualmente reclamato i loro asset). Utilizza correttamente i campi nome e cognome per identificare chiaramente gli utenti e, se la tua azienda è di grandi dimensioni, sfrutta la funzione gruppi per organizzare gli utenti per dipartimento o team.

Riassegna le licenze inutilizzate

Monitora quali utenti stanno effettivamente utilizzando le licenze. Se noti (tramite comunicazione interna) che qualcuno non ha più bisogno di un determinato software, revoca quella licenza e assegnala a chi ne ha bisogno. Non lasciare inutilizzate le licenze che potrebbero essere utili ad altri. Ricorda che nella console puoi generare report di assegnazione delle licenze per visualizzare rapidamente quante licenze sono in uso e da chi, facilitando così la gestione.

Pianifica i rinnovi in anticipo

Se il tuo piano per team è annuale (VIP – Value Incentive Plan), avrai un periodo di rinnovo durante il quale potrai modificare il numero di licenze. Analizza le tue esigenze prima di quella data. Adobe consente di rimuovere licenze durante il periodo di rinnovo senza penalità. Approfittane per ridurre il numero di licenze se risultano in eccesso o per aumentarlo se la tua azienda sta crescendo, in modo che il contratto rifletta la realtà e ottimizzi i costi.

Assegna più amministratori fidati

Non lasciare la gestione solo a una persona. Avere almeno due amministratori garantisce la continuità (ferie, imprevisti, rotazione del personale). Naturalmente, assegna il ruolo solo a chi ne ha realmente bisogno e gode della tua fiducia, poiché avrà accesso a informazioni sensibili (come i dettagli di fatturazione) e potrà effettuare modifiche rilevanti.

Rafforza la sicurezza fin dal primo giorno

Attiva la verifica in due passaggi obbligatoria (2FA) per tutti gli utenti fin dal momento della configurazione della console. Definisci anche le policy di condivisione degli asset in base alle tue esigenze (ad esempio, potresti inizialmente consentire la condivisione pubblica per non rallentare i flussi, ma con la crescita del team potresti volerla limitare). Educa inoltre gli utenti alle buone pratiche: attivare la 2FA, usare password sicure e archiviare i progetti nel cloud aziendale di Adobe (non in account personali).

Sfrutta la formazione e il supporto Adobe

Come amministratore di un piano Teams hai accesso al supporto 24/7 di Adobe (via chat o telefono) e a sessioni 1:1 con esperti (disponibili in alcuni piani All Apps) per la formazione. Sfrutta queste risorse per risolvere dubbi specifici o per acquisire competenze sulle nuove funzionalità della console. Un amministratore ben formato gestirà tutto con maggiore efficienza e saprà sfruttare al meglio funzionalità spesso trascurate.

Documenta e comunica internamente

Stabilisci procedure chiare su come richiedere una nuova licenza, come segnalare che non è più necessaria o come richiedere l’accesso amministrativo. Quando le regole sono chiare per tutti, la gestione risulta più fluida. Ad esempio, chiedi ai responsabili di reparto di informare l’amministratore quando qualcuno lascia l’azienda, in modo da revocare subito l’accesso e recuperare i file.

Tieni pulita la console

Se hai fatto dei test o ci sono utenti duplicati (magari qualcuno si è registrato per errore con un'email personale), elimina quei record. Puoi anche attivare la funzione di “Domain claiming” (rivendicazione del dominio) per impedire che vengano utilizzati Adobe ID personali con indirizzi email aziendali. Si tratta di un passaggio più avanzato verso l’Enterprise, ma anche senza farlo puoi chiedere al tuo team di accettare solo inviti inviati agli indirizzi aziendali. L’obiettivo è centralizzare tutto sotto l’infrastruttura aziendale.

Seguendo queste pratiche, la gestione di Adobe Creative Cloud diventa molto più semplice e sicura. Eviterai problemi come utenti senza accesso nel momento in cui ne hanno bisogno, licenze dimenticate che sprecano budget o, peggio ancora, asset aziendali memorizzati in account personali. La chiave è utilizzare in modo proattivo gli strumenti messi a disposizione da Adobe e adottare una strategia di gestione adatta alla dimensione e alla struttura del tuo team.

Domande Frequenti (FAQ)

Come riassegnare una licenza di Adobe Creative Cloud a un altro utente?

Per riassegnare una licenza in Adobe Creative Cloud (piano Teams), devi prima rimuoverla dall'utente attuale e poi assegnarla a un nuovo utente. Nella Admin Console, vai alla scheda Utenti e rimuovi la licenza dall’utente che non la utilizzerà più (opzione Rimuovi licenza). Successivamente, nella scheda Prodotti, seleziona il prodotto corrispondente e clicca su Aggiungi utente per assegnarlo al nuovo membro. Adobe consiglia sempre di rimuovere l’assegnazione precedente prima di procedere con la nuova. Una volta fatto, il nuovo utente riceverà immediatamente l’accesso all’applicazione, mentre il precedente non potrà più utilizzarla.

Quanti amministratori si possono avere nella console di Adobe Creative Cloud per i team?

Non esiste un numero massimo documentato di amministratori; in teoria puoi aggiungere diversi amministratori di sistema al tuo team. Generalmente se ne assegnano 2 o 3 per garantire controllo e ridondanza. In Creative Cloud per team tutti gli admin hanno pieni privilegi sull’organizzazione (non ci sono ruoli differenziati come nella versione Enterprise), quindi assegna il ruolo solo a persone di fiducia assoluta. Avere più amministratori è consigliabile per garantire la continuità della gestione, ma è buona pratica limitare il numero al minimo necessario.

Come si aggiunge un nuovo utente ad Adobe Creative Cloud (Teams)?

Devi farlo tramite la Adobe Admin Console. Accedi come amministratore, vai alla scheda Utenti e clicca su “Aggiungi utente”. Inserisci l’email del nuovo utente (e opzionalmente nome e cognome), poi assegnagli almeno un prodotto (una licenza) tramite il menu a discesa. Salva le modifiche e Adobe invierà automaticamente un invito all’indirizzo email dell’utente. L’utente dovrà accettare l’invito e creare un Adobe ID (o collegarlo) se non ne possiede già uno. Una volta completato il processo, comparirà come attivo nella tua lista e potrà utilizzare le applicazioni assegnate.

Quali tipi di account utente gestisce Adobe (Adobe ID, Business ID, Enterprise ID)?

Adobe utilizza diversi tipi di identità:

• Adobe ID: account creato e gestito dall’utente (utilizzando qualsiasi indirizzo email, anche personale). Era il metodo tradizionale per i piani Teams, anche se offre meno controllo all’azienda, poiché l’account è di proprietà dell’utente.
• Business ID: un tipo più recente, pensato per i piani business (Teams ed Enterprise). L’account è comunque associato all’indirizzo email dell’utente, ma i contenuti archiviati nel cloud sono di proprietà dell’azienda. L’amministratore può recuperare i file e gestire gli utenti anche senza rivendicare il dominio.
• Enterprise ID: account creato e gestito dall’organizzazione, con email su un dominio aziendale rivendicato. Le credenziali sono gestite da Adobe, ma l’azienda può reimpostare le password. Questo tipo di account è in via di dismissione a favore del Federated ID.
• Federated ID: account collegato a un Identity Provider esterno (SSO). L’utente accede, ad esempio, tramite Azure AD o Okta, e Adobe si fida di quell’autenticazione. È necessario che l’azienda rivendichi il dominio email nella Admin Console e configuri una federazione SAML/OIDC.

In Creative Cloud per team, per impostazione predefinita utilizzerai Adobe ID o Business ID per i tuoi utenti (Adobe crea profili aziendali per separarli da quelli personali se viene utilizzata la stessa email). Se la tua azienda ha bisogno del SSO, dovrà migrare a Federated ID nell’ambito di un piano Enterprise. È importante sapere che con il Business ID (attualmente disponibile nei piani Teams), l’organizzazione mantiene la proprietà dei contenuti e ha la possibilità di reclamare gli asset, a differenza dell’Adobe ID personale, dove i file restano sotto il controllo dell’utente.

È possibile integrare Adobe Creative Cloud con Active Directory o altri sistemi di identità?

Sì, è possibile integrare Adobe con sistemi di identità aziendali. Per Microsoft Azure AD (o Entra ID) esiste un connettore ufficiale che consente di federare l’accesso (SSO) e sincronizzare automaticamente gli utenti. Allo stesso modo, con Google Workspace è possibile configurare il SSO tramite federazione con Google e sincronizzare gli utenti della directory con Adobe. Queste integrazioni richiedono la configurazione di una directory aziendale nell’Adobe Admin Console, funzionalità solitamente disponibile per clienti Enterprise o con Business ID avanzato. Se utilizzi Creative Cloud per team con Adobe ID standard, il SSO completo non sarà disponibile, anche se gli utenti possono comunque accedere con il pulsante Accedi con Google per semplificare l’autenticazione. In sintesi, l’integrazione avanzata con AD/SSO è fattibile, ma potrebbe richiedere il supporto di Adobe per attivarla nella console, specialmente se sei partito con un piano Teams base.

Cosa succede ai file di un utente eliminato?

Quando elimini (o disattivi) un utente dalla tua organizzazione tramite l’Admin Console, se il suo account era configurato come Business ID o Enterprise ID (ovvero con Adobe storage for business), la console ti offrirà l’opzione di trasferire gli asset a un altro utente da te selezionato. Questo processo è noto come Asset Reclamation. I file dell’utente disattivato vengono raccolti in un archivio compresso e assegnati al destinatario, che riceverà un’email con il link per il download. In questo modo l’azienda conserva tutti i contenuti creati sotto la licenza aziendale. Se invece l’utente utilizzava un Adobe ID personale senza storage aziendale, la reclamazione non è possibile, quindi è sempre consigliabile utilizzare Business ID negli ambienti di team per non perdere la proprietà dei file.

Qual è la differenza tra Creative Cloud per team e per aziende (Enterprise) in termini di gestione?

In sostanza, Creative Cloud per team è pensato per piccole e medie organizzazioni che necessitano di alcune centinaia di licenze, con gestione semplificata, mentre Creative Cloud per Enterprise è rivolto a grandi aziende o istituzioni con esigenze avanzate. Alcune differenze fondamentali:

• Ruoli amministrativi: Nei piani Teams hai essenzialmente amministratori di sistema (con tutti i permessi); nei piani Enterprise puoi assegnare ruoli più specifici (admin di prodotto, admin di gruppo, admin di supporto, ecc.).
• Identità: Teams funziona con Adobe ID/Business ID (senza SSO nativo), mentre Enterprise supporta Enterprise ID/Federated ID con SSO completo e rivendicazione del dominio.
• Archiviazione e asset: Entrambi i piani offrono 1 TB per utente, ma nel piano Enterprise è possibile avere crittografia dedicata per cliente e opzioni di sicurezza più avanzate a livello di asset. Teams con Business ID offre già la proprietà aziendale degli asset, cosa che prima era esclusiva di Enterprise.
• Integrazioni e API: Enterprise offre una maggiore integrazione con soluzioni come il Single Sign-On, la sincronizzazione degli utenti tramite API/SDK (ad esempio, per la rimozione automatica degli utenti via API) e in generale una personalizzazione più avanzata (come log dei contenuti più dettagliati).
• Supporto e contratti: Teams viene generalmente acquistato tramite VIP (contratto annuale flessibile) e include supporto standard 24/7; Enterprise può essere acquistato tramite ETLA (contratti pluriennali) con servizi più personalizzati e opzioni come formazione illimitata, ecc.

Per quanto riguarda la console, l'interfaccia è praticamente la stessa, ma alcune sezioni avanzate sono visibili solo in Enterprise (come la Configurazione dell’identità per l’SSO o la Global Admin Console per le gerarchie multi-organizzazione). Per un amministratore con un piano Teams, l’esperienza è più semplice e pronta all’uso, senza necessità di configurazioni complesse iniziali.

Conclusione

La gestione degli utenti in Adobe Creative Cloud non deve essere complicata. Con l’Admin Console, Adobe offre agli amministratori uno strumento potente e intuitivo per controllare chi ha accesso a cosa, mantenere organizzate le licenze, proteggere gli asset aziendali e adattare la piattaforma alle policy interne. Seguendo le giuste pratiche – dall’aggiunta corretta degli utenti alla protezione degli account con 2FA, fino all’integrazione con la directory aziendale, se necessario – potrai trarre il massimo valore dal tuo investimento in Adobe Creative Cloud, riducendo gli sprechi e aumentando la sicurezza. Ci auguriamo che questa guida dettagliata, insieme agli esempi e alle FAQ, ti aiuti a gestire al meglio la tua console aziendale Adobe Creative Cloud, dimostrando che una gestione efficiente può fare davvero la differenza rispetto a soluzioni generiche o poco curate, anche quando c’è l’intelligenza artificiale di mezzo.