Come trasferire le licenze Microsoft passo dopo passo

Trasferire le licenze di Microsoft Windows e Microsoft Office da un dispositivo a un altro è un'operazione importante per gli utenti che stanno cambiando computer e non vogliono pagare di nuovo per software che hanno già acquistato. In questo blog spieghiamo come trasferire le licenze software passo dopo passo, concentrandoci esclusivamente sui prodotti Microsoft: Windows (inclusi i diversi tipi di licenza, come Retail vs OEM) e Office (versioni collegate all'account Microsoft vs quelle attivate con un codice prodotto). È scritto in un linguaggio chiaro, adatto a tutti – dagli utenti privati ai professionisti e alle piccole imprese – ed è ottimizzato SEO per aiutarti a trovare facilmente le informazioni di cui hai bisogno.

Perché è importante trasferire le proprie licenze? Semplice: le licenze di Windows e Office non sono economiche. Ad esempio, una licenza di Windows 10/11 Home o Pro può costare tra 145 € e 259 €, e Office anche di più. Se le hai già acquistate, è giusto sfruttarle al massimo. Qui sotto vedremo nel dettaglio come trasferire una licenza di Windows 10 su un altro PC, come trasferire Office 2019 su un nuovo computer e quali condizioni devono essere rispettate in ciascun caso.

Tipi di licenza Windows: differenze tra OEM, Retail e Volume

Prima di iniziare il processo di trasferimento, è fondamentale comprendere le differenze tra le licenze Windows OEM e Retail, così come le licenze Volume. Il tipo di licenza determina se è possibile trasferirla legalmente a un altro dispositivo oppure no:

Licenze OEM (Original Equipment Manufacturer)

Queste sono le più comuni sui dispositivi nuovi di fabbrica (laptop e desktop di marca). Il codice prodotto è preinstallato ed è collegato all’hardware (scheda madre) del primo dispositivo su cui è stato attivato. Non possono essere ufficialmente trasferite a un altro PC. Se si sostituisce la scheda madre o si acquista un nuovo dispositivo, quella licenza non sarà più valida sul nuovo hardware. (Esempio: hai acquistato un portatile con Windows 10 OEM; se passi a un nuovo laptop, la licenza OEM originale non può essere trasferita perché era legata al primo dispositivo.) Le licenze OEM sono generalmente più economiche, ma hanno questa grande limitazione. Nota: In casi di emergenza (es. danno alla scheda madre), Microsoft può talvolta consentire la riattivazione OEM telefonica sulla nuova scheda, solo in caso di guasto hardware, non per un aggiornamento volontario del PC.

Licenze Retail (chiamate anche “FPP” – Full Packaged Product)

Queste vengono acquistate separatamente, nei negozi fisici, online o direttamente dal sito Microsoft. Possono essere trasferite a un altro PC, purché vengano prima disattivate sul dispositivo precedente. Una licenza Retail è collegata all’utente (o all’account Microsoft), non a un hardware specifico. Può essere attiva su un solo dispositivo alla volta, ma se cambi computer, puoi migrarla senza problemi. È un’ottima scelta se prevedi di aggiornare il PC in futuro, perché protegge il tuo investimento in software.

Licenze Volume: Progettate per aziende e organizzazioni, non per utenti domestici. Funzionano con un solo codice prodotto che attiva Windows su più dispositivi (es. 5, 20 o più PC a seconda dell’accordo). Richiedono spesso attivazioni periodiche tramite un server di licenze aziendale (KMS). Non sono destinate a trasferimenti individuali perché appartengono a un pool di attivazioni gestito da un amministratore licenze. Le piccole imprese con più PC scelgono talvolta queste licenze (o abbonamenti enterprise) per semplificare la gestione.

Licenze digitali collegate all’account Microsoft

A partire da Windows 10, molte licenze (incluse alcune ottenute tramite aggiornamento gratuito da Windows 7/8 a 10) possono essere collegate all’account Microsoft anziché basarsi solo su un codice prodotto tradizionale. Questo consente di riattivare Windows su nuovo hardware tramite il proprio account.

Importante: Questo vale solo per le licenze Retail e per alcune licenze digitali legittime. Se la tua licenza è collegata al tuo account, quando cambi PC puoi usare lo strumento di risoluzione dei problemi di attivazione di Windows per riattivarla sul nuovo dispositivo (ne parleremo più avanti).

Infografica suggerita: Sarebbe utile includere un’infografica comparativa OEM vs Retail vs Volume che mostri chiaramente che la licenza OEM è legata all’hardware (non trasferibile), la Retail è legata all’utente (trasferibile dopo la disattivazione del vecchio PC), e la Volume è destinata a più attivazioni (per la gestione aziendale). Questo aiuta i lettori a visualizzare subito le differenze.

Tipi di licenze Microsoft Office: collegate all’account vs codice prodotto

Nel caso di Microsoft Office, esistono anche diversi tipi di licenza e modelli di attivazione, che influenzano il modo in cui possono essere trasferite. Ecco le principali categorie:

Licenza perpetua (acquisto una tantum) collegata all’account Microsoft

Queste sono le versioni “tradizionali” di Office che si acquistano una sola volta (non in abbonamento) e si usano a tempo indefinito – ad esempio Office 2016, Office 2019, Office 2021 nelle edizioni come Home & Student, Home & Business o Professional. Oggi, quando si acquista una di queste versioni, di solito è necessario collegarla a un account Microsoft durante l’attivazione iniziale. Questo significa che la licenza diventa associata al proprio account online.

Vantaggio? Se cambi computer, puoi installare Office sul nuovo dispositivo e accedere con il tuo account Microsoft per attivare il prodotto senza dover reinserire il codice (o, in alcuni casi, puoi inserire di nuovo lo stesso codice e verrà riattivato perché già collegato). Queste licenze sono trasferibili su un altro PC di tua proprietà, a condizione che siano installate su un solo dispositivo alla volta e con una limitazione di frequenza: Microsoft afferma che è possibile trasferire la licenza solo una volta ogni 90 giorni su un dispositivo diverso (eccetto in caso di guasto hardware, dove possono fare eccezioni). In pratica, significa che non puoi spostarla avanti e indietro ogni settimana, ma puoi migrarla occasionalmente senza problemi.

Office con codice prodotto non collegato (versioni legacy)

Versioni più vecchie come Office 2010 o 2013, o alcuni casi in cui si inserisce semplicemente un codice prodotto per l’attivazione senza dover accedere a un account. Queste licenze possono essere o meno legate a un singolo dispositivo, a seconda dei termini. In generale, le versioni Retail di Office 2010/2013 permettevano l’installazione su un numero limitato di dispositivi (es. 1 PC), ma era possibile trasferirle disinstallando da uno e reinstallando sull’altro (potrebbe essere necessaria l’attivazione telefonica se quella online fallisce a causa di uso precedente).

Se possiedi un codice prodotto Office non collegato a un account, conservalo con cura. È trasferibile? Sì, se si tratta di una licenza Retail acquistata una sola volta (un dispositivo alla volta). Devi disinstallarla dal vecchio dispositivo e poi usare lo stesso codice per installarla su quello nuovo. Se ricevi un errore tipo “codice usato troppe volte”, potresti dover contattare il supporto Microsoft per una riattivazione manuale.

Office 365 / Microsoft 365 (abbonamento collegato all’account)

In questo caso non si tratta di un codice prodotto tradizionale, ma di un abbonamento (mensile o annuale) che consente di installare Office su più dispositivi. Ad esempio, Microsoft 365 Personal consente 1 utente su un massimo di 5 dispositivi contemporaneamente; Microsoft 365 Family consente fino a 6 utenti, ciascuno con 5 installazioni attive, ecc. Questi abbonamenti sono legati al tuo account Microsoft (o all’account dell’organizzazione per i piani aziendali).

Il trasferimento, in questo contesto, è semplice: basta accedere con il tuo account sul nuovo dispositivo e scaricare/installare Office, disconnettendoti dai dispositivi che non usi più se hai raggiunto il limite. Infatti, dal tuo portale account (Office.com o account.microsoft.com), puoi disattivare un’installazione specifica con un solo clic, liberando uno “slot” da usare su un altro dispositivo. Questo tipo di licenza è molto flessibile per i cambi di dispositivo, purché si rimanga entro il numero massimo consentito di installazioni simultanee.

Office preinstallato o OEM (casi speciali)

Alcuni nuovi PC vengono forniti con Office preinstallato (ad esempio, Office Home & Student “OEM” incluso nell’acquisto). Queste licenze sono simili a quelle OEM di Windows: non trasferibili e valide solo per il dispositivo originale. A differenza delle licenze Retail acquistate separatamente, le licenze Office OEM non possono essere legalmente trasferite su un altro computer. Fortunatamente, questo modello è oggi meno comune; Microsoft ora preferisce collegare anche questi acquisti all’account dell’utente (ad esempio richiedendo l’accesso per attivare Office sul nuovo PC, rendendolo così una licenza collegata all’account per quel dispositivo – ma generalmente non trasferibile su un altro).

Suggerimento visivo: Sarebbe utile includere uno screenshot della pagina account di Microsoft Office che mostra le installazioni attive e il pulsante “Disinstalla” o “Disattiva” per un dispositivo, per illustrare come vengono gestite le licenze collegate all’account. Anche un piccolo grafico comparativo tra “collegato all’account” vs “solo codice prodotto”: ad esempio, un’immagine di accesso a Office vs una confezione Retail con codice, per evidenziare la differenza.

Come trasferire una licenza di Windows 10/11 su un altro PC

Passiamo ora al processo pratico. Come trasferire la tua licenza di Windows 10 su un altro PC? I passaggi sono molto simili per Windows 11, quindi si applicano a entrambi. Ricorda: puoi farlo solo se la tua licenza è Retail o una licenza digitale trasferibile. Se è OEM, non sei autorizzato a spostarla (anche se alla fine discuteremo brevemente alcune alternative). Prima di iniziare, assicurati di avere a portata di mano il codice prodotto di Windows a 25 caratteri, se necessario per l’attivazione sul nuovo dispositivo. Se non l’hai annotato, puoi recuperarlo prima di disattivare Windows (ti spieghiamo come più avanti).

1. Verifica il tipo di licenza di Windows

Per prima cosa, verifica quale tipo di licenza ha la tua attuale installazione di Windows. Puoi farlo utilizzando un semplice comando da terminale:

Apri il Prompt dei comandi (CMD) con privilegi di amministratore. (In Windows 10/11, digita “CMD” nel menu Start, clicca con il tasto destro su Prompt dei comandi e seleziona Esegui come amministratore.)
Digita il comando: slmgr -dli e premi Invio.
Dopo alcuni secondi, apparirà una finestra di Windows Script Host con un riepilogo delle informazioni sulla licenza. Lì vedrai se la licenza è Retail o OEM (ci sarà scritto qualcosa come Retail channel o OEM DM channel, ecc.).

Se il risultato è “Retail”, buona notizia! La tua licenza è trasferibile. Se invece è “OEM”, non potrai trasferirla ufficialmente su un altro PC. In quel caso, puoi usare la licenza inclusa nel nuovo PC (se presente) oppure acquistare una nuova licenza Retail. (Esempio: Juan ha eseguito slmgr -dli sul suo vecchio PC e ha visto “Retail Channel” – conferma che poteva trasferire Windows 10 sul suo nuovo computer. Il suo amico Pedro ha fatto lo stesso ed è uscito “OEM” – la sua licenza Windows era preinstallata e legata alla scheda madre, quindi non poteva essere riutilizzata.)

2. Disattiva la licenza sul vecchio PC (rilascia la chiave)

Per trasferire una licenza Windows Retail su un altro PC, è necessario prima disattivarla sul dispositivo originale. Questo rispetta i termini della licenza (nessun uso simultaneo su due dispositivi) e consente ai server Microsoft di rilasciare la chiave. Come si disattiva una chiave prodotto di Windows tramite CMD? Segui questi passaggi:

Sul vecchio PC, apri un altro Prompt dei comandi come amministratore.
Esegui il comando: slmgr.vbs /upk (significa Uninstall Product Key).
Attendi alcuni secondi. Dovrebbe apparire un messaggio che conferma la disinstallazione della chiave prodotto. A questo punto, Windows non sarà più attivato su quel PC.
(Facoltativo ma consigliato) Esegui anche: slmgr.vbs /cpky per rimuovere la chiave dal registro di sistema. Questo impedisce il recupero della chiave dal vecchio PC. Non disattiva nulla in più, semplicemente la cancella dalla memoria.

Dopo aver eseguito questi comandi, riavvia il vecchio PC per sicurezza. Poi vai su Impostazioni > Aggiornamento e sicurezza > Attivazione per verificare che ora dica "Windows non è attivato" oppure chieda l'attivazione. Questo significa che la licenza è stata rilasciata.

Suggerimento visivo: Una foto del Prompt dei comandi con slmgr.vbs /upk e il messaggio di conferma “Product Key disinstallata con successo” sarebbe molto utile per guidare visivamente l’utente.

3. Attiva Windows sul nuovo PC

Ora arriva la parte più importante: trasferire la licenza sul nuovo PC. Hai due scenari possibili per attivare Windows sul nuovo dispositivo:

A) Inserire manualmente la chiave prodotto: Questo vale se possiedi la chiave da 25 caratteri. Sul nuovo PC (che dovrebbe già avere Windows installato, anche se non attivato), vai su Impostazioni > Aggiornamento e sicurezza > Attivazione e clicca su Cambia codice Product Key. Inserisci la tua chiave Windows e segui i passaggi. Con una connessione internet, dovrebbe attivarsi correttamente se la chiave è valida e non più in uso. In alternativa, puoi inserire la chiave durante l’installazione del sistema operativo, se stai reinstallando Windows da zero.
B) Usare una licenza digitale collegata all’account Microsoft: Se il tuo vecchio PC aveva la licenza collegata al tuo account Microsoft (controlla in Impostazioni > Attivazione – se dice “Windows è attivato con una licenza digitale collegata al tuo account Microsoft”), allora sul nuovo PC puoi attivare semplicemente accedendo con lo stesso account. Dopo un cambio importante dell’hardware, Windows 10/11 potrebbe non attivarsi automaticamente ma offrirti l’opzione “Risoluzione dei problemi” nella schermata di Attivazione. Cliccala, conferma che hai cambiato hardware, accedi e seleziona il tuo dispositivo dall’elenco. Di solito questo metodo riattiva Windows senza digitare la chiave. Questo è particolarmente utile se il tuo vecchio PC non funziona più e non puoi eseguire /upk; poiché la licenza è collegata al tuo account, puoi comunque recuperarla.

Una volta che Windows è attivato sul nuovo dispositivo, verifica che tutto funzioni correttamente. Vai su Impostazioni > Attivazione e controlla che dica “Windows è attivato”. Fatto! Hai trasferito correttamente la tua licenza.

Promemoria: Questo metodo è valido solo con licenze Retail (o equivalenti digitali trasferibili). Nel caso di licenze OEM, di solito dovrai acquistarne una nuova per il nuovo PC. (In pratica, Microsoft a volte “chiude un occhio” e una licenza OEM può attivarsi su un hardware diverso, ma non è garantito né conforme ai termini ufficiali – quindi non lo consigliamo come metodo formale.)

Come trasferire Microsoft Office su un nuovo computer

Vediamo ora Office. Molti utenti e aziende si chiedono, ad esempio, “come spostare Office 2019 su un nuovo computer” senza dover acquistare un’altra licenza. La buona notizia è che Microsoft Office, nelle sue versioni non in abbonamento, consente generalmente il trasferimento a condizione di rispettare il numero consentito di attivazioni simultanee. A differenza di Windows, Office è più flessibile da questo punto di vista: Microsoft vende il software sapendo che potresti aggiornare il tuo dispositivo o sistema operativo e voler portare con te Office. Tuttavia, ci sono passaggi consigliati per garantire una transizione senza problemi.

1. Verifica il tipo di licenza Office e il numero di installazioni consentite

Come indicato nelle sezioni precedenti, assicurati di sapere se il tuo Office è:

Basato su abbonamento (Microsoft 365): in tal caso hai un numero definito di installazioni simultanee consentite (1, 5, ecc., a seconda del piano).
Acquisto una tantum (Office 2016/2019/2021 o un’altra versione tradizionale): consente in genere solo 1 PC alla volta (alcune edizioni più vecchie consentivano 1 PC + 1 portatile, ma ciò è cambiato nelle versioni più recenti). Le licenze moderne Home & Business o Professional permettono 1 installazione attiva.

Verifica anche se la licenza è collegata al tuo account Microsoft. Lo saprai se, durante l’installazione iniziale, hai dovuto accedere a office.com e accedere per scaricare Office, oppure se hai ricevuto un’email di conferma da Microsoft con il prodotto associato al tuo account. In tal caso, il trasferimento sarà gestito tramite il tuo account. Se invece hai solo un codice prodotto stampato o ricevuto via email da un rivenditore, potrebbe non essere collegato e dovrai utilizzare direttamente il codice durante l’installazione sul nuovo dispositivo.

2. Disattiva o disinstalla Office dal vecchio dispositivo

Prima di installare Office sul nuovo computer, rimuovi la licenza da quello vecchio:

Se è un abbonamento Microsoft 365: accedi alla sezione Account Microsoft – Servizi e abbonamenti. Trova l’abbonamento Microsoft 365 e vedrai l’elenco dei dispositivi in cui è installato. Clicca su “Disinstalla Office” o “Esci” per il vecchio computer che stai sostituendo. Questo libererà uno slot per il nuovo dispositivo. (Nota: puoi anche semplicemente aprire un’app di Office sul vecchio PC, andare su File > Account e cliccare su Esci per disconnettere la licenza.)
Se è un acquisto una tantum (es. Office 2019 Home & Business): non c’è un pulsante “disattiva” nell’app perché è consentita una sola installazione. In questo caso, disinstalla Office dal vecchio computer tramite il Pannello di controllo o Impostazioni > App. Inoltre, se la licenza è collegata al tuo account, puoi andare su office.com > Il mio account > I miei prodotti e controllare se hai l’opzione per installare su un altro dispositivo. Quando lo installerai su uno nuovo, Microsoft segnerà automaticamente quello vecchio come “non più in uso”. Infatti, per le licenze perpetue, Microsoft afferma che ogni volta che si attiva su un nuovo dispositivo, bisogna rimuovere il software dal precedente e non mantenere copie attive contemporaneamente.

Così facendo ti assicuri di rispettare le regole e di evitare conflitti di attivazione. Anche se a volte potresti saltare questo passaggio e installare semplicemente sul nuovo dispositivo (soprattutto se quello vecchio non funziona più), è sempre meglio rimanere entro il limite di installazioni attive.

3. Installa Office sul nuovo PC

Ora installiamo Office sul nuovo computer:

Vai su Office.com e accedi con l’account Microsoft che contiene la licenza (per Office 365 o Office 2016/2019 collegato). Dal pannello del tuo account, clicca su Installa Office. Scarica il programma di installazione ed eseguilo sul nuovo PC. Questo scaricherà e installerà la suite completa.
Se il tuo Office era un prodotto standalone con codice prodotto non collegato a un account, utilizza il metodo di installazione che hai a disposizione: può essere un programma di installazione scaricato, un file ISO o anche un DVD se si tratta di una versione più vecchia. Durante l’installazione o al primo avvio di Word/Excel, ti verrà chiesto di inserire il codice da 25 caratteri. Inseriscilo per attivare.

Una volta installato Office:

Accedi con il tuo account Microsoft all'interno di qualsiasi app di Office (es. apri Word > menu File > Account > clicca su “Accedi”) se non lo fa automaticamente. Questo confermerà l'attivazione se la licenza è collegata all'account.
Se hai utilizzato un codice prodotto, Office tenterà di attivarsi online. Assicurati di avere una connessione a Internet. Dovrebbe attivarsi correttamente se la chiave non è già in uso su un altro PC. Se appare un errore di attivazione, potrebbe esserti offerta l’opzione di Attivazione telefonica: chiama il numero fornito, segui le istruzioni automatiche per inserire un codice mostrato dalla procedura guidata e riceverai un codice di conferma per attivare Office sul nuovo dispositivo. Questo succede di solito quando la chiave è già stata usata e serve una verifica per confermare che si tratta di un trasferimento e non di una duplicazione.

Quindi, cosa succede alla vecchia installazione? Se hai seguito i passaggi, l'hai già disinstallata o hai effettuato il logout, quindi non sarà più considerata attiva. Con le licenze Microsoft 365, vedrai il cambiamento riflesso nell'elenco dei dispositivi autorizzati del tuo account. Per gli acquisti una tantum, basta smettere di usare la vecchia installazione. Ricorda la regola: nelle versioni Retail 2021, 2019 e 2016, puoi trasferire la licenza solo una volta ogni 90 giorni (salvo autorizzazione del supporto in caso di guasto hardware). Ciò significa che se la riattivi oggi sul nuovo PC, non provare a trasferirla di nuovo la settimana prossima—verrà probabilmente bloccata e sarà necessario contattare Microsoft.

4. Caso speciale: piccole imprese e Office

Per le piccole imprese che gestiscono più licenze Office, la situazione può variare leggermente:

Se la tua azienda utilizza Microsoft 365 Business (o Office 365 Business), le licenze sono probabilmente assegnate agli utenti tramite il portale amministrativo. In questo caso, “trasferire” significa riassegnare la licenza a un altro utente o dispositivo tramite la console di amministrazione, e l’utente deve solo accedere sul nuovo computer.
Se l’azienda ha acquistato più licenze Office Retail individuali (es. 5 chiavi di Office 2021 Home & Business per 5 PC), queste devono essere gestite come descritto prima: tenendo traccia di quale chiave è usata su quale PC e riutilizzandola sul dispositivo sostitutivo. La prassi migliore è collegarle ad account Microsoft aziendali per semplificare la gestione.
Se un PC è stato acquistato con Office OEM preinstallato (per risparmiare inizialmente), sappi che la licenza muore con il dispositivo. Per sostituirlo sarà necessario acquistare una nuova licenza.

Suggerimento visivo: Un diagramma di flusso che riassume il processo passo-passo di trasferimento di Office sarebbe molto utile: partendo da “La tua licenza è un abbonamento o perpetua?” e, in base alla risposta, mostrare: “Esci/Disinstalla dal vecchio dispositivo” → “Installa sul nuovo dispositivo” → “Attiva (accedi o inserisci chiave)” → “Fatto”. Questo aiuta ogni utente a seguire il percorso corretto in base alla propria situazione.

Gestione delle licenze Microsoft nelle piccole imprese

Parliamo ora più in dettaglio della gestione delle licenze Microsoft nelle piccole imprese, poiché questo pubblico ha esigenze specifiche per mantenere il software legale e funzionante al minor costo possibile. In una piccola azienda è comune avere più dispositivi e magari un budget limitato, quindi sfruttare al meglio le licenze esistenti durante l’aggiornamento dell’hardware è fondamentale. Ecco alcuni suggerimenti e scenari:

Inventario licenze

Mantieni un registro chiaro delle licenze in tuo possesso e del loro tipo. Ad esempio, annota i codici prodotto delle licenze Retail acquistate di Windows e indica su quale PC sono utilizzate. Se acquisti computer con Windows OEM, segnalali come non trasferibili ad altri hardware. Fai lo stesso per Office. Questo inventario ti aiuterà a determinare quali licenze possono essere riutilizzate quando un dipendente riceve un nuovo PC o quando si sostituisce un dispositivo obsoleto.

Account Microsoft aziendali

Valuta la possibilità di collegare le licenze Retail a un account Microsoft aziendale (può essere un account generale della società o account individuali dei dipendenti). Ad esempio, se hai 5 licenze Retail di Windows 10 Pro, puoi collegarle a 5 account Microsoft appartenenti alla tua organizzazione. Questo facilita la riattivazione della licenza semplicemente accedendo quando si cambia dispositivo o componente, evitando di dover contattare il supporto. Lo stesso vale per Office: ogni licenza Home & Business può essere collegata all’account Microsoft del dipendente che la utilizza. Se quel dipendente cambia computer, dovrà solo accedere di nuovo sul nuovo PC.

Utilizzo delle licenze Volume

Microsoft offre programmi di licenze Volume (come Microsoft Open License, Open Value, ecc.) in cui puoi acquistare un pacchetto di licenze (es. 5, 10, 20) con diritto a installarle su quel numero di dispositivi. Queste licenze di Windows o Office sono generalmente più economiche per unità e consentono all’azienda di riutilizzare le attivazioni quando un dispositivo viene dismesso e sostituito. Ad esempio, in un ambiente con 10 PC aggiornati ogni 4 anni, puoi usare licenze Volume per Windows 11 Pro così da riassegnare la licenza al nuovo PC quando uno viene sostituito. Nota che le licenze Volume di Windows sono solitamente aggiornamenti su una licenza di base esistente (cioè richiedono che il PC abbia già una licenza valida, spesso OEM). Per Office, le licenze Volume (Office Standard, Office Professional Plus con accordi Open) consentono anche reinstallazioni flessibili entro la quantità acquistata, gestite tramite chiave Volume (MAK) o server KMS interno.

Microsoft 365 per aziende

In alternativa, molte piccole imprese scelgono abbonamenti Microsoft 365 (Business Standard, Apps for Business, ecc.). Questi funzionano in base a utenti nominativi e non a dispositivi fissi. Ogni utente può installare Office su più dispositivi e l’azienda paga una tariffa mensile o annuale per utente. Il vantaggio è che cambiare hardware è semplice: basta installare Office sul nuovo dispositivo e far accedere l’utente. Per quanto riguarda Windows, Microsoft 365 Business Premium include il diritto di aggiornamento a Windows 10/11 Pro/Enterprise sui dispositivi registrati, assicurando che siano sempre coperti senza dover acquistare chiavi prodotto separate. Tuttavia, questo rientra nei modelli in abbonamento, che potrebbero non essere adatti a tutti.

Politiche interne e formazione

Assicurati che tutti in azienda comprendano che non è possibile copiare semplicemente il software da un PC a un altro. Spiega al tuo team che, se un computer viene dismesso, la sua licenza di Windows (se è Retail) può essere utilizzata sul dispositivo sostitutivo, ma che entrambi i dispositivi non possono usare la stessa chiave contemporaneamente. Lo stesso vale per Office: se un dipendente riceve un nuovo portatile, deve disinstallare o smettere di usare Office su quello vecchio. Stabilire queste buone pratiche aiuta a evitare problemi di conformità e errori di attivazione.

Esempio pratico aziendale

Immagina una piccola società di consulenza con 5 dipendenti. Avevano 5 vecchi PC, ciascuno con Windows 10 Pro Retail e Office 2019 Home & Business. Quando hanno aggiornato l’hardware, invece di acquistare 5 nuove licenze, hanno fatto quanto segue: hanno verificato che ogni licenza di Windows fosse Retail (lo era, perché erano state acquistate), hanno usato i comandi di disattivazione su ogni vecchio PC, installato Windows 10 sui nuovi dispositivi e inserito le stesse chiavi – tutte attivate senza problemi, risparmiando centinaia di euro.

Per Office, poiché ogni dipendente aveva Office collegato al proprio account Microsoft, hanno semplicemente installato Office 2019 sui nuovi dispositivi utilizzando l’account personale. All’apertura di Word, Office risultava già attivato (e nella pagina dell’account Microsoft, i nuovi dispositivi avevano sostituito quelli vecchi nell’elenco). Alla fine, l’azienda è riuscita a riutilizzare tutto il software legalmente e senza alcun costo aggiuntivo, grazie a una corretta gestione delle licenze.

Esempi pratici di trasferimento di licenze

Qui sotto trovi un paio di brevi casi reali che illustrano quanto spiegato, con dettagli tecnici specifici. Questi esempi mostrano scenari comuni degli utenti e come sono stati risolti passo dopo passo.

Esempio 1: Trasferimento di una licenza Retail di Windows 10 dopo un guasto hardware

Ana aveva un PC desktop assemblato su cui aveva attivato una licenza Retail di Windows 10 Pro acquistata online. Purtroppo, la scheda madre è stata danneggiata irreparabilmente a causa di una sovratensione. Ana ha colto l’occasione per assemblare un sistema più moderno e potente. Problema: come riattivare Windows 10 Pro sul nuovo hardware senza acquistare una nuova licenza?

Soluzione: Poiché si trattava di una licenza Retail, Ana poteva trasferirla. Non avendo accesso al vecchio sistema (a causa del guasto), non poteva eseguire slmgr /upk. Ha quindi assemblato il nuovo PC e installato Windows 10 Pro direttamente (saltando l’inserimento della chiave durante l’installazione). Al primo avvio, Windows risultava non attivato. Ana è andata su Impostazioni > Attivazione e ha cliccato su Risoluzione dei problemi. Ha selezionato l’opzione “Ho cambiato hardware di recente su questo dispositivo.” Dopo aver effettuato l’accesso con il suo account Microsoft – lo stesso collegato in precedenza alla licenza digitale – è apparso un elenco con il vecchio PC. L’ha selezionato come dispositivo associato alla licenza e ha confermato l’attivazione sul nuovo PC. In pochi secondi, è comparso il messaggio “Windows è attivato” sulla nuova macchina.

Dettaglio tecnico: La licenza digitale Retail di Ana, collegata al suo account, le ha permesso di riattivare Windows senza bisogno della vecchia scheda madre. Se non l’avesse collegata prima, avrebbe probabilmente dovuto contattare il supporto Microsoft – ma fortunatamente lo aveva fatto durante l’installazione originale.

Esempio 2: Spostamento di Office 2019 su un altro computer dopo l’aggiornamento

Juan è un professionista freelance che utilizza Office 2019 Home & Business nel suo lavoro quotidiano. Ha acquistato la licenza una tantum e installato Office 2019 sul suo vecchio portatile. In seguito ha acquistato un portatile più potente e voleva migrare Office 2019 su quest’ultimo. Problema: garantire che Office funzioni sul nuovo dispositivo senza violare la licenza.

Soluzione: Innanzitutto, Juan ha verificato che Office 2019 fosse collegato al suo account (lo era – poteva vederlo su Office.com). Sul vecchio portatile è andato su Pannello di controllo > Programmi e ha disinstallato Microsoft Office 2019 per liberare la licenza. Poi, sul nuovo portatile, è andato sul sito di Office e ha effettuato l’accesso. Ha scaricato l’installer di Office 2019 dalla sezione Servizi e abbonamenti. Dopo l’installazione, ha avviato Word e ha effettuato l’accesso con il suo account: Office ha riconosciuto immediatamente la licenza Home & Business e l’ha attivata. Tutti i documenti e le impostazioni sono rimasti intatti grazie a OneDrive.

Dettaglio tecnico: La licenza di Juan consente una sola installazione, ma Microsoft non l’ha bloccata perché è stato rilevato un solo dispositivo attivo (il nuovo portatile). Anche se non avesse disinstallato Office sul vecchio, l’attivazione sul nuovo dispositivo avrebbe probabilmente disattivato automaticamente quello vecchio (potrebbe essergli stato richiesto di effettuare nuovamente l’accesso o avvisato della presenza di un prodotto non concesso in licenza). L’intero processo ha richiesto meno di un’ora e non è costato nulla.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Can I transfer my Windows license to another computer?

Yes, depending on the type of license you have. If it's a Retail Windows license (purchased separately), you can transfer it to another computer that you own. You’ll need to deactivate it on the old device (for example, using slmgr.vbs /upk or by formatting the old PC) before activating it on the new one.

On the other hand, OEM licenses (those that come pre-installed on many factory PCs) cannot legally be transferred to another computer, as they are tied to the original hardware. Volume licenses can be reassigned to other machines within the same organization, following the terms of the volume agreement.

How can I know if my Office license is transferable?

You need to check the type of your Microsoft Office license. If it’s a Microsoft 365 (subscription), you don’t “transfer” the license—you simply install it on another computer by signing in, up to your allowed device limit (and you can deactivate an old device easily from your account). If it’s a perpetual license (Office 2016/2019/2021 one-time purchase), most of these are transferable to another PC you own, as long as it's installed on only one device at a time. For example, Office Home & Business 2019 can be moved to a new PC by uninstalling it from the previous one first.

A key indicator: if your license is linked to your Microsoft account (which is the case for most digital purchases nowadays), that means it’s a Retail license that can be reinstalled on another device via that account. However, if your Office came pre-installed or was bundled with your PC (OEM license), it cannot be transferred to another computer. You can always double-check your license terms in the documentation or on Microsoft’s website.

What happens if I already used my product key on another computer?

If you try to activate Windows or Office with a product key that is already in use on another active computer, the activation server will usually reject it, indicating the key has already been used or exceeded its activation limit. In that case, make sure you have deactivated or uninstalled the license from the previous computer. If you already did, online activation might still fail to recognize it (especially with Windows).

Solution: On Windows, you can use phone activation: the system will give you a phone number and codes; after confirming that the key is used on just one PC, you’ll receive an activation code. With Office, if something similar happens, launch the phone activation wizard. This validates that you are transferring—not duplicating—the license. A simpler option, if your license is linked to a Microsoft account, is to activate via your account instead of using the key directly, or manage installations from your account portal.

Lastly, if you have a subscription (like Microsoft 365) and you've reached the device limit, just deactivate one of the previous devices from your account and then sign in on the new one. Keep in mind: OEM keys cannot be reused on a second PC, so if that’s the case, the only solution is to purchase a valid new license.

In summary, transferring Windows and Office licenses is completely possible and legal in many cases—as long as you have the correct license type (mainly Retail or equivalent) and follow the proper steps. This allows you to save money and maximize the value of your software investment. We hope this step-by-step guide has been helpful. Whether you’re a home user upgrading your personal computer, a professional updating your work tools, or a small business renewing your devices, knowing these best practices will help you manage your Microsoft licenses efficiently and without hassle. Enjoy your new device with all your software running smoothly!