Tout ce que vous pouvez faire avec une licence de Project.

Analyse de Microsoft Project, le célèbre logiciel de gestion de Microsoft Project.

Avoir une licence Microsoft Project, vous donne accès au logiciel de gestion de projet de Microsoft, qui représente une option solide et fiable pour les équipes de projet expérimentées. Bien que le programme ait une courbe d'apprentissage plus élevée que d'autres alternatives sur le marché, il s'agit d'une excellente méthode pour gérer des projets compliqués lorsqu'elle est utilisée correctement. Une fois que vous aurez maîtrisé MS Project, il vous sera difficile de trouver un substitut proposant le même niveau de fonctionnalité.

Mais quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation du logiciel de gestion de projet de Microsoft, et est-il idéal d'obtenir une licence pour Project ?

Les avantages d'avoir une licence Microsoft Project :

Menu principal concentré: vous vous sentirez parfaitement à l'aise avec Microsoft Project si vous avez de l'expérience avec tout autre logiciel Microsoft.

L'interface est assez similaire à celle de Microsoft Excel. Et avouons-le, la plupart d'entre nous savent déjà comment utiliser Excel. Cependant, comme pour Excel, une compréhension approfondie des fonctionnalités du programme est nécessaire pour une performance optimale.

L'écran d'accueil présente un aperçu instantané des statistiques les plus vitales du système en un coup d'œil. Vous avez la possibilité de commencer un nouveau projet, de poursuivre le travail sur un projet précédemment enregistré ou de rechercher le matériel sur lequel vous avez travaillé ces derniers jours. Ceux qui travaillent sur de nombreux projets à grande échelle en même temps trouveront cela très utile.

Une grande variété d'approches de gestion de projet est prise en charge, contrairement à la plupart des produits similaires sur le marché. Ainsi, vous pouvez organiser vos projets comme vous le souhaitez en utilisant une licence de Project.

Le programme prend en charge Scrum, Kanban et les processus personnalisés. Il peut être utilisé pour la gestion de projets agiles ou en cascade, ou même une combinaison des deux.

Il suffit de quelques clics pour ajouter des notes et déterminer la durée et les tâches d'un projet. Lorsque vous utilisez Microsoft Project, vous pouvez le personnaliser pour l'adapter à votre approche unique de la gestion de projet.

Perspectives multiples du Project : dans Project, les utilisateurs ont la possibilité de basculer entre plusieurs perspectives différentes d'un projet pour mieux suivre son évolution. Le fait de disposer d'une liste ordonnée de tâches à accomplir sous forme de grille facilite la planification des projets.

Une vue de type tableau de bord Kanban est également disponible, offrant une représentation visuelle pratique de l'avancement global du projet.

Il est également possible de personnaliser les tableaux de travail selon vos spécifications exactes. En outre, Microsoft Project dispose d'une interface de diagramme de Gantt.

C'est utile pour garder une trace des dates et voir comment les différentes activités sont liées les unes aux autres.

Vous pouvez facilement basculer entre les deux perspectives pour mieux répondre à vos besoins actuels en matière de gestion de projet. Les membres de l'équipe ainsi que les chefs de projet apprécient cette capacité d'adaptation.

Rapports personnalisés : MS Project fournit des rapports complets. Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez inclure ou exclure les informations que vous souhaitez.

Les outils de rapport sont très simples pour un système aussi sophistiqué. Il suffit d'aller dans la section des rapports de la page et de cocher les cases à côté des éléments de données pertinents.

Des tableaux et autres supports visuels peuvent être ajoutés aux rapports pour faciliter la lecture des données.

Les rapports ont une mise en page soignée et sont faciles à distribuer. Ils sont utiles non seulement pour les rapports personnels, mais aussi pour les présentations aux cadres supérieurs et autres parties prenantes.

Time Tracker : le rapport de feuille de temps est un outil de Microsoft Project qui permet aux membres de l'équipe de suivre le temps qu'ils passent sur différentes tâches. C'est une technique fantastique pour enregistrer le travail de toute entreprise, projet ou autre.

Il est possible de faire plus avec le temps que de simplement enregistrer le temps passé sur une activité particulière.

Un utilisateur pourrait enregistrer le temps passé à la recherche et au développement d'un projet en marquant l'entrée comme telle sur la feuille de temps. La facturation, la paie et le calcul du coût du travail en bénéficient grandement.

Comme les capacités de suivi du temps ne sont pas standard dans le paysage des logiciels de gestion de projet, l'inclusion de cette fonction dans MS Project est un argument de vente majeur.

Gestion des ressources : les capacités de gestion des ressources de MS Project seraient considérées comme un autre outil avancé de gestion de projet.

Il ne s'agit pas nécessairement d'une fonctionnalité commune ou standard proposée dans d'autres solutions sur le marché, et il ne s'agit certainement pas d'un outil de débutant ou d'entrée de gamme. L'utilisation d'une licence de Project pour la gestion des ressources est un excellent moyen d'identifier les capacités des membres de votre équipe afin de pouvoir attribuer les tâches en conséquence.

En plus de la gestion des ressources humaines, MS Project prend en charge d'autres ressources liées au travail. Vous pouvez l'utiliser pour suivre les ressources telles que les matériaux, les équipements et les autres coûts liés au projet.

MS Project vous permet d'ajouter des tonnes de détails ici. Vous pouvez même ajouter une unité de mesure pour chaque ressource et saisir également les coûts associés.

Il prend en charge la gestion de projet à l'échelle : MS Project est une solution idéale pour les moyennes et grandes organisations.

Avec tant d'outils commercialisés pour les petites équipes et les start-ups, il est bon de voir que Microsoft Project excelle à s'adapter aux besoins des équipes plus importantes.

Si une organisation a des besoins complexes en matière de gestion de projet, il y a de fortes chances que MS Project puisse les résoudre. Lorsque ce logiciel est placé dans les bonnes-mains, il semble que tout soit possible.

Solutions en Cloud ou sur place : Microsoft Project est disponible sous forme d'abonnement logiciel en Cloud ou de solution sur place qui peut être installée sur un seul ordinateur local. L'option d'installation locale est de plus en plus rare dans les progiciels.

Si vous choisissez la solution locale, vous perdrez une partie de la possibilité de collaborer avec les membres de l'équipe au sein du logiciel. Mais il est toujours bénéfique d'avoir l'option disponible pour ceux qui préfèrent travailler uniquement en local plutôt que dans le Cloud.

Les inconvénients de Microsoft Project :

Pas pour les débutants : Microsoft Project n'est pas une solution de gestion de projet de niveau facile. En fait, il ne s'adresse même pas aux personnes qui ne connaissent que les concepts de gestion de projet.

Le logiciel est conçu pour les chefs de projet et les utilisateurs techniques expérimentés. Vous aurez besoin de plus que des connaissances techniques générales pour comprendre le fonctionnement de MS Project. Si vous ne faites pas partie de cette catégorie, vous aurez des problèmes avec le logiciel, et aussi avec vos projets.

Mauvaise communication au sein de l'application : en termes de communication d'équipe, MS Project peut être amélioré. Vous ne pouvez pas envoyer rapidement un message ou un ping à un membre de l'équipe au sein de la plateforme.

Cela dit, Microsoft dispose de tonnes d'autres outils de communication. On peut supposer que la plupart des équipes MS Project sont des organisations Microsoft. Vous devrez donc utiliser Teams, Outlook, Skype, Yammer ou un autre outil Microsoft pour communiquer avec votre équipe. Ces fonctionnalités ne sont pas dupliquées dans MS Project lui-même.

Manque d'intégrations : en ayant une licence Project, vous ne jouez pas vraiment avec d'autres outils d'entreprise, surtout ceux qui ne font pas partie de la famille Microsoft. Il ne se connecte pas non plus à Zapier, qui est une ressource en ligne populaire pour synchroniser des applications tierces qui ne sont pas nativement liées les unes aux autres.

Si vous souhaitez intégrer votre outil de gestion de projet à d'autres plateformes telles que Salesforce ou Slack, MS Project ne sera pas une solution idéale pour vos besoins. En revanche, si vous utilisez Office 365 et d'autres outils Microsoft, MS Project s'intégrera parfaitement.

Courbe d'apprentissage abrupte : MS Project ne fait pas partie de ces outils auxquels vous vous inscrivez aujourd'hui et qui vous permettent de commencer à gérer des projets en quelques minutes. La courbe d'apprentissage est certainement plus importante, notamment lors de l'intégration de nouveaux utilisateurs. MS Project part du principe que les utilisateurs sont déjà familiarisés avec les concepts généraux de la gestion de projet.

À partir de là, il vous suffit d'apprendre à utiliser le logiciel. Il existe de nombreuses ressources et tutoriels de Microsoft qui expliquent comment faire certaines choses au sein de la plate-forme. Toutefois, vous devez d'abord savoir ce qu'il faut rechercher. Même les utilisateurs expérimentés auront besoin d'un certain temps pour s'habituer au logiciel de gestion de projet de Microsoft.

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