Qu'est-ce que Microsoft Project et à quoi sert-il ?

Que peut-il vraiment faire et comment le fait-il ? Le produit a évolué depuis son lancement et nous vous en parlons aujourd'hui.

C'est un programme qui est une norme depuis longtemps. Pourtant, comme un sombre mystère, Microsoft Project est à la fois intriguant et opaque. Prenons le temps de l'explorer et, au cours de ce voyage, nous déterminerons s'il s'agit du bon logiciel de gestion de projet pour vous et votre entreprise.

Qu'est-ce que le MSP ?

Microsoft Project (MSP) est un logiciel de gestion de projet conçu pour permettre aux chefs de projet de contrôler leurs projets.... oui, vous l'avez deviné ! Leurs projets. En fonction de votre plan, Microsoft Project vous permet de planifier et d'assigner des tâches, de gérer des ressources, d'exécuter des rapports et bien plus encore. Il offre une gamme complète de services et a rapidement dominé le domaine des logiciels de gestion de projets lors de son lancement.

Microsoft Project fait partie de la suite de produits Microsoft Office, mais n'est pas fourni avec d'autres programmes Office tels que Word, Excel et Outlook. Deux éditions sont disponibles, l'édition standard et l'édition professionnelle, plus largement utilisée. Tous deux partagent un format de fichier unique, appelé MPP.

Vous avez également différentes années : 2016, 2019 et 2021.

Il a été commercialisé pour la première fois en 1984, mais la première version Windows est sortie en 1990. L'année suivante, Microsoft a créé une version de Project pour Mac, mais elle a été rapidement abandonnée et, en 1994, elle n'était plus vendue au public. Microsoft Project n'est actuellement pas compatible avec les ordinateurs Mac, mais il existe une solution de contournement si vous devez exécuter MS Project pour Mac.

Caractéristiques de Microsoft Project

Les chefs de projet et leurs équipes ont besoin de nombreuses fonctionnalités pour mieux gérer leur travail, et Microsoft Project en possède plusieurs. Toutefois, pour un aperçu complet, voici une liste de toutes les fonctionnalités disponibles :

1. Vue en grille : Une vue de projet qui est utilisée pour planifier et gérer des projets avec une liste de tâches.
2. Vue tableau de bord : Une vue tableau de bord "Visual Kanban" qui permet de gérer le flux de travail et le statut.
3. Vue chronologique : le traditionnel "diagramme de Gantt" utilisé pour planifier les tâches le long de la chronologie d'un projet.
4. Communication et collaboration : Différentes équipes peuvent travailler ensemble sur des projets.
5. Co-rédaction : les parties prenantes et les membres de l'équipe travaillent ensemble pour modifier et mettre à jour les listes de tâches et les calendriers.
6. Rapports : rapports préétablis permettant de suivre les progrès, les ressources, les programmes et les portefeuilles.
7. Feuille de route : suivre les programmes et les portefeuilles de projets.
8. Feuilles de temps : Collecte des heures de travail liées ou non à un projet pour la paie et la facturation.
9. Gestion des ressources : gérer les ressources en demandant et en assignant des tâches.

Avantages et inconvénients de Microsoft Project

Rien n'est parfait. Même Microsoft Project a ses inconvénients. Si vous envisagez de l'essayer, prenez le temps d'examiner ses avantages et ses inconvénients, ci-dessous :

Pour :

• L'un des principaux avantages est qu'il s'agit d'un produit Microsoft, qui s'intègre donc aux autres produits de la société, notamment Office 365, mais aussi Skype et Sharepoint.
• Il possède une interface similaire à celle des autres produits MS.
• Il est sur le marché depuis longtemps et ses caractéristiques ont évolué au fil du temps.
• Il fait partie de Microsoft et bénéficie de la fiabilité et de l'assistance d'une société aussi bien établie.
• Il dispose d'outils de gestion financière qui aident les chefs de projet à estimer les budgets.
• Il peut faire l'objet d'une licence en tant qu'application de bureau, telle que celle que nous proposons. Certaines organisations préféreront cette solution plutôt qu'une solution en nuage.
• Il dispose de modèles pour aider les utilisateurs à démarrer, ce qui permet de gagner du temps.

Contre :

Bien que Microsoft Project soit une solution basée sur le cloud, elle présente plusieurs inconvénients. Même avec Sharepoint, qui est conçu pour tirer parti du cloud, Project présente des limites majeures dans le cloud.
Il est difficile à apprendre et à utiliser. Beaucoup de temps et d'efforts, voire une formation intensive, doivent être investis avant que les chefs de projet et leurs équipes ne se sentent à l'aise avec le logiciel. Cela ajoute du temps au projet pendant la phase de mise en œuvre.
Il ne peut être partagé. Comme mentionné ci-dessus, les fichiers sont enregistrés au format MPP, un format propriétaire, donc si vous n'utilisez pas Microsoft Project, vous ne pouvez pas lire ces fichiers. Cela crée beaucoup d'obstacles inutiles lors du partage des fichiers du projet.

Conclusion

Microsoft Project est un outil qui vous aidera à améliorer la productivité des équipes de travail de votre entreprise, car vous serez en mesure de réduire le temps habituellement consacré à la planification et à l'organisation des tâches. Vous pouvez également le combiner avec Microsoft Teams pour une meilleure communication entre les membres de l'équipe. Il n'y aura plus d'excuse pour ne pas finir vos projets à temps .

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