Power Automate : Améliorez votre productivité en quelques clics

Power Automate est un outil permettant de développer des processus automatisés impliquant plusieurs programmes et services. Vous pouvez automatiser un large éventail d'actions telles que des alertes, des rappels, des approbations, la synchronisation de fichiers, la collecte de données et le transfert de données commerciales entre systèmes. 

Power Automate Desktop, disponible en installation gratuite pour Windows 10, permet également d'automatiser des opérations en mode local à l'aide de flux de travail de bureau. Windows 11 comporte un nouveau bouton du menu Démarrer pour Power Automate. 

L'application nous aide à faire plus en moins de temps en quelques clics de souris, ce qui augmente notre productivité.

Power Automate ou Microsoft Flow 

Avant de devenir un composant de la Power Platform et d'être appelé Power Automate, il était connu sous le nom de Microsoft Flow. 

Son principal avantage par rapport à Microsoft Flow est qu'il intègre une nouvelle technologie appelée RPA (Robotic Process Automation), qui automatise les opérations commerciales en faisant un usage intensif de bots (abréviation de robots) dans une grande variété de processus avec ou sans assistance.

Étant donné que elle est fourni avec Microsoft365, l'application gagne en popularité.

Guide d'utilisation

Vous pouvez utiliser Power Automate avec un compte gratuit Microsoft 365 Business ou Education ; cependant, le compte gratuit ne vous permet pas de partager des flux, et la quantité d'accès dont vous disposez à l'outil dépend de la licence que vous achetez. 

Power Platform donne également accès à l'application, ou vous pouvez acheter une licence Microsoft Power Automate.

Voici un lien vers le site web de Microsoft où vous pouvez en savoir plus sur les différents plans et les coûts associés. Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 90 jours du produit. 

Power Automate & Power Platform

Power Apps, Power BI, Power Automate et Power Virtual Agent constituent la Power Platform, qui comprend désormais également Power Automate.

Mais quel est le but de chaque programme ?

• Power Automate, dont la fonction principale est de faciliter le développement de flux de travail automatisés sans programmation. 

• Apps, où vous pouvez créer rapidement et facilement des applications professionnelles sans expérience du codage. 

• BI, pour analyse de données ; cela semble simple, mais ce n'est pas le cas.

• Virtual Agents est un puissant créateur de bots virtuels intelligents, doté d'une interface graphique intuitive. 

L'un des principaux avantages de ces outils est que tout le monde peut les utiliser ; il n'est pas nécessaire d'avoir une quelconque expérience de la programmation ou du développement d'applications pour les utiliser. 

Utilisation

Lorsque vous utilisez l'application, vous pouvez créer des processus automatisés sans aucun code, ou avec très peu de code, une technique connue sous le nom de Low Code.

Power Automate est un outil pour l'utilisateur final qui vous permet de créer des processus automatisés grâce à l'utilisation de modèles ; vous pouvez ensuite utiliser ces modèles tels quels ou y apporter de simples modifications pour répondre à vos besoins actuels. Par le passé, les processus d'automatisation étaient réservés aux personnes qui savaient programmer. 

Si aucun des flux préemballés ne répond à vos besoins, il est très facile de créer le vôtre à partir de rien ; dans 95 % des cas, aucun codage n'est nécessaire. 

Plus de 500 sources de données et toute API publique sont accessibles avec Power Automate. 

Ce programme a également la capacité d'automatiser les tâches de routine du bureau en utilisant la RPA. Comme vous pouvez vous y attendre, cela permet de gagner un temps considérable dans l'exécution de tâches telles que la recherche d'informations sur le web, la création et la transmission de rapports par courrier électronique ou le transfert de données entre programmes. 

Supposons, par exemple, que vous ayez besoin d'extraire chaque semaine des données d'un site Web, puis de les transférer vers Excel, où vous utilisez un modèle prédéfini pour créer des rapports à distribuer aux différentes parties prenantes. 

Tous ces processus laborieux peuvent être automatisés en quelques clics dans l'édition de bureau de Power Automate. 

Applications Power

L'objectif de Power Automate et de Microsoft Power Apps est d'aider les entreprises à atteindre leurs objectifs en matière de développement d'applications grâce à des solutions prêtes à l'emploi et à faible coût qui permettent aux personnes non techniques de créer des applications Web et mobiles.

Notez que Power Apps et Power Automate font tous deux partie de la plateforme Power, ils fonctionnent donc ensemble de manière transparente pour permettre aux utilisateurs de créer des applications et de lier des processus, respectivement. 

Dans l'intégration Power Apps de Power Automate, l'utilisateur peut concevoir l'un des deux types de flux disponibles : 

• Direct : Les Power Apps permettent de créer des flux de travail automatisés ou interactifs en cliquant sur un bouton ou à partir de n'importe quelle commande.

• Indirectes : qui ne sont pas traitées en temps réel et peuvent prendre jusqu'à 5 minutes. 

Comme Power Apps et Power Automate nous permettent de construire la logique de nos applications, ils sont inextricablement liés. 

Power Bi

Ce programme s'intègre à Power Automate afin que vous puissiez automatiser des opérations fastidieuses sans quitter l'interface Power BI. 

Avant d'exporter un fichier Power BI, il se peut que nous voulions apporter quelques modifications, puis informer le destinataire de la réussite de l'exportation, avec l'heure et la date.

Guide d'utilisation de Power Automate 

Il est facile de voir combien de temps vous gagnerez en utilisant Power Automate, puisque vous n'aurez pas à effectuer manuellement des tâches répétitives, mais creusons davantage pour examiner les nombreux types de flux qui peuvent être réalisés à l'aide de cet outil. 

Voici les trois principaux flux que nous pouvons générer : 

Nuage:

Il existe trois types de flux dans le nuage, selon que l'on souhaite qu'ils se produisent automatiquement, instantanément ou avec une certaine planification préalable:

• Automatique : la réception d'un courriel, la modification d'un élément dans une liste SharePoint ou l'arrivée d'un tweet avec un hashtag spécifique peuvent déclencher un flux automatisé. 

• Instantané : les flux instantanés sont déclenchés en appuyant sur un bouton sur un ordinateur ou un appareil mobile. Cette fonction est utile car nous avons tous un certain nombre de tâches de routine que nous aimerions effectuer en un instant, comme envoyer un rappel à notre équipe. 

• Programmées : elles peuvent être programmées pour se produire régulièrement (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc.) ou à un moment prédéterminé. Par exemple, nous pouvons envoyer un formulaire ou une enquête à un ensemble d'utilisateurs à un moment donné, ou nous pouvons envoyer un rapport au responsable tous les vendredis avec un lien vers celui-ci. 

Bureau:

Les applications de bureau et les applications Web peuvent bénéficier des capacités d'automatisation des processus de Power Automate Desktop. Notez également que Power Automate Desktop est inclus dans Windows 11. 

Des transferts de données de routine aux procédures d'entreprise complexes, nous pouvons tout automatiser avec Power Automate for Desktop. 

Processus d'affaires:

Pour être guidés dans les procédures par défaut d'une organisation, les consommateurs n'ont qu'à accéder à ces outils. Par exemple, on peut demander aux utilisateurs de saisir toujours les mêmes informations de la même manière, selon un ensemble de règles ; c'est comme s'ils avaient un manuel à suivre. 

Bien que les flux de processus d'entreprise reposent sur les mêmes technologies que les autres processus, les capacités qu'ils offrent sont très différentes, et les exigences en matière de formation sont réduites au minimum, car les utilisateurs doivent uniquement suivre les étapes prescrites du processus. 

Power Automate & Connexions

Le lien entre deux points dans un flux est crucial. La connexion de Power Automate à un service ou à un programme est similaire à la connexion d'un appareil mobile à une application. 

Les connecteurs sont définis comme des composants qui permettent à un système de communiquer avec un autre en utilisant un langage commun. 

Les connexions Power Automate peuvent être gratuites avec la licence de base ou premium (cette dernière nécessite un supplément) pour plus de fonctionnalités. Nous avons noté précédemment qu'il y a déjà plus de 500 connexions auxquelles nous pouvons nous connecter en utilisant Power Automate, et que ce nombre augmente quotidiennement. 

Les connecteurs fournissent un ensemble d'activités, souvent décomposées en actions et en déclencheurs, qui peuvent être utilisées dans les processus et les programmes. 

Parfois, nous avons besoin d'appeler des API, des services ou des systèmes qui ne sont pas inclus dans l'ensemble standard de connecteurs, il est donc bon de savoir que nous pouvons construire les nôtres. 

Comme je l'ai dit, Microsoft met constamment à jour Power Automate avec de nouvelles connexions, et vous pouvez utiliser un flux préconstruit pour être averti lorsque l'un de ces nouveaux connecteurs est disponible. 

Les utilisateurs de Power Automate se connectent souvent à des services populaires tels que OneDrive, Outlook, Twitter, SharePoint, etc. Si nous avons en tête un appareil mobile, nous pouvons également établir un lien par le biais d'une application. 

Prenons un exemple : le flux Twitter de notre entreprise publie des tweets avec un certain hashtag ; ces tweets doivent être rassemblés dans une liste Excel ou SharePoint, et la connexion dans ce cas est Twitter afin que nous puissions facilement partager ces informations.

Variables de développement de flux Power Automate 

En plus du lien, les autres éléments nécessaires à la création d'un flux Power Automate sont le déclencheur d'événement et l'action (ou les actions) que le déclencheur provoque. 

Les flux de travail basés sur le cloud computing commencent par un événement appelé "déclencheur", qui peut être déclenché immédiatement, manuellement ou à une date et une heure ultérieures. 

L'exemple ci-dessus a démontré l'utilisation de Twitter comme connexion et l'arrivée d'un message avec un certain hashtag comme déclencheur. 

Toutefois, le flux devra effectuer une ou plusieurs tâches, qui sont les actions. Dans l'exemple ci-dessus, le connecteur était Twitter, le déclencheur était l'arrivée d'un message contenant un hashtag spécifié, et l'action consistait à exporter le contenu du message vers un tableur ou un système de gestion de documents. 

Comparaison entre Power Automate et Zapier 

Zapier est largement utilisé dans le monde de l'entreprise comme un moyen de rationaliser les tâches de routine. 

Il est similaire à Power Automate en ce sens qu'il offre un grand nombre de modèles de flux préconstruits qui peuvent répondre à nos exigences de base sans qu'il soit nécessaire d'écrire un quelconque code, une interface facile à naviguer, la possibilité de se connecter à plus de 3 000 applications différentes et un personnel de soutien très utile. 

Il présente certains avantages, mais aussi des inconvénients importants, tels qu'un prix élevé, une courbe d'apprentissage abrupte et un éditeur qui n'est pas idéal pour créer des flux complexes. 

Power Automate est un meilleur remplacement pour la plupart des tâches effectuées par Zapier, car il est conçu pour le travail en équipe, possède une interface utilisateur intuitive et peut être partagé entre les membres de l'équipe. 

D'un point de vue économique, Power Automate est préférable à Zapier car il fournit plus d'actions et de tâches pour le même prix. En comparaison, Power Automate fournit jusqu'à cinq fois plus. 

Le cryptage des données, les restrictions de conservation et les pistes d'audit ne sont que quelques-uns des moyens par lesquels Power Automate surpasse Zapier en termes de fiabilité et de sécurité. 

Conclusions

Comme vous pouvez le constater, Power Automate est une solution qui vise à simplifier l'expérience de l'utilisateur avec des procédures automatisées, qu'il s'agisse de processus commerciaux simples ou sophistiqués, afin qu'il puisse économiser du temps et des efforts lors de l'exécution d'activités banales. 

Nous avons vu qu'il fonctionne bien avec le reste des applications de la Power Platform, et il peut déjà être utilisé pour se connecter à plus de 500 services - notez que Microsoft étend constamment son catalogue de connexions disponibles. 

Que vous soyez un utilisateur ou un technicien, je pense que c'est une bonne idée de comprendre comment utiliser Power Automate afin de pouvoir commencer à gagner du temps et à vous concentrer sur ces activités répétitives dans votre vie quotidienne. 

Grâce à Power Automate, vous ne devez effectuer le travail de base qu'une seule fois, ce qui vous évite de répéter sans cesse les mêmes actions.

Avez-vous des questions?

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Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre équipe du service clientèle. 

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