Microsoft Office 365 : avantages et inconvénients

Microsoft a apporté un changement assez important à sa nouvelle plate-forme SharePoint. Le nouveau SharePoint Online, qui est disponible avec Office 365, comprend une variété de fonctionnalités. Le passage de Microsoft au cloud avec la nouvelle version d'Office 365/ SharePoint Online est accepté par beaucoup à bras ouverts, mais malgré cela, certains responsables hésitent à transférer leur contenu important vers le cloud.

Votre décision doit être prise en tenant compte des exigences de votre activité, du type d'activité que vous exercez et de la taille de votre entreprise, ainsi que des besoins de l'utilisateur final. Microsoft Office 365 comporte plusieurs niveaux d'abonnement avec des engagements annuels pour les petites entreprises comme Office for Home and Business, l'enseignement avec Office for Students, et même les organisations gouvernementales.

Le produit est basé sur le cloud et offre un large éventail d'options. Toutefois, si votre entreprise est soumise à des restrictions réglementaires strictes en matière de sécurité des clients, vous devrez très probablement garantir des niveaux de sécurité et des protocoles d'archivage des courriers électroniques.
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Avantages de Microsoft Office 365

Voici quelques-uns des avantages du programme. Vous voudrez sûrement l’obtenir.

Rentabilité

Lorsqu'il s'agit de payer des licences, Office 365 est certainement le moins cher, en fonction du nombre d'utilisateurs dont votre bureau a besoin. Grâce à son modèle d'abonnement, vous recevrez automatiquement les mises à jour, de sorte que vous n'aurez pas à payer pour un nouveau logiciel chaque fois que Microsoft sortira une nouvelle version. Et comme vous payez par utilisateur, vous ne payez que pour les ressources que vous utilisez.

Unité de stockage

Chacun de vos utilisateurs aura accès à One Drive, qui, selon votre niveau de service, offre jusqu'à 1 téraoctet de stockage, par utilisateur, dans un environnement en nuage. Vous pourrez partager et synchroniser des fichiers sur une base limitée grâce à certaines fonctionnalités basées sur les autorisations. Si vos utilisateurs ont besoin d'un espace de stockage supplémentaire, vous pouvez facilement l'acheter aussi.

Accès facile aux archives

Un autre grand avantage est que les plans Office 365 offrent un accès à Word, Excel, PowerPoint et d'autres programmes par le biais d'une version web en ligne du programme. Cela sera très bénéfique pour ceux qui voyagent ou travaillent à distance. Grâce à cette fonction, vous pourrez ouvrir et modifier vos documents à partir de n'importe quel appareil et navigateur. Il existe également des applications mobiles disponibles dans le même but, vous pouvez les télécharger et les essayer.

Le courrier électronique est accessible et abordable

Vous pouvez accéder à votre courrier électronique à tout moment et en tout lieu, car Office 365 Outlook est hébergé dans le nuage. La plupart des options de messagerie Office ne nécessitent pas d'administrateur ou de serveur d'échange hébergé, ce qui les rend abordables pour les petites entreprises.

La plupart des plans sont gérés par une interface conviviale qui ne nécessite pas du tout l'intervention d'un professionnel de l'informatique. Mais si votre entreprise est importante et nécessite des contrôles plus robustes, de nombreuses versions pour entreprises disposent d'une interface PowerShell qui gère les autorisations pour le courrier électronique et d'autres programmes.

Évolutivité

Comme tout ce qui est construit dans le nuage, Office 365 permet également à votre entreprise de passer d'un utilisateur à environ 300 utilisateurs. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, Office 365 ne vous laissera pas tomber. Il s'adaptera à vos besoins.

Outils supplémentaires

Skype, SharePoint et Lync Online sont les fonctionnalités supplémentaires disponibles dans Office 365. Ils seront plus propices à la communication et à la collaboration dans votre entreprise.

Continuité des activités

Construit sur la plateforme Microsoft Azure, Office 365 offre une infrastructure fiable et sécurisée.

Il est temps de découvrir les inconvénients du programme Office 365.

Venons-en aux inconvénients ! Parce que oui, rien n'est parfait. C'est pourquoi nous devons mentionner les désavantages d'Office 365, bien qu'ils ne soient pas très sérieux.

Considérations de coûts

Il existe souvent des options budgétaires, par exemple Cap-Ex ou Op-Ex, ou votre activité peut être saisonnière et les frais récurrents peuvent être dus à des contraintes budgétaires. Ainsi, si l'abonnement Office 365 est souvent plus rentable pour de nombreuses entreprises, il ne convient pas aussi bien à votre activité saisonnière.

Configuration de l'infrastructure

Office 365 étant construit dans le nuage, la flexibilité et la personnalisation sont moindres. Si vous avez une configuration hybride (combinaison de cloud et on-prem), vous pouvez avoir besoin de l'intervention d'un tiers ou de modules complémentaires lorsqu'il s'agit d'autres outils de collaboration ou de courriers électroniques.

Sécurité des données

Vos données ne résident pas, comme c'est le cas avec toute autre solution basée sur le cloud. Elles se trouvent ici sur un serveur Microsoft. De nombreuses entreprises considèrent qu'il s'agit d'une option sûre, mais certains secteurs, tels que le sanitaires et le financier, sont liés par des restrictions réglementaires et exigent que les données soient stockées en permanence. Microsoft propose également des options pour ces entreprises, mais elles sont plus coûteuses et peuvent ne pas répondre entièrement aux exigences.

Archivage des courriers électroniques et eDiscovery

En ce qui concerne les outils d'archivage et d'eDiscovery, Office 365 a des limites. Si votre entreprise est réglementée, vous devez vous assurer que votre plan d'archivage et de conservation des courriers électroniques n'est soumis à aucune restriction. Bien qu'Office 365 dispose d'un outil d'eDiscovery, celui-ci ne fait pas nécessairement partie de votre plan ou n'est pas facile à gérer. Examinez toutes ces fonctionnalités avant de migrer vers Office 365. Pour garantir la conformité, vous devrez peut-être ajouter un fournisseur de services d'archivage de courrier électronique tiers.

Frais et limitations des courrier électronique

Contrairement aux serveurs Exchange sur site, le nombre d'courrier électronique pouvant être envoyés et reçus en une journée est limité. Tout cela varie en fonction de l'abonnement et Microsoft s'efforce d'améliorer la taille et le quota. Avant de passer à Office 365, votre entreprise devrait se renseigner à ce sujet.

La technologie progressant chaque jour, l'évaluation des avantages et des inconvénients de toute plate-forme nécessite une recherche approfondie qui commence au sein de votre entreprise. Il ne fait aucun doute que Microsoft Office 365 permet à de nombreuses entreprises d'économiser de l'argent et de tirer parti de l'informatique dématérialisée. Toutefois, vous devrez peut-être examiner et étudier en profondeur les limites de cette solution et envisager des solutions de travail ou l'ajout de fournisseurs tiers si nécessaire.

Vous envisagez de migrer votre entreprise vers Microsoft 365 ? Chez Licendi nous pouvons vous simplifier la tâche.