Power Automate: mejora tu productividad con unos cuantos clics

Power Automate es una herramienta para desarrollar procesos automatizados que implican varios programas y servicios. De este modo, podrás automatizar una gran variedad de acciones. Por ejemplo las alertas, los recordatorios, aprobaciones, la sincronización de archivos, recopilación de datos y transferencia de datos empresariales entre sistemas. 

La aplicación de Desktop, disponible para su instalación gratuita para Windows 10, también permite automatizar operaciones en modo local haciendo uso de los flujos de trabajo del escritorio. Windows 11 cuenta con un nuevo botón del menú Inicio para esta aplicación. 

Esta apliación nos ayuda a hacer más cosas en menos tiempo. Y todo esto con sólo unos pocos clics del ratón, lo que a su vez aumenta nuestra productividad. 

Power Automate o Microsoft Flow 

Antes de ser un componente de la Power Platform y llamarse Power Automate, era conocido como Microsoft Flow. 

La principal ventaja de Power Automate frente a Microsoft Flow es que incluye una nueva tecnología llamada RPA (Robotic Process Automation), que automatiza las operaciones de negocio haciendo un uso extensivo de bots (abreviatura de robots) en una amplia variedad de procesos tanto atendidos como desatendidos. 

Al estar incluido en Microsoft365, está ganando adeptos. 

Guía de uso de Power Automate 

Puedes utilizar Power Automate con una cuenta gratuita de Microsoft 365 Business o Education; pero, la cuenta gratuita no te permite compartir flujos, y la cantidad de acceso que tienes a la herramienta depende de la licencia que compres. 

Power Platform también proporciona acceso a Power Automate, o puedes comprar una licencia de Microsoft directamente. 

Aquí hay un enlace a la página web de Microsoft donde puede obtener más información sobre los distintos planes y sus costes asociados. Puedes inscribirte para una prueba gratuita de 90 días del producto. 

Power Automate & Power Platform

Power Apps, Power BI, Power Automate y Power Virtual Agent conforman la Plataforma Power, que ahora también incluye Power Automate.

Pero, ¿para qué sirve cada programa?

• Power Automate, cuya función principal es facilitar el desarrollo de flujos de trabajo automatizados sin programación. 

• Apps, aquí puedes crear de forma rápida y sencilla aplicaciones empresariales sin necesidad de tener experiencia en codificación. 

• BI, para análisis de datos; que suena simple, pero no lo es.

• Virtual Agents es un potente creador de bots virtuales inteligentes, con una interfaz gráfica de usuario intuitiva. 

Una de las mayores ventajas de estas herramientas es que cualquiera puede utilizarlas; no se necesita ninguna experiencia en programación o desarrollo de aplicaciones para utilizarlas. 

Usando Power Automate

Cuando se utiliza Power Automate, se pueden construir procesos automatizados sin código en absoluto, o con muy poco código, una técnica conocida como Low Code. 

Power Automate es una herramienta para el usuario final que te permite crear procesos automatizados mediante el uso de plantillas; luego puedes utilizar estas plantillas tal cual o hacerles sencillas modificaciones para adaptarlas a tus necesidades actuales. Antes, los procesos de automatización estaban reservados a personas que sabían programar. 

Si ninguno de los flujos preconfeccionados se ajusta a tus necesidades, es muy sencillo crear los tuyos propios desde cero; en el 95% de las situaciones, no es necesario codificar. 

Más de 500 fuentes de datos y cualquier API pública son accesibles con Power Automate. 

Este programa también tiene la capacidad de automatizar tareas rutinarias de escritorio utilizando RPA. Como es de esperar, esto puede ahorrar significativamente el tiempo necesario para realizar tareas. Como por ejemplo la búsqueda de información en la web, la creación y entrega de informes a través del correo electrónico o el movimiento de datos entre programas. 

Digamos, por ejemplo, que tienes una necesidad semanal de extraer datos de un sitio web y luego transferirlos a Excel, donde utilizas una plantilla predefinida para crear informes para distribuirlos a varias partes interesadas.

Todos estos laboriosos procesos pueden automatizarse con sólo unos pocos clics en la edición de escritorio de Power Automate. 

Power Apps

El propósito tanto de Power Automate como de Power Apps de Microsoft es ayudar a las empresas a cumplir sus objetivos de desarrollo de aplicaciones con soluciones de bajo código listas para usar que permiten a personas sin conocimientos técnicos crear aplicaciones web y también para móviles.

Ten en cuenta que tanto Power Apps como Power Automate forman parte de la plataforma Power. Por lo que funcionan perfectamente juntos para permitir a los usuarios crear aplicaciones y vincular procesos, respectivamente. 

En la integración de Power Apps de Power Automate, el usuario puede diseñar uno de los dos tipos de flujos disponibles: 

• Directos: Las Power Apps permiten crear flujos de trabajo automatizados o interactivos con el clic de un botón o desde cualquier control.

• Indirectos: que no se procesan en tiempo real y pueden tardar hasta 5 minutos en completarse. 

Como Power Apps y Power Automate nos permiten construir la lógica de nuestras aplicaciones, están inextricablemente entrelazados. 

Power Bi

Este programa se integra con Power Automate para poder automatizar operaciones tediosas sin salir de la interfaz de Power BI. 

Es posible que, antes de exportar un archivo de Power BI, queramos realizar algunos cambios y luego notificar al destinatario la finalización con éxito de la exportación junto con la hora y la fecha.

Guía del usuario de Power Automate 

Es fácil ver el tiempo que ahorrarás utilizando Power Automate, ya que no tendrás que hacer manualmente tareas repetitivas. Pero profundicemos para examinar los muchos tipos de flujos que se pueden hacer utilizando esta herramienta. 

Aquí están los tres flujos principales que podemos generar: 

De Nube:

Hay tres tipos de flujos dentro de la nube, dependiendo de si queremos que se produzcan de forma automática, instantánea o con alguna programación previa:

• Automática: La recepción de un correo electrónico, la alteración de un elemento en una lista de SharePoint o la llegada de un tuit con un hashtag específico pueden poner en marcha una secuencia automatizada. 

• Instantáneo: Los flujos instantáneos se activan pulsando un botón en un ordenador o dispositivo móvil. Esto es útil ya que todos tenemos una serie de tareas rutinarias que querríamos hacer en un instante, como enviar un recordatorio a nuestro equipo de Teams. 

• Programados: pueden configurarse para que se produzcan de forma periódica (diaria, semanal, mensual, etc.) o a una hora predeterminada. Por ejemplo, podríamos enviar un formulario o una encuesta a un conjunto de usuarios en un horario determinado, o podríamos enviar un informe al responsable cada viernes con un enlace al mismo. 

Escritorio:

Tanto las aplicaciones de escritorio como las web pueden beneficiarse de las capacidades de automatización de procesos de Power Automate Desktop. Además, ten en cuenta que está incluido en Windows 11. 

Desde las transferencias de datos rutinarias hasta los intrincados procedimientos corporativos, podemos automatizarlo todo con Power Automate para Desktop. 

Proceso de Negocio:

Para ser guiados a través de los procedimientos predeterminados de una organización, los consumidores sólo necesitan acceder a dichas herramientas. A modo de ejemplo, podemos hacer que los usuarios introduzcan siempre la misma información de la misma manera, según un conjunto de reglas; es como si tuvieran un manual que seguir. 

Aunque los flujos de procesos empresariales se basan en las mismas tecnologías que otros procesos, las capacidades que ofrecen son muy diferentes. Y también los requisitos de formación se reducen al mínimo, ya que los usuarios sólo tienen que seguir los pasos prescritos del proceso. 

Power Automate & Conexiones

El enlace entre dos puntos de un flujo es crucial. Conectar Power Automate a un servicio o programa es similar a conectar un dispositivo móvil a una aplicación. 

Los conectores se definen como componentes que permiten que un sistema se comunique con otro utilizando un lenguaje común. 

Las conexiones de Power Automate pueden ser gratuitas con la licencia base o premium (esta última requiere un pago adicional) para obtener más funcionalidad. Anteriormente hemos señalado que ya hay más de 500 conexiones a las que podemos conectarnos utilizando Power Automate, y que este número crece diariamente. 

Los conectores proporcionan un conjunto de actividades, a menudo desglosadas en acciones y disparadores, que pueden utilizarse en procesos y programas. 

A veces necesitamos hacer llamadas a APIs, servicios o sistemas que no están incluidos en el conjunto estándar de conectores. Por lo que es bueno saber que podemos construir los nuestros. 

Como decía, Microsoft siempre está actualizando esta aplicación con nuevas conexiones. Y usted puede utilizar un flujo prefabricado para ser notificado cuando uno de estos nuevos conectores esté disponible. 

Los usuarios de Power Automate suelen conectarse a servicios populares como OneDrive, Outlook, Twitter, SharePoint, etc. Si tenemos en mente un dispositivo móvil, también podemos vincularnos a través de una aplicación. 

Pongamos un ejemplo: el feed de Twitter de nuestra empresa publica tweets con un determinado hashtag; estos tweets deben ser recogidos en una lista de Excel o SharePoint, y la conexión en este caso es Twitter para poder compartir fácilmente esta información. 

Variables del desarrollo del flujo de Power Automate 

Además del enlace, otros elementos necesarios para la creación de un flujo de Power Automate son el desencadenante del evento y la acción (o acciones) que el desencadenante provoca. 

Los flujos de trabajo basados en la nube comienzan con un evento llamado desencadenante. Qué puede iniciarse inmediatamente, manualmente, o en una fecha y hora posteriores. 

El ejemplo anterior ha demostrado el uso de Twitter como conexión y la llegada de un mensaje con un determinado hashtag como desencadenante. 

Sin embargo, el flujo tendrá que llevar a cabo una o más tareas, que son las acciones; en el ejemplo mencionado, el conector era Twitter, el desencadenante era la llegada de un mensaje que contenía un hashtag especificado, y la acción era exportar el contenido del mensaje a una hoja de cálculo o a un sistema de gestión de documentos. 

Comparación entre Power Automate y Zapier 

Zapier es muy utilizado en el mundo corporativo como medio para agilizar las tareas rutinarias.

Es similar a Power Automate en el sentido de que ofrece una gran cantidad de plantillas de flujo prefabricadas. Las cuales pueden satisfacer nuestros requisitos básicos sin necesidad de escribir ningún código. Se trata de una interfaz de fácil navegación, que trae la capacidad de conectarse a más de 3.000 apps diferentes.

Tiene ciertas ventajas, pero también presenta importantes inconvenientes. Por ejemplo un precio elevado, una curva de aprendizaje pronunciada y un editor poco ideal para la creación de flujos complejos. 

Power Automate es un mejor reemplazo para la mayoría de las tareas realizadas por Zapier, ya que está construido para el trabajo en equipo. Además, tiene una interfaz de usuario intuitiva y se puede compartir entre los miembros del equipo. 

Económicamente, Power Automate es preferible a Zapier ya que proporciona más acciones y trabajos por el mismo precio. En comparación, proporciona hasta cinco veces más. 

El cifrado de datos, las restricciones de retención y los registros de auditoría son solo algunas de las formas en las que Power Automate supera a Zapier en cuanto a fiabilidad y seguridad. 

Conclusiones 

Como puedes ver, Power Automate es una solución que busca simplificar la experiencia del usuario con los procedimientos automatizados. Ya sean procesos empresariales sencillos o sofisticados, para que puedan ahorrar tiempo y esfuerzo mientras realizan actividades mundanas. 

Hemos visto que funciona bien con el resto de las aplicaciones de Power Platform, y ya se puede utilizar para conectarse a más de 500 servicios; ten en cuenta que Microsoft está ampliando constantemente su catálogo de conexiones disponibles. 

Tanto si eres un usuario como un técnico, creo que es una buena idea entender cómo utilizar Power Automate. Ya que podrás empezar a ahorrar tiempo y centrarte en esas actividades repetitivas de tu día a día. 

Utilizando Power Automate, sólo tienes que realizar el trabajo de base una vez para evitar repetir las mismas acciones una y otra vez.

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