¿Qué es y para qué sirve Microsoft Project?

¿Qué puede hacer realmente y qué tan bien lo hace? El producto ha evolucionado desde su introducción y hoy te contamos todo al respecto. Es un programa que es un estándar desde hace tiempo. Sin embargo, como un oscuro misterio, Microsoft Project es a la vez intrigante y opaco. Dediquemos algún tiempo a explorarlo, y en ese viaje determinaremos si es el software de gestión de proyectos adecuado para ti y tu empresa.

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¿Qué es MSP?

Microsoft Project (MSP) es un software de gestión de proyectos hecho para que los gestores de proyectos puedan controlar sus.... sí, ¡has adivinado! Sus proyectos. Según su plan, Microsoft Project permite planificar y asignar tareas, gestionar recursos, hacer informes y mucho más. Ofrece una completa gama de servicios y no tardó en dominar el campo del software de gestión de proyectos cuando se introdujo por primera vez.

Microsoft Project forma parte de la suite más amplia de productos de Microsoft Office, pero no está empaquetado con otros programas de Office, como Word, Excel y Outlook. Hay dos ediciones disponibles, la estándar y la más usada, que es la Microsoft Project Profesional. Ambas comparten un formato de archivo único, llamado MPP.

Se comercializó por primera vez en 1984, pero la primera versión para Windows se lanzó en 1990. Al año siguiente, Microsoft creó una versión de Project para Mac, pero fue rápidamente descatalogada y en 1994 ya no se vendía al público. En la actualidad, Microsoft Project no es compatible con los ordenadores Mac; sin embargo, existe una solución si necesita ejecutar MS Project para Mac.

Características de Microsoft Project

Los gestores de proyectos y sus equipos necesitan muchas funciones para gestionar mejor su trabajo, y Microsoft Project cuenta con varias de ellas. Sin embargo, para tener una visión completa, aquí hay una lista de todas las características disponibles:

1. Vista de cuadrícula: Una vista de proyecto que se utiliza para planificar y gestionar proyectos con una lista de tareas.
2. Vista de tablero: Una vista de tablero "Kanban Visual" que ayuda a gestionar el flujo de trabajo y el estado.
3. Vista de línea de tiempo: El tradicional "Diagrama de Gantt" que se usa para programar las tareas a lo largo de una línea de tiempo del proyecto.
4. Comunicación y colaboración: Los diferentes equipos pueden trabajar juntos en los proyectos.
5. Coautoría: Las partes interesadas y los miembros del equipo trabajan juntos para editar y actualizar las listas de tareas y los calendarios.
6. Informes: Informes pre-construidos que pueden seguir el progreso, los recursos, los programas y las carteras.
7. Hoja de ruta: Seguimiento de programas y carteras de proyectos.
8. Hojas de tiempo: Recoge el tiempo de los proyectos y de los no proyectos para las nóminas y la facturación.
9. Gestión de recursos: Gestiona los recursos solicitando y asignando tareas.

Pros y contras de Microsoft Project

Nada es perfecto. Incluso Microsoft Project tiene sus inconvenientes. Si estás pensando en probarlo, tómate un momento para ver sus pros y sus contras, a continuación:

Pros

• Uno de los mayores pros es que se trata de Microsoft, por lo que se integra con el resto de productos de la compañía, sobre todo con Office 365, pero también con Skype y Sharepoint.
• Tiene una interfaz similar a la de otros productos de MS.
• Lleva mucho tiempo en el mercado y sus características han evolucionado con el tiempo.
• Forma parte de Microsoft y tiene la fiabilidad y el soporte que representa venir de una empresa tan consolidada.
• Dispone de herramientas de gestión financiera que ayudan a los gestores de proyectos a estimar los presupuestos.
• Puede adquirirse la licencia de una aplicación de escritorio, como la que nosotros te ofrecemos. Hay organizaciones que querrán esto en lugar de una solución en la nube.
• Tiene plantillas para ayudar a los usuarios a empezar, lo que ahorra tiempo.

Contras

• Aunque Microsoft Project es una solución basada en la nube, tiene varias desventajas. Incluso con Sharepoint, que está diseñado para aprovechar la nube, Project tiene grandes limitaciones en la nube.
• Es difícil de aprender y utilizar. Hay que invertir mucho tiempo y esfuerzo, e incluso una formación intensiva, antes de que los gestores de proyectos y sus equipos se sientan cómodos utilizando el software. Esto añade tiempo al proyecto durante la fase de implementación.
• No se puede compartir. Como se ha mencionado anteriormente, los archivos se guardan como MPP, un formato propietario, de modo que si no se utiliza Microsoft Project, no se pueden leer esos archivos. Esto crea un montón de obstáculos innecesarios a la hora de compartir archivos de proyectos.

En conclusión...

Microsoft Project es una herramienta que va a ayudarte a mejorar la productividad en los equipos de trabajo de tu empresa, debido a que podrás reducir el tiempo que se emplea usualmente en hacer calendarios y organizar tareas. Además puedes combinarla con Microsoft Teams para una mejor comunicación entre los miembros de tu equipo. No habrá excusa para no terminar vuestros proyectos a tiempo :)