Microsoft Office 365: Ventajas y desventajas

Microsoft ha realizado un cambio bastante significativo en su nueva plataforma SharePoint. El nuevo SharePoint Online, que está disponible con Office 365, incluye una variedad de características. El paso de Microsoft a la nube con la nueva versión de Office 365/ SharePoint Online es aceptado por muchos con los brazos abiertos, pero aun así, hay directivos que dudan en trasladar sus contenidos importantes a la nube.

Su decisión debe tomarse teniendo en cuenta los requisitos de su negocio, el tipo de negocio que opera y el tamaño de su empresa junto con las necesidades del usuario final. Microsoft Office 365 tiene varios niveles de suscripción con compromisos anuales para las pequeñas empresas, como Office para el hogar y la empresa, la educación con Office para estudiantes, e incluso las organizaciones gubernamentales.

El producto está basado en la nube y ofrece una amplia gama de opciones. Sin embargo, si su empresa tiene restricciones normativas estrictas en cuanto a la seguridad de los clientes, lo más probable es que tenga que garantizar los niveles de seguridad y los protocolos de archivo del correo electrónico.

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Estas son algunas de las ventajas del programa más famoso del mundo. Seguro que querrás tenerlo

Rentabilidad

A la hora de pagar las licencias, Office 365 es algo barato, dependiendo del número de usuarios que requiera tu oficina. Con su modelo de suscripción, recibirás automáticamente las actualizaciones, por lo que no tendrás que pagar por ningún programa nuevo cada vez que Microsoft saque una nueva versión. Y como pagas por usuario, sólo pagas por los recursos que utilizas.

Unidad de almacenamiento

Cada uno de tus usuarios tendrá acceso a One Drive, que dependiendo de tu nivel de servicio ofrece hasta 1 terabyte de almacenamiento, por usuario en un entorno de nube. Podrás compartir y sincronizar archivos de forma limitada a través de algunas funciones basadas en permisos. Si tus usuarios necesitan almacenamiento adicional, también puedes adquirirlo fácilmente.

Fácil acceso a los archivos

Otra gran ventaja es que los planes de Office 365 ofrecen acceso a Word, Excel, PowerPoint y otros programas a través de una versión web online del programa. Esto será inmensamente beneficioso para aquellos que viajan o trabajan a distancia. Utilizando esta opción, podrás abrir y editar tus documentos desde cualquier dispositivo y navegador. También hay aplicaciones móviles disponibles para el mismo propósito, puedes descargarlas y probarlas.

El correo electrónico es accesible y asequible

Puede acceder a su correo electrónico en cualquier momento y lugar, porque Office 365 Outlook está alojado en la nube. La mayoría de las opciones de correo electrónico de Office no requieren un administrador o un servidor de intercambio alojado, lo que lo hace asequible para las empresas más pequeñas.

La mayoría de los planes se gestionan a través de una interfaz fácil de usar que no requiere en absoluto un profesional de TI. Pero si su empresa es grande y requiere controles más robustos, muchas de las versiones empresariales tienen una interfaz PowerShell que gestiona los permisos para el correo electrónico y otros programas.

Escalabilidad

Como todo lo que se construye en la nube, Office 365 también permite a su empresa escalar desde un usuario hasta unos 300 usuarios. A medida que su empresa crezca, Office 365 no le fallará. Se adaptará a sus necesidades.

Herramientas adicionales

Skype, SharePoint y Lync Online son las características adicionales disponibles en Office 365. Serán mejores para la comunicación y la colaboración en tu empresa.

Continuidad empresarial

Construido sobre la plataforma Microsoft Azure, Office 365 ofrece una infraestructura fiable, segura y de confianza.

Es hora de conocer las desventajas del programa Office 365.

¡Vayamos a las desventajas! Porque sí, nada es perfecto. Por eso debemos mencionar las desventajas de Office 365. Aunque no son muy graves.

Consideraciones sobre el coste

A menudo hay opciones de presupuesto, es decir, Cap-Ex vs Op-Ex, o su negocio podría ser estacional y la cuota recurrente puede ser causada debido a las restricciones presupuestarias. Por lo tanto, aunque la suscripción a Office 365 suele ser más rentable para muchas empresas, muchas no funcionan tan bien para su negocio estacional.

Configuración de la infraestructura

Dado que Office 365 está construido en la nube, hay menos flexibilidad y personalización. Si tienes una configuración híbrida, (combinación de nube y on-prem) podrías necesitar la participación de un tercero o complementos cuando se trata de otras herramientas de colaboración o correos electrónicos.

Seguridad de los datos

Sus datos no residen, como en cualquier otra solución basada en la nube. Aquí se encuentran en un servidor de Microsoft. Muchas empresas consideran que esta es una opción segura, pero hay sectores como el de la sanidad y los servicios financieros que están sujetos a restricciones normativas y requieren que los datos se almacenen de forma permanente. Microsoft también ofrece opciones para estas empresas, aunque son más caras y pueden no cumplir totalmente los requisitos.

Archivo de correo electrónico y eDiscovery

Cuando se trata de herramientas de archivo y eDiscovery, Office 365 tiene limitaciones. Si su empresa está regulada, debe asegurarse de que no hay restricciones en su plan de archivo y retención de correo electrónico. Aunque Office 365 cuenta con una herramienta de eDiscovery, no necesariamente forma parte de su plan o es fácil de gestionar. Examine todas estas funciones antes de migrar a Office 365. Para garantizar el cumplimiento, es posible que tenga que añadir un proveedor de servicios de archivo de correo electrónico de terceros.

Tarifas y limitaciones del correo electrónico

A diferencia de los servidores Exchange locales, hay límites en el número de correos electrónicos que se pueden enviar y recibir en un día. Todo esto varía con la suscripción y Microsoft está trabajando para mejorar el tamaño y la cuota. Antes de pasarse a Office 365, su empresa debería investigar esto.

Con la tecnología avanzando cada día, sopesar las ventajas y desventajas de cualquier plataforma requiere una investigación profunda que comienza dentro de su empresa. No hay duda de que Microsoft Office 365 está ayudando a muchas empresas a ahorrar su dinero y a aprovechar las ventajas de la nube; pero es posible que tenga que considerar e investigar a fondo las limitaciones, y abordar cualquier solución de trabajo o la incorporación de terceros proveedores si es necesario.

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