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Las 5 mejores herramientas para Microsoft Outlook
¿Te hace falta alguna función en Microsoft Outlook? Aquí tienes varias herramientas de Microsoft Outlook que añaden funciones útiles a tu bandeja de entrada.
Microsoft Outlook es un correo electrónico con muchas funciones. Pero, ¿alguna vez has querido una función que no tiene? Existen muchas herramientas de terceros para la bandeja de entrada de Outlook que te ayudan a administrar mejor tus correos electrónicos.
Hoy cubriremos cinco herramientas para la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook para Windows que añaden funcionalidad extra o te dan acceso rápido a las muchas configuraciones y características de Outlook.
1. OutlookTools
OutlookTools es un kit de herramientas gratuito para Microsoft Outlook en Windows que brinda acceso rápido y fácil a la configuración de Outlook y a las carpetas de datos. También puede acceder a algunas herramientas de Windows en OutlookTools, como el Editor del Registro y el Visor de Eventos.
La ventana de OutlookTools incluye un menú a la izquierda en el que puede acceder a las distintas herramientas disponibles.
La pantalla general muestra información sobre la instalación de Outlook y algunos botones de acceso rápido que permiten acceder a las herramientas de Outlook y de Windows.
Si tiene problemas con un archivo de datos de Outlook PST u OST, utilice el botón Ejecutar ScanPst para analizar el archivo. El botón Ejecutar ScanOst ya está obsoleto porque no es compatible con Outlook.
Sin embargo, la herramienta Ejecutar ScanPst también funcionará para los archivos OST. Si la herramienta no funciona, consulte nuestra guía para reparar los archivos de la bandeja de entrada de Microsoft Outlook.
También puedes iniciar Outlook en modo seguro directamente desde la pantalla General, lo que resulta muy útil si tienes problemas con Outlook.
La pantalla de Rutas de Carpetas proporciona un acceso rápido a las carpetas que Microsoft Outlook utiliza para almacenar datos y configuraciones. La mayoría de ellas son sólo de referencia, pero puedes abrir las carpetas directamente desde la pantalla de Rutas de Carpetas.
Hay una carpeta temporal que se utiliza al abrir los archivos adjuntos, que aparece en la parte inferior de la ventana. Puedes vaciar esta carpeta usando el botón de Vaciar Carpeta.
HowTo-Outlook, la compañía que hace OutlookTools, también hace una herramienta separada para administrar la carpeta temporal de adjuntos, que cubriremos a continuación.
La pantalla de interruptores de inicio enumera todos los interruptores de línea de comandos disponibles que puede utilizar para iniciar Outlook de formas específicas. Pasa el ratón por encima de cada interruptor para saber lo que hace.
Por ejemplo, puede eliminar todos los nombres y direcciones de correo electrónico de la lista de Autocompletar al iniciar Outlook.
Una vez que seleccione un interruptor, puede hacer clic en Iniciar Outlook para abrir Outlook utilizando ese interruptor. Si prefiere utilizar el interruptor directamente en la línea de comandos, haga clic en Copiar comando.
Después de seleccionar un interruptor, puede hacer clic en Iniciar Outlook para abrir Outlook. Si desea utilizar este interruptor directamente en la línea de comando, haga clic en Copiar comando.
A continuación, abra una ventana de símbolo del sistema, pegue el comando en el símbolo del sistema y pulse Intro.
Nota: ¿No está seguro de cómo utilizar el símbolo del sistema? A continuación se explica cómo dominar el Símbolo del sistema en Windows 10.
Outlook mantiene varias listas de los más utilizados (MRU). En la pantalla Borrar MRU, seleccione su perfil de correo en la parte superior. A continuación, haga clic en un botón para borrar esa lista MRU en el perfil de correo seleccionado.
Outlook incluye una función de seguridad que bloquea los archivos adjuntos que podrían dañar tu ordenador con virus u otras amenazas.
Algunos tipos de archivos, como los archivos EXE enviados como archivos adjuntos, se bloquean automáticamente. Los archivos adjuntos bloqueados permanecen en el mensaje de correo electrónico, pero no se puede acceder a ellos.
La pantalla de archivos adjuntos bloqueados enumera los tipos de archivos bloqueados por Outlook. Puedes averiguar qué es cada extensión en el artículo de soporte de Microsoft sobre los archivos adjuntos bloqueados.
Para desbloquear un tipo de archivo, marque la casilla del tipo deseado en la lista.
Ten cuidado con lo que desbloqueas. Outlook bloquea estos tipos de archivos porque pueden suponer un riesgo para tu ordenador. Cuando desbloquee tipos de archivos, asegúrese de confiar en el remitente cuando reciba archivos adjuntos de esos tipos.
La pantalla de Guías de soporte proporciona enlaces a varios artículos de soporte de Outlook en el sitio web HowTo-Outlook. La pantalla Más herramientas contiene enlaces a complementos y herramientas de Outlook gratuitos y de pago.
OutlookTempCleaner
Cuando envías un archivo adjunto o abres un archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico, Windows almacena archivos temporales. Todos estos archivos se quedan en la carpeta temporal, ocupando espacio. Sus archivos también son accesibles para cualquiera que tenga acceso a su ordenador y a la carpeta temporal.
Windows almacena estos archivos temporales en un subdirectorio del directorio de archivos temporales de Internet de tu PC.
Hay muchas maneras de eliminar los archivos temporales de Internet, pero HowTo-Outlook hace una pequeña herramienta gratuita, llamada OutlookTempCleaner, sólo para eliminar los archivos adjuntos temporales almacenados por Outlook.
OutlookTempCleaner hace lo mismo que la función de Outlook utiliza la siguiente carpeta temporal para abrir los archivos adjuntos en Rutas de carpetas en OutlookTools, excepto que también le permite ver el tamaño de la carpeta temporal de Outlook para los archivos adjuntos.
Haga clic en el botón Tamaño de la carpeta.
Aparece un cuadro de diálogo informativo que le indica cuánto espacio se liberará al vaciar la carpeta temporal para archivos adjuntos.
Entre las herramientas de Outlook y OutlookTempCleaner para Windows, HowTo-Outlook hace algunas de las mejores herramientas para los usuarios de Outlook.
2. Email Insights
Email Insights es un cliente de búsqueda para Outlook y Gmail. Ofrece una rápida función de autocompletar y una búsqueda difusa de nombres, y corrige automáticamente la ortografía.
Email Insight permite realizar búsquedas más rápidamente y presenta resultados de búsqueda basados en la relevancia y ordenados por tiempo, lo que facilita encontrar el correo electrónico que se busca.
Por supuesto, si tu búsqueda en Microsoft Outlook no funciona, tendrás que arreglarlo primero.
Cuando ejecute Email Insights, aparecerá la pantalla de selección de cuentas. Haz clic en Outlook.
A continuación, en el siguiente cuadro de diálogo, selecciona la cuenta en la que quieres buscar.
Introduce el término de búsqueda en el cuadro de búsqueda. A medida que escribe, aparecen sugerencias debajo del cuadro de búsqueda. Si ves tu término de búsqueda en la lista, selecciónalo con el ratón o utiliza las flechas del teclado para seleccionar el término que quieras.
Pulse Intro o haga clic en el icono de búsqueda para realizar la búsqueda.
También puede abrir pestañas adicionales para realizar varias búsquedas en la misma ventana. Cada pestaña está etiquetada con el término de búsqueda para esa pestaña.
La herramienta de búsqueda integrada de Outlook es útil, pero no siempre encuentra lo que quieres. Afortunadamente, la opción alternativa de Email Insights facilita la búsqueda del correo electrónico que necesitas.
3. Sincronización de Microsoft Outlook y Google Calendar
¿Utilizas los calendarios de Google y de Microsoft Outlook? Si es así, ¿buscas una forma de mantener los dos calendarios sincronizados? Puedes añadir tu calendario de Google a Outlook, pero tenemos una solución para ti que te permite sincronizar tu calendario de Google con tu calendario de Outlook, para que no tengas que mantener calendarios separados.
La sincronización del calendario de Google con Outlook es una herramienta gratuita que proporciona una sincronización unidireccional y bidireccional entre tus calendarios de Google y Outlook. Puedes sincronizar de Google a Outlook, de Outlook a Google, o sincronizar en ambas direcciones, fusionando los dos calendarios.
Los atributos de los eventos, como el asunto, la descripción, la ubicación, los asistentes, los eventos recordatorios, la disponibilidad y la privacidad, se sincronizan. Sólo se actualizan los atributos nuevos o los que han cambiado.
Cuando abres la Sincronización del Calendario de Google de Outlook, debes elegir el buzón de Outlook y el calendario de Google que quieres sincronizar.
En la pestaña de Microsoft Outlook, selecciona Buzón predeterminado o Buzón alternativo y, a continuación, selecciona el buzón que deseas utilizar. Si tienes más de un calendario para el buzón seleccionado, selecciona el calendario que quieres sincronizar en la lista desplegable Seleccionar calendario.
A continuación, haz clic en la pestaña Google, haz clic en Recuperar calendarios y selecciona la cuenta de correo electrónico que contiene el calendario que quieres sincronizar en la lista desplegable Seleccionar calendario.
Se te pedirá que accedas a tu cuenta de Gmail en tu navegador predeterminado. Haz clic en Permitir en el navegador cuando se te pida que des permiso a Microsoft Outlook Google Calendar Sync para acceder a tu calendario.
A continuación, se te presentará un código que permitirá a Outlook Google Calendar Sync acceder a tu calendario de Google. Selecciona el código, cópialo, pégalo en el cuadro de código de autorización del cuadro de diálogo Autorizar acceso a Google y haz clic en Aceptar.
Haz clic en la pestaña Opciones de sincronización y selecciona una dirección en la sección Cómo. Selecciona si quieres copiar las entradas de Google en Outlook o las entradas de Microsoft Outlook en Google. O bien, puedes sincronizar las entradas en ambas direcciones, si has introducido elementos en ambos calendarios por separado.
Selecciona el intervalo de fechas en Cuándo y los atributos que quieres incluir en Qué. También puedes cambiar el funcionamiento de la aplicación en la pestaña Comportamiento de la aplicación.
Una vez que hayas elegido la configuración, haz clic en Guardar.
Para sincronizar tus calendarios, haz clic en la pestaña Sincronizar y luego en Iniciar sincronización. El progreso y el resultado se muestran en la pestaña Sincronización.
La próxima vez que quieras sincronizar los mismos calendarios, abre Sincronización de calendarios de Google de Outlook y haz clic en Iniciar sincronización. Tu configuración seguirá siendo la misma si la has guardado.
Si quieres leer más información sobre cómo sincronizar Microsoft Outlook con Gmail, haz clic aquí.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer es una herramienta gratuita que escanea un archivo PST de Outlook corrupto y le permite ver todos los elementos (correos electrónicos, contactos, diarios, calendarios, tareas) del archivo y guardar elementos individuales, o todos los elementos, en diferentes formatos.
Cuando ejecute Stellar PST Viewer, seleccione un archivo PST utilizando el botón Seleccionar archivo de Outlook. También puede utilizar el botón Buscar archivo de Outlook para buscar un archivo PST. Por defecto, los archivos PST se encuentran en la carpeta C:Nde usuarios%Nde documentosNde archivos de Outlook.
Todos sus correos electrónicos, contactos, diarios, calendarios y tareas aparecen en una estructura de árbol en la parte izquierda de la ventana principal. Puede seleccionar un elemento, hacer clic con el botón derecho sobre él y seleccionar un formato para guardar el elemento.
5. Grammarly para Microsoft Office
Grammarly te permite comunicarte de forma más efectiva haciendo que tus mensajes de correo electrónico, documentos, publicaciones en redes sociales y más sean claros, efectivos y libres de errores.
Asimismo, señala posibles problemas en su texto y sugiere correcciones de ortografía, gramática, redacción, estilo y puntuación. Grammarly explica el razonamiento de cada corrección sugerida, permitiéndole decidir si quiere corregir cada problema y cómo hacerlo.
Descargue el complemento de Office desde el sitio de Grammarly. Primero tendrás que acceder a tu cuenta. A continuación, instala el complemento en Microsoft Outlook, y en Word, si lo deseas.
Mientras escribes un nuevo correo electrónico o una respuesta a un correo electrónico, Grammarly comprueba tu mensaje en busca de varios problemas. Las sugerencias de corrección aparecen en un panel a la derecha de la ventana del mensaje.
Grammarly es una aplicación freemium. Puedes utilizar la aplicación gratuita, aunque tiene limitaciones.
Mejora tu productividad en Microsoft Outlook
Estas son sólo algunas de las herramientas disponibles que le ayudarán a mejorar su productividad en Microsoft Outlook. También puedes consultar las mejores herramientas antispam para Outlook.
También ofrecemos algunos consejos para ayudarte a mejorar el uso de Microsoft Outlook.
La aplicación de escritorio de Outlook forma parte de Office 365, que no es gratuito. Si prefieres utilizar un cliente de correo electrónico gratuito, hemos explorado las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Outlook.
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