Guía para migrar de licencias on-premise a la nube

Introducción

La migración de licencias on-premise a la nube se ha convertido en una estrategia clave para empresas y usuarios que buscan modernizar sus sistemas. En lugar de depender exclusivamente de software instalado en servidores locales o equipos individuales, cada vez más organizaciones optan por soluciones en la nube (cloud) por sus ventajas en flexibilidad, costos y escalabilidad. Esta guía definitiva explora en detalle qué implica este cambio, tanto desde un enfoque técnico como comercial, para ayudarte a planificar una transición exitosa y sin sobresaltos.

Pasar de un entorno local a uno basado en la nube no solo consiste en mover datos y aplicaciones: también implica adaptar los modelos de licenciamiento. Grandes proveedores de software han iniciado cambios importantes en sus políticas de licencias, a menudo incentivando la adopción de modelos de suscripción en la nube. Por ejemplo, Microsoft ha ajustado sus precios y condiciones en licencias tradicionales para motivar a las empresas a dar el salto a servicios como Azure o Microsoft 365. En este contexto, entender las diferencias entre licencias on-premise y licencias cloud, los beneficios, los desafíos y los pasos necesarios es fundamental para tomar la mejor decisión.

A continuación, detallaremos todos estos aspectos en una guía completa. ¡Comencemos!

¿Qué significa migrar de on-premise a la nube?

Migrar de on-premise a la nube significa trasladar tus sistemas, aplicaciones y licencias de software de un entorno local (instalado en tus propios servidores o computadoras) a un entorno alojado en servidores remotos accesibles a través de Internet. En un entorno on-premise tradicional, una empresa adquiere licencias perpetuas de software e instala ese software en su infraestructura local (por ejemplo, un servidor en sus oficinas). En cambio, en el modelo cloud, la empresa accede a software y servicios a través de internet, típicamente bajo un modelo de suscripción o pago por uso, sin necesidad de poseer la infraestructura física subyacente.

Licencias on-premise vs. licencias en la nube: Las licencias on-premise generalmente implican un pago único por una copia del software que puedes usar indefinidamente (a menudo llamadas licencias perpetuas). Estas requieren que la organización administre sus propios servidores o equipos para ejecutar el software, así como las actualizaciones y el mantenimiento. Por otro lado, las licencias en la nube usualmente funcionan bajo un modelo de suscripción (mensual o anual) donde pagas por el derecho a usar el software o servicio en la nube. Este modelo de nube suele incluir actualizaciones continuas, escalabilidad bajo demanda y soporte por parte del proveedor.

Ejemplo: Piensa en Microsoft Office. Con una licencia on-premise comprarías, por ejemplo, Office 2019 o 2021 mediante un pago único e instalarías esa versión en tu PC (sin actualizaciones a nuevas versiones a menos que compres de nuevo). En el modelo de nube, suscribirse a Microsoft 365 (antes llamado Office 365) te permite usar Word, Excel, PowerPoint y otros servicios en la nube, siempre en la última versión, pagando una cuota periódica. Además, tus archivos pueden almacenarse en la nube (OneDrive) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Migrar de licencias on-premise a nube implica entonces cambiar la forma en que adquieres y utilizas el software: de tener una copia local permanente, a utilizar un servicio alojado externamente con pagos recurrentes. Este cambio aporta numerosas ventajas, pero también requiere cambios culturales y técnicos dentro de la organización, como veremos en las siguientes secciones.

Ventajas de migrar tus licencias y sistemas a la nube

¿Por qué tantas empresas están considerando migrar sus licencias y sistemas a la nube? A continuación, resumimos las principales ventajas de dar este paso:

Escalabilidad y flexibilidad

La nube ofrece recursos prácticamente ilimitados y ajustables bajo demanda. Si tu empresa necesita más capacidad de cómputo, almacenamiento o usuarios adicionales con acceso a cierto software, puedes ampliarlo con unos pocos clics, sin tener que comprar nuevo hardware o licencias perpetuas adicionales. Del mismo modo, si en algún momento requieres reducir recursos, puedes hacerlo y ajustar costos. Esta flexibilidad es difícil de lograr en entornos on-premise donde el hardware y las licencias son fijos una vez adquiridos.

Reducción de costos operativos

Al migrar a la nube, muchas organizaciones reportan ahorros en costos de infraestructura y mantenimiento. Ya no tendrás que invertir grandes sumas en servidores físicos, energí­a eléctrica, climatización de centros de datos, ni en personal para mantenimiento de hardware. En lugar de desembolsar inversión de capital (CapEx) en infraestructura y licencias perpetuas, pasarás a un modelo de gasto operativo (OpEx) pagando solo por lo que usas. Esto puede significar un flujo de gastos más predecible y alineado con el crecimiento del negocio. Además, las actualizaciones de software suelen estar incluidas en las suscripciones cloud, eliminando costos de actualización a nuevas versiones.

Acceso global y trabajo remoto

Con soluciones en la nube, tus aplicaciones y datos están accesibles desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. Esto facilita el teletrabajo y la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente. Por ejemplo, migrar un servidor de archivos local a un servicio cloud permite que los empleados accedan a los documentos en tiempo real desde casa o en viajes de negocio. Del mismo modo, las aplicaciones SaaS (Software como Servicio) en la nube permiten trabajo colaborativo simultáneo (múltiples usuarios editando un documento, por ejemplo) de forma sencilla.

Respaldo y recuperación ante desastres

Los proveedores de nube cuentan con infraestructuras robustas y redundantes que mejoran la seguridad y disponibilidad de tus sistemas. Al migrar, puedes beneficiarte de copias de seguridad automáticas, almacenamiento redundante en múltiples centros de datos y planes de recuperación ante desastres integrados. En un entorno on-premise, implementar este nivel de resiliencia requerirí­a inversiones enormes en hardware adicional y centros de respaldo. En la nube, incluso pequeñas empresas pueden disfrutar de alta disponibilidad y tranquilidad ante fallos de hardware o desastres naturales, ya que sus datos pueden estar replicados en distintas ubicaciones.

Innovación continua y tecnología avanzada

Al usar servicios en la nube, tienes acceso inmediato a las últimas tecnologías que el proveedor ofrece. Esto incluye herramientas avanzadas que quizás serían difíciles de implementar localmente, como inteligencia artificial, aprendizaje automático, análisis de grandes datos, servicios de Internet de las Cosas (IoT), etc. Los proveedores de cloud (como Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, entre otros) constantemente agregan nuevas funcionalidades y mejoras de rendimiento. Al estar en la nube, tu empresa puede aprovechar estas innovaciones sin tener que hacer grandes desarrollos desde cero. Además, siempre contarás con las versiones más recientes de los software (en el caso de suscripciones como Microsoft 365, por ejemplo, siempre tendrás la última versión de Office sin costo adicional).

En resumen, la migración a la nube puede proporcionar mayor agilidad empresarial, facilitar el crecimiento y la expansión a nuevos mercados, y liberar a tu equipo de TI de muchas tareas de mantenimiento para que puedan centrarse en proyectos estratégicos. Sin embargo, para obtener todos estos beneficios es importante también tener en cuenta los desafíos y planificar adecuadamente la transición, como veremos a continuación.

Desafíos y consideraciones antes de migrar

A pesar de los numerosos beneficios, migrar de un entorno local a la nube también conlleva desafíos y consideraciones importantes. Es crucial reconocerlos para mitigarlos con una buena planificación:

Seguridad y cumplimiento

¿Es segura la nube? Esta es una de las primeras preguntas que surgen. Si bien los proveedores cloud invierten mucho en seguridad (cifrado de datos, firewalls, monitoreo constante, certificaciones, etc.), trasladar datos sensibles a servidores externos puede preocupar a algunos negocios. Es imprescindible entender las medidas de seguridad que ofrece el proveedor, configurar adecuadamente la protección de tus datos (por ejemplo, gestionando permisos de acceso, cifrando información crítica) y asegurarse de cumplir con normativas y leyes de protección de datos (como GDPR en Europa) en el entorno cloud. También deberás considerar dónde estarán físicamente almacenados tus datos, ya que ciertas industrias o regulaciones requieren que los datos residan en determinados países o regiones.

Costos inesperados y gestión de gastos

Aunque destacamos la reducción de costos como ventaja, un mal control del entorno cloud puede generar gastos inesperados. En la nube, es fácil provisionar recursos con unos clics, pero si no optimizas el uso podrías terminar pagando por más de lo necesario. Por ejemplo, olvidarse de apagar máquinas virtuales que no usas, o aprovisionar más almacenamiento del requerido, puede inflar la factura. Para evitar sorpresas, es vital implementar buenas prácticas de gestión financiera en la nube (también llamado FinOps), monitorear el consumo regularmente y utilizar las herramientas que los proveedores ofrecen para presupuestar y alertar sobre gastos. Un análisis detallado previo te ayudará a estimar el coste total de propiedad (TCO) en la nube comparado con tu situación actual on-premise.

Dependencia del proveedor (vendor lock-in)

Al migrar a la nube de un proveedor específico, podrías generar cierta dependencia de sus plataformas, herramientas y formatos. Cambiar de proveedor más adelante o volver a un entorno on-premise podría no ser sencillo. Para mitigar este riesgo, considera arquitecturas híbridas o multi-nube donde sea posible, y favorece el uso de estándares abiertos y tecnologías portables (por ejemplo, contenedores Docker, máquinas virtuales estándar, etc.) que faciliten mover cargas de trabajo entre diferentes entornos.

Rendimiento y conectividad

Para usar servicios en la nube necesitas una buena conexión a Internet. Si tu empresa está en una zona con conectividad limitada o si tus usuarios tienen conexiones lentas, el rendimiento al acceder a aplicaciones en la nube puede verse afectado. Asimismo, ciertas aplicaciones con requerimientos de latencia muy baja (por ejemplo, bases de datos transaccionales muy sensibles al retardo) podrían necesitar soluciones específicas como conexiones dedicadas o arquitecturas híbridas donde parte del servicio permanezca local. Antes de migrar, evalúa el impacto en la experiencia de usuario: quizás debas invertir en mejorar la conexión, habilitar cache de datos locales, o aprovechar servicios de nube distribuida más cercanos geográficamente a tus usuarios.

Cambio organizacional y capacitación

Migrar a la nube no es solo un cambio técnico, también es un cambio cultural en la organización. Tu equipo de TI deberá actualizar sus habilidades para gestionar servicios cloud (que difiere de gestionar servidores físicos tradicionales). Los procedimientos de soporte, las políticas de backup, e incluso las tareas diarias del departamento de sistemas cambiarán. Además, los usuarios finales pueden requerir capacitación para aprovechar al máximo las nuevas herramientas en la nube (por ejemplo, aprendizaje de nuevas versiones de software o funcionalidades colaborativas online). Es importante contar con un plan de gestión del cambio: comunicar a todos los involucrados los beneficios, ofrecer entrenamiento y soporte durante la transición, y posiblemente ejecutar la migración de forma gradual para facilitar la adaptación.

Anticipar estos desafíos y planificar cómo abordarlos es esencial. Una migración exitosa a la nube requiere no solo la decisión tecnológica, sino también una estrategia integral que contemple seguridad, costos, rendimiento y personas. En las siguientes secciones veremos cómo llevar a cabo técnicamente la migración y cómo alinear los aspectos comerciales para que el proceso sea un éxito rotundo.

Enfoque técnico: ¿Cómo realizar la migración a la nube?

Desde el punto de vista técnico, migrar sistemas y licencias a la nube es un proceso que debe realizarse con cuidado. A continuación, se detallan estrategias y pasos técnicos comunes para llevar a cabo la migración:

1. Evaluación inicial de sistemas y licencias

Antes de migrar nada, realiza un inventario completo de tus activos de TI. Identifica qué servidores, aplicaciones y bases de datos tienes on-premise, qué hardware y sistemas operativos utilizan, y qué licencias de software están en vigor (incluyendo versiones y detalles de contratos de soporte o Software Assurance si aplica). Esta evaluación te permitirá decidir qué debería migrarse, qué podría mantenerse local (si optas por un esquema híbrido) y si existen dependencias críticas entre aplicaciones que debas tener en cuenta.

2. Definir la estrategia de migración apropiada

No todas las cargas de trabajo se migran de la misma forma. Existen varios enfoques de migración técnicos, tales como:

• Lift-and-Shift (Rehosteo): Consiste en trasladar tus aplicaciones tal cual están desde tu infraestructura local a máquinas virtuales equivalentes en la nube. Es decir, recreas tu servidor en la nube con mínimas modificaciones, en un modelo IaaS (Infraestructura como Servicio). Esta estrategia es rápida y con poco riesgo de compatibilidad, pero puede no aprovechar todas las ventajas de la nube (por ejemplo, podrías terminar pagando por máquinas sobredimensionadas si antes el servidor on-premise estaba infrautilizado).
• Replataformar (Refactor ligero): Implica hacer pequeñas modificaciones a la aplicación o al entorno para adaptarlos mejor a la nube sin reescribirlo completamente. Por ejemplo, migrar una base de datos de un servidor local a un servicio de base de datos gestionado en la nube (tipo Azure SQL Database o Amazon RDS) en lugar de simplemente mover la base de datos a una máquina virtual. Sigues teniendo esencialmente la misma aplicación, pero usas servicios cloud que ofrecen optimización, backup automático, escalado gestionado, etc.
• Rearquitectura (Refactor completo): Aquí se rediseña la aplicación para aprovechar al máximo las capacidades de la nube. Puede implicar dividir un monolito en microservicios, usar contenedores (Docker, Kubernetes), servicios serverless (sin servidores gestionados directamente, como AWS Lambda o Azure Functions) u otras tecnologías cloud-native. Este enfoque ofrece los mayores beneficios en cuanto a escalabilidad y eficiencia, pero también es el más laborioso pues conlleva modificar código y arquitectura de forma profunda.
• Reemplazo por SaaS: En algunos casos, en lugar de migrar tu aplicación tal cual, puedes optar por reemplazarla por un servicio en la nube ya existente. Por ejemplo, en vez de migrar tu servidor de correo Exchange instalado localmente, podrías migrar simplemente a Exchange Online (parte de Microsoft 365) o Google Workspace y usar esas plataformas SaaS. De igual manera, muchas empresas reemplazan sus ERPs o CRMs on-premise por equivalentes SaaS ofrecidos por proveedores especializados. Esta opción suele requerir migrar datos al nuevo sistema y capacitar usuarios en la nueva herramienta.

Cada estrategia tiene sus pros y contras, y es posible que uses más de una en tu proyecto dependiendo de la aplicación. Por ejemplo, quizás decidas un lift-and-shift temporal de ciertas aplicaciones para migrarlas rápidamente, y luego con más tiempo las vayas refactorizando para optimizarlas en la nube.

3. Selección del entorno y proveedor de nube

Decide a qué nube (o nubes) vas a migrar. Las opciones más conocidas son nube pública (como AWS, Azure, Google Cloud), nube privada (infraestructura dedicada para tu empresa, alojada externamente o en tu propio centro de datos pero usando tecnología de nube privada), o un enfoque híbrido (combinación de on-premise y nube). La elección dependerá de requisitos de tu negocio: presupuesto, compatibilidad con tus aplicaciones, regulaciones, etc. También considera la posibilidad de arquitecturas multi-nube para evitar dependencia excesiva de un solo proveedor. En esta etapa, revisa las ofertas de licenciamiento del proveedor elegido: muchos proveedores ofrecen beneficios para migración. Por ejemplo, Microsoft Azure tiene el programa Azure Hybrid Benefitque permite usar tus licencias on-premise de Windows Server o SQL Server con Software Assurance en máquinas virtuales Azure, ahorrando costos porque "llevas tu propia licencia" (BYOL). Programas como este pueden reducir significativamente el gasto si ya cuentas con licencias previas.

4. Planificación de la arquitectura cloud

Una vez elegido el destino, diseña cómo será la arquitectura en la nube. Define la estructura de redes virtuales, la disposición de servidores o servicios equivalentes en cloud, esquemas de backup en la nube, configuraciones de seguridad (grupos de seguridad, firewalls en la nube, gestión de identidades y accesos). Es importante dimensionar correctamente los recursos: por ejemplo, determinar qué tamaño de máquina virtual necesitas para cada servicio migrado, cuántas instancias se requerirán para alta disponibilidad, etc. Aquí, las herramientas de evaluación del proveedor pueden ser útiles; por ejemplo, Azure Migrate o AWS Migration Evaluator pueden analizar tu entorno actual y recomendar tamaños de instancias en la nube. No olvides planear también la migración de datos: ¿cómo trasladarás tus bases de datos, archivos y otros datos al nuevo entorno? A veces se requieren herramientas de replicación de datos o envíos físicos de discos si los volúmenes son muy grandes, o bien migraciones en etapas para minimizar tiempos de inactividad.

5. Pruebas piloto

Antes de mover todo, es muy aconsejable hacer un proyecto piloto. Puedes seleccionar una aplicación menos crítica o un subconjunto de datos para migrar primero a la nube y probar end-to-end el proceso. Este piloto te permitirá verificar si la nueva infraestructura funciona como se espera, medir tiempos de respuesta, compatibilidad y detectar cualquier problema de configuración o rendimiento. También sirve para que el equipo se familarice con el procedimiento. Durante esta fase, documenta los pasos, errores encontrados y soluciones, para refinar el plan de migración general.

6. Migración por fases

En proyectos complejos, lo ideal es no migrar todo de golpe, sino por etapas o por grupos de servicios relacionados. Por ejemplo, podrías migrar primero las aplicaciones de back-end (como bases de datos y servidores de aplicaciones internos), luego los servicios de front-end o de cara al usuario. O migrar departamento por departamento dentro de la empresa. La idea es reducir riesgos: así, si algo falla, el impacto es acotado y es más fácil revertir o corregir. Asegúrate de comunicar a los usuarios las ventanas de migración y posibles tiempos de inactividad si los hubiera, y ten a mano un plan de contingencia (por ejemplo, si la migración de un servicio falla, poder volver a usar el sistema on-premise temporalmente mientras solucionas el problema).

7. Optimización post-migración

Una vez que tus sistemas estén en la nube, el trabajo no termina. Es momento de optimizar. Revisa los patrones de uso en la nube: ¿estás aprovechando auto-escalado para no pagar por capacidad ociosa? ¿Existen recursos infrautilizados que podrías compactar? Ajusta las configuraciones para mejorar desempeño y costo. Asimismo, refuerza la seguridad ahora que todo está operativo (por ejemplo, aplicando políticas de monitoreo constante, análisis de vulnerabilidades en tus nuevas instancias cloud, etc.). También actualiza tu documentación de TI para reflejar el nuevo entorno y los procedimientos asociados (p.ej., cómo solicitar un nuevo usuario o una nueva instancia, qué hacer cuando se necesite aumentar almacenamiento, etc. en la nube).

Siguiendo este enfoque técnico estructurado, tu migración será mucho más manejable y con menores sorpresas. La clave está en la planificación y en aprovechar las herramientas que ofrecen los proveedores para facilitar la transición.

Además, no dudes en buscar ayuda de expertos o partners con experiencia en migraciones si tu equipo interno no cuenta con toda la especialización necesaria; a veces una consulta a tiempo evita muchos contratiempos.

Enfoque comercial: impacto en costos y licenciamiento

La migración de licencias on-premise a la nube conlleva también un cambio significativo en el modelo de costos y de licenciamiento. Desde el punto de vista comercial, estos son los aspectos clave que debes considerar:

De CapEx a OpEx

Como mencionamos antes, uno de los cambios fundamentales es pasar de inversiones de capital (CapEx) a gastos operativos (OpEx). En lugar de comprar servidores y licencias perpetuas con un gran desembolso inicial, la nube te permite pagar solo por lo que usas, cuando lo usas. Esto puede ser muy beneficioso para la liquidez de la empresa y para alinear los costos de TI con la actividad del negocio (por ejemplo, pagando más en meses de mayor uso y menos en meses tranquilos). Sin embargo, es importante recalcular bien el Retorno de Inversión (ROI): en algunos casos, a muy largo plazo, una suscripción continua podría parecer más costosa que una licencia perpetua comprada una vez. Por ello, las empresas deben hacer proyecciones financieras comparando ambos escenarios. En la práctica, muchas organizaciones encuentran que los beneficios en agilidad, actualizaciones incluidas y reducción de gastos de mantenimiento hacen que el modelo OpEx sea más rentable o justificable.

Nuevos modelos de licenciamiento por suscripción

Al migrar, es probable que dejes atrás licencias tradicionales y adoptes licencias de suscripción. Por ejemplo, si antes comprabas licencias de Windows Server o SQL Server para tu hardware, al mover esas cargas a Azure podrías licenciar de forma diferente: pagando por hora de uso de una máquina virtual que ya incluye la licencia en el precio, o usando tus licencias existentes con Software Assurance para cubrir la instancia (BYOL). En software de productividad, el cambio es de suites ofimáticas locales a suscripciones como Microsoft 365 o Google Workspace. Estos modelos de suscripción suelen tener ventajas como actualizaciones automáticas, soporte incluido y posibilidad de escalado en número de usuarios con facilidad. Aun así, debes leer detenidamente las condiciones: ¿qué ocurre si cancelas la suscripción?, ¿cómo recuperar tus datos?, ¿hay periodos mínimos de permanencia? Asegúrate de entender el contrato de servicio (SLA, acuerdos de nivel de servicio) del proveedor cloud, para conocer tus derechos y responsabilidades.

Aprovechar las licencias existentes (BYOL)

Muchas empresas han invertido en licencias on-premise costosas a lo largo de los años. La buena noticia es que varios proveedores cloud permiten aprovechar esas inversiones mediante políticas de "Bring Your Own License (BYOL)" o uso híbrido. Esto significa que puedes llevar tus propias licencias a la nube siempre que cumplan ciertos requisitos, evitando pagar dos veces por el mismo software. Microsoft, por ejemplo, ofrece beneficios híbridos donde si tienes licencias de Windows Server, SQL Server u Office con cobertura de Software Assurance activa, puedes utilizarlas en entornos cloud (Azure, y también algunos otros clouds certificados) sin coste de licencia adicional o con descuentos significativos. Esto reduce el costo de migrar cargas de trabajo a la nube. Es importante inventariar qué licencias tienes con mantenimiento activo, y consultar con el proveedor o un distribuidor cómo trasladar esos derechos a la nube. Asimismo, ten en cuenta que ciertas licencias pueden requerir mantenerse activas (pagando renovación de Software Assurance o similar) para seguir siendo válidas en cloud.

Incrementos en precios on-premise y tendencias de la industria

Un factor comercial externo que empuja la migración es la estrategia de los fabricantes de software. En los últimos años, compañías como Microsoft, Adobe, Oracle, entre otras, han ido incrementando el coste de sus productos on-premise y a la vez impulsando versiones cloud. Por ejemplo, Microsoft ha subido precios de licencias de servidores locales y ha lanzado versiones de sus productos solo disponibles vía suscripción. Esto significa que mantenerse en modelos antiguos puede salir cada vez más caro y complejo en términos de licenciamiento. La industria TI en general se está moviendo hacia modelos SaaS y de suscripción por la predictibilidad de ingresos y la mejora continua de los servicios. Para las empresas usuarias, esto se traduce en que adoptar la nube no solo es beneficioso tecnológicamente, sino que a veces es necesario para no quedar en desventaja de costos frente a competidores que ya aprovecharon la transición. Estar al tanto de estas tendencias te ayudará a tomar decisiones informadas: migrar a la nube en el momento oportuno puede evitar aumentos de costes imprevistos o quedar con software desactualizado porque el fabricante ya no le da prioridad a la versión local.

Aspectos legales y de licencia al migrar

Cambiar de entorno no te exime de cumplir los términos de licencia. Es fundamental asegurarse de que, al migrar, sigues estando correctamente licenciado. Por ejemplo, si tenías Windows Server instalado en 2 CPU físicas con ciertas licencias, y decides moverlo a 4 máquinas virtuales en la nube, quizás tus licencias actuales no cubran ese escenario sin ajustes. Consulta las guías de licenciamiento de cada fabricante para entornos cloud. En algunos casos, migrar a la nube puede simplificar el cumplimiento (porque delegas esa parte al proveedor en un modelo SaaS), pero en otros casos híbridos, deberás manejar ambos mundos. Contar con asesoría en licenciamiento (por parte de tu proveedor de licencias o consultores especializados) puede ser muy valioso durante la migración, para evitar incumplimientos que deriven en penalizaciones o costos extras después.

En definitiva, el enfoque comercial de la migración debe ir de la mano del técnico. Una migración exitosa no solo funciona bien, sino que también es rentable y legalmente correcta. Recomendamos elaborar un business case antes de migrar: estimar costos actuales vs costos en la nube, identificar beneficios cualitativos (mayor productividad, menos riesgo de caídas, etc.) y cuantitativos, y presentarlo a la dirección de la empresa para alinear la decisión con los objetivos del negocio. Si todo está claro en papel, la implementación será más fluida y con el apoyo de todos los involucrados.

Pasos prácticos para una migración exitosa

Llegados a este punto, resumamos un posible plan de acción práctico para migrar de licencias on-premise a la nube. Estos pasos combinan aspectos técnicos y de gestión:

Análisis y planificación

Reúne a tu equipo de TI y partes interesadas clave para analizar qué se migrará y por qué. Define objetivos (por ejemplo: reducir costos en un X%, mejorar tiempos de respuesta, habilitar teletrabajo, etc.). Realiza el inventario de sistemas y licencias como mencionamos y prioriza qué aplicaciones o servicios migrar primero. Crea un plan de proyecto con tiempos estimados, recursos necesarios y posibles riesgos identificados.

Elección de socios y herramientas

Determina si realizarás la migración totalmente con recursos internos o si contarás con un socio tecnológico. Muchas empresas optan por apoyarse en partners expertos en migraciones cloud o directamente en servicios profesionales del proveedor de la nube para ciertas etapas críticas. Igualmente, identifica qué herramientas utilizarás (por ejemplo, herramientas de migración de máquinas virtuales, utilidades para migrar bases de datos, etc.). Ten a mano la documentación oficial del proveedor cloud elegido y capacita al equipo en dichas herramientas.

Preparación del entorno cloud

Antes de migrar, deja listo el entorno en la nube. Crea las cuentas o suscripciones necesarias con el proveedor (ya sea Azure, AWS, Google u otro), configura la red virtual, conecta la nube con tu red local si hace falta (vía VPN o enlaces dedicados), y verifica que tienes las cuotas o permisos necesarios para crear los recursos. Es como "preparar la casa nueva antes de la mudanza".

Migración de prueba/piloto

Como sugerimos, escoge un sistema no crítico para hacer una migración de prueba. Documenta el proceso y ajusta cualquier detalle técnico. Si la prueba sale bien, esto genera confianza al equipo y valida los tiempos y pasos del plan. Si sale mal, mejor descubrirlo ahora que no está en juego un sistema crítico; aprende de la prueba y ajusta el plan.

Comunicación con la organización

Informa a los usuarios y stakeholders sobre la migración. Establece expectativas claras: posibles ventanas de mantenimiento, cambios que notarán (por ejemplo, "ahora ingresarás a la aplicación X mediante esta nueva URL en la nube", o "tal día tu correo pasará a Office 365, te daremos un breve curso de cómo usar las nuevas funciones"). La comunicación proactiva evita sorpresas y resistencias. Destaca los beneficios que obtendrán, para ganar apoyo: "después de la migración, el sistema estará disponible incluso si hay un problema en la oficina, y podrás acceder desde casa", por ejemplo.

Ejecución de la migración

Lleva a cabo la migración según el plan. Monitorea de cerca el progreso. Es conveniente que durante la migración crítica, el equipo de TI esté 100% enfocado y disponible, por si surge algún contratiempo poder reaccionar rápidamente. Sigue el orden de fases acordado (por ejemplo, primero mover bases de datos en un fin de semana, luego aplicaciones la semana siguiente, etc., según tu plan). Tras migrar cada componente, realiza pruebas de funcionamiento inmediatas para validar que todo anda correctamente en la nube (pruebas de usuario, integraciones, rendimiento básico).

Optimización y ajustes finales

Una vez todo está en la nube operando, recoge métricas y feedback de los usuarios. ¿Se siente más rápido el sistema? ¿Hubo algún acceso que no funcione? ¿Está cumpliendo con los costos previstos? Ajusta cualquier cosa necesaria: a veces se descubre que cierta máquina virtual puede ser de menor capacidad para ahorrar dinero, o que necesitas habilitar más seguridad en algún punto. Este es el momento de pulir detalles. También asegúrate de dar de baja los sistemas on-premise reemplazados (para ahorrar costos y evitar confusiones), excepto que hayas decidido mantener un entorno híbrido por redundancia.

Documentación y formación continua

Actualiza toda la documentación de TI reflejando la nueva realidad. Políticas de backup, planes de recuperación, manuales de uso para los empleados, etc., todo debe refrescarse acorde al entorno cloud. Ofrece capacitación adicional a los usuarios si hace falta, especialmente si ahora cuentan con nuevas herramientas (por ejemplo, si migraste de Office tradicional a Microsoft 365 con Teams, tal vez valga la pena talleres para aprovechar Teams, OneDrive, etc.). Un usuario bien entrenado saca más provecho de las inversiones en TI. Del lado del equipo técnico, fomentar la formación continua en plataformas cloud es vital: la tecnología evoluciona rápido y habrá nuevas características que podrían beneficiar a tu organización.

Siguiendo estos pasos, estarás encaminado a una migración exitosa. Cada empresa es diferente, por lo que puedes adaptar el orden o la inclusión de más pasos según tu realidad. Lo importante es tener un método estructurado, no improvisar, y mantener a todos informados y alineados durante el proceso.

Licendi: tu aliado en licencias de software con garantía

Una parte fundamental de migrar a la nube es asegurarse de contar con las licencias de software adecuadas durante y después de la transición. Aquí es donde Licendi puede ser tu gran aliado. Licendi es una tienda europea especializada en la venta de licencias de software, reconocida por su compromiso con la legalidad y la satisfacción del cliente.

En el contexto de tu migración a la nube, elegir a Licendi como proveedor de licencias te dará una preocupación menos. Podrás centrarte en la parte técnica de la migración mientras nosotros nos ocupamos de que tengas a mano todas las licencias necesarias, en regla y funcionando.

Si tu proyecto involucra actualizar ciertos softwares como parte de la migración (por ejemplo, pasar de una versión antigua de Office a Microsoft 365, o comprar Windows Server 2022 para montarlo en una máquina virtual en la nube), nosotros te proveemos esas licencias de forma inmediata y a precios competitivos.

Conclusión

Migrar de licencias on-premise a la nube es más que una tendencia; es una evolución natural para las empresas que buscan innovar, ahorrar costos y ganar agilidad en un mundo cada vez más digital. A lo largo de esta guía hemos explorado qué implica este cambio, desde comprender las diferencias en los modelos de licenciamiento hasta planificar técnicamente la transición, siempre considerando tanto el lado técnico como el comercial de la decisión.

Una migración exitosa requiere un balance entre aprovechar las ventajas de la nube (escalabilidad, flexibilidad, acceso global, resiliencia) y manejar adecuadamente los retos (seguridad, control de costos, capacitación del personal). Con una planificación cuidadosa, pruebas piloto y un enfoque por fases, cualquier organización —grande o pequeña— puede dar este salto minimizando riesgos y maximizando beneficios.

Si estás evaluando migrar a la nube, toma en cuenta todos los consejos proporcionados en esta guía. Adapta las recomendaciones a la realidad de tu negocio y no dudes en apoyarte en expertos cuando sea necesario. Recuerda que el objetivo final no es solo “estar en la nube” por moda, sino lograr que tu empresa sea más eficiente, competitiva y resistente a los cambios del entorno tecnológico.

Finalmente, asegúrate de contar con aliados estratégicos en el proceso. Ya sea un consultor de migración, un proveedor de servicios gestionados o un proveedor de licencias de confianza como Licendi, rodearte de los socios adecuados hará todo más sencillo. Con las licencias legales y garantizadas de Licendi, por ejemplo, tendrás una base sólida y segura sobre la cual construir tu nuevo entorno en la nube.

¡No esperes más! El momento de modernizar tu infraestructura y llevar tus licencias a la nube es ahora. Con la estrategia correcta y los socios indicados, muy pronto estarás disfrutando de un entorno de TI más ágil, económico y preparado para el futuro. Da el paso hacia la nube con confianza y lleva tu negocio al siguiente nivel. ¡El éxito en tu transformación digital te está esperando!