Microsoft Project 2016 o 2019 ¿Qué diferencias hay?

¿Qué es el Microsoft Project?

Microsoft Project, desarrollado y vendido por Microsoft, es el software de gestión de proyectos más popular y descargado de la actualidad. Sin duda, proporciona herramientas que los equipos de gestión de proyectos pueden utilizar para lograr proyectos exitosos con facilidad.

Su objetivo es soportar la realización de proyectos en muchos sectores y campos, como por ejemplo la construcción, la administración pública, la industria farmacéutica, la fabricación, el comercio minorista, la sanidad y los servicios financieros. Sin embargo, Microsoft Project es lo que es, y no forma parte del paquete de Microsoft Office, por lo que adquirir o descargar Microsoft Project se tiene que hacer por separado.

Microsoft Project se presenta en dos ediciones, la estándar y la profesional. La elección entre estas dos depende de las necesidades específicas del equipo.

Facultades como gestor de proyectos

Está considerado como uno de los programas de gestión de proyectos más usados en la actualidad, ya que otorga numerosas facultades a los gestores de proyectos.

Entre ellas se encuentran:

• Programación de reuniones.
• Control de la carga de trabajo.
• Registro del progreso.
• Seguimiento de las finanzas.
• Asignación de tareas.
• Definición de recursos.
• Establecimiento de objetivos.
• Elaboración de planes.

Microsoft ya ha lanzado dos versiones de Project, Microsoft Project 2016 y Microsoft Project 2019. La primera incluía actualizaciones de Project Online, Project Pro para Office 365 y Project Professional. También contenía algunas de las capacidades más solicitadas, como la planificación de la capacidad de recursos y la gestión de recursos. Luego, después de unos años, se actualizó a Microsoft Project 2019, que sigue teniendo algunas de las antiguas características deseables que se encuentran en su predecesor, pero con un montón de nuevas características también.

Microsoft Project 2016

La llegada de Microsoft Project 2016, dio a los gestores de proyectos la oportunidad de utilizar un software que ayudaba a disminuir la carga de su trabajo. De hecho, esta versión cuenta con una gran cantidad de nuevas características y mejoras que apuntan a que los equipos sean más productivos al emplear la herramienta.

Mejoras desde el 2013

Por un lado, Microsoft Project 2016 puso fin al problema de conseguir suficientes recursos para los proyectos, al permitir a los usuarios solicitar sistemáticamente un recurso. En el momento en que se aprueba la solicitud de recursos, los usuarios pueden bloquear ese recurso para asegurarse de que esté disponible.

Realizar la solicitud es sencillo, y permite al gestor aprobarla o denegarla con la misma facilidad. Los gestores de otros proyectos, también serán notificados si intentan reservar en exceso un recurso bloqueado.

Otro punto fuerte de Microsoft Project 2016 es el cómo permite al gestor de recursos colaborar con el gestor de proyectos. La herramienta ha creado un área en la que se puede ver todas las propuestas de contrato y elegir entre aprobarlas o rechazarlas. Aquí, también puede tener una manera de entender la utilización de la capacidad de sus recursos.

Este software también cuenta con los mapas de calor de capacidad, que es una herramienta importante para gestionar los recursos de un equipo. Tiene un nuevo conjunto de informes intuitivos que permiten a los usuarios ver inmediatamente la utilización de los recursos del equipo de un solo vistazo. El mapa de calor indica la cantidad de recursos que se están utilizando para evitar la sobreutilización o la infrautilización.

Una de las responsabilidades fundamentales de un gestor de proyectos es comunicar el calendario del proyecto. Y la mejor manera de hacerlo, es usar una línea de tiempo en lugar de un diagrama de GANTT. En el software Microsoft Project 2016, la función de línea de tiempo ha sido mejorada para incluir múltiples líneas de tiempo con varias fechas de inicio y fin.

El botón "Tell Me" es la clave para saber dónde pueden encontrar los usuarios funciones específicas. Ahorra mucho tiempo porque los usuarios únicamente tendrán que hacer clic en la respuesta y Tell Me lo hará.

Quédate con Microsoft Project 2016 si…

Con las comodidades que ofrece la versión 2016, es fácil apegarse a ella y no querer migrar a la versión más nueva, que es la Microsoft Project 2019. Hay muchas diferencias entre ambas, pero los usuarios pueden querer quedarse con esta versión si están usando Project Professional 2013.

Esto se debe a que la versión posterior no es compatible con esta herramienta. Además, no hay una actualización directa de Project Server 2013 a 2019, lo que significa que los usuarios tendrán que actualizar primero a la versión de 2016. En cuanto a los escenarios de Project Server Interface o PSI Extension, ya no son compatibles con la versión 2019.

Además, la vista del Plan de Recursos, que es útil para gestionar los recursos de un equipo, ya no estará disponible en la versión 2019.

Microsoft Project 2019

El Microsoft Project 2019, está armado con nuevas y mejores características para mejorar la entrega y la selección de proyectos. Los gestores están ahora equipados con las herramientas adecuadas para utilizar la línea de tiempo correcta y, utilizar el presupuesto y los recursos.

Mejoras 2019 comparado al 2016

Esta versión actualizada de MS Project permite a los usuarios disfrutar de un inicio rápido con la ayuda de la pantalla de inicio. Microsoft Project 2019 guía a los usuarios a través de las capacidades del software, como la creación de una línea de tiempo y la vinculación de tareas.

Una de las características mejoradas que se experimentan con esta versión, es la vinculación de tareas. Aquí, los usuarios ya no tienen que recordar el ID de la tarea a la que se va a vincular. Los usuarios solo tienen que seleccionar una celda en la columna "Predecesores" y seleccionar la flecha hacia abajo, donde se muestra una lista de todas las tareas de un proyecto. Las tareas también pueden seleccionarse en el desplegable de la columna "Sucesores".

En cuanto a la comunicación de los proyectos, ahora se pueden etiquetar las barras de la línea de tiempo, mientras que el progreso de las tareas se muestra ahora en las propias tareas. También permite a los usuarios añadir un equipo de varios empleados y tiene 450 campos definidos por el usuario y tablas de búsqueda.

Microsoft Project 2019 tiene mejores capacidades en comparación con su predecesor, Microsoft Project 2016. Proporciona nuevas y útiles funcionalidades que ayudan a gestionar proyectos y carteras de forma eficiente. También promueve un mejor ahorro a largo plazo, en comparación con el uso de versiones locales más antiguas.

Como software de gestión de proyectos, la versión Microsoft Project 2019 permite a los usuarios hacer uso de herramientas con las que ya están familiarizados, como los diagramas de Gantt, para crear calendarios y minimizar el tiempo de formación.

¿Deben los equipos dar el paso a Microsoft Project 2019?

La migración de Microsoft Project 2016 a la versión Microsoft Project 2019, es una decisión que los gerentes y los equipos deben pensar. Sin embargo, es útil saber que las características añadidas a la versión Microsoft Project 2019 son más que las características que no se van a incluir con ella.

En general, se puede decir que las ventajas superan a las desventajas. Pero, por supuesto, la decisión está en manos de los usuarios. Al fin y al cabo, los proyectos tienen necesidades únicas y solo los equipos que los manejan saben qué software se adapta a sus necesidades.

Si solo deseas descargar alguna de las versiones, puedes hacerlo desde Microsoft Project 2019 o Microsoft Project 2016.

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