Casos prácticos: Licencias CAL Windows Server PYMES

Introducción

El licenciamiento de software para servidores puede convertirse en un dolor de cabeza para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En particular, las licencias CAL de Windows Server son un elemento crítico que a menudo genera dudas. Una licencia CAL (Client Access License o licencia de acceso de cliente) es necesaria para que los usuarios o dispositivos se conecten legalmente a un servidor Windows en red.

En este blog profundizaremos en qué son exactamente las CAL, qué tipos existen, y cómo aplicarlas en escenarios prácticos para PYMES. También ofreceremos comparativas técnicas, casos reales detallados, y sugeriremos contenido visual útil como infografías y capturas de pantalla para facilitar la comprensión. Al final, incluimos una sección de Preguntas Frecuentes (FAQ) optimizada para fragmentos enriquecidos, que resume las dudas más comunes sobre la gestión de usuarios y licencias, incluyendo la administración de licencias Adobe y el uso de consolas empresariales como Adobe Creative Cloud.

¿Qué es una licencia CAL de Windows Server?

Cuando una empresa adquiere Windows Server, obtiene una licencia para instalar el sistema operativo del servidor en un equipo físico o virtual. Sin embargo, esa licencia de servidor por sí sola no autoriza a los usuarios o dispositivos de la red a conectarse a él. Para permitir conexiones de clientes al servidor (por ejemplo, para acceder a archivos compartidos, impresoras o servicios de Directorio Activo), se requieren licencias CAL adicionales para cada cliente (usuario o dispositivo) que acceda al servidor. En otras palabras, una CAL de Windows Server es un permiso legal para que un usuario o un dispositivo cliente utilice los servicios de ese servidor.

Las CAL no son software que se instala, sino licencias que la empresa debe tener documentadas. Microsoft confía en el cumplimiento por parte del cliente: el servidor Windows no suele “bloquear” automáticamente a usuarios sin CAL, pero la empresa está obligada a contar con las licencias necesarias para cumplir el contrato de uso. No tener las CAL adecuadas podría suponer incumplimiento de licencia y problemas en una auditoría de software. Por eso, es fundamental entender qué tipos de CAL existen y cuántas necesita realmente tu PYME.

Tipos de CAL: CAL de Usuario vs CAL de Dispositivo

Microsoft ofrece dos modalidades principales de CAL para Windows Server:

• CAL por Usuario: licencia asociada a una persona (usuario nominal). Cada usuario con CAL de usuario puede acceder al servidor desde múltiples dispositivos. Esta opción conviene cuando los empleados tienden a usar varios dispositivos cada uno (por ejemplo, un PC de oficina, un portátil y un móvil) o si la empresa tiene más dispositivos que usuarios en total.
• CAL por Dispositivo: licencia asociada a un equipo o dispositivo concreto. Cualquier persona que use ese dispositivo puede acceder al servidor bajo la misma licencia. Es la alternativa rentable cuando en la organización hay más usuarios que dispositivos; por ejemplo, varios empleados comparten ordenadores en distintos turnos de trabajo.

Ilustración 1: Infografía comparativa – ¿CAL de Usuario o CAL de Dispositivo?

En la infografía anterior podemos visualizar esta diferencia: si una empresa tiene, por ejemplo, 5 usuarios y 8 dispositivos en total, le resultará más económico adquirir 5 CAL de usuario (cada empleado podrá usar todos sus dispositivos). En cambio, si una empresa tiene 20 empleados pero solo 10 PCs compartidos, probablemente sea mejor comprar 10 CAL de dispositivo (cada PC con su licencia, cubriendo a todos los usuarios que lo usen por turnos).

Es importante destacar que se pueden combinar CAL de usuario y de dispositivo según convenga. Una PYME puede comprar un conjunto de CAL de usuario y otro de dispositivo para ajustarse a diferentes perfiles de uso dentro de su red. Lo que no es posible es convertir o intercambiar una CAL de usuario por una de dispositivo o viceversa; la elección hecha al comprar debe mantenerse, por lo que la planificación es clave.

CAL de Escritorio Remoto (RDS CAL) y otros complementos

Además de las CAL estándar de Windows Server (que cubren el acceso general a los servicios del servidor, como archivos, impresoras o autenticación de dominio), existen licencias específicas para ciertas funcionalidades avanzadas. Una muy común en PYMES es la CAL de Servicios de Escritorio Remoto (RDS).

Si tu servidor Windows va a ofrecer sesiones de escritorio remoto o aplicaciones remotas a los usuarios (lo que antes se conocía como Terminal Services), necesitarás además una RDS CAL por cada usuario o dispositivo que use esos servicios. Las RDS CAL vienen también en modalidad por Usuario o por Dispositivo, con la misma lógica de elección que las CAL estándar. En un entorno de teletrabajo o con sucursales, esta distinción es fundamental: por ejemplo, un empleado que accede a un servidor de forma remota desde distintos dispositivos estará cubierto por su RDS CAL de usuario única, mientras que en un kiosko público con varios usuarios quizás convenga RDS CAL por dispositivo.

Otra licencia relacionada es la de External Connector (Conector Externo). En lugar de comprar CAL individuales para cada usuario externo (no empleado, como partners, clientes o colaboradores) que necesite acceder a ciertos recursos del servidor, Microsoft ofrece una licencia External Connector por servidor. Esta licencia, generalmente recomendada para escenarios como portales públicos o extranet, permite un número ilimitado de accesos de usuarios externos a ese servidor. La decisión entre adquirir CAL separadas para cada usuario externo o un External Connector suele ser económica: para unos pocos usuarios externos es más barato comprar CAL individuales, pero si se espera un volumen grande de accesos externos (por ejemplo, clientes entrando a un portal de datos en tu servidor) la licencia de conector externo simplifica la gestión y puede reducir costes.

Licencias incluidas y ediciones especiales para PYMES

No todas las situaciones requieren comprar CAL por separado. Microsoft dispone de ediciones de Windows Server orientadas a pequeñas empresas donde las CAL vienen integradas o directamente no son necesarias:

Windows Server Essentials

Pensada específicamente para pequeñas empresas, esta edición (disponible en versiones como 2016, 2019 e incluso una variante en 2022) permite hasta cierto límite de usuarios y dispositivos sin necesidad de adquirir CAL adicionales. Por ejemplo, Windows Server 2019 Essentials soporta hasta 25 usuarios o 50 dispositivos sin CAL (estos límites están fijados en la licencia). Es decir, al comprar la edición Essentials la empresa ya tiene derecho a conectar hasta ese número de usuarios/dispositivos al servidor. Esto simplifica mucho la puesta en marcha en microempresas. La contrapartida es que Essentials tiene algunas limitaciones en características avanzadas y no permite crecer más allá de ese umbral de 25 usuarios. Aun así, es una solución muy atractiva para una PYME típica de, digamos, 10 ó 15 empleados.

Ediciones Standard vs Datacenter

En Windows Server Standard y Datacenter, el licenciamiento base del servidor es por núcleos (cores) físicos, e igualmente requieren CAL por usuario o dispositivo para los accesos. La edición Standard suele utilizarse en PYMES con una o pocas máquinas físicas (cubre dos instancias virtuales por licencia de 16 cores, suficiente para la mayoría de escenarios SMB). La edición Datacenter es más propia de grandes empresas con virtualización extensiva (permite instancias virtuales ilimitadas) y suele salir demasiado costosa para una PYME típica, aunque existen casos de pequeñas empresas tecnológicas que la usan por necesidades especiales. En cualquier caso, ambas siguen el modelo de licenciamiento “Servidor + CAL”.

Otro punto importante: acceso anónimo a servicios web. Si tu servidor Windows provee un servicio web abierto (por ejemplo, un sitio público o una aplicación accesible sin autenticación), ese tráfico no requiere CAL siempre que el acceso no autenticado sea libre. Las CAL se exigen para usuarios o dispositivos autenticados en la red o dominio. Esto significa que si montas, por ejemplo, una página web corporativa en IIS accesible a cualquiera por Internet, no necesitas una CAL por cada visitante anónimo. Pero si esos visitantes se autentican con cuentas en tu dominio de Windows Server, entonces sí aplica el requisito de licenciamiento (y ahí entraría en juego lo comentado de usuarios externos o la opción de External Connector).

Casos prácticos de licenciamiento CAL en PYMES

Veamos ahora una serie de casos reales (o hipotéticos) que ilustran cómo abordar el tema de CAL en distintas PYMES. Estos ejemplos prácticos incluyen situaciones cotidianas en las que un administrador de TI debe decidir qué tipo y cuántas CAL adquirir, mostrando retos y soluciones específicas que van más allá de la teoría.

Caso 1: Oficina tradicional con varios dispositivos por empleado

Situación: Contoso S.L. es una consultora con 15 empleados de oficina. Cada empleado tiene un PC de escritorio en la oficina y además un portátil corporativo para trabajar desde casa. Algunos incluso acceden ocasionalmente al servidor desde sus teléfonos móviles (por ejemplo, para consultar archivos vía VPN). En total, calculan unos 15 usuarios humanos pero alrededor de 35 dispositivos distintos podrían conectarse al servidor (15 PCs, 15 portátiles, y algunos móviles personales).

Desafío: Contoso necesita montar un controlador de dominio con Windows Server para centralizar archivos y autenticación (Active Directory). ¿Cuántas CAL debe comprar y de qué tipo? Si optaran por CAL por Dispositivo, necesitarían licenciar hasta ~35 dispositivos. En cambio, con CAL por Usuario bastaría con 15 (una por cada empleado). Claramente, en este escenario de más dispositivos que personas, las CAL de Usuario son la elección adecuada y más económica.

Solución: Contoso adquiere 15 CAL de usuario de Windows Server. Con estas licencias, cada empleado puede conectarse al dominio y usar los recursos del servidor desde cualquiera de sus dispositivos (su PC de oficina, su portátil, incluso su móvil personal). La empresa documenta internamente qué empleados están cubiertos por las CAL y mantiene ese registro actualizado. A futuro, si hay nuevas contrataciones, simplemente compran nuevas CAL de usuario para esos usuarios adicionales.

Caso 2: Taller con PCs compartidos por turnos (más usuarios que dispositivos)

Situación: Industrias López es una pequeña fábrica con 3 turnos de trabajo y un total de 30 operarios. En planta tienen 10 terminales (PCs) compartidos; en cada turno rotan distintos empleados utilizando las mismas máquinas para ingresar datos de producción en una aplicación cliente-servidor. Todos los PCs se conectan a un servidor Windows central que corre la base de datos y software ERP interno.

Desafío: ¿Cómo licenciar el acceso de estos empleados al servidor? La empresa tiene 30 personas que en algún momento del día usarán el sistema, pero sólo 10 dispositivos físicos conectándose (cada PC en el taller se usa en los tres turnos por personas distintas). Comprar 30 CAL de usuario (una por operario) sería legalmente correcto, pero implicaría mucho gasto y realmente nunca más de 10 usuarios acceden simultáneamente, porque están limitados por las terminales disponibles. En este entorno con más usuarios potenciales que dispositivos físicos, las CAL por Dispositivo resultan más eficientes.

Solución: Industrias López adquiere 10 CAL de dispositivo. Cada uno de los 10 PCs del taller tiene asignada su licencia de acceso al servidor. Así, no importa qué operario inicie sesión en cuál turno; mientras usen esos 10 equipos licenciados, el acceso al servidor está cubierto. La empresa ahorra significativamente en costes frente a haber comprado 30 CAL de usuario, y mantiene el cumplimiento legal ya que ningún dispositivo no licenciado accede al servidor. El administrador de sistemas lleva control de que no se agreguen nuevos PCs a la red sin antes comprar la CAL correspondiente.

Caso 3: Empleados remotos y teletrabajo con acceso desde fuera

Situación: Diseño Creativo S.A. es una agencia de marketing con 10 empleados fijos, pero varios trabajan en remoto desde diferentes ubicaciones. Tienen un servidor Windows Server 2019 en la oficina central que actúa como servidor de archivos y de aplicaciones internas. Los empleados remotos se conectan al servidor mediante Escritorio Remoto para usar una aplicación de gestión que sólo está instalada allí, y también acceden vía VPN a las carpetas compartidas.

Desafío: Aquí la empresa debe considerar dos tipos de licencias: las CAL estándar de Windows Server para permitir que cada usuario acceda al servidor, y además licencias RDS CAL para el uso de Escritorio Remoto. Puesto que cada empleado remoto puede conectarse desde su laptop personal, tableta u otros dispositivos fuera de la oficina, la opción lógica es usar CAL por Usuario (cada persona tiene derecho a entrar desde cualquier dispositivo). Asimismo, se necesitará RDS CAL por Usuario para habilitar sus sesiones de escritorio remoto en el servidor.

Solución: Diseño Creativo S.A. compra 10 CAL de usuario de Windows Server (uno por empleado) y 10 RDS CAL de usuario para Escritorio Remoto. De esta forma, los 10 trabajadores están completamente licenciados para acceder al servidor y abrir sus sesiones remotas independientemente del dispositivo o ubicación desde la que lo hagan. El departamento de TI configura el servidor de licencias de Escritorio Remoto para emitir esas 10 RDS CAL a los usuarios autorizados. Cada nuevo empleado que se incorpore requerirá agregar dos licencias (una CAL normal y una RDS CAL) para estar plenamente cubierto.

Caso 4: Usuarios externos accediendo a recursos (clientes o socios)

Situación: DataBiz es una startup que ofrece a sus clientes un portal de datos alojado en un servidor Windows Server. Los clientes (que no son empleados de la empresa) ingresan con credenciales propias para ver reportes y documentos personalizados. Supongamos que hay 50 usuarios externos habilitados para usar este portal, y el número podría crecer si se suman más clientes en el futuro.

Desafío: DataBiz, al habilitar el acceso a su servidor a personas ajenas a la organización, debe licenciar también esas conexiones. Tiene dos caminos: comprar 50 CAL de Windows Server (una para cada usuario externo identificado) o adquirir una licencia External Connector para el servidor. Debe decidir qué es más práctico y económico. Las CAL individuales darían flexibilidad de pagar solo por los usuarios externos que realmente existan, pero si la base de clientes crece a cientos, gestionar tantas CAL individuales se vuelve complejo. La licencia External Connector tiene un coste fijo más elevado, pero cubre ilimitados usuarios externos con una sola compra por servidor.

Solución: Tras analizarlo, DataBiz opta por adquirir la licencia External Connector para su servidor Windows, pues su estrategia de negocio es escalar en número de clientes. Con esta licencia en vigor, no necesita llevar un conteo detallado de usuarios externos ni comprar CAL separadas cada vez que gana un nuevo cliente: cualquier usuario externo autorizado puede entrar al portal sin preocuparse del recuento de licencias (la empresa ya cumplió comprando el conector externo). El departamento de TI implementa controles para asegurarse de que solo usuarios “externos” (no empleados internos) usen esa vía de acceso, ya que los empleados de DataBiz siguen requiriendo sus CAL de usuario normales.

Caso 5: Ahorro de costes con licencias de segunda mano

El presupuesto es un factor crítico para muchas PYMES a la hora de licenciar software. Un ejemplo ilustrativo es el de una empresa de 20 empleados que necesitaba Windows Server Standard y 20 CAL para su equipo. En vez de comprarlas nuevas al precio completo, optaron por adquirir licencias de segunda mano a través de un proveedor autorizado. ¿El resultado? Un ahorro cercano al 60% del coste original de las licencias.

Gráfico: Comparativa de costes – precio de licencias nuevas vs licencias de segunda mano (ejemplo real).

Con ese ahorro pudieron invertir en mejor hardware sin dejar de cumplir la legalidad, ya que las licencias pre-utilizadas eran oficiales y venían con sus certificados de transferencia.

Conclusión: las licencias de software de segunda mano (ya sea de Windows Server, CAL u otros programas como AutoCAD o Adobe) se han convertido en una estrategia viable para que las PYMES obtengan la funcionalidad que necesitan a una fracción del costo, siempre y cuando se asesoren y compren a distribuidores de confianza.

Comparativa: Gestión de usuarios en Windows Server vs Adobe Creative Cloud

Hemos hablado mucho de licencias de Windows Server, pero conviene situar este tema en el panorama más amplio de la gestión de usuarios y licencias en las PYMES. Cada vez más empresas usan una mezcla de infraestructura local (servidores Windows, bases de datos, etc.) y servicios en la nube por suscripción (por ejemplo, Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, etc.). Esto implica manejar distintos modelos de licenciamiento en paralelo.

Veamos una comparativa entre cómo se administra el acceso de usuarios en Windows Server frente a un caso de software cloud muy común: la suite Adobe Creative Cloud en su modalidad empresarial.

Modelo de licenciamiento

Windows Server + CAL sigue un modelo perpetuo (pago único) por usuario o por dispositivo en local. En cambio, Adobe Creative Cloud para equipos o empresas funciona bajo suscripción (generalmente anual) asignada por usuario nominal. No existe el concepto de “CAL por dispositivo” en Adobe; todas las licencias son por usuario (cada licencia se asigna a una persona específica que puede instalar las aplicaciones en varios dispositivos, aunque normalmente solo las use en uno a la vez).

Consola de administración

En Windows Server, los usuarios se gestionan a través de Active Directory u otras herramientas locales, y el administrador debe monitorear manualmente el cumplimiento de las CAL (llevando un registro del número de usuarios en Active Directory comparado con el número de CAL compradas, o usando software de inventario). Por su lado, Adobe proporciona la Adobe Admin Console, una consola web centralizada para empresas donde se administran las licencias de Adobe. Ahí el administrador de TI agrega usuarios (por nombre o correo) y les asigna o revoca licencias de productos (Photoshop, Illustrator, etc.). La consola empresarial de Adobe Creative Cloud impide que se usen más licencias de las contratadas: si solo pagaste 10 licencias, solo podrás asignarlas a 10 usuarios simultáneamente. Esto hace que la administración de licencias Adobe sea más transparente, porque la propia herramienta te muestra cuántas licencias tienes en uso y cuántas disponibles en todo momento.

Gestión de usuarios y credenciales

Windows Server utiliza cuentas de usuario en Active Directory (dominio local). En Adobe Creative Cloud, los usuarios se administran en la Adobe Admin Console con identidades asignadas por la empresa. Adobe permite integrar el inicio de sesión con el sistema corporativo (por ejemplo, usando Federated ID vinculado a Azure AD u otro servicio SSO), de modo que los empleados usen sus mismas credenciales empresariales para las aplicaciones Adobe. Esto facilita altas/bajas simultáneas de personal en ambos entornos y da más control a la compañía sobre quién tiene acceso a las licencias de Adobe.

Costes y previsibilidad

Con Windows Server y CAL, la empresa hace un gasto único inicial (CAPEX) en licencias perpetuas que luego le sirven durante años (aunque si se actualiza a nuevas versiones de Windows Server, habría que comprar CAL actualizadas a esa versión, salvo que se cuente con Software Assurance). En cambio, Adobe Creative Cloud implica un costo operativo recurrente (OPEX) mediante suscripciones por usuario. A largo plazo, puede resultar más costoso pagar suscripciones continuas frente a licencias perpetuas, pero las suscripciones incluyen siempre la última versión del software y soporte en la nube. Algunas PYMES han optado por soluciones híbridas: por ejemplo, adquirir versiones perpetuas antiguas de Adobe (como Photoshop o Illustrator CS6) para ciertos puestos, evitando suscripciones, mientras pagan solo algunas suscripciones de Creative Cloud para aquellos usuarios que sí necesitan siempre la última versión o servicios cloud. Es un balance entre costo y funcionalidad a evaluar según cada caso.

En resumen, tanto Windows Server CAL como las licencias de Adobe Creative Cloud requieren una buena gestión de usuarios, pero el mecanismo difiere: uno es local y basado en la confianza (con posibles auditorías periódicas para verificar cumplimiento), el otro es controlado en la nube por el propio proveedor. Para una PYME, conocer ambos mundos es clave, ya que probablemente tendrá que administrar licencias en sistemas locales (Windows, SQL, etc.) y en servicios online (Adobe, Microsoft 365, etc.). Integrar estas prácticas – por ejemplo, manteniendo un registro maestro de qué empleados tienen qué licencias en todos los sistemas – puede evitar dolores de cabeza, sobrecostes y problemas legales a futuro.

Conclusión

En definitiva, el sistema de licencias CAL de Windows Server es un aspecto crucial a dominar para cualquier PYME que utilice servidores propios. Aunque su lógica puede parecer compleja al inicio, hemos comprobado que con el conocimiento adecuado es posible licenciarse correctamente sin malgastar recursos. Los casos prácticos presentados demuestran la importancia de analizar cada escenario (número de usuarios, dispositivos, tipo de uso remoto, presencia de usuarios externos, etc.) para decidir entre CAL de usuario o de dispositivo y otras opciones como RDS CAL o conectores externos. También vimos que existen estrategias para optimizar costes, como recurrir a licencias de segunda mano de forma legal.

Un buen manejo del licenciamiento no solo evita problemas en eventuales auditorías de software, sino que garantiza que la inversión en TI se aproveche al máximo. Al planificar con antelación y apoyarse en buenas prácticas, una pequeña o mediana empresa puede escalar su infraestructura de Windows Server con tranquilidad, sabiendo que cada empleado y dispositivo está adecuadamente cubierto por las licencias necesarias. Así, la tecnología puede seguir siendo un motor para el negocio, sin contratiempos ni gastos imprevistos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué es exactamente una CAL de Windows Server y por qué la necesito?

Una CAL (Client Access License) de Windows Server es una licencia que da derecho a un cliente (usuario o dispositivo) a acceder a los servicios de un servidor Windows. La necesitas porque, además de la licencia del propio servidor, Microsoft exige legalmente que cada usuario o dispositivo que se conecte al servidor esté cubierto por una CAL. Sin la CAL, el acceso —aunque técnicamente funcione— no está autorizado según los términos de uso de Microsoft.

¿Cuál es la diferencia entre una CAL de Usuario y una CAL de Dispositivo?

La CAL de Usuario se asigna a una persona específica (por ejemplo, a un empleado) y le permite conectarse al servidor desde cualquiera de sus dispositivos. En cambio, la CAL de Dispositivo se asigna a un equipo determinado (por ejemplo, un PC específico) y permite que múltiples usuarios usen ese dispositivo para acceder al servidor. La elección depende del escenario de tu empresa: si cada usuario utiliza varios dispositivos, conviene una CAL de usuario; si tienes más personal que equipos compartiendo ordenadores, conviene una CAL de dispositivo.

Si tengo Windows Server Essentials u otra edición especial, ¿también necesito comprar CAL?

Windows Server Essentials (por ejemplo, la versión 2019 Essentials) no requiere comprar CAL por separado mientras te mantengas dentro de sus límites de uso (tradicionalmente, hasta 25 usuarios o 50 dispositivos máximos). Esa edición ya incluye el derecho de acceso para ese número de clientes. Otras ediciones orientadas a pequeñas empresas, como Windows Server Foundation (en versiones antiguas), también incluían licencias de acceso limitadas. Sin embargo, las ediciones Standard y Datacenter sí requieren CAL incluso para el primer usuario o dispositivo, ya que no traen ninguna incluida. Siempre conviene revisar la documentación de la edición que estás usando para confirmar sus requisitos de licencia.

¿Las CAL de Windows Server caducan o sirven para futuras versiones?

Las CAL compradas para una versión específica de Windows Server (ej. CAL para Windows Server 2019) son perpetuas para esa versión: no caducan en el tiempo, pero solo te autorizan a acceder a servidores de esa misma versión (o anteriores). Si actualizas tu servidor a una versión más nueva (ej. Windows Server 2022 o 2025), necesitarás adquirir nuevas CAL correspondientes a la nueva versión, ya que las CAL no se “actualizan” automáticamente. La única excepción es si adquiriste Software Assurance junto con las CAL, en cuyo caso tienes derecho a actualizar las licencias a la última versión durante el período de cobertura del Software Assurance.

¿Cómo se gestionan las licencias de usuarios en servicios como Adobe Creative Cloud frente a Windows Server?

En Adobe Creative Cloud para empresas, la gestión de licencias se realiza mediante la Adobe Admin Console, asignando licencias a usuarios específicos (por nombre o correo electrónico). No hay licencias “por dispositivo” en Adobe; cada usuario con licencia puede instalar sus aplicaciones en varios equipos, pero la propia plataforma controla que no se exceda el número de usuarios licenciados simultáneos. Por tanto, la empresa siempre está en cumplimiento mientras use la consola para administrar las asignaciones. En Windows Server, la gestión de licencias CAL es más manual: el servidor no lleva un conteo de usuarios licenciados, así que es el administrador quien debe asegurarse de que por cada usuario o dispositivo que accede exista una CAL adquirida. En resumen, Adobe te proporciona una herramienta centralizada para administrar licencias por usuario en la nube, mientras que en Windows Server recae en la organización llevar el control de las CAL para cumplir con las condiciones de uso.

¿Necesito CAL adicionales para usar Escritorio Remoto (Remote Desktop) en Windows Server?

Sí. Si vas a ofrecer sesiones de Escritorio Remoto o aplicaciones publicadas a los usuarios, necesitas tanto las CAL normales de Windows Server como las RDS CAL (Remote Desktop Services CAL) específicas para ese servicio. Las RDS CAL también existen por Usuario o por Dispositivo (y debes decidir cuál te conviene igual que con las CAL estándar). Por ejemplo: un empleado que se conecta por escritorio remoto a un servidor Windows debe estar cubierto por una CAL de Windows Server (para acceder al servidor) y además por una RDS CAL (para usar la funcionalidad de Escritorio Remoto). Ambas licencias son independientes pero acumulativas.

¿Qué pasa si usuarios externos (clientes, proveedores) acceden a mi servidor? ¿Debo comprarles CAL?

Si personas ajenas a tu organización acceden a tu servidor de forma autenticada, también deberían estar cubiertas por licencias. Tienes dos opciones: adquirir CAL de Windows Server para cada usuario externo individual (si son pocos y bien identificados) o adquirir una External Connector License para el servidor. La External Connector es una licencia única por servidor que autoriza el acceso de usuarios externos ilimitados sin tener que asignarles CAL una a una. Suele convenir cuando tienes muchos clientes o colaboradores conectándose a tus sistemas. Si solo son uno o dos externos, a veces resulta más económico simplemente asignarles CAL de usuario normales. La decisión es principalmente económica, pero desde el punto de vista de cumplimiento, ambas opciones son válidas siempre que todos los accesos queden cubiertos de una forma u otra.