5 ventajas de Microsoft Visio para incrementar la productividad de tu equipo

Microsoft incorporó Visio a la familia Office en el año 2000. Desde entonces, Microsoft Visio ha simplificado el proceso de creación de diagramas para uso personal y profesional. No es de extrañar que organizaciones de todo el mundo hayan incorporado esta herramienta en sus esfuerzos por mejorar la productividad. Entonces, ¿qué puedes hacer por tu empresa?

Cómo puede ayudar Microsoft Visio

Cabe destacar que cuanto más familiarizados estén los trabajadores con este programa, mayor será la probabilidad de que lo utilicen para resolver problemas. En consecuencia, la formación es crucial para aprovechar al máximo lo que ofrece.

1. Visualizar los conceptos

Según un estudio citado por Inc., el 65% de la población general aprende mejor a través de la comunicación visual. Cuando los directivos y los equipos pueden organizar las ideas en interpretaciones visuales, hay más probabilidades de mantener a todos en el camino. Microsoft Visio ofrece como ventaja la visualización de conceptos, que simplifica y resume algunas de las ideas más complejas y con más datos. Por último, la visualización de datos facilita la creación de informes.

Por ejemplo, imagina a un gestor de proyectos que intenta explicar al interventor los resultados del proyecto y sus costes asociados para que apruebe el presupuesto. Esto es más fácil de conseguir utilizando diagramas que muestren cada hito que requiera el desembolso de fondos. Además, como esta herramienta dispone de varios tipos de diagramas, se muestra útil in todos los ámbitos.

2. Simplificar la lluvia de ideas

Cuando se trabaja conjuntamente para resolver problemas o crear cambios revolucionarios, los compañeros de equipo suelen necesitar una lluvia de ideas. Cuando todo el mundo está centrado en crear sus propias soluciones, puede ser fácil olvidar quién dijo qué. Microsoft Visio simplifica el proceso para garantizar que todas las ideas se documenten y se atribuyan a la persona adecuada.

Por ejemplo, considere una situación en la que las empresas reconocen un aumento de la dificultad para conseguir que se recojan algunos proyectos. Los trabajadores de todo el mundo podrían aportar su opinión sobre lo que podría hacer que los proyectos fueran más atractivos, como instrucciones más sencillas, más espacio para la creatividad y una mayor remuneración. Cada sugerencia se mostraría visualmente y se atribuiría a la persona que la proporcionó.

3. Mejorar el trabajo en equipo

La lluvia de ideas es sólo una de las muchas situaciones en las que los miembros del equipo necesitan ser coautores de un diagrama. Los trabajadores pueden utilizar la pestaña de Visio para acceder fácilmente a los diagramas en los que están trabajando y seguir haciendo contribuciones individuales. Como Visio también hace un seguimiento de los cambios, aumenta la transparencia y mejora la responsabilidad. Es mucho más fácil resolver un problema cuando los gestores saben con precisión quién hizo los cambios.

Por ejemplo, imagina que Jacob, Sara y Andy están trabajando en un diagrama a distancia. Jacob vive solo, por lo que no siempre tiene cuidado de bloquear su ordenador. Sin embargo, tiene un gatito travieso que disfruta corriendo por el teclado cuando no está mirando. Si Mister Whiskers crea errores en el diagrama, Andy y Sara podrán señalar que la cuenta de Jacob es la responsable de los cambios.

4. Proporcionar actualizaciones rápidas

El trabajo colaborativo no siempre se produce de forma simultánea. Con la misma frecuencia, los profesionales de diferentes campos deben intervenir para completar el siguiente paso. Cuando lo hacen, necesitan un rápido resumen de los progresos realizados hasta el momento y de la información que ha conducido a las decisiones actuales. Esta aplicación de Microsoft facilita que los profesionales se pongan al día rápidamente y sigan con sus aportaciones al proyecto. También les resulta fácil volver atrás y verificar la información mientras siguen trabajando.

Consideremos un ejemplo en el que se llama a un analista de negocio para que revise los gastos de la empresa y ayude a ajustar su presupuesto. El analista de negocio necesita acceder a registros detallados, pero los informes de Visio existentes podrían simplificar y resumir el rendimiento financiero de la empresa, hasta ahora.

5. Documentar los procesos

En algunas organizaciones, departamentos o equipos, los trabajadores tienen plena autonomía sobre su trabajo y se espera que aborden cada tarea de forma creativa. Sin embargo, lo más frecuente es que los trabajadores tengan procesos específicos que deben seguir. Esto es especialmente común en los campos STEM, pero también en ventas, logística y cualquier campo que requiera la resolución de problemas. El programa Visio facilita la documentación de esos procesos y su revisión cuando sea necesario.

Por ejemplo, Dean es un analista fiscal de una empresa petrolera. Cada dos miércoles, realiza un complejo proceso de conciliación. Dean utiliza Microsoft Visio para documentar este proceso, de modo que cuando él se vaya de vacaciones, otros empleados puedan completar el proceso de conciliación fiscal.

Cómo acceder a Microsoft Visio

Visio puede formar parte de la familia Office, pero no está incluido en la suite. Se encuentra únicamente como producto independiente. Existe una versión con y sin suscripción. Asimismo, hay una versión de escritorio y otra de aplicación web. También se puede diferenciar entre una versión profesional y una standard, por ejemplo el Visio Profesional 2016 y el Visio Standard 2016. Como la mayoría de las herramientas de colaboración, Visio tiende a funcionar mejor como parte de un paquete total de computación en la nube, a modo de ejemplo en combinación con Office 365.

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