5 cosas que debes evitar hacer en Excel

Excel podría no ser adecuado para sus necesidades de hoja de cálculo, dependiendo de lo que quiera lograr. ¡Aquí te explicamos lo que no debes hacer en excel.

Excel es una herramienta excelente para procesar datos, pero tiene sus limitaciones. Si tienes fórmulas demasiado complicadas o tu ordenador se bloquea al abrir un archivo de Excel, deberías considerar el uso de un formato de archivo diferente.

Entonces, ¿cuáles son los casos de uso para los que deberías considerar un software diferente? He aquí algunas situaciones en las que deberías utilizar otra aplicación.

1. Bases de datos masivas

Si no estás muy versado en informática, podrías pensar que Excel (o Google Sheets) es la única forma de almacenar datos. Al fin y al cabo, las últimas versiones de Excel tienen 16.384 columnas y 1.048.576 filas, lo que suma el total de 17.179.869.184 celdas.

Aunque esto es mucha información, debes saber que tu ordenador la cargará toda de una vez. Por lo tanto, si estás usando muchas celdas, puedes esperar que tu PC funcione lentamente.

Tener cien, o incluso mil, puntos de datos no será un problema. Sin embargo, si sigues compilando datos a lo largo de los años o tienes varios usuarios que añaden información a un archivo, esto podría llevar a decenas de miles, si no cientos de miles o millones, de celdas.

Esta cantidad de datos puede dificultar la carga incluso en las computadoras más potentes. Esto se debe a que Microsoft carga todos los datos cuando abre el archivo.

Esto es útil para el análisis de datos a corto plazo, pero se desperdicia si solo necesita analizar información específica. Por ejemplo, si necesita la dirección de correo electrónico de un cliente, no necesita cargar el resto de la base de datos del cliente.

Una buena alternativa para almacenar datos es utilizar servicios o software de base de datos dedicados. Estos proporcionan la misma funcionalidad que Excel. B. Análisis de datos, pero más características. Si eres fanático de Microsoft Suite, puedes usar Microsoft Access. Otras opciones incluyen LibreOffice Base y MyVisualDatabase.

2. Análisis de datos complejos

Microsoft Excel tiene un número importante de fórmulas disponibles. Ofrece desde la fórmula de suma más sencilla hasta funciones complicadas como el valor actual neto (calcula el valor temporal del dinero) y la previsión (utilizada para calcular valores futuros).

Sin embargo, si te encuentras haciendo múltiples y complicadas funciones, ya es hora de que consideres otras soluciones. Excel es una herramienta excelente si las variables de tus fórmulas se basan en datos brutos. Pero si te encuentras con que tus funciones se basan en celdas que son fórmulas en sí mismas, considera la posibilidad de utilizar un software de análisis dedicado.

Si sus hojas de cálculo se basan en múltiples fórmulas, la capa de complejidad añadida significa que es fácil que los errores no se detecten. E incluso si encuentras errores, no es fácil rastrearlos si tus fórmulas tienen tres líneas.

En lugar de usar Excel para escenarios complicados, intenta aprender un lenguaje de programación como Python. Es fácil de entender y hay varios recursos gratuitos para iniciarse en él. Y si no te apetece estudiar programación, también puedes utilizar herramientas de análisis de datos dedicadas que son mucho más fáciles de usar.

3. Gestión de proyectos

Antes de la llegada de herramientas dedicadas a la gestión de proyectos como Asana y Trello, muchos profesionales utilizaban Microsoft Excel. Después de todo, es fácil de configurar. Incluso hay plantillas que puedes descargar para ayudarte a empezar.

Pero en cuanto tu equipo crece -o empiezas a tener más proyectos- las cosas se complican. A menos que utilices la versión online de Excel o que todos tus compañeros de equipo estén suscritos a Microsoft 365, tu equipo no puede utilizar tu archivo de gestión de proyectos simultáneamente. Y cuando añades más tareas y subtareas, puedes acabar con demasiada información en una sola hoja.

Además, a medida que más personas acceden al archivo, hay más posibilidades de que se produzca una confusión involuntaria. Podrían cambiar inadvertidamente una fórmula o incluso borrar información crucial. La creación y asignación de dependencias del proyecto también puede resultar confusa.

Por eso es mejor conseguir una aplicación de gestión de tareas dedicada a la gestión de tu equipo. Las aplicaciones creadas específicamente para ello te permitirán a ti y a tu equipo tener una visión clara de todo lo que hay que hacer. Incluso puedes asignar tareas a miembros específicos para que nada se pase por alto.

Y si tienes un presupuesto limitado, puedes encontrar herramientas gratuitas de gestión de proyectos en Internet. Ahora puedes mantener a todos en la misma página sin gastar un centavo.

4. Formularios

Excel se utiliza a menudo como formulario, esto se debe a su fácil e intuitivo funcionamiento. En muchos eventos y reuniones se han utilizado ordenadores portátiles y archivos de Excel para el registro de los invitados.

Utilizar Excel (o cualquier hoja de cálculo) como formulario es conveniente porque los organizadores pueden analizar directamente sus datos. Sin embargo, esto conlleva varios inconvenientes.

En primer lugar, no tendrías ningún control sobre la introducción de datos. Cualquiera podría introducir información incorrecta y usted no se enteraría. Tampoco hay estandarización de los datos. Una persona podría escribir Nueva York en el estado, mientras que otra escribiría NY. Esto es problemático durante el análisis de los datos.

En segundo lugar, si tiene varios sitios de registro, tendría conjuntos de datos separados que requerirían consolidación. Esto lleva tiempo y podría introducir errores en los datos. También podría suponer una duplicación de esfuerzos, ya que los usuarios podrían introducir sus datos dos veces.

En tercer lugar, no hay privacidad de los datos. Cualquiera puede desplazarse por las entradas y recopilar datos si se utiliza una hoja de cálculo. Incluso podrían alterar la información existente, lo que sesgaría sus datos. Si se produce una filtración de datos a través de su registro en Excel, usted podría ser considerado responsable.

Por último, si va a utilizar Excel para el registro en línea, no es adecuado para grandes bases de datos, como ya se ha dicho.

5. Análisis de datos financieros

Cuando se utiliza Excel para hacer un seguimiento de los datos financieros, hay que enlazar con múltiples fuentes. Estas fuentes pueden ser otros archivos de Excel, bases de datos en línea e incluso sitios web financieros. Sin embargo, a medida que vas añadiendo estas, aumentan las posibilidades de introducir un error, o de obtener información obsoleta.

Incluso hubo un incidente en J.P. Morgan en 2012, cuando una fórmula utilizó accidentalmente sumas de precios en lugar de su media al calcular el riesgo. Esto, a su vez, dio un resultado unas dos magnitudes inferior al valor real y provocó que el banco perdiera 6.000 millones de dólares en operaciones.

Aunque esta pérdida se atribuyó a las arriesgadas prácticas de negociación del banco, The Baseline Scenario dijo que el uso por parte del grupo de negociación de entradas de datos manuales en varios archivos de Excel agravó los errores que costaron pérdidas masivas.

Utilice un software específico

Microsoft Excel es una excelente hoja de cálculo. Es ideal para pequeños conjuntos de datos o si se está probando como prueba de concepto. Pero si quieres ampliar tu trabajo, deberías considerar un software dedicado.

El uso de software desarrollado específicamente para tu propósito te dará una mejor funcionalidad, trabajará más rápido y te permitirá hacer las cosas de manera más eficiente. Aunque la instalación de algunos de ellos le costará tiempo o dinero (o ambos), a la larga le ahorrarán dinero.

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