10 cosas que puedes hacer con Microsoft SharePoint

Aquí hay varias cosas que quizás no sabías que podías hacer con Microsoft SharePoint.

SharePoint es a menudo conocida como una plataforma con funcionalidad limitada. Pero ese no es el caso. Hay muchas cosas que puedes hacer con esta plataforma, pero algunas pasan desapercibidas.

En este artículo, vamos a develar esas funcionalidades de SharePoint que seguramente sorprenderán a tus compañeros.

1. Procesamiento de facturas

Si tu organización trabaja con clientes externos, la generación y el procesamiento de facturas son partes cruciales de su proceso de trabajo. La mayoría de las organizaciones dependen de herramientas externas para la gestión de facturas. Sin embargo, los usuarios de SharePoint pueden realizar la mayoría de los pasos desde su plataforma nativa.

Puedes utilizar Microsoft Forms para recoger los datos de las facturas e importarlos a SharePoint. Crear una factura y realizar su análisis de ingresos también es posible simultáneamente en SharePoint.

Estos procesos requieren la participación de menos personas. Por lo tanto, hay menos posibilidades de cometer errores durante la introducción de datos. Además, la inclusión de pasos automatizados hace que la facturación sea más rápida. También se puede conocer fácilmente el progreso del proceso.

2. Utilización durante la incorporación

La contratación y la incorporación de nuevas personas a una empresa es una tarea engorrosa. Todo debe estar preparado para asegurar una experiencia positiva para el nuevo miembro del equipo.

La integración de Microsoft Forms y PowerAutomate con SharePoint te permite poner toda su información en un solo lugar y crear flujos de trabajo para todos tus departamentos. Después de configurar la integración y el flujo de trabajo, el gerente de recursos humanos solo necesita monitorear cada paso.

El uso de SharePoint en el proceso de incorporación ofrece una situación en la que todos ganan, tanto los nuevos empleados como los responsables de RRHH. Mientras que el nuevo empleado puede empezar directamente con todo lo que tiene a su disposición, los responsables de la contratación tendrán que dedicar menos esfuerzo a la incorporación.

3. Gestionar inventarios

La gestión de almacenes es un proceso ajetreado porque implica muchas tareas y subtareas, como la planificación de suministros, el seguimiento de gastos y el mantenimiento. Además, las dependencias de las tareas pueden hacer que el proceso sea largo y complejo.

Si utilizas SharePoint, puedes integrarlo con Power Automate, Microsoft Lists y Microsoft Teams para administrar tu inventario sin problemas. Te permitirá gestionar todos los procesos, incluyendo el listado de productos, la programación de operaciones y la visualización de datos desde una única plataforma.

Además de reducir el tiempo necesario para la gestión de los equipos, estas integraciones eliminan considerablemente la posibilidad de errores y la introducción de datos por duplicado.

4. Compartir documentos con cualquiera

Si trabajas con un cliente o proveedor, compartir archivos con personas ajenas a tu equipo es una parte indispensable de tu proceso de trabajo. Con SharePoint, puedes compartir fácilmente archivos o documentos con otras personas. Las características de los permisos garantizan que tenga las medidas de seguridad necesarias.

Dependiendo del tipo de seguridad que desee, puede permitir que las personas vean o editen el documento. También puedes controlar quién puede acceder al archivo con el tipo de permiso adecuado.

SharePoint te permite crear plantillas de archivos y carpetas con diferentes permisos. Esto te evita tener que configurar manualmente los permisos para cada nuevo archivo o carpeta que crees.

5. Crear un sitio Wiki

Con el creciente volumen de información, las organizaciones necesitan tener su sitio Wiki. Estos sitios pueden almacenar y gestionar todo tipo de información, como artículos de conocimiento, información de servicios generales, información de artículos y discusiones de negocios.

Puede que no sepas que en SharePoint, puedes obtener un elemento llamado Sitio Wiki. Este puede manejar todos los requerimientos de una organización con respecto a Wiki que una Wikipedia genérica no puede manejar.

El uso del sitio Wiki de SharePoint también es fácil. Agrega el contenido y compártelo después de obtener la aprobación de la administración. También se puede utilizar SharePoint List para ordenar y convertir los datos de un archivo Excel y utilizarlos en otros formatos en la Wiki.

6. Integrar con Microsoft Teams

Si bien Microsoft Teams es la herramienta definitiva para la colaboración, su integración con SharePoint llevará la eficiencia de su equipo al siguiente nivel. Esta integración será especialmente útil para las organizaciones en las que los empleados tienen que gestionar varios proyectos simultáneamente.

SharePoint y Teams juntos ofrecerán sólidas funcionalidades al centralizar la información. La colaboración y la comunicación entre los compañeros también se llevará a cabo, cumpliendo con las normativas.

7. Uso como editor de contenido avanzado

Dado que SharePoint es una plataforma de gestión de documentos, viene con funciones avanzadas de edición de contenidos. Pero, ¿sabes que no es necesario utilizar herramientas de diseño web como SharePoint Designer o DreamWeaver para editar un documento?

Con la ayuda de una parte web de editor de contenido, puedes realizar los cambios necesarios en una página. Algunas de las funciones más destacadas son la adición de texto con formato, imágenes, tablas e hipervínculos a una página. Además, puedes hacer todo esto sin ni siquiera abrir el documento en el editor avanzado.

8. Sincronizar el calendario de los miembros del equipo

Muchos usuarios de SharePoint no saben que la plataforma ofrece un calendario compartido. Todos los miembros del equipo de SharePoint pueden añadir, editar y ver sus próximos horarios y eventos. De hecho, también se pueden definir diferentes grupos dentro de este calendario y posteriormente añadir eventos en consecuencia.

Aparte de las funciones habituales del calendario, este calendario permite asignar colores distintos para cada tipo de evento, como reuniones, seminarios web o vacaciones. De este modo, puedes encontrar fácilmente un evento en un calendario.

9. Automatizar tareas

La automatización del trabajo ayuda a las personas a centrarse en las tareas cruciales. Como este proceso automatiza las tareas regulares y mundanas, la productividad de un equipo se multiplica. Utilizando los flujos de trabajo de SharePoint, puedes automatizar tus procesos de trabajo en gran medida.

En SharePoint, dispones de cinco flujos de trabajo preprogramados: recogida de comentarios, aprobación, aprobación de publicación, recogida de firmas y flujos de trabajo de tres estados. Cada uno de los flujos de trabajo reduce el tiempo y el trabajo que tienes que dedicar a un proyecto.

Además, la plataforma también te ofrece la opción de desarrollar flujos de trabajo a medida según los requisitos de tu empresa.

10. Mantener la versión más antigua de un documento

El control de versiones es una parte vital de la gestión de documentos, especialmente si el documento forma parte de un proyecto de colaboración en el que participan varios editores. Normalmente, los editores autorizados pueden realizar cambios en un documento en cualquier momento.

SharePoint muestra la última versión de un documento con todas las ediciones recientes a cualquiera que pueda acceder a él. Sin embargo, eso no es todo. También guarda todas las versiones desde la creación de ese archivo en el historial de versiones. Cualquiera puede acceder al historial de versiones para ver quién hizo qué cambios en el documento.

Sorprenda a todos con funciones desconocidas de SharePoint

SharePoint no es sólo para la gestión de documentos en línea. Puede utilizarlo para otros fines. En este caso, conocerás algunas funcionalidades poco comunes de esta plataforma.

Aunque muchas de ellas pueden sorprenderte, todas estas funciones de SharePoint te permitirán realizar tareas sin necesidad de cambiar de herramienta.

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